TORs - ACP Business Climate

TERMES DE REFERENCE -
AMELIORATION DU CLIMAT DES AFFAIRES AU CONGO (BRAZZAVILLE)
WP2.28.1-1.036
1. CONTEXTE
1.1. LA FACILITE CLIMAT DES AFFAIRES ACP
La Facilité Climat des Affaires ACP (BizClim) est une initiative conjointe ACP-UE
financée par le 9 ème Fonds Européen de Développement. BizClim vise à développer
un environnement des affaires favorable au développement du secteur privé dans les
pays et régions ACP. Pour ce faire, la Facilité tente d’améliorer le cadre réglementaire
et institutionnel ainsi que les mesures financières relatives à l’environnement des
affaires et d’appuyer la réforme des entreprises publiques.
Signé le 23 juin 2000, l’Accord de Cotonou confère un rôle important aux acteurs non
étatiques des pays ACP y compris le secteur privé. Il concerne 77 pays d’Afrique, des
Caraïbes et du Pacifique et couvre une période de 20 ans.
L’accord complète la stratégie intégrée de la Commission Européenne pour le
développement du secteur privé (DSP). Les politiques et programmes d’appui au
secteur privé font partie intégrante de l’Accord qui considère le secteur privé comme
un partenaire du développement et qui fait des partenariats économiques et
commerciaux l’un des cinq piliers sur lesquels il repose.
La Facilité Climat des Affaires ACP marque un pas en avant dans la stratégie de
DSP et la politique de développement des pays ACP : l’accent est placé sur la
promotion d’environnements au sein desquels le secteur privé peut croître. Dans ce
contexte, la Facilité se concentre sur la promotion d’un environnement favorisant le
développement du secteur privé. Elle peut jouer un rôle important de catalyseur.
La Facilité BizClim a été lancée en avril 2006 pour une période de trois ans et
apporte une assistance technique avec un budget total de 20 millions d’Euros. Elle
est commandée par la demande et les requêtes introduites par les organisations
éligibles sont mises en œuvre par le biais de contrats-cadre ou d’appels d’offres. A
cet égard, l’Autorité Contractant est la Commission Européenne mais la gestion
quotidienne de chaque contrat repose sur BizClim.
Il importe de noter que le bénéficiaire du présent projet ne reçoit aucun
soutien financier direct de la part de BizClim et que les frais qu’il
engagerait éventuellement dans le cadre du projet ne font l’objet d’aucune
compensation de la part de BizClim. Par conséquent, le bénéficiaire devrait
être consulté sur la mise en œuvre du projet mais ne devrait pas être
sollicité pour prendre des actions concrètes à moins que cela ne soit
spécifiquement convenu et autorisé au préalable.
Il importe également que le Contractant s’assure qu’il soit en mesure
d’exécuter les tâches requises, notamment en s’assurant de la présence de
personnel sur place.

1.2. LE PROBLEME A RESOUDRE
A en juger par les indices de classement des pays, l’environnement des affaires au
Congo est caractérisé par de graves faiblesses qui handicapent sérieusement le
développement du secteur privé. La Coface donne une notation D au Congo, alors
que le Sénégal est noté B. Cette notation correspond à un environnement des
affaires très difficile. Selon l’indice de liberté économique, le Congo se trouve à la
147 ème position sur un total de 157 pays classés. Au niveau de la corruption, la
perception est négative puisque le Congo se place à la 158 ème position sur 178. Le
classement ‘Doing Business’ n’accorde au Congo que la 178 ème position sur 181. Ce
très mauvais classement s’explique notamment par les difficultés au niveau de la loi
sur le travail, l’enregistrement de la propriété, la taxation, le passage aux frontières
et le respect des contrats.
Alors que l’environnement des affaires est déplorable, le pays connaît une bonne
performance pour attirer les investissements directs étrangers. Le Congo se place à
la 33 ème position sur 141 pour l’indice ‘Inward FDI Performance’ de la CNUCED, alors
qu’il se trouve à la 97 ème position sur l’indice ‘Inward FDI Potential’.
L’existence du Centre des Formalités Administratives des Entreprises (CFE) témoigne
des efforts réalisés en vue de faciliter le développement des entreprises. En dépit de
certains résultats positifs déjà réalisés, il reste encore beaucoup à faire pour créer les
bonnes conditions au développement du secteur privé au Congo. En ce qui concerne
le CFE, une étude intitulée ‘Guichet Unique et chemin critique des investissements
privés au Congo, en vue du renforcement des capacités institutionnelles et
administratives du Centre des formalités des entreprises’ a été réalisée. En résumé,
l’environnement des affaires est caractérisé par :
- des problèmes de l’environnement législatif et réglementaire;
- des problèmes de financement des entreprises : parafiscalité, coût des
facteurs, etc.
1.3. LE PROJET
Le Conseil Français des investisseurs en Afrique a établi que le Congo Brazzaville
possède le plus mauvais environnement des affaires en zone CEMAC. Cette
affirmation a été corroborée par la Banque Mondiale qui situe le Congo au 178 ième
rang de son classement dit « Doing Business».
Il est donc impératif de réaliser une étude diagnostique de laquelle découleront
des mesures de nature à améliorer l’environnement des affaires, le rendre moins
contraignant et plus attractif. La Direction Générale de la Promotion du Secteur
Privé a introduit une requête auprès de BIZCLIM afin de pouvoir réaliser cette
étude. Celle-ci sera réalisée selon une approche participative, laquelle devrait
faciliter le diagnostic et augmenter la crédibilité des recommandations.
1.4. LES BENEFICIAIRES DIRECTS ET INDIRECTS
Outre le secteur privé d’une manière générale, les principaux partenaires du projet
sont :

