SUITE JOURNAL N°405 1. Contexte et justification de l'étude Le ...
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<strong>SUITE</strong> <strong>JOURNAL</strong> N°405<br />
TDR<br />
<strong>1.</strong> <strong>Contexte</strong> <strong>et</strong> <strong>justification</strong> <strong>de</strong> l’étu<strong>de</strong><br />
<strong>Le</strong> Gouvernement du Bénin, Pays Pauvre Très End<strong>et</strong>té (PPTE) dans sa<br />
détermination à atteindre <strong>de</strong>s objectifs <strong>de</strong> croissance en vue <strong>de</strong> la réduction <strong>de</strong> la<br />
pauvr<strong>et</strong>é entend m<strong>et</strong>tre en œuvre <strong>de</strong>s orientations stratégiques dont la première<br />
s’énonce comme il suit : « Reconstruire une Administration au service <strong>de</strong><br />
l’intérêt général <strong>et</strong> du développement du secteur privé ».<br />
Dans ce cadre, plusieurs actions ont été engagées en vue <strong>de</strong> la consolidation <strong>de</strong><br />
la bonne gouvernance dans la conduite <strong>de</strong>s affaires publiques.<br />
A c<strong>et</strong> eff<strong>et</strong> <strong>de</strong>s initiatives ont été prises pour mieux penser <strong>et</strong> planifier le<br />
développement du pays <strong>et</strong> surtout pour induire <strong>de</strong>s changements qualitatifs au<br />
sein <strong>de</strong> l’administration publique.<br />
C’est ainsi que <strong>de</strong>s réformes ont été entreprises dans tous les secteurs<br />
notamment, la Fonction publique, l’administration territoriale, la gestion<br />
budgétaire avec un accent particulier sur la nécessité <strong>de</strong> mo<strong>de</strong>rniser les outils <strong>de</strong><br />
travail grâce aux Technologies <strong>de</strong> l’information <strong>et</strong> <strong>de</strong> la communication (TIC).<br />
Mais force a été <strong>de</strong> constater que tous ces efforts déployés n’ont eu qu’un<br />
impact mitigé du fait <strong>de</strong> la faiblesse <strong>de</strong>s capacités <strong>de</strong>s ressources humaines<br />
chargées <strong>de</strong> conduire les changements souhaités.<br />
En eff<strong>et</strong>, la photographie <strong>de</strong> l’existant telle qu’elle transparaît à travers<br />
divers rapports fait ressortir pour l’essentiel ce qui suit :<br />
- la gestion <strong>de</strong>s carrières est manuelle <strong>et</strong> suj<strong>et</strong>te à <strong>de</strong>s manipulations<br />
‐ l’absence <strong>de</strong> cadres organiques <strong>et</strong> <strong>de</strong> plans pluriannuels <strong>de</strong> recrutement<br />
ne perm<strong>et</strong> pas d’i<strong>de</strong>ntifier les besoins réels en personnel <strong>et</strong> <strong>de</strong> recruter<br />
les profils requis ;<br />
‐ le système <strong>de</strong> rémunération est archaïque <strong>et</strong> peu transparent ;<br />
‐ le mécanisme <strong>de</strong> motivation est inadapté <strong>et</strong> le système <strong>de</strong> sanction peu<br />
efficace ;<br />
‐ le processus <strong>de</strong> dotation <strong>de</strong>s hauts emplois techniques est subjectif.<br />
La promotion <strong>de</strong>s cadres ne se fon<strong>de</strong> pas sur la compétence <strong>et</strong> la<br />
performance à cause <strong>de</strong> l’inexistence d’un système d’évaluation transparent <strong>et</strong><br />
objectif. Il en résulte donc pour le Ministère du Travail <strong>et</strong> <strong>de</strong> la Fonction<br />
publique qui a en charge la définition <strong>et</strong> la mise en œuvre <strong>de</strong> la politique <strong>de</strong><br />
l’Etat en matière du Travail <strong>et</strong> <strong>de</strong> la Fonction Publique, d’importants défis à<br />
relever.<br />
Par ailleurs, il importe <strong>de</strong> préciser qu’en tant que ministère transversal, le
MTFP doit appuyer tous les autres ministères sectoriels, les institutions <strong>de</strong><br />
l’Etat ainsi que les collectivités locales en vue d’une gestion prévisionnelle <strong>de</strong><br />
