Livre Blanc Editique - Industrie.com

Sommaire
I. Introduction …………………………………………………………………………………………………………… 2
II. Les évolutions du marché de l’éditique …………………………………………………………………..3
Aux origines de l’éditique …………………………………………………………………………………….3
L’éditique de gestion, première étape vers la maîtrise des flux documentaires ……3
L’éditique à l’heure de l’interactivité et du document sur mesure ……………………….4
Etude de cas : MAAF Assurances : l’éditique intégrée au système d’information ….5
Etude de cas : Révolution éditique à la Casden Banque Populaire …………………………8
III. Enjeux et critères de choix de l’éditique interactive ……………………………………………….10
Etude de cas : spécialiste du financement de projets immobiliers et financiers …..11
Etude de cas : groupe d’assurance ………………………………………………………………………12
IV. Bdoc Suite une solution pour répondre aux nouveaux enjeux de l’éditique ……………13
Quand l’éditique devient réactive ………………………………………………………………………..13
Tirer le meilleur parti de ses documents ………………………………………………………………14
Un juste milieu entre contrôle et personnalisation ………………………………………………14
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Réactivité et personnalisation, les nouveaux enjeux de
la production de documents d’entreprise.
En résumé
L’éditique traditionnelle reste une chasse gardée de l’informatique.
Afin de mieux répondre aux besoins spécifiques de leurs clients et partenaires, les
métiers veulent enrichir et personnaliser eux‐mêmes leurs documents.
Pour répondre à ces nouveaux besoins, la production de documents d’entreprise
doit se mettre à la portée des utilisateurs et devenir plus souple, plus interactive.
I – Introduction
Propositions commerciales, courriers aux clients et aux partenaires, factures, contrats, bons
de commande, plaquettes et documentations marketing… Ces documents, plus ou moins
formalisés selon les cas, représentent le principal vecteur de communication dans les
entreprises. Ils jouent un rôle essentiel dans la stratégie des entreprises et sont au cœur de
la relation avec les clients et partenaires. La rapidité de leur conception et production, la
qualité de leur forme et de leur contenu sont donc primordiales. Les besoins d’interactivité
et de temps réel imposés par Internet renforcent ces exigences de réactivité.
Face à ces enjeux, le rôle de l’éditique est crucial. Selon la définition du cabinet de conseil
Markess International, l’éditique regroupe l’ensemble des outils, services et moyens
informatiques prenant en charge l’édition des documents sortants de l’entreprise. Depuis
ses débuts, le marché de l’éditique a cependant connu des évolutions notables. Pour cette
raison, la définition générale englobe aujourd’hui plusieurs approches aux finalités très
différentes.
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II – Les évolutions du marché de l’éditique
Aux origines de l’éditique
La plupart des entreprises ont mis en place des progiciels de gestion intégrés (PGI) et des
applicatifs de gestion de la relation client (GRC) afin de gérer leurs processus métier. Mais
ces progiciels n’ont pas été conçus pour la production de documents. De fait, les documents
générés par les PGI sont assez rigides et laissent peu de place à l’initiative des utilisateurs
pour répondre à leurs besoins spécifiques. En effet, les documents restent étroitement liés
aux applications qui permettent de les produire, offrant dès lors peu de possibilités en
termes de rationalisation, de personnalisation et d’automatisation. L’éditique traditionnelle,
que l’on peut décrire comme une éditique de gestion, est venue pallier certains de ces
manques.
L’éditique de gestion, première étape vers la maîtrise des flux documentaires
Qu’est‐ce que l’éditique de gestion
L’éditique de gestion concerne la transmission d’informations de gestion
(états de comptes bancaires, factures, relevés de consommation…). Les
documents correspondant à ce type de message sont plutôt structurés,
leur production est largement industrialisée (fabrication batch).
Source : le CXP.
Le périmètre couvert par l’éditique comprend un certain nombre de fonctions associées à la
gestion du document : de l’extraction/la réception des données à la diffusion du document,
en passant par des modules de composition et de post‐composition. A ce périmètre, il
convient aussi d’inclure l’archivage permettant de capitaliser sur ces sources de
connaissances.