- Direction Générale de l’Economie ; Alphonse LOULENDO ;
dcedgemefb.congo@yahoo.fr
- Direction Générale des Petites et Moyennes Entreprises ; Emmanuel MATA ;
jmata@netcourier.com
- Chambres Consulaires de Brazzaville ; Daniel ONDIA ; danielondia@yahoo.fr
- Union Patronale du Congo ; Jean Jacques SAMBA ; j-jsamba@unicongo.net
1.5. PROGRAMMES COMPLEMENTAIRES ET AUTRE DONNEURS
Intervention visant à simplifier les procédures de création des entreprises,
financée par la Banque Mondiale
Création d’une plateforme de dialogue dans la région de la CEMAC, financée
par BizClim (WP1.26.1-1.003)
Interventions définies dans le cadre du 10 ième FED pour améliorer le climat des
affaires, notamment en matière de droit et de justice commerciale ainsi que
sur la plan de l’amélioration des services douaniers.
2. DESCRIPTION DE L’INTERVENTION
Cette étude sur l’amélioration du climat des affaires au Congo aura pour objectif d’
améliorer l’environnement des affaires au Congo et s’articulera autour de 3 axes :
1. Organisation d’une conférence sur l’environnement des affaires réunissant
les principales parties prenantes en vue de l’élaboration d’une feuille de
route.
2. Préparation d’un plan d’action pour l’amélioration des affaires.
3. Entreprendre des actions de suivi en vue de faciliter la mise en œuvre de ce
plan d’action.
3. COMPOSANTE 1 – ETUDE ET PLAN D’ACTION
3.1. DESCRIPTION DE LA MISSION – COMPOSANTE 1
3.1.1. Objectif spécifique
Le présent projet vise à améliorer l’environnement des affaires au Congo en vue de
créer les conditions d’un développement durable. Il consiste à préparer un plan
d’action dans ce sens et à réaliser les actions de suivi nécessaires à la facilitation de
sa mise en œuvre. Le projet répond donc au besoin ressenti par les entrepreneurs
d’améliorer le climat général des affaires.

3.1.2. Prestations requises (Contenu de la mission) et
méthodologie suggérée
Il incombe au Contractant de proposer une méthodologie pour la réalisation des
tâches ci-dessous :
Les activités à mettre en œuvre dans le cadre de ce projet sont :
1. Préparation d’un rapport de lancement du projet, notamment sur la base de
recherches et informations disponibles sur internet et de contacts à distance
avec les bénéficiaires.
2. Préparation d’une note conceptuelle pouvant servir aux discussions pendant
la conférence.
3. Préparation logistique de la conférence
4. Tenue de la conférence
5. Rédaction du compte-rendu de la conférence
6. Rédaction d’une feuille de route et d’un plan d’action pour l’amélioration de
l’environnement des affaires au Congo
7. Dissémination de l’information et facilitation de la mise en œuvre des
recommandations
Il est important de souligner que la Délégation de la Commission Européenne,
l’Agence française de développement (AFD), la Banque Mondiale et l’Ambassade de
Belgique sont actuellement en discussion pour envisager des actions coordonnées
d’appui au secteur privé au Congo. En outre, la Banque Mondiale mène
actuellement une enquête pour réaliser une note conceptuelle sur le climat des
investissements au Congo. Le consultant devra donc s’attacher à coordonner le
travail avec l’action des différents bailleurs, notamment la Banque Mondiale, et à
les tenir informés.
3.1.3. Résultats attendus
En vue d’atteindre l’objectif d’amélioration de l’environnement des affaires au
Congo, les résultats escomptés sont les suivants :
L’organisation d’une conférence sur l’environnement des affaires réunissant
les principales parties prenantes en vue de faire le point sur les mesures
envisagées et de préparer une feuille de route pour l’amélioration de
l’environnement des affaires. La conférence devra réunir environ une
centaine de personnes pendant deux jours.
La préparation d’un plan d’action pour l’amélioration de l’environnement des
affaires.