leurs ressources humaines.<br />
De même, la Gestion Axée sur les Résultats (GAR) qui est déjà une réalité<br />
en matière <strong>de</strong> gestion budgétaire, ne peut produire tous ses eff<strong>et</strong>s que si elle est<br />
également intégrée à la gestion <strong>de</strong>s ressources humaines en vue d’une<br />
adéquation entre les missions <strong>et</strong> les moyens humains.<br />
Face à ces enjeux, la rationalisation <strong>de</strong> la gestion <strong>de</strong>s ressources humaines<br />
<strong>de</strong>meure la seule option pour perm<strong>et</strong>tre au MTFP <strong>de</strong> répondre aux exigences<br />
croissantes <strong>et</strong> multiformes d’une administration publique en pleine mutation.<br />
2. But <strong>et</strong> objectifs <strong>de</strong> la mission<br />
<strong>Le</strong> but <strong>de</strong> la présente mission est <strong>de</strong> renforcer les capacités au plan<br />
institutionnel <strong>et</strong> organisationnel du MTFP afin qu’il soit en mesure <strong>de</strong> s’adapter<br />
<strong>de</strong> façon permanente à l’environnement national caractérisé par <strong>de</strong>s réformes<br />
structurelles dans tous les secteurs <strong>de</strong> l’activité administrative.<br />
L’objectif général <strong>de</strong> l’audit organisationnel <strong>et</strong> institutionnel du MTFP est<br />
d’i<strong>de</strong>ntifier les diverses difficultés <strong>et</strong> faiblesses qui entravent son bon<br />
fonctionnement <strong>et</strong> <strong>de</strong> proposer les mesures nécessaires d’ordre institutionnel <strong>et</strong><br />
organisationnel pour que le MTFP puisse faire face à long terme à ses<br />
responsabilités dans un contexte marqué par la déconcentration <strong>et</strong> la<br />
décentralisation.<br />
De façon spécifique, il s’agira <strong>de</strong> :<br />
• analyser les principaux objectifs du ministère <strong>et</strong> proposer <strong>de</strong>s<br />
améliorations <strong>et</strong> <strong>de</strong>s critères <strong>de</strong> suivi en rapport avec les attentes <strong>de</strong>s<br />
usagers ;<br />
• proposer une organisation <strong>de</strong>s structures du ministère en tenant compte<br />
<strong>de</strong>s objectifs ci-<strong>de</strong>ssus définis ;<br />
• examiner la mission <strong>de</strong> chaque direction <strong>et</strong> son organigramme interne ;<br />
• analyser les procédures <strong>de</strong> gestion interne du ministère <strong>et</strong> au niveau <strong>de</strong> ses<br />
principales directions <strong>et</strong> structures sous tutelle ;<br />
• i<strong>de</strong>ntifier <strong>et</strong> analyser les contraintes liées à la gestion <strong>de</strong>s ressources<br />
humaines par la métho<strong>de</strong> GAR<br />
• i<strong>de</strong>ntifier les moyens matériels <strong>et</strong> humains nécessaires au bon<br />
fonctionnement <strong>de</strong> chaque structure ;<br />
• m<strong>et</strong>tre en place un système interne d’informations administratives du<br />
ministère ;
• proposer <strong>de</strong>s mesures nécessaires d’ordre institutionnel <strong>et</strong> organisationnel<br />
pour accroître la performance du MTFP <strong>et</strong> faire <strong>de</strong> la fonction publique<br />
béninoise une fonction publique <strong>de</strong> développement.<br />
3. Contenu <strong>de</strong>s prestations attendues du consultant<br />
<strong>Le</strong> consultant <strong>de</strong>vra <strong>de</strong> façon spécifique :<br />
<strong>1.</strong> procé<strong>de</strong>r à une analyse critique <strong>de</strong> toutes les réflexions <strong>et</strong> mutations<br />
institutionnelles <strong>et</strong> organisationnelles qui ont eu lieu <strong>de</strong>puis la tenue <strong>de</strong>s Etats<br />
Généraux <strong>de</strong> la Fonction Publique jusqu’à la mise en œuvre <strong>de</strong>s différents<br />