Des outils de production de masse ont permis d’automatiser la production de documents,
générant d’importants gains de productivité. Ils ont également introduit une certaine
flexibilité dans la conception des documents grâce à des règles techniques et métiers
permettant de générer des documents de manière dynamique, en assemblant texte, images,
logos et tableaux.
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L’éditique à l’heure de l’interactivité et du document sur mesure
Qu’est‐ce que l’éditique interactive
L’éditique interactive vise à concevoir et à permettre la personnalisation de
manière contrôlée des documents de gestion par l'utilisateur : courriers sinistre,
contentieux, contrats, DRH, gestion de la réclamation mais aussi des documents
commerciaux, marketing (lancement de campagnes sur de nouvelles offres, sur les
promotions, tarifs, catalogues…).
Les documents véhiculant ces contenus sont davantage dépendants des
particularités de l'activité de l'entreprise et plus personnalisés par rapport aux
destinataires ; ils doivent aussi être plus attractifs (Transmission d’une image
valorisante, Qualité graphique et esthétique des documents, Charte graphique
unifiée).
Leur conception doit donc comporter plus d’interactions avec les applications
métiers de l’entreprise, et leur cycle de vie est régi par de nombreuses interactions
humaines et manuelles (Participation de la MOA ou des utilisateurs pour la
conception par profil utilisateur et/ou par contexte métier).
Source : le CXP et Business Document.
Les solutions d’éditique de gestion ne suffisent pas à répondre à tous les besoins. En effet,
elles nécessitent un certain savoir‐faire technique, propre aux équipes informatiques, ce qui
les rend difficilement accessibles aux utilisateurs métier. L’intervention de la direction des
systèmes d’information reste donc nécessaire pour concevoir de nouveaux documents ou
modifier des modèles existants.
Face à des métiers de plus en plus exigeants et demandeurs de souplesse et de réactivité,
une telle situation s’avère vite inadaptée. En effet, ces allers‐retours récurrents entre
l’informatique et les métiers freinent la réactivité de l’entreprise. Celle‐ci perd une partie de
son agilité, c’est‐à‐dire sa capacité à s’adapter rapidement aux changements. Qu’il s’agisse
de lancer une nouvelle offre sur le marché, d’adapter un contrat ou de traiter un dossier
client, les entreprises doivent être capables de proposer des réponses rapides et en parfaite
adéquation avec les besoins.
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Etude de cas :
MAAF Assurances : l’éditique
intégrée au système d’information
À la MAAF, Business Document est
aujourd’hui le fournisseur éditique de
référence. Forte intégration aux
applications métiers, gain de réactivité et
de qualité, réduction des coûts... sont
autant de points qui scellent ce
partenariat.
Le contexte
Le groupe mutuel MAAF Assurances est
l’un des tout premiers assureurs
généralistes en France. Il offre à ses 3,8
millions de sociétaires des solutions
globales en assurances (automobile,
habitation, santé, assurance Vie, risques
professionnels…) et des services à forte
valeur ajoutée (assistance, crédits…).
Aujourd’hui cinquième assureur
automobile en France, MAAF Assurances
détient un portefeuille de plus de 3,7
millions de véhicules assurés.
La problématique
Les besoins de Maaf Assurances en
matière d’éditique sont conséquents. Que
ce soit en front office, pour tous les
documents (les contrats, notamment)
remis aux clients, ou en back office, avec
les lettres de recours ou encore les
comptes‐rendus d’expertise. En 1998, le
groupe décide d’acquérir un progiciel
métier, en remplacement du spécifique
jusqu’alors utilisé, et s’équipe des
solutions Bdoc.
« À l’époque, l’intégration de la solution
consistait en quelque sorte en un projet
pilote portant sur 200 utilisateurs. Ils sont
aujourd’hui plus de 5 500 ! », explique
Nicolas Bonnardeau, responsable de
l’entité Gestion des documents de Maaf
Assurances.