Mener des actions de suivi en vue de faciliter la mise en œuvre du plan
d’action pour l’amélioration de l’environnement des affaires. Ces actions
devront inclure notamment la production et la dissémination d’un rapport,
d’une feuille de route sous la forme d’une brochure et du matériel de
communication.
3.2. PROFILE DES EXPERTS
3.2.1. Nombre de jours de prestation et voyages
Le Contractant devra mobiliser deux experts : un expert spécialiste du
développement du secteur privé de catégorie I et un expert économiste de
catégorie II, conformément aux conditions décrites sous la section 3.2.
Les prestations des experts se dérouleront en partie au lieu de résidence des experts
et en partie au Congo (Brazzaville).
Le tableau ci-dessous présente une répartition indicative des jours de travail et des
nuitées en mission.
Inputs:
Inputs
Workload/Charge de travail
(y compris déplacement)
1. Préparation d’un rapport
de lancement du projet,
notamment sur la base de
recherches sur internet et
de contacts à distance
avec les bénéficiaires
2. Préparation d’une note
conceptuelle pouvant
servir aux discussions
pendant la conférence
3. Préparation logistique de
la conférence
Expert 1
Secteur
Privé
Cat. I
Expert 2
Economis
te
Cat. II
Total
expertise
Intern.
Travel
Per
diem
10 10 20 0 0
10 10 20 1 10
4 4 8 1 6
4. Tenue de la conférence 3 3 6 0 5
5. Rédaction du compterendu
6. Rédaction d’une feuille de
route et d’un plan d’action
pour l’amélioration de
l’environnement des
7 7 14 0 0
20 15 35 0 0

affaires au Congo
7. Dissémination de
l’information et facilitation
de la mise en œuvre des
recommandations
5 5 10 1 7
8. Rapport final sur le projet 5 5
TOTAL 64 54 118 3 28
3.2.2. Qualifications des experts (formation, expérience,
références et catégorie)
1 - Un spécialiste en développement du secteur privé (Catégorie I), qui aura
une expérience démontrée d’au moins 15 ans en matière de développement du
secteur privé, notamment des exportations. Il/elle aura le rôle de coordonnateur de
l’équipe.
Qualifications requises
Diplôme universitaire de troisième cycle en droit (économie, droit des affaires ou
équivalent);
Excellente maîtrise du français; et disposé d’une bonne connaissance de
l’anglais ;
Excellentes capacités rédactionnelles.
Expérience prouvée dans l’élaboration et la gestion de programmes d’appui au
développement du secteur privé.
2 – Un économiste (Catégorie II), qui aura une expérience démontrée d’au
moins 5 ans dans l’accompagnement au développement du secteur privé, l’analyse
des indicateurs de performance des pays et l’amélioration de l’environnement des
affaires.
3.2.3. Langue de travail
La langue de travail est le français. Cependant, tous les rapports devront être
présentés en Français. Quant au rapport final, il devra être présenté en anglais une
fois approuvé (voir section 3.4.4).
3.3. LIEU ET DUREE
3.3.1. Commencement
Le projet devrait démarrer au plus tard dans les deux semaines à compter de la
signature du contrat par les deux parties.
Il est attendu que l’étude démarrera en début mars 2009.

3.3.2. Clôture et durée
Le projet est d’une durée maximale de 4 mois et devrait prendre fin juin 2009
(10 juin 2009) au plus tard.
3.3.3. Planning
Le chronogramme ci-après présente un calendrier indicatif des principales activités
prévues par le projet :
TIMETABLE
Activity
Activité
Month
Mois
1. Préparation d’un rapport de lancement du
projet, notamment sur la base de recherches
sur internet et de contacts à distance avec les
bénéficiaires
2. Préparation d’une note conceptuelle pouvant
servir aux discussions pendant la conférence
3. Préparation logistique de la conférence X
1 2 3 4 5
4. Tenue de la conférence X
X
X
X
5. Rédaction du compte-rendu X
6. Rédaction d’une feuille de route et d’un plan
d’action pour l’amélioration de
l’environnement des affaires au Congo
7. Dissémination de l’information et facilitation
de la mise en œuvre des recommandations
8. Rapport final sur le projet X
X
X
X
Clôture du projet
X
Mois 1 = Mars 2009