programmes y relatifs <strong>et</strong> les réformes en matière <strong>de</strong> Travail <strong>et</strong> Sécurité<br />
Sociale afin <strong>de</strong> dégager <strong>de</strong>s conditions <strong>de</strong> mise en œuvre consensuelles <strong>et</strong><br />
applicables ;<br />
2. évaluer le personnel cadre actuel au regard du poste occupé en lien avec les<br />
arrêtés ministériels, le taux d’occupation <strong>de</strong> ces postes pour toutes les<br />
structures du ministère <strong>et</strong> le besoin <strong>de</strong> redéploiement ;<br />
3. évaluer la logistique, les conditions <strong>et</strong> le cadre <strong>de</strong> travail du personnel ;<br />
4. définir la métho<strong>de</strong> la mieux adaptée que <strong>de</strong>vra suivre la procédure <strong>de</strong><br />
validation <strong>de</strong>s conclusions r<strong>et</strong>enues dont la réussite est une condition à la<br />
poursuite <strong>de</strong> l’étu<strong>de</strong> ;<br />
5. revoir <strong>et</strong> redéfinir les missions dévolues aux directions,<br />
6. revoir les tâches <strong>de</strong>s postes au regard <strong>de</strong>s <strong>de</strong>scriptions déjà réalisées (Agent<br />
Permanent <strong>de</strong> l’Etat, Hauts Emplois Publics), le nombre <strong>et</strong> les profils du<br />
personnel recommandé ;<br />
7. établir le mo<strong>de</strong> organisationnel le plus à même <strong>de</strong> perm<strong>et</strong>tre un<br />
fonctionnement correct du ministère en se focalisant sur les relations à établir<br />
entre directions départementales <strong>et</strong> services centraux d’une part <strong>et</strong> entre le<br />
MTFP, les autres ministères, les communes <strong>et</strong> le secteur privé d’autre part.<br />
Dans ce cadre, <strong>de</strong>s scénari/hypothèses sur le renforcement <strong>de</strong>s capacités<br />
institutionnelles <strong>et</strong> organisationnelles du MTFP seront proposés <strong>et</strong> serviront<br />
<strong>de</strong> bases <strong>de</strong> discussion ;<br />
8. proposer une démarche d’introduction <strong>de</strong> la GAR appliquée à la gestion <strong>de</strong>s<br />
ressources humaines<br />
9. proposer un manuel <strong>de</strong> procédures <strong>de</strong> gestion administrative <strong>et</strong><br />
informationnelle du MTFP adapté au contexte institutionnel du pays <strong>et</strong><br />
proposer pour le personnel du MTFP i<strong>de</strong>ntifié, <strong>de</strong>s plans <strong>de</strong> formation <strong>de</strong>vant<br />
perm<strong>et</strong>tre d’atteindre l’efficacité au MTFP ;
10. définir le système d’information (reporting) <strong>et</strong> <strong>de</strong> suivi/évaluation, les<br />
indicateurs <strong>de</strong> performance du MTFP <strong>et</strong> <strong>de</strong> ses principales directions ;<br />
1<strong>1.</strong> définir le système <strong>de</strong> contrôle interne ;<br />
12. préparer l’ensemble <strong>de</strong>s textes nécessaires à la formalisation <strong>de</strong>s décisions<br />
issues <strong>de</strong> la validation.<br />
4. Méthodologie<br />
La démarche méthodologique <strong>de</strong> l’étu<strong>de</strong> sera l’approche participative<br />
basée sur la concertation, les échanges <strong>et</strong> la recherche <strong>de</strong> consensus. Elle<br />
associera le personnel <strong>de</strong>s directions centrales <strong>et</strong> déconcentrées du MTFP, les<br />
directions clés <strong>de</strong>s ministères sectoriels <strong>et</strong> impliquera le secteur privé.<br />
L’étu<strong>de</strong> se déroulera en <strong>de</strong>ux gran<strong>de</strong>s phases : la phase <strong>de</strong> diagnostic<br />
organisationnel <strong>et</strong> institutionnel ou phase 1 <strong>et</strong> la phase <strong>de</strong> propositions ou phase<br />
2. Chaque phase sera sanctionnée par <strong>de</strong>s rapports d’étapes.<br />
5. Qualifications requises<br />
<strong>Le</strong>s prestations seront confiées à un bureau d’étu<strong>de</strong>s ayant un minimum<br />
