Laboratoire de recherche en virologie médicale - Institut Louis ...

La documentation
1 - Les abonnements
En 2006, l’ILM a souscrit un abonnement à 35 revues scientifiques, informatiques et juridiques, pour
un montant de 1,6 million Fcfp. Pour 2007, une réflexion menée en concertation avec les cadres de
l’Institut a conduit à réajuster la liste des abonnements afin de cibler plus précisément les besoins.
Par ailleurs, les abonnements online ont été privilégiés. L’accès aux sites internet des éditeurs offre
en effet un double avantage aux utilisateurs :
une consultation rapide, dès la parution du périodique : soit un gain de temps appréciable si
l’on considère les délais d’acheminement, parfois très longs, des revues en format papier ;
une consultation facilitée car possible depuis le poste de travail des utilisateurs et non plus
exclusivement au Centre de documentation.
En raison de son coût élevé ce mode d’abonnement n’a cependant pu être généralisé. Pour l’année
2007, sur un total de 29 abonnements, on compte 7 abonnements online. D’autres titres pourront y
être ajoutés dans l’avenir.
2 – Les acquisitions de documents
En complément des abonnements, les personnels de l’ILM ont à leur disposition un service d’achat
d’articles. Le Centre de documentation est en relation de longue date avec l’Institut de
l’information scientifique et technique (INIST), dépendant du Centre national de la recherche
scientifique (CNRS), lequel possède un large fonds documentaire scientifique et est en relation avec
un important réseau de bibliothèques à travers le monde.
Les commandes transmises par internet sont renvoyées au Centre de documentation via le logiciel
Ariel de livraison électronique de documents. Ce mode de fonctionnement a permis de réduire les
délais de réception jusqu’à 24 heures dans le cas où les documents sont disponibles dans le fonds de
l’INIST (archives numérisées depuis l’année 1990). Dans le cas contraire, les copies d’articles sont
expédiées par voie postale.
Parallèlement, en 2006, l’ILM a signé un contrat avec les Editions Elsevier afin d’obtenir un accès au
site ScienceDirect permettant de consulter, imprimer, télécharger les articles des revues éditées
par Elsevier, de créer une alerte personnalisée sur les nouvelles publications, de sauvegarder les
recherches bibliographiques… Ce service proposé récemment par les Editions Elsevier semble
apprécié des scientifiques de l’Institut.
S’agissant des ouvrages, une quarantaine d’acquisitions seulement ont été recensées en 2006. Le
vieillissement du fonds bibliographique nécessitera dans l’avenir une réflexion sur une véritable
politique d’achat.
3 - La gestion électronique des documents
Au mois de juillet, un comité de pilotage du projet de gestion électronique de documents s’est
constitué, réunissant cinq membres représentant l’ensemble des entités de l’ILM, parmi lesquels le
chef du Centre de documentation.
Le projet de GED a pour objectif de rationaliser l’enregistrement, l’indexation, l’archivage des
documents et de permettre une recherche et une diffusion efficaces de l’information.
La priorité a été donnée aux documents entrant à l’ILM. Les circuits de circulation de l’information
ont été identifiés. Un cahier des charges sera rédigé par le responsable qualité et le responsable
informatique.
Institut Louis Malardé – Rapport annuel 2006 26