La solution
Fort de la réussite de ce premier projet, le
groupe MAAF Assurances, en 2002, étend
l’utilisation de la suite Bdoc à ses
partenaires. « La suite Bdoc nous a été
recommandée par l’éditeur de notre
progiciel métier qui n’intégrait pas de
solution éditique. De plus, Bdoc s’imposait
comme le prestataire ayant la plus grande
expertise en matière de création
interactive de documents, ce qui nous a
confortés dans notre choix », explique
Nicolas Bonnardeau, qui ajoute : « La
volonté stratégique du groupe est de
mettre en avant ses partenaires tels que
Banque Populaire, Pro BTP, SMABTP,
CAMACTE... Nous avons donc créé et mis à
leur disposition une application spécifique
qu’ils utilisent via un Extranet. Nous avons
opté pour le module Bdoc Web en qualité
de pionniers puisque nous faisons partie
des tout premiers utilisateurs de ce
module ». Des utilisateurs convaincus car
c’est également à l’aide de ce module que
les clients MAAF peuvent, dans un espace
réservé sur le site du groupe d’assurances,
effectuer leurs actes de gestion. « Les
documents sont composés chez nous, puis
mis à disposition des clients au format
PDF. Et, depuis 2006, ils peuvent même
souscrire un contrat en ligne et avoir accès
à leur historique complet ».
Le retour sur investissement
La MAAF a pu délivrer de nouveaux
services et améliorer son image auprès de
ses clients. « La qualité des documents
remis aux clients a été augmentée grâce
aux possibilités offertes par Bdoc. Mais ce
n’est pas tout : nous avons également
gagné en productivité et donc en
réactivité », observe Nicolas Bonnardeau.
Les temps de développement, pour la
conception, ont été au minimum divisés
par deux. « Plus les éditions sont
complexes et plus nous gagnons du
5

temps ! Le simple fait d’avoir à notre
disposition un outil convivial rend la
création beaucoup plus facile et rapide. Et
la généralisation de Bdoc à la MAAF est en
parfaite adéquation avec la politique très
forte de maîtrise des coûts », souligne
Nicolas Bonnardeau. La MAAF a encore
des projets dans ses cartons. « Notre
prochain ‘chantier’ est la mise en place
du multicanal (fax, mail,...) et
l’interconnexion entre les documents
sortants et notre application de gestion
électronique des documents (GED). De
manière plus globale, toute l’architecture
du groupe tend vers la composition à
distance et le mode web, l’objectif étant
d’alléger les postes de travail », conclut
Nicolas Bonnardeau.
De nombreux utilisateurs métier réclament davantage de souplesse, de personnalisation et
d’interactivité. Ces utilisateurs possèdent d’ailleurs une connaissance très fine des besoins
de leurs clients et de leurs partenaires. Ils veulent conserver une certaine autonomie sur la
conception des documents, afin de pouvoir les adapter et les personnaliser eux‐mêmes
chaque fois qu’ils l’estiment nécessaire. Ils souhaitent également pouvoir exercer davantage
leur créativité afin de proposer une communication sur mesure à leurs clients, internes ou
externes.
En outre, des flux documentaires trop rigides n’offrent pas la réelle réactivité que
demandent les métiers, freinant la performance opérationnelle de l’entreprise et, de fait, sa
compétitivité. La production documentaire ne doit pas être vue comme un processus
monolithique, ni un processus à part, déconnecté du système d’information. Elle doit, au
contraire, s’inscrire de manière fluide dans les différents processus métier de l’entreprise, ce
qui implique une intégration avec l’ensemble du système d’information et des applications
métiers.
Sans solution adaptée, les utilisateurs tentent fréquemment de contourner la rigidité des
systèmes en place, afin d’élaborer les documents dont ils ont besoin. Ils utilisent alors les
outils dont ils disposent, essentiellement les suites bureautiques dont ils sont pour la plupart
équipés sur leurs postes de travail. Cela entraîne une perte de contrôle sur la production
documentaire, faisant peser des risques sur la qualité des documents émis par l’entreprise,
ainsi que des surcoûts.
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Ces besoins d’interactivité prolongent la courbe de maturité de l’éditique qui découle
directement de l’évolution des besoins des entreprises (voir graphique ci‐après, page xx) : à
la gestion de masse, très centralisée avec des niveaux de complexité de documents
relativement faibles, se sont ajoutées des exigences de gestion transactionnelle, pilotée
depuis les applications métiers, et, plus récemment, des exigences de gestion interactive,
pour des documents complexes et un niveau décentralisé de la gestion du processus
éditique.
