SUITE JOURNAL N°405 1. Contexte et justification de l'étude Le ...

SUITE JOURNAL N°405
TDR
1. Contexte et justification de l’étude
Le Gouvernement du Bénin, Pays Pauvre Très Endetté (PPTE) dans sa
détermination à atteindre des objectifs de croissance en vue de la réduction de la
pauvreté entend mettre en œuvre des orientations stratégiques dont la première
s’énonce comme il suit : « Reconstruire une Administration au service de
l’intérêt général et du développement du secteur privé ».
Dans ce cadre, plusieurs actions ont été engagées en vue de la consolidation de
la bonne gouvernance dans la conduite des affaires publiques.
A cet effet des initiatives ont été prises pour mieux penser et planifier le
développement du pays et surtout pour induire des changements qualitatifs au
sein de l’administration publique.
C’est ainsi que des réformes ont été entreprises dans tous les secteurs
notamment, la Fonction publique, l’administration territoriale, la gestion
budgétaire avec un accent particulier sur la nécessité de moderniser les outils de
travail grâce aux Technologies de l’information et de la communication (TIC).
Mais force a été de constater que tous ces efforts déployés n’ont eu qu’un
impact mitigé du fait de la faiblesse des capacités des ressources humaines
chargées de conduire les changements souhaités.
En effet, la photographie de l’existant telle qu’elle transparaît à travers
divers rapports fait ressortir pour l’essentiel ce qui suit :
- la gestion des carrières est manuelle et sujette à des manipulations
‐ l’absence de cadres organiques et de plans pluriannuels de recrutement
ne permet pas d’identifier les besoins réels en personnel et de recruter
les profils requis ;
‐ le système de rémunération est archaïque et peu transparent ;
‐ le mécanisme de motivation est inadapté et le système de sanction peu
efficace ;
‐ le processus de dotation des hauts emplois techniques est subjectif.
La promotion des cadres ne se fonde pas sur la compétence et la
performance à cause de l’inexistence d’un système d’évaluation transparent et
objectif. Il en résulte donc pour le Ministère du Travail et de la Fonction
publique qui a en charge la définition et la mise en œuvre de la politique de
l’Etat en matière du Travail et de la Fonction Publique, d’importants défis à
relever.
Par ailleurs, il importe de préciser qu’en tant que ministère transversal, le

MTFP doit appuyer tous les autres ministères sectoriels, les institutions de
l’Etat ainsi que les collectivités locales en vue d’une gestion prévisionnelle de
leurs ressources humaines.
De même, la Gestion Axée sur les Résultats (GAR) qui est déjà une réalité
en matière de gestion budgétaire, ne peut produire tous ses effets que si elle est
également intégrée à la gestion des ressources humaines en vue d’une
adéquation entre les missions et les moyens humains.
Face à ces enjeux, la rationalisation de la gestion des ressources humaines
demeure la seule option pour permettre au MTFP de répondre aux exigences
croissantes et multiformes d’une administration publique en pleine mutation.
2. But et objectifs de la mission
Le but de la présente mission est de renforcer les capacités au plan
institutionnel et organisationnel du MTFP afin qu’il soit en mesure de s’adapter
de façon permanente à l’environnement national caractérisé par des réformes
structurelles dans tous les secteurs de l’activité administrative.
L’objectif général de l’audit organisationnel et institutionnel du MTFP est
d’identifier les diverses difficultés et faiblesses qui entravent son bon
fonctionnement et de proposer les mesures nécessaires d’ordre institutionnel et
organisationnel pour que le MTFP puisse faire face à long terme à ses
responsabilités dans un contexte marqué par la déconcentration et la
décentralisation.
De façon spécifique, il s’agira de :
• analyser les principaux objectifs du ministère et proposer des
améliorations et des critères de suivi en rapport avec les attentes des
usagers ;
• proposer une organisation des structures du ministère en tenant compte
des objectifs ci-dessus définis ;
• examiner la mission de chaque direction et son organigramme interne ;
• analyser les procédures de gestion interne du ministère et au niveau de ses
principales directions et structures sous tutelle ;
• identifier et analyser les contraintes liées à la gestion des ressources
humaines par la méthode GAR
• identifier les moyens matériels et humains nécessaires au bon
fonctionnement de chaque structure ;
• mettre en place un système interne d’informations administratives du
ministère ;