3.4. REPORTING
3.4.1. Contenu
3.4.1.1. Rapports exigés
Les principaux rapports à fournir par le Contractant sont énumérés au point (3.1.3).
o Pour chaque rapport, un projet en français doit être soumis aux principaux
intéressés pour commentaires.
o Une fois les projets approuvés, les rapports définitifs doivent être soumis en
français et en anglais en format électronique et en 10 copies sur papier.
o Les rapports doivent contenir un résumé exécutif d’environ 4 pages et des
annexes détaillées étayant les analyses et les affirmations faites dans le
rapport.
o Il est important que les rapports soient rédigés dans un style très clair, concis
et percutant. Les rapports doivent contenir des recommandations concrètes et
pratiques.
o Ils doivent également aborder, tant que possible, les questions horizontales,
telles que le genre, l’environnement.
o Dans la mesure du possible, les rapports devraient prévoir des indicateurs
vérifiables pour mesurer le succès des recommandations.
Par ailleurs, le contractant s’engage à faire part à BizClim de tout évènement ou
conditions susceptibles de :
o générer des délais ou affecter négativement les résultats de la mission, ou au
contraire ;
o faciliter ou accélérer la mise en œuvre de celle-ci.
3.4.1.2. Photos
De plus, le consultant fournira à BizClim un minimum de 2 photos couleurs de
haute qualité (minimum 3 M de pixels) illustrant les missions réalisées (ex. Parties
prenantes, participants aux séminaires, sièges des promoteurs).
BizClim pourra utiliser ces photos et images dans ses publications. Le consultant et le
contractant abandonnent tout droit sur les documents photographiques
communiqués.

3.4.2. Dissémination/Communication
Le contractant, dans le cadre de l’organisation d’événement, devra assurer au
temps que possible la visibilité de l’événement. Il devra également, en
collaboration avec le bénéficiaire, préparer le projet de communication finale pour
diffusion après la tenue de l’événement.
BizClim publie une lettre trimestrielle (BizNews) ainsi qu’un @zine destinés à informer
les bénéficiaires potentiels sur les activités en cours, les évènements organisés par le
programme.
Afin de contribuer à ces publications, le consultant produira un communiqué de
presse sur la base de chacun de ses rapports d’étape et du rapport final, susceptible
d’être inclus dans la BizNews ou l’@zine; plus spécifiquement, le communiqué
respectera le format suivant:
- 2 Pages maximum
- Contexte: quoi, où, quand, qui, comment, pourquoi, combien
- Objectif
- Déroulement de la mission
- Mise en œuvre & planning
- Résultats
- Perspectives.
3.4.3. Langue
La langue des rapports est le français
3.4.4. Soumission et approbation des rapports
Tous les rapports devront être fournis conformément à la période indiquée au
planning y compris le rapport final.
Pour chaque rapport, un projet en français doit être soumis aux principaux intéressés
pour commentaires.
Une fois les projets approuvés, les rapports définitifs doivent être soumis en français
et en anglais en format électronique et en 10 copies sur papier (5 copies en FR et 5
copies en EN).
L’autorité contractante communiquera ses commentaires sur les rapports soumis
sous deux semaines, suite à quoi le consultant procèdera aux amendements requis;
passé le délai de deux semaines, les rapports seront réputés approuvés.
3.5. MONITORING ET EVALUATION
L’avancement dans la mise en œuvre du projet sera suivi et évalué sur la base des
indicateurs objectivement vérifiables suivants :

OVI AND SOURCES OF
VERIFICATION :
Indicateurs vérifiables et
sources
Objectif global
Objectif spécifique
Résultats
What is the quantifiable evidence of the results
OVI
SOURCES
Organisation d’une
conférence sur
l’environnement des affaires
Préparation d’un plan d’action
pour l’amélioration de
l’environnement des affaires
Dissémination de
l’information et actions de
suivi
Liste des participants
Compte-rendu de la
conférence
Plan d’action
Rapport sur les actions de
dissémination de
l’information
Contractant
Contractant
Contractant
3.6. INFORMATION ADMINISTRATIVE COMPOSANTE 1
3.6.1. Budget composante 1
Le budget prévu pour cette composante du projet est de € 108,612 au maximum, y
compris les dépenses remboursables.
Ce budget couvrira le recrutement de tout personnel nécessaire au bon
déroulement du projet, y compris une assistance administrative pour organiser les
missions des experts, organiser les ateliers et assurer la coordination avec le
bénéficiaire basé au Congo.
3.6.2. Coordination
Une collaboration étroite entre les experts du projet, le bénéficiaire et ses partenaires
sera d’une importance capitale pour la bonne réussite du projet. Il appartient aux
experts recrutés pour l’étude de conduire le processus en étroite collaboration avec
le bénéficiaire.
BizClim sera régulièrement informé de l’avancement de la mise en œuvre et sollicité
pour toute autorisation spécifique requise pour le bon déroulement des opérations.