MARKESS International
Une enquête menée par le cabinet Markess International en 2009 auprès de 130
organisations privées et publiques met en exergue cette évolution des besoins. Si la
réduction des coûts de diffusion des documents et les gains de productivité restent deux
préoccupations majeures des entreprises, citées respectivement par 62 % et 50 % des
entreprises, la réduction des délais de réalisation et de mise à disposition des documents les
suit de près, citée par 46 % des répondants. L’objectif de l’éditique interactive est
précisément de répondre à ce besoin : faciliter et personnaliser la conception des
documents.
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Etude de cas :
Révolution éditique à la Casden
Banque Populaire
Entamée en 2002, la réflexion de la Casden
sur une rénovation de son éditique a
débouché sur le choix de Bdoc Suite. À la
clé : homogénéisation des documents,
amélioration de l’image de l’entreprise,
meilleure réactivité et réduction des coûts.
Le contexte
La Casden Banque Populaire est la banque
coopérative des personnels de l’Éducation
nationale, de la Recherche et de la
Culture. Avec des valeurs fortes que sont
le mutualisme et la solidarité.
La problématique
En 2002, la Casden Banque Populaire
entame une réflexion sur sa
communication externe et sur son
éditique. Les enjeux sont multiples. « Il
s’agissait d’optimiser la mise à jour et la
création des documents, ainsi que les
pratiques des utilisateurs et l’efficacité des
entités opérationnelles… tout en réduisant
les coûts d’édition. Notre priorité était
d’améliorer les documents adressés à nos
sociétaires afin de pérenniser et de
valoriser l’identité et l’image de la
Casden », explique Sonia Demongivert,
responsable du domaine Canaux à la DSI.
Au menu également : une meilleure
connaissance des sociétaires grâce à
l’historisation des documents tant
commerciaux que d’instruction et une
diminution des délais de traitement des
retours.
La solution
L’acquisition d’un nouveau progiciel
d’instruction des crédits (Evolan New
Business édité par Sopra Group) se révèle
l’occasion parfaite de se doter d’un outil
d’édition performant. « Après rédaction
d’un cahier des charges extrêmement
précis, nous avons lancé un appel d’offres.
La réponse de Business Document a
retenu toute notre attention, explique
Sonia Demongivert. La solution permet,
comme nous le souhaitions, de transférer
au métier la conception des modèles, de
disposer de documents interactifs, de
récupérer les documents sur des postes de
travail Web, de gérer les documents
dématérialisés et enfin, elle s’intègre à la
fois dans une interface Web et dans notre
architecture technique applicative, à
savoir Java J2EE. » Les tests effectués par
les équipes de Business Document sur des
impressions de masse achèvent de
convaincre les équipes de la Casden : le
projet peut démarrer.
Après définition de la charte graphique,
une interface est développée pour le
progiciel ENB, qui appelle Bdoc Suite pour
la gestion éditique. Et dès 2002, la solution
est en production sur un site pilote, à
savoir l’Extranet partenaire d’instruction
des crédits à la consommation. « À cette
étape, le projet concernait toutes les
éditions d’offres et les simulations en
temps réel effectuées dans le réseau de la
banque et chez nos partenaires. La
solution a ensuite été généralisée (en
2003) à l’ensemble des éditions en temps
réel des offres, des courriers de simulation
et d’instruction de crédits consommation
et immobilier », précise Sonia
Demongivert. Enfin, en 2005, un premier
lot back‐office sur l’application “Boss” est
mis en production pour la gestion des cas
particuliers tels que les successions ou les
démissions de sociétaires.
Le retour sur investissement
La solution Bdoc Edit a constitué pour la
Casden une véritable révolution de la
gestion éditique, à plusieurs niveaux. Tout
d’abord, les documents sont harmonisés.
Ensuite, chaque document est
personnalisé, en fonction du partenaire et
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du point de vente, de manière
transparente pour le collaborateur sur le
terrain, qui ne saisit, quant à lui, que les
données relatives au prospect, les
données clients étant importées depuis le
progiciel métier. Cette simplicité
d’utilisation au quotidien a permis à
l’ensemble des collaborateurs du réseau
une prise en main rapide, sans formation.
