ARCHIVAGE DES DOSSIERS PATIENTS (archives ... - Ascodocpsy

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Logigramme du circuit du dossier ÂGE DES ARCHIVES ARCHIVAGE ACTIONS RESPONSABILITES Création et alimentation du dossier Dossiers courants Classement dans le service Service de soins Dossiers de patients sortis ou non alimentés depuis au moins 1 an en document ? oui Transfert au secrétariat pour archivage intermédiaire ou dans le local intermédiaire du service (ambulatoire) Dossiers intermédiaires Archivage des dossiers en stockage intermédiaire Dossiers de patients non revus depuis plus de 5 ans ? Secrétariats Archives définitives oui Versement des Oui dossiers aux archives centralisées Archiviste Ascodocpsy 4/9 Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procédures Février 2008
Versement des dossiers aux archives centralisées La conservation des dossiers est confiée au service d’archives au terme du délai de conservation intermédiaire. La préparation Prise de contact avec le service d’archives Prendre contact avec la personne chargée des archives pour l’attribution du numéro de versement. Explication de l’organisation mise en place dans votre établissement. Toilettage du dossier Si vous faites toiletter un dossier précis et réglementé, expliquer les règles : quand le faire (sortie du patient, changement de médecin référent, décès, …) ; comment procède, comment détruire de manière sécurisée ; etc.) Classement et conditionnement - Classement et organisation des différentes parties du dossier en suivant les règles du protocole de tenue du dossier papier ; - Il est impératif de bien séparer les notes et informations recueillies auprès des tiers ou les concernant qui ne seront pas consultables par le patient ou ses ayants-droits en cas de communication du dossier ; - Conditionnement déjà effectué dans des boites d’archives portant déjà des mentions depuis l’archivage intermédiaire. Ajouter le numéro du versement attribué par l’archiviste ; - Regrouper au maximum les dossiers pour remplir les boites et en réduire le nombre. Si un patient possède plusieurs dossiers, veiller à les regrouper dans une même boite. Rédaction du bordereau de versement Le bordereau de versement est une fiche descriptive de l’ensemble des boîtes versées en même Le bordereau de versement est une fiche descriptive de l’ensemble des boites versées en même temps. Le bordereau est en partie établi par le service versant. Il comporte deux parties (prévoir un lien hypertexte si la fiche est transmise par voie informatique). La prise en charge par le service d’archives Vérification du bordereau par le service archives Le bordereau de versement fait l’objet d’une vérification par l’archiviste. Elle peut déboucher sur la révision du bordereau si celui-ci est incomplet ou non conforme. Validation définitive du bordereau Elle est réalisée lors de la signature par le responsable du versement ainsi que par le service d’archives. Le bordereau de versement est reproduit sur papier en 2 ou 3 exemplaires : - un exemplaire pour le service ; - un ou deux originaux signés pour le service d’archives (un classé par ordre d’arrivée chronologique ou numéro de versement et un classé par service). Les services d’archives informatisés peuvent parfois fonctionner avec un seul classement de bordereau de versement (classement chronologique, par n° de versement ou par service selon les pratiques). Ascodocpsy 5/9 Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procédures Février 2008
Page 1 and 2: Guide des archives hospitalières V
Page 3: Responsabilités Des services (tout
Page 7 and 8: Enregistrement de la demande Toute
Page 9: Transfert ou prêt de dossier entre

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