4. COMPOSANTE 2 – ORGANISATION DE LA CONFERENCE
4.1. DESCRIPTION DE LA MISSION – COMPOSANTE 2
4.1.1. Objectifs spécifiques
L’organisation de la conférence fait partie intégrante de la méthodologie de travail
visant à assurer la plus forte implication des principales parties concernées et la prise
en compte de leurs avis et opinions notamment dans l’élaboration du plan d’action.
4.1.2. Prestations requises et méthodologie suggérée
Le chronogramme indicatif d’activité prévoit la tenue du séminaire/conférence à
Brazzaville, CONGO. L’évènement se déroulera sur 2 jours assurant la
participation d’environ 100 personnes, dont 25 venant de l’intérieur du
pays.
Le Contractant devra soumettre une méthodologie pour mettre en œuvre les
services listés ci-dessous. Un plan d’actions détaillé sera établi et indiquera
notamment les échéances auxquelles l’autorité contractant devra fournir les
informations requises afin de permettre une exécution des services dans les délais
impartis.
Le Contractant fournira le CV de la personne en charge de la coordination sur
place et devra clairement démontrer sa capacité à organiser cet évènement
(expérience dans le pays concerné).
Le contractant devra indiquer comment le personnel d’appui (secrétaire, hôtesse,
etc.) sera mobilisé en vue du bon déroulement du projet, y compris la coordination
avec le bénéficiaire (basé à Brazzaville).
Le contractant sera chargé de la coordination de la logistique de l’événement ainsi
que la liaison avec les modérateurs et les intervenants.
A. Réservation, achat, modification, annulation, livraison des billets de voyage
Là où cela est nécessaire, le Contractant assurera la réservation, l'achat, la
modification, l'annulation et la livraison des billets pour le transport des participants
répartis comme suit :
Seuls 25 participants provenant de l’intérieur du pays seront pris en
charge par le projet.
Le Contractant entreprendra une comparaison des coûts de transport des
participants et des intervenants en fonction des différents moyens disponibles
(autobus/vols/taxis). Les participants et les intervenants voyageant de leur domicile
au lieu de l'événement peuvent le faire par air, par train, en voiture personnelle ou
par autobus conformément aux procédures du 9ème Fonds Européen de
Développement (FED).

La liste des invités, ainsi que leurs coordonnées, sera élaborée par le contractant
avec l’assistance du bénéficiaire et devra être approuvée par BizClim.
Le contractant assurera le transport des participants et intervenants à la réception
de la confirmation de leur participation.
1. Billets d'avion: Ceux-ci doivent être en classe économique (et doit inclure la taxe
d'aéroport et, le cas échéant, tous les frais pour rendre les billets disponibles pour la
collecte à l'aéroport de départ). Réservations de billets pour toute autre classe que
l'économie, doit être expressément autorisé au préalable par l’autorité contractante.
Une provision pour imprévus de 10% des coûts de vol seront prévues pour faire face
à des augmentations imprévues.
2. Billets de train: Lorsque plus approprié (en général pour un aller simple trajets ne
dépassant pas une distance de 400 km et ne comprenant pas de traversée de mer
qui ne peut être faite que par bateau), les voyages peuvent être organisés par le rail
plutôt que par avion (en première classe pour les voyages internationaux, Deuxième
classe pour les trajets nationaux). Lorsque le contractant ne peut remplir ces
conditions et il propose une alternative à l’autorité contractante qui doit au préalable
autoriser cette option.
3. Voiture: Si un participant souhaite se rendre à une conférence en voiture, il sera
remboursé le coût d'un billet de train pour le trajet équivalent (en première classe
pour les voyages internationaux et de seconde classe pour les trajets nationaux). Si
plusieurs participants de voyage par la même voiture, seul un remboursement sera
autorisé. La preuve du trajet en voiture doit être fournie par les participants.
4. Modifications et annulations: Le contractant doit fournir aux participants
l'assistance nécessaire chaque fois que des changements doivent être apportés aux
billets. Aussi, l’autorité contractante doit être notifiée immédiatement de tout
changement important de vol et ces modifications doivent d'abord être approuvées
par ce dernier. Dans le cas où il n’y a aucune réaction de l'autorité contractante, le
changement ne peut avoir lieu. L'entrepreneur doit prendre toutes les mesures
nécessaires pour garantir que toute demande d'annulation soient établis dans les
meilleurs intérêts de l’autorité contractante. Toute dépense supplémentaire en raison
d'une négligence imputable au contractant sera prise en charge par le contractant.
5. Délivrance des billets: Le contractant prendra contact avec les participants en vue
de l'envoi des billets ou leur mise à disposition pour la collecte à l'aéroport de départ.
Le contractant devra se charger de la réservation, achat, la modification, l'annulation
et la livraison des billets pour tous les participants au séminaire.
Le contractant procédera à une comparaison des prix des frais de voyage des
participants de leur lieu de départ vers le lieu de l'événement.
Le voyage des participants de leur lieu de résidence au lieu de l'événement peut être
par avion, en train, en voiture personnelle ou taxi, conformément aux termes et
conditions stipulées dans les procédures du 9e Fonds européen de développement

