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ARCHIVAGE DES DOSSIERS PATIENTS (archives ... - Ascodocpsy

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Principes de gestion documentaire et organisation générale<br />

Terminologie<br />

Dossiers courants<br />

Sont appelés « courants » les dossiers des patients actuellement en cours de prise en charge<br />

par le service de soins. Ces documents sont conservés dans les services de soins et/ou dans<br />

les secrétariats médicaux. Dans le cas où deux dossiers sont créés pour une même<br />

hospitalisation, le secrétariat médical devra les réunir au moment de l’archivage des dossiers<br />

intermédiaires.<br />

Dossiers intermédiaires<br />

Sont considérés comme « intermédiaires » :<br />

- pour l’hospitalisation temps plein ou temps partiel : les dossiers des patients sortis depuis<br />

moins de 5 ans. Ces dossiers sont conservés au secrétariat du service.<br />

- pour l’activité ambulatoire : les dossiers des patients dont la prise en charge est terminée<br />

(« sortis ») ou non alimentés de nouvelles pièces depuis au moins un an (prise en charge<br />

probablement abandonnée). Ces dossiers sont conservés dans un local de la structure pendant<br />

5 ans au total.<br />

Dossiers définitifs<br />

Sont considérés comme « définitifs » les dossiers de patients sortis de prise en charge (ou de la<br />

file active) depuis plus de 5 ans. Ces dossiers sont conservés aux <strong>archives</strong> centralisées du<br />

centre hospitalier de XXX (localisation de l’endroit si nécessaire).<br />

Principes d’organisation générale<br />

Classement<br />

Les dossiers de patients sont rangés en regroupant toutes les parties du dossier (médicale,<br />

infirmière, sociale, psychologue et autres). Le décret 2002-637 du 29 avril 2002 fixe le contenu<br />

minimum du dossier médical.<br />

Le classement des dossiers dans les secrétariats médicaux doit être simple de manière à y<br />

trouver le dossier même en l’absence des secrétaires.<br />

A chacun de mettre ici les conseils de classement permettant d’assurer une bonne gestion<br />

courante du secrétariat et une préparation de l’archivage pour éviter une refonte totale du<br />

classement.<br />

Stockage intermédiaire<br />

Selon une périodicité étudiée avec les services, ceux-ci doivent organiser un stockage<br />

intermédiaire (parfois, les problèmes de locaux obligent certains établissements à centraliser<br />

tout de suite leur dossier sans faire de stockage intermédiaire mais ces exceptions sont à<br />

étudier avec l’archiviste).<br />

Expliquer ici les modalités de classement et de stockage intermédiaire dans votre établissement<br />

(conditionnement, type de classement, inscription sur les boites, durée de stockage<br />

intermédiaire étroitement liée avec votre définition énoncée plus haut d’un dossier<br />

intermédiaire). Les modes de classement et stockage peuvent être découpés en différenciant le<br />

mode d’hospitalisation (hospitalisation complète et incomplète, ambulatoire) ou les secteurs (si<br />

les modes de classement sont différents suivants les secteurs).<br />

Archivage<br />

Après la durée de conservation intermédiaire fixée écoulée, les dossiers de patients peuvent<br />

être versés aux <strong>archives</strong> centralisées de l’établissement (voir plus loin le paragraphe sur le<br />

versement).<br />

<strong>Ascodocpsy</strong> 2/9<br />

Guide des <strong>archives</strong> hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procédures<br />

Février 2008

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