<strong>de</strong> quinze ( 15 ) ans d’expériences avérées dans la conduite <strong>de</strong>s missions<br />
d’audit organisationnel <strong>et</strong> institutionnel <strong>de</strong>s administrations publiques <strong>et</strong><br />
une bonne maîtrise <strong>de</strong>s nouvelles métho<strong>de</strong>s <strong>de</strong> management notamment la<br />
Gestion Axée sur les Résultats. <strong>Le</strong> Consultant mobilisera une équipe d’experts<br />
internationaux <strong>et</strong> nationaux composée d’au moins :<br />
- un (1) Spécialiste en organisation <strong>et</strong> gestion d’Administration publique<br />
<strong>et</strong> si possible en organisation <strong>de</strong> Département Ministériel ;<br />
- Un (1) Spécialiste dans le domaine du travail ;<br />
- Un (1) Expert spécialiste en gestion <strong>de</strong>s ressources humaines<br />
Ces experts doivent être détenteurs d’un diplôme universitaire <strong>de</strong> niveau<br />
BAC + 5 au moins. Ils doivent justifier d’un minimum <strong>de</strong> 10 ans d’expériences<br />
dans les domaines d’expertise sus cités <strong>et</strong> une bonne maîtrise <strong>de</strong> la Gestion Axée<br />
sur les Résultats (GAR).<br />
<strong>Le</strong> bureau d’étu<strong>de</strong> pourra s’associer toute autre expertise ponctuelle qu’il<br />
jugera nécessaire pour mener à bien c<strong>et</strong>te mission.<br />
Tout bureau d’étu<strong>de</strong>s étranger qui désire soum<strong>et</strong>tre une offre <strong>de</strong>vra<br />
s’associer à un bureau d’étu<strong>de</strong>s local ayant une expertise dans le domaine
concerné.<br />
La connaissance en organisation administrative <strong>et</strong> technique, en<br />
organisation du travail <strong>et</strong> en gestion <strong>de</strong>s ressources humaines serait un atout pour<br />
chacun <strong>de</strong>s candidats potentiels. Ils <strong>de</strong>vront être capables <strong>de</strong> dresser un<br />
diagnostic <strong>de</strong> la gestion <strong>de</strong>s affaires administratives <strong>et</strong> techniques du MTFP, être<br />
en mesure d’évaluer les éléments relatifs à la gestion <strong>de</strong>s politiques <strong>et</strong><br />
programmes du MTFP <strong>et</strong> être en mesure d’évaluer les éléments relatifs à la<br />
gestion <strong>de</strong>s ressources humaines <strong>et</strong> financières du MTFP.<br />
L’équipe <strong>de</strong>vra être en mesure <strong>de</strong> s’adapter au contexte <strong>de</strong> la<br />
déconcentration <strong>et</strong> <strong>de</strong> la décentralisation en place au Bénin. <strong>Le</strong>s domaines<br />
d’intervention étant ceux du Travail <strong>et</strong> <strong>de</strong> la Fonction Publique, il est souhaitable<br />
qu’au moins un <strong>de</strong>s membres <strong>de</strong> l’équipe soit un expert en la matière.<br />
<strong>Le</strong>s consultants <strong>de</strong>vront être en mesure <strong>de</strong> proposer <strong>de</strong>s solutions<br />
novatrices pour ce qui a trait au renforcement <strong>de</strong>s capacités institutionnelles <strong>et</strong><br />
organisationnelles du MTFP <strong>et</strong> ce à travers un programme pluriannuel<br />
d’investissements pour satisfaire les besoins en la matière.<br />
L’expert international <strong>de</strong>vra avoir une expérience éprouvée dans le<br />
domaine obj<strong>et</strong> <strong>de</strong> l’étu<strong>de</strong> <strong>et</strong> si possible dans <strong>de</strong>s pays en développement <strong>et</strong> plus<br />
précisément en Afrique francophone.<br />
Il est à noter que les consultants travailleront en équipe ; les documents<br />
produits <strong>de</strong>vront être marqués <strong>de</strong> leur sceau.<br />
6. Documents à rendre<br />
Rapport n° 1 accompagné d’une note <strong>de</strong> synthèse : ce rapport sanctionne la<br />
phase 1 <strong>et</strong> comprend :<br />
• l’analyse <strong>de</strong>s textes <strong>et</strong> du contexte ;<br />
