ARCHIVAGE DES DOSSIERS PATIENTS (archives ... - Ascodocpsy

Le stockage et l’enregistrement
Transfert du versement
Le service versant (ou le service d’archives, si vous voulez contrôler les jours d’arrivée et éviter
les dépôts sauvages) appelle le service qui se charge du déménagement physique des archives
dans votre établissement pour faire transférer les boites aux archives centralisées. Le service
versant prévient l’archiviste de la date prévue.
Enregistrement du versement
A l’arrivée des boites aux archives, un emplacement est attribué au versement dans le local
d’archives (ou placé en salle de pré-archivage pour ceux qui fonctionne avec une salle de tri).
Le champ « emplacement » du bordereau est alors complété.
L’archiviste complète alors la première page du bordereau de versement et la saisit dans la
base de données éventuellement. Elle complète le registre d’entrée des versements s’il existe.
Rangement
Les articles sont mis en place dans les magasins d’archives à l’emplacement prévu.
Le bordereau est ensuite classé par le service d’archives et par le service versant qui doit
garder une collection de l’ensemble de ses bordereaux à toutes fins de communication.
Demande de dossier aux archives centralisées
Le service d’archives met à disposition les archives à la demande des services propriétaires. Si une
personne doit consulter les archives d’un autre service, elle le fait par l’intermédiaire du médecin
responsable de la dernière prise en charge sauf s’il s’agit d’une réadmission. Dans ce cas, le dossier
est communicable à tout secteur ou unité afin de permettre la continuité des soins et la qualité de la
prise en charge.
Toute consultation d’archives doit OBLIGATOIREMENT passer par l’archiviste pour optimiser les
circuits de prêts. L’accès du local d’archives n’est autorisé qu’à cette personne. La consultation se fait
toujours au niveau de la boite d’archives. La consultation se fait toujours au niveau de l’ensemble du
dossier. Il n’est pas possible d’emprunter une partie d’un dossier mais le dossier complet.
Si un patient dispose de plusieurs dossiers archivés (consultations, hospitalisation, etc.), l’archivistes
en informe le demandeur pour connaître la ou les partie(s) du dossier qu’il désire emprunter.
Demande de dossier
Prise de contact avec le service archives
La demande de consultation se fait par téléphone ou messagerie à l’archiviste (tél) de X h à X h en
précisant :
Obligatoire
Facultatif
NOM Prénom
NOM de Jeune Fille
Année de sortie
Date de naissance
Secteur de dernière prise en charge
N° de versement (si connu, pour les
Réadmission du patient (sans retour du dossiers archivés récemment)
dossier) ou consultation simple (avec retour du
dossier aux archives)
En cas d’informatisation, cette demande peut se faire sous forme de formulaire-type qui permet à
l’archiviste d’imprimer la fiche signalétique et le fantôme sans ressaisir les éléments d’identification du
dossier.
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Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procédures
Février 2008