(FED).
Les voyages seront organisés sur la base d'une liste de participants approuvée par la
Facilité Climat des affaires ACP - BIZCLIM. Toutes modifications demandées par
BIZCLIM devraient être notifiées au contractant dans les meilleurs délais. Si ces
changements entraînent des coûts supplémentaires, ces coûts seront notifiés à
BIZCLIM et s’ils sont approuvés, ils seront imputés au contrat. Le contractant sera
responsable de tous les aspects liés au voyage y compris les contacts directs avec les
participants, en cas de besoin.
La liste des participants (y compris celle des intervenants), ainsi que leurs
coordonnées, seront soumis par le contractant à BizClim pour approbation. Le
contractant devra organiser le transport de tous les participants dès réception de la
confirmation de leur participation au lieu de l'événement.
B. Aide à l’obtention des visas
Les participants et les intervenants prendront soin d'obtenir leur visa sur une base
individuelle. Au cas où le Contractant serait informé d’une quelconque difficulté
rencontrée par un participant/intervenant dans l’obtention de son visa, il en
informera la Facilité BizClim.
C. Production et distribution des invitations
Le Contractant sera responsable de produire et de distribuer des invitations à
l’ensemble des participants ainsi qu’aux intervenants pour le compte du
bénéficiaire.
Les invitations seront sous forme de lettre personnalisée au format .pdf et seront
envoyées aux participants/intervenants par email, fax ou courrier postal si
nécessaire. Elles comprendront en annexe l'ordre du jour (ébauche ou version
finale) ainsi que les modalités et les conditions d’hébergement et de transport ou,
pour les participants non pris en charge, la liste des hôtels conseillés.
Les lettres d'invitation et leurs annexes seront rédigées en français et/ou anglais.
Le Contractant soumettra à BizClim deux projets de lettres d'invitation et leurs
annexes dans les deux langues (français et anglais). Ces deux propositions
incluront :
i) les invitations et les annexes à l’attention des participants en français et anglais ;
ii) les invitations et les annexes à destination des intervenants en français et
anglais.
Une fois les invitations et leurs annexes approuvées, le Contractant enverra les
invitations sous format .pdf à chaque participant/intervenant, par email, fax ou
courrier postal. Il s’assurera de la bonne réception des invitations par les personnes
concernées.

D. Gestion et paiement de l'indemnité journalière aux participants
Seuls les participants pris en charge par le présent projet seront habilités à recevoir
un per diem. Un nombre maximum de 3 per diem est prévu (3 nuitées en
moyenne).
Par nuitée, chaque participant peut être autorisé à recevoir une indemnité
journalière dans la limite du taux édité par la Commission et en vigueur à la date
de la demande 1 . L'indemnité journalière couvre tous les coûts des participants, y
compris les nuitées, les repas, les frais de télécommunications, le transport local
(intra-ville), les frais de transfert depuis et vers l'aéroport ainsi que toute autre
dépense mineure.
L'indemnité journalière (per diem) sera payée sur la base du nombre de nuits
passées par le participant sur le lieu d’organisation des réunions. Le Contractant
doit s'engager à faire signer aux participants une liste de présence quotidienne,
preuve exigée pour tout paiement de per diem. Si un participant décide de
prolonger son séjour au début et/ou à la fin de l'atelier, aucune indemnité
journalière ne sera payée pour les nuitées additionnelles. Cependant, ceci ne
s'applique pas dans le cas où les nuitées supplémentaires sont justifiées par
l'utilisation d’un billet à prix réduit.
Le Contractant assurera le paiement du per diem selon la forme requise par
l’autorité contractante. En l’occurrence, le Contractant devra régler l’hôtel ainsi que
les frais de transport depuis et vers l’aéroport. Dans ce cas, le participant recevra le
solde de son per diem à l’hôtel ou sur le lieu de la conférence.
Le Contractant sera remboursé sur la base de la facture d’hôtel à laquelle seront
attachés les justificatifs des coûts de transfert de l'aéroport à l'hôtel. Le Contractant
sera responsable d’organiser l’hébergement des participants et de procéder aux
réservations. Si l’hébergement, les repas, le transport etc. sont fournis sans coût
direct pour les participants, l’indemnité journalière doit être réduite en conséquence
par la déduction du taux d'indemnité journalière des coûts directement pris en
charge par le Contractant.
E. Préparation des badges et des kits de conférence
Le contractant sera chargé de la préparation et la distribution des badges
nominatifs ainsi que les kits d’information aux participants.
Les kits d’information et le matériel promotionnel développé (voir section P)
devront être conformes à la visibilité attendue de l’évènement.
1
Voir le siteEuropeAid:
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm.
Le taux à utiliser est celui en vigueur à la date de la signature de la demande de prestations.