• proposer des mesures nécessaires d’ordre institutionnel et organisationnel
pour accroître la performance du MTFP et faire de la fonction publique
béninoise une fonction publique de développement.
3. Contenu des prestations attendues du consultant
Le consultant devra de façon spécifique :
1. procéder à une analyse critique de toutes les réflexions et mutations
institutionnelles et organisationnelles qui ont eu lieu depuis la tenue des Etats
Généraux de la Fonction Publique jusqu’à la mise en œuvre des différents
programmes y relatifs et les réformes en matière de Travail et Sécurité
Sociale afin de dégager des conditions de mise en œuvre consensuelles et
applicables ;
2. évaluer le personnel cadre actuel au regard du poste occupé en lien avec les
arrêtés ministériels, le taux d’occupation de ces postes pour toutes les
structures du ministère et le besoin de redéploiement ;
3. évaluer la logistique, les conditions et le cadre de travail du personnel ;
4. définir la méthode la mieux adaptée que devra suivre la procédure de
validation des conclusions retenues dont la réussite est une condition à la
poursuite de l’étude ;
5. revoir et redéfinir les missions dévolues aux directions,
6. revoir les tâches des postes au regard des descriptions déjà réalisées (Agent
Permanent de l’Etat, Hauts Emplois Publics), le nombre et les profils du
personnel recommandé ;
7. établir le mode organisationnel le plus à même de permettre un
fonctionnement correct du ministère en se focalisant sur les relations à établir
entre directions départementales et services centraux d’une part et entre le
MTFP, les autres ministères, les communes et le secteur privé d’autre part.
Dans ce cadre, des scénari/hypothèses sur le renforcement des capacités
institutionnelles et organisationnelles du MTFP seront proposés et serviront
de bases de discussion ;
8. proposer une démarche d’introduction de la GAR appliquée à la gestion des
ressources humaines
9. proposer un manuel de procédures de gestion administrative et
informationnelle du MTFP adapté au contexte institutionnel du pays et
proposer pour le personnel du MTFP identifié, des plans de formation devant
permettre d’atteindre l’efficacité au MTFP ;

10. définir le système d’information (reporting) et de suivi/évaluation, les
indicateurs de performance du MTFP et de ses principales directions ;
11. définir le système de contrôle interne ;
12. préparer l’ensemble des textes nécessaires à la formalisation des décisions
issues de la validation.
4. Méthodologie
La démarche méthodologique de l’étude sera l’approche participative
basée sur la concertation, les échanges et la recherche de consensus. Elle
associera le personnel des directions centrales et déconcentrées du MTFP, les
directions clés des ministères sectoriels et impliquera le secteur privé.
L’étude se déroulera en deux grandes phases : la phase de diagnostic
organisationnel et institutionnel ou phase 1 et la phase de propositions ou phase
2. Chaque phase sera sanctionnée par des rapports d’étapes.
5. Qualifications requises
Les prestations seront confiées à un bureau d’études ayant un minimum
de quinze ( 15 ) ans d’expériences avérées dans la conduite des missions
d’audit organisationnel et institutionnel des administrations publiques et
une bonne maîtrise des nouvelles méthodes de management notamment la
Gestion Axée sur les Résultats. Le Consultant mobilisera une équipe d’experts
internationaux et nationaux composée d’au moins :
- un (1) Spécialiste en organisation et gestion d’Administration publique
et si possible en organisation de Département Ministériel ;
- Un (1) Spécialiste dans le domaine du travail ;
- Un (1) Expert spécialiste en gestion des ressources humaines
Ces experts doivent être détenteurs d’un diplôme universitaire de niveau
BAC + 5 au moins. Ils doivent justifier d’un minimum de 10 ans d’expériences
dans les domaines d’expertise sus cités et une bonne maîtrise de la Gestion Axée
sur les Résultats (GAR).
Le bureau d’étude pourra s’associer toute autre expertise ponctuelle qu’il
jugera nécessaire pour mener à bien cette mission.
Tout bureau d’études étranger qui désire soumettre une offre devra
s’associer à un bureau d’études local ayant une expertise dans le domaine