L’arrivée de Bdoc Suite a par ailleurs
permis une réduction importante des
coûts d’impression tout en simplifiant les
processus. « Nous n’utilisons plus
désormais que du papier blanc là où des
préimprimés étaient auparavant
nécessaires, explique Sonia Demongivert,
tout est contenu dans les modèles de
documents. »
unique et standard qui s’intègre avec les
applications métier. Le premier lot est lié
au CRM grâce à une interface avec notre
application Coheris : l’objectif est de
disposer d’une interface standard pour
générer les courriers en réponse aux
réclamations ou aux demandes
d’information.
Enfin, la conception, la mise à jour et la
maintenance des modèles de documents
ont été facilitées, pour une réactivité
accrue. « Les fréquentes évolutions
réglementaires sont désormais prises en
compte et intégrées aux modèles de
documents en une semaine au maximum
pour l’ensemble du réseau », insiste
Magali Vellutini, responsable de maîtrise
d’ouvrage. Cette rapidité et cette
simplicité d’évolution sont également très
appréciées des équipes marketing.
« Grâce à Bdoc Suite, nous avons réduit les
délais de traitement, nous constatons une
meilleure satisfaction des clients et un
gain de productivité au sein de toutes les
entités opérationnelles. » Forte de la
réussite de ces premiers projets, la Casden
a entamé en 2006 une réflexion sur la
mise en œuvre d’une interface éditique
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III – Enjeux et critères de choix de l’éditique interactive
L’enjeu de l’éditique interactive est donc double :
Offrir à l’utilisateur un véritable espace intégré pour la production de documents, au
lieu d’interfaces applicatives relativement figées, dans lesquelles les interactions
possibles se limitent au domaine couvert par l’application.
Donner la possibilité à l’utilisateur de prendre des initiatives et d’exprimer sa
créativité de manière contrôlée sur son poste de travail, afin qu’il puisse
personnaliser lui‐même l’outil de communication, stratégique, qu’est le document.
Cinq critères clés pour choisir une solution d’éditique interactive :
1. Accessibilité
Accès possible depuis les postes de travail, ergonomie adaptée aux utilisateurs
métier.
2. Intégration
Le système d’éditique doit s’intégrer de manière souple avec le système
d’information.
3. Autonomie
Les utilisateurs métier doivent pouvoir créer et gérer eux‐mêmes des modèles de
documents.
4. Contrôle
Un moteur de workflow permet de contrôler la production des documents, leur
traçabilité et leur sécurité.
5. Alignement sur les besoins métiers
La solution doit s’adapter à la manière de travailler des métiers, non l’inverse.
L’éditique interactive gagne le cœur de la chaîne de valeur documentaire. Elle contribue
directement à la performance des processus de gestion des documents. Chaque document
produit et géré de cette manière est une opportunité pour l’entreprise de gagner en
productivité. Une solution d’éditique interactive permet en effet aux métiers de se
réapproprier leurs flux documentaires, évitant ainsi des interventions de l’informatique.
L’entreprise gagne ainsi un temps précieux sur la production documentaire, tout en
accroissant la qualité et la personnalisation de ses documents sortants.
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Etude de cas :
Spécialiste du financement de
projets immobiliers et financiers
Le contexte
Dans cet établissement financier, les
documents commerciaux réalisés par les
agences représentent plus de soixante‐dix
modèles, dont les plus complexes sont les
offres de prêts, décomposées en plusieurs
parties et annexes.
La problématique
L’objectif de cet établissement financier
était d’uniformiser les outils dédiés à
l’éditique. Avec, toutefois, une contrainte
forte : « Nous souhaitions migrer vers des
outils plus modernes, qui nous
permettraient de gagner en productivité,
mais il ne fallait pas bouleverser les
habitudes des utilisateurs ».
La solution
L’étude comparative de plusieurs solutions
a mis en évidence la supériorité des offres
Business Document, tant sur les critères
de richesse fonctionnelle, que sur les
aspects de maintenabilité et d’ouverture
aux technologies actuelles. Au cours du
projet, l’établissement financier découvre
la possibilité d’assembler les documents
avec l’offre Business Document et décide
de faire évoluer le processus de réalisation
des offres. Des documents de sources
diverses (lettre d’accompagnement, corps
de l’offre et annexes) sont assemblés et
génèrent directement un document en
format pdf, qui peut être consulté avant
l’impression.