Les participants aux réunions recevront un kit marqué :
- Du logo de la Commission Européenne
- Du nom et du logo du/des bénéficiaires et de ses éventuels partenaires
- Du nom et du logo de BizClim avec la mention ‘Avec le soutien de/ With the
support of BizClim, www.acpbusinessclimate.org’
- De l’intitulé de l’évènement
- Du lieu et de la date de l’évènement.
Outre les blocs note et stylos, le kit de conférence comprendra au minimum :
- L’ordre du jour finalisé des réunions
- Le détail du lieu et des dates des réunions
- Les références des salles où seront tenues les réunions
- Le détail des transports mis à disposition (nature, horaires, points de
rencontre)
- Une présentation de BizClim (brochures & documents fournis par BizClim)
- Les documents de fonds préparés par l’autorité contractante, BizClim, le
Contractant responsable des études ou le bénéficiaire,
- Toute information additionnelle suggérée par le Contractant et approuvée
par BizClim.
Les kits doivent inclure toute documentation demandée par l’autorité contractante
et être conformes aux directives de la visibilité de l'UE pour des actions extérieures
lorsqu’approprié 2 ainsi qu’aux directives de visibilité du programme BizClim.
F. Assurance
Non applicable.
G. Réservations d'hôtel
Les réservations doivent être faites dans des hôtels 3 ou 4 étoiles en moyenne.
Elles ne concerneront que les 25 participants/intervenants pris en charge par
le projet. Une autorisation préalable de BizClim sera exigée lorsque le voyage
impliquera des nuitées additionnelles pour un participant.
2 Voir les Directives sur la visibilité de l’UE sur le site d’EuropeAid:
http://europa.eu.int/comm/europeaid/visibility/index_en.htm

Les participants et les intervenants seront logés de préférence dans le lieu choisi
pour la conférence ou à une distance suffisamment réduite pour pouvoir s’y rendre
à pied (le lieu pressenti pour l’organisation de la conférence).
S’il n’est pas possible de se rendre à pied de l’hôtel au lieu de l’évènement, un
transport par bus sera quotidiennement organisé pour les participants.
Le petit-déjeuner doit être inclus dans le prix de la chambre d’hôtel. Si un
participant ne souhaite pas bénéficier du service pour sa réservation, il/elle en
informera le Contractant en temps voulu.
H. Assistance d’une équipe d'hôtesses
Le Contractant s'assurera de la mise à disposition tout au long de l’évènement d’un
nombre suffisant d’hôtesses d’accueil pour :
- L’accueil à(aux) hôtel(s),
- Lors de la conférence : l’accueil des participants, la distribution des badges, la
circulation des microphones dans l’assistance, la distribution des documents et
des kits de conférence, etc.
- La circulation d’une liste de présence permettant de vérifier les coordonnées
des participants.
I. Transport local
Le Contractant assurera les transports locaux tout au long de l'événement et
notamment:
- Les transferts depuis et vers l’aéroport, l’hôtel et le lieu de la conférence;
- Les transports au sein de la ville, conformément au programme de la
conférence.
J. Réservation et location d'une salle de conférence
Le Contractant louera les salles de conférence appropriées en tenant compte des
facteurs suivants :
- Date : à confirmer.
- Lieu : Brazzaville, CONGO
- Durée : 2 jours
- Nombre de participants : 100 personnes
La sélection de la salle de conférence devra se faire en coordination avec le
bénéficiaire.
K. Salles additionnelles
Pas applicable

L. Location d'équipement
Le Contractant est tenu de louer l'équipement approprié à l'événement, et qui
pourra comprendre :
- Les cabines et l’équipement nécessaires à l’interprétariat simultané
(français/anglais);
- L’équipement audio: microphone(s), sonorisation, etc.;
- Le matériel de projection: rétroprojecteur(s), vidéo projecteur(s), écrans de
projection larges de bonne qualité, télévision, lecteurs de DVD, VHS ou Beta,
etc.;
La sélection de l’équipement nécessaire devra s’effectuer en coordination avec le
bénéficiaire.
M. Mise à disposition d’interprètes et de traducteurs
Pas applicable
N. Déjeuners/dîners/cocktails/pauses-café/boissons pour les participants
Le Contractant est responsable d'organiser les repas pour l’évènement.
Des en-cas et boissons pourront être servis sur le lieu de la conférence, à l’hôtel ou
tout autre endroit approprié.
Selon le nombre de personnes ayant confirmé leur participation, le contractant
effectuera les réservations nécessaires pour la mise à disposition de la restauration
comme suit:
- Pauses-café matin & après-midi pour 2 jours
- Déjeuner pour 2 jours
- Cocktail la fin de la première journée (date à confirmer)
Le Contractant devra prendre en compte la spécificité culturelle, religieuse ou
personnelle des participants et mettre à disposition la nourriture et les boissons
appropriées.
Le contractant devra se coordonner avec le bénéficiaire afin de définir la date du
cocktail.
O. Services de modérateurs
Pas applicable