concerné.
La connaissance en organisation administrative et technique, en
organisation du travail et en gestion des ressources humaines serait un atout pour
chacun des candidats potentiels. Ils devront être capables de dresser un
diagnostic de la gestion des affaires administratives et techniques du MTFP, être
en mesure d’évaluer les éléments relatifs à la gestion des politiques et
programmes du MTFP et être en mesure d’évaluer les éléments relatifs à la
gestion des ressources humaines et financières du MTFP.
L’équipe devra être en mesure de s’adapter au contexte de la
déconcentration et de la décentralisation en place au Bénin. Les domaines
d’intervention étant ceux du Travail et de la Fonction Publique, il est souhaitable
qu’au moins un des membres de l’équipe soit un expert en la matière.
Les consultants devront être en mesure de proposer des solutions
novatrices pour ce qui a trait au renforcement des capacités institutionnelles et
organisationnelles du MTFP et ce à travers un programme pluriannuel
d’investissements pour satisfaire les besoins en la matière.
L’expert international devra avoir une expérience éprouvée dans le
domaine objet de l’étude et si possible dans des pays en développement et plus
précisément en Afrique francophone.
Il est à noter que les consultants travailleront en équipe ; les documents
produits devront être marqués de leur sceau.
6. Documents à rendre
Rapport n° 1 accompagné d’une note de synthèse : ce rapport sanctionne la
phase 1 et comprend :
• l’analyse des textes et du contexte ;
• le diagnostic organisationnel et institutionnel du MTFP.
• les scénari/hypothèses et les grandes orientations concernant les objectifs
du MTFP et un organigramme répondant au mieux aux missions et aux
besoins de renforcement de ses capacités
Ce rapport fera l’objet d’un atelier de validation. Il sera finalisé à l’issue de
cet atelier.
Rapport n° 2 : ce rapport sanctionne les prestations de la deuxième phase et
comprend :

• les projets de texte tant au niveau central qu’au niveau des directions
déconcentrées ;
• les organigrammes (ministère, directions, directions départementales) ;
• la révision de la description des profils de postes-clés ;
• les manuels de procédures ;
• le système d’informations et d’évaluation internes ;
• le guide de l’usager ;
• le plan de formation relatif aux changements organisationnels et
institutionnels proposés ;
• les cadres organiques du MTFP et de ses Directions ;
• le programme pluriannuel d’investissement en renforcement de
capacités qui comprend les propositions d’études spécifiques
éventuelles nécessaires à réaliser, les infrastructures et équipements et
d’autres outils de travail ;
Ce rapport fera l’objet d’un atelier de restitution et de validation.
Rapport n° 3 : Rapport de synthèse. Il comprend les conclusions de l’étude et
les recommandations pour la mise en œuvre.
Les rapports provisoires seront fournis en dix (10) exemplaires et les
rapports définitifs en trente (30) exemplaires sur papier et copie sur support
magnétique.
Le rapport définitif sera fourni en trente (30) exemplaires sur papier et une
(01) copie sur CD ROM. Ce rapport interviendra après prise en compte des
observations fournies par le MTFP et provenant de tous les acteurs et atelier de
validation.
7. Durée du mandat
La durée de la mission est de quatre (04) mois calendaires y compris les
délais d’approbation des rapports.
De plus, il est estimé que cette mission exigera environ quatre (04)
hommes- mois dont deux (02) hommes- mois d’experts internationaux.
8. Coordination et suivi de l’étude
Le suivi de l’étude sera assuré par un comité de coordination mis en place
au niveau du MTFP et dirigé par le Secrétariat Général du Ministère. Le Cabinet
du ministère sera chargé d’apporter une contribution et de valider les différents
rapports à travers des ateliers de restitution.
Le consultant pourra s’adresser à tout moment au Secrétariat Général du
Ministère et à la Direction de la Programmation et de la Prospective pour obtenir

les dossiers et informations nécessaires