Suite au projet d’assemblage des offres,
l’entreprise a fait migrer les 150 courriers
de gestion. « Plutôt que de faire une
simple reprise des documents, nous avons
souhaité exploiter au maximum les
possibilités de la gamme Bdoc ». La
personne formée à la réalisation des
documents utilise les capacités
d’interactivité du logiciel, et s’occupe de la
maintenance évolutive des modèles, sans
avoir besoin de faire appel à
l’informatique.
La « contrathèque » est également en
cours de migration, pour un service dédié
aux collectivités et administrations. Avec
Bdoc Interactive, il s’agira ici d’élaborer
directement à l’écran le contrat juridique,
selon les possibilités de composition du
document. Les volumes sont certes
moindres, mais les contrats sont
relativement complexes et constitués à
chaque fois sur mesure. L’apport de Bdoc
se retrouvera dans la sécurisation et
l’interactivité du processus. Un système de
validation du document par un circuit de
workflow fait également partie du projet.
Enfin, l’établissement financier migre en
2010 une base d’un millier de courriers de
gestion, qui sont alimentés avec des
données complémentaires issues des
applications de production de l’entreprise.
« Il nous faut aller vite, car ce projet est
déclenché par la migration de nos postes
de travail. Nous avons donc mis à
contribution les utilisateurs pour la reprise
des modèles. ». Les collaborateurs de la
cellule a ainsi les moyens de faire évoluer
leurs modèles de courriers en toute
autonomie.
Le retour sur investissement
« Le temps gagné grâce à l’automatisation
de l’assemblage des documents est
important, puisque nous sommes passés
de quinze minutes pour réaliser une offre
à sept minutes en moyenne ». L’utilisateur
peut ainsi choisir d’imprimer en local, s’il
est face à son client. Mais, par défaut,
l’impression se fait en central, où le tri des
exemplaires, l’agrafage et la mise sous pli
sont automatisés. « Ce processus
d’impression nous a fait gagner en
productivité, mais nous avons aussi
amélioré la qualité, car le système
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définit automatiquement le nombre
d’exemplaires à produire, les annexes et
les pré‐imprimés nécessaires. ». L’impact
sur l’image de l’entreprise est immédiat et
direct. En bout de chaîne, les documents
sont archivés automatiquement, ce qui
évite les transferts du document papier
entre les différents services.
Etude de cas :
Groupe d’assurance
Un grand groupe dans le secteur des
Assurances gérait ses flux documentaires
avec des solutions d’éditique classiques,
orientées vers la production de masse. Ces
outils se sont avérés trop rigides pour un
processus comme la gestion des sinistres.
Celui‐ci nécessite en effet de suivre un
certain nombre d’étapes, depuis
l’enregistrement du sinistre jusqu’au
paiement des indemnités. Chaque étape
s’appuie sur des documents spécifiques.
Les solutions en place ne permettaient pas
de replacer les différents documents dans
la logique du processus, or il s’agit d’un
paramètre important pour le suivi des
procédures. En outre, les conseillers
souhaitaient pouvoir intervenir euxmêmes
dans la conception des documents
afin de mieux les adapter aux cas traités.
L’entreprise devait donc trouver des outils
adaptés pour répondre à ce double besoin
de souplesse et d’autonomie et s’est
équipée de Bdoc Suite.
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IV ‐ Bdoc Suite, une solution pour répondre aux nouveaux
enjeux de l’éditique
En résumé
Une solution modulaire, capable de s’adapter à des besoins différents.
Des modules conçus pour les utilisateurs métier, permettant de concevoir et de
produire des documents personnalisés de manière simple et interactive.
La sécurité d’une solution d’éditique centralisée.
Quand l’éditique devient réactive
Les documents d’entreprise sont étroitement liés aux processus métiers. Ce sont ces
processus qui définissent le cycle de vie des documents, non l’inverse. S’il est important de
contrôler et de rationaliser la production de documents, cela ne doit jamais se faire au
détriment de la réactivité et des besoins des métiers. En tant que processus transversal, la
gestion des flux de documents doit être à même de s’adapter à ces différents besoins. Elle
doit s’intégrer de manière souple avec les systèmes métier en place, qu’il s’agisse de PGI, de
progiciels de GRC ou d’applications métiers.