P. Rédaction et distribution des comptes rendus succincts et/ou des communiqués
de presse
Avant l'événement, le Contractant produira et disséminera des communiqués de
presse aux médias locaux et régionaux (A déterminer avec le bénéficiaire). Les
versions françaises et anglaises de ces communiqués de presse devront être
approuvées au préalable par le bénéficiaire et par BizClim. L'identification des
médias à contacter sera faite en coordination avec le bénéficiaire, et
éventuellement BizClim.
Une conférence de presse sera organisée à la fin de l’évènement. Là encore, une
coordination étroite avec le bénéficiaire devra avoir lieu pour identifier les médias à
inviter.
De plus, il appartiendra au contractant d’assurer la visibilité de l’évènement, y
compris sur le lieu des réunions, et de développer le matériel promotionnel
(bannières, affiches, document de présentation, etc.). La qualité des kits
d’information (section E) et du matériel promotionnel développé devra être
conforme à la visibilité attendue de l’évènement.
Le contractant devra développer une page spécifique à l'événement où les
participants pourront éventuellement s’inscrire en ligne, et sur lequel toutes les
informations pertinentes seront mises à disposition (notes, documents de référence,
informations logistiques). Le site pourra être hébergé sur le site Web de BIZCLIM :
http://bizclim.ning.com/. Ce site devrait être disponible suffisamment de temps (au
moins deux semaines) avant l'événement et doit rester ouvert au moins deux mois
après la fin de l'activité.
Le Contractant fournira les moyens permettant l’enregistrement des discussions ou
la prise de notes. Il lui sera demandé de produire un compte rendu des discussions
et conclusions de la réunion.
Une fois le compte rendu approuvé par le bénéficiaire et BizClim, le contractant
devra disséminer ce rapport dans les deux langues (français et anglais) aux
participants après l’évènement. Ces documents devront avoir reçu l'approbation
préalable de l’autorité contractante. Ces documents devront être fournis deux
trois après la tenue de l’événement.
5. INFORMATIONS ADMINISTRATIVE COMPOSANTE 2
5.1. BUDGET COMPOSANTE 2
Le budget prévu pour cette composante du projet est de € 71,925 au maximum, y
compris les dépenses forfaitaires remboursables.
Ce budget couvrira le recrutement de tout personnel nécessaire au bon
déroulement du projet, y compris une assistance administrative pour organiser les

missions des experts, organiser les ateliers et assurer la coordination avec le
bénéficiaire (basé à Brazzaville).
A titre indicatif, un budget de 5,000 EUR devrait être réservé à la visibilité de
l’évènement ; 2,500 € pour la Rédaction et distribution des comptes rendus
succincts et/ou des communiqués de presse et 10,000 € pour les pauses cafés,
déjeuner et cocktail.
5.2. COORDINATION
Une collaboration étroite entre les experts du projet, le bénéficiaire et ses partenaires
sera d’une importance capitale pour la bonne réussite du projet. Il appartient aux
experts recrutés pour l’étude de conduire le processus en étroite collaboration avec
le bénéficiaire.
BizClim sera régulièrement informé de l’avancement de la mise en œuvre et sollicité
pour toute autorisation spécifique requise pour le bon déroulement des opérations.
6. INFORMATIONS GENERALES
6.1. AUTORITE CONTRACTANTE
L’Autorité Contractante est la Facilité ACP Business Climate Facility – Climat des
Affaires ACP (BizClim).
6.2. CORRESPONDANCE
Toute correspondance devra être adressée à :
BizClim
Mr Mhamed Cherif, Directeur du Projet
Avenue Roger Vandendriessche, 38
Brussels - Belgium
Tel. +32 - 2 - 772 0119 - Fax +32 - 2 - 777 0860
Email: mhamed@acpbusinessclimate.org
6.3. LIEU DE REALISATION
Le lieu de la mission est :
Pour la composante 1 (études) en partie au Congo et sur le lieu de
résidence de l’expert.
Pour la composante 2 (conférence/ateliers), se réalisera à Brazzaville,
République du Congo

6.4. DATE DE DEMARRAGE ET DUREE
6.4.1. Date de démarrage
La mission devra démarrer en mars 2009.
6.4.2. Durée
La durée totale de la mission est 4 mois à compter de la date de signature du
contrat. Le projet devra impérativement être clôturé au 10/06/2009
6.5. BUDGET MAXIMALE DES PRESTATIONS
Le budget maximum pour ce projet est de 180,537 EUR avec un maximum
de €108,612 pour l’étude et € 71,925 pour l’organisation de la réunion.