• le diagnostic organisationnel <strong>et</strong> institutionnel du MTFP.<br />
• les scénari/hypothèses <strong>et</strong> les gran<strong>de</strong>s orientations concernant les objectifs<br />
du MTFP <strong>et</strong> un organigramme répondant au mieux aux missions <strong>et</strong> aux<br />
besoins <strong>de</strong> renforcement <strong>de</strong> ses capacités<br />
Ce rapport fera l’obj<strong>et</strong> d’un atelier <strong>de</strong> validation. Il sera finalisé à l’issue <strong>de</strong><br />
c<strong>et</strong> atelier.<br />
Rapport n° 2 : ce rapport sanctionne les prestations <strong>de</strong> la <strong>de</strong>uxième phase <strong>et</strong><br />
comprend :
• les proj<strong>et</strong>s <strong>de</strong> texte tant au niveau central qu’au niveau <strong>de</strong>s directions<br />
déconcentrées ;<br />
• les organigrammes (ministère, directions, directions départementales) ;<br />
• la révision <strong>de</strong> la <strong>de</strong>scription <strong>de</strong>s profils <strong>de</strong> postes-clés ;<br />
• les manuels <strong>de</strong> procédures ;<br />
• le système d’informations <strong>et</strong> d’évaluation internes ;<br />
• le gui<strong>de</strong> <strong>de</strong> l’usager ;<br />
• le plan <strong>de</strong> formation relatif aux changements organisationnels <strong>et</strong><br />
institutionnels proposés ;<br />
• les cadres organiques du MTFP <strong>et</strong> <strong>de</strong> ses Directions ;<br />
• le programme pluriannuel d’investissement en renforcement <strong>de</strong><br />
capacités qui comprend les propositions d’étu<strong>de</strong>s spécifiques<br />
éventuelles nécessaires à réaliser, les infrastructures <strong>et</strong> équipements <strong>et</strong><br />
d’autres outils <strong>de</strong> travail ;<br />
Ce rapport fera l’obj<strong>et</strong> d’un atelier <strong>de</strong> restitution <strong>et</strong> <strong>de</strong> validation.<br />
Rapport n° 3 : Rapport <strong>de</strong> synthèse. Il comprend les conclusions <strong>de</strong> l’étu<strong>de</strong> <strong>et</strong><br />
les recommandations pour la mise en œuvre.<br />
<strong>Le</strong>s rapports provisoires seront fournis en dix (10) exemplaires <strong>et</strong> les<br />
rapports définitifs en trente (30) exemplaires sur papier <strong>et</strong> copie sur support<br />
magnétique.<br />
<strong>Le</strong> rapport définitif sera fourni en trente (30) exemplaires sur papier <strong>et</strong> une<br />
(01) copie sur CD ROM. Ce rapport interviendra après prise en compte <strong>de</strong>s<br />
observations fournies par le MTFP <strong>et</strong> provenant <strong>de</strong> tous les acteurs <strong>et</strong> atelier <strong>de</strong><br />
validation.<br />
7. Durée du mandat<br />
La durée <strong>de</strong> la mission est <strong>de</strong> quatre (04) mois calendaires y compris les<br />
délais d’approbation <strong>de</strong>s rapports.<br />
De plus, il est estimé que c<strong>et</strong>te mission exigera environ quatre (04)<br />
hommes- mois dont <strong>de</strong>ux (02) hommes- mois d’experts internationaux.<br />
8. Coordination <strong>et</strong> suivi <strong>de</strong> l’étu<strong>de</strong><br />
<strong>Le</strong> suivi <strong>de</strong> l’étu<strong>de</strong> sera assuré par un comité <strong>de</strong> coordination mis en place<br />
au niveau du MTFP <strong>et</strong> dirigé par le Secrétariat Général du Ministère. <strong>Le</strong> Cabin<strong>et</strong><br />
du ministère sera chargé d’apporter une contribution <strong>et</strong> <strong>de</strong> vali<strong>de</strong>r les différents<br />
rapports à travers <strong>de</strong>s ateliers <strong>de</strong> restitution.<br />
<strong>Le</strong> consultant pourra s’adresser à tout moment au Secrétariat Général du<br />
Ministère <strong>et</strong> à la Direction <strong>de</strong> la Programmation <strong>et</strong> <strong>de</strong> la Prospective pour obtenir
les dossiers <strong>et</strong> informations nécessaires