La solution Bdoc Suite couvre l’ensemble du cycle de vie des documents, depuis la
modélisation et le design jusqu’à la diffusion et l’archivage, en passant par les étapes de
production. Construite de manière modulaire, l’offre peut ainsi s’adapter aisément aux
besoins, sans imposer de démarche prédéfinie et figée.
Bdoc Suite, l’offre globale de Business Document
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La solution permet aux utilisateurs métier de choisir à quel niveau ils souhaitent intervenir
dans la chaîne de l’éditique. A chaque étape du processus, Business Documents propose en
effet des outils conçus sur mesure pour les besoins des métiers. Au coté d’outils avancés
destinés à des utilisateurs experts, tels Bdoc Design ou Bdoc Edit, la suite comporte des
modules entièrement pensés pour les utilisateurs métier.
Tirer le meilleur parti de ses documents
Il ne suffit pas de mettre en forme les données issues des applicatifs métier pour bâtir des
documents attractifs et pertinents. En effet, des documents trop standardisés et formatés ne
conviennent pas à tous les besoins. Une entreprise a tout intérêt à personnaliser sa
communication, en particulier quand il s’agit de développer sa relation client ou de renforcer
son image de marque. Conscients de telles opportunités, les utilisateurs métier veulent de
plus en plus adapter, enrichir et personnaliser eux‐mêmes les documents avec lesquelles ils
travaillent au quotidien. Ils sont demandeurs d’outils simples, faciles d’accès, leur
permettant d’éditer et de produire leurs propres modèles de documents.
Le module Bdoc Web Design permet aux utilisateurs métier de concevoir eux‐mêmes leurs
modèles de documents. Entièrement en mode Web, l’outil est accessible depuis le poste de
travail. La solution s’appuie sur des technologies familières du grand public afin de proposer
une interface riche, ergonomique et interactive. Les gabarits permettent aux utilisateurs de
construire de manière dynamique des modèles de documents combinant informations
structurées et non structurées, tout en respectant les règles et chartes mises en place par
l’entreprise. Ces gabarits masquent la complexité de la modélisation documentaire, rendant
celle‐ci intuitive et interactive. En outre, la solution permet de partager les modèles ainsi
conçus avec les autres utilisateurs, facilitant ainsi la collaboration.
De la même façon, le module Bdoc Interactive met la production de documents à la portée
des utilisateurs métier. La solution couvre l’ensemble du processus documentaire :
élaboration des documents, validation, diffusion et archivage, tout le cycle de vie des
documents peut être piloté par l’utilisateur depuis son navigateur Web. Autre point fort, elle
permet de gérer des bibliothèques regroupant plusieurs documents. Enfin, Bdoc Online
étend les capacités de la solution en offrant une solution de dématérialisation flexible,
capable de gérer des dossiers composés de documents hétérogènes.
Un juste milieu entre contrôle et personnalisation
Quand les métiers souhaitent personnaliser leurs documents, bien souvent ce sont les outils
bureautiques qui prennent le pas si les utilisateurs ne disposent pas d’une solution
appropriée. Pour une entreprise, une telle situation se traduit par une perte de contrôle sur
les documents, avec les risques non négligeables que cela entraîne.
Procurer aux utilisateurs la souplesse qu’ils demandent tout en restant dans un cadre
sécurisé, tel est l’enjeu auquel il faut répondre. La valeur d’une solution comme Bdoc Suite
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provient de l’alliance entre sécurité et souplesse, garantissant des flux documentaires à la
fois robustes et agiles.
La solution s’appuie sur un référentiel centralisé. Les modèles et documents produits sur la
plate‐forme peuvent ainsi être stockés et archivés dans un lieu unique. Cette architecture
qui permet de retrouver plus facilement les documents est complétée par un moteur de
recherche et d’indexation. Les utilisateurs disposent également d’un système de workflow
permettant de contrôler le processus de conception et la diffusion d’un document. Chaque
fois que c’est nécessaire, il est possible de prévoir des étapes de validation. Enfin, la solution
est intégrée avec les différents progiciels métier, contrairement aux outils bureautiques.
Cette intégration permet de contrôler les accès aux données métier tout en assurant leur
traçabilité tout au long de la chaîne documentaire.
© Business Document 2010
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