ARCHIVAGE DES DOSSIERS PATIENTS (archives ... - Ascodocpsy
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Principes de gestion documentaire et organisation générale<br />
Terminologie<br />
Dossiers courants<br />
Sont appelés « courants » les dossiers des patients actuellement en cours de prise en charge<br />
par le service de soins. Ces documents sont conservés dans les services de soins et/ou dans<br />
les secrétariats médicaux. Dans le cas où deux dossiers sont créés pour une même<br />
hospitalisation, le secrétariat médical devra les réunir au moment de l’archivage des dossiers<br />
intermédiaires.<br />
Dossiers intermédiaires<br />
Sont considérés comme « intermédiaires » :<br />
- pour l’hospitalisation temps plein ou temps partiel : les dossiers des patients sortis depuis<br />
moins de 5 ans. Ces dossiers sont conservés au secrétariat du service.<br />
- pour l’activité ambulatoire : les dossiers des patients dont la prise en charge est terminée<br />
(« sortis ») ou non alimentés de nouvelles pièces depuis au moins un an (prise en charge<br />
probablement abandonnée). Ces dossiers sont conservés dans un local de la structure pendant<br />
5 ans au total.<br />
Dossiers définitifs<br />
Sont considérés comme « définitifs » les dossiers de patients sortis de prise en charge (ou de la<br />
file active) depuis plus de 5 ans. Ces dossiers sont conservés aux <strong>archives</strong> centralisées du<br />
centre hospitalier de XXX (localisation de l’endroit si nécessaire).<br />
Principes d’organisation générale<br />
Classement<br />
Les dossiers de patients sont rangés en regroupant toutes les parties du dossier (médicale,<br />
infirmière, sociale, psychologue et autres). Le décret 2002-637 du 29 avril 2002 fixe le contenu<br />
minimum du dossier médical.<br />
Le classement des dossiers dans les secrétariats médicaux doit être simple de manière à y<br />
trouver le dossier même en l’absence des secrétaires.<br />
A chacun de mettre ici les conseils de classement permettant d’assurer une bonne gestion<br />
courante du secrétariat et une préparation de l’archivage pour éviter une refonte totale du<br />
classement.<br />
Stockage intermédiaire<br />
Selon une périodicité étudiée avec les services, ceux-ci doivent organiser un stockage<br />
intermédiaire (parfois, les problèmes de locaux obligent certains établissements à centraliser<br />
tout de suite leur dossier sans faire de stockage intermédiaire mais ces exceptions sont à<br />
étudier avec l’archiviste).<br />
Expliquer ici les modalités de classement et de stockage intermédiaire dans votre établissement<br />
(conditionnement, type de classement, inscription sur les boites, durée de stockage<br />
intermédiaire étroitement liée avec votre définition énoncée plus haut d’un dossier<br />
intermédiaire). Les modes de classement et stockage peuvent être découpés en différenciant le<br />
mode d’hospitalisation (hospitalisation complète et incomplète, ambulatoire) ou les secteurs (si<br />
les modes de classement sont différents suivants les secteurs).<br />
Archivage<br />
Après la durée de conservation intermédiaire fixée écoulée, les dossiers de patients peuvent<br />
être versés aux <strong>archives</strong> centralisées de l’établissement (voir plus loin le paragraphe sur le<br />
versement).<br />
<strong>Ascodocpsy</strong> 2/9<br />
Guide des <strong>archives</strong> hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procédures<br />
Février 2008