Soleo 27 - Agence Europe-Education-Formation France

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Soleo DANS LES COULISSES DE L'AGENCE NATIONALE OOM Le contrôle DES PROJETS Pour ses lecteurs, Soleo poursuit son travail d’explication de la gestion des projets européens pour laquelle œuvrent, à l’Agence nationale, 40 collaborateurs. Dans ce numéro, Soleo a choisi d’exposer un sujet qui peut paraître ingrat, le contrôle des projets, mais qui, en réalité, s’avère être un instrument de rapprochement de l’Agence avec ses interlocuteurs sur le terrain, tout autant qu’un instrument d’évaluation fi nancière et qualitative. CComme toute utilisation de deniers publics, celle des fonds européens par les bénéfi ciaires du programme EFTL V fait l’objet de contrôles financiers, qualitatifs et procéduraux requis par la Commission européenne et strictement encadrés. LE CONTRÔLE DE LA BONNE UTILISATION DES FONDS ET LE PRINCIPE D’ÉQUITÉ DES BÉNÉ- FICIAIRES Le principe qui prévaut est celui de l’équité des bénéficiaires : mêmes règles d’utilisation par tous des fonds européens dédiés au programme EFTLV. Dans ce cadre, toutes les actions sans exception doivent être passées au crible des contrôles et nul ne saurait y échapper sous peine de manquement à la réglementation européenne en vigueur. Les dossiers soumis à vérifi cation sont sélectionnés par l’Agence et répartis en quatre catégories : - le contrôle in situ en cours de réalisation de projet, - le contrôle approfondi sur pièces après réalisation, - l’audit in situ financier, - l’audit in situ de système et financier. Ces divers modes opératoires visent à recueillir l’assurance d’une saine gestion des projets européens, d’un triple point de vue fi nancier, qualitatif et procédural. LE CONTRÔLE FINANCIER DE L’UTILISATION DES FONDS Tandis que le travail inhérent au contrôle approfondi s’effectue au vu des pièces prouvant la réalisation effective du projet et des mobilités y afférant, certaines actions telles Erasmus et Leonardo T ransfert d’Innovation donnent lieu à audit financier in situ : dans ce cas, c’est au sein de l’établissement qu’a lieu le contrôle de toutes les pièces du dossier. L’APPRÉCIATION QUALITATIVE Mais le contrôle des projets n’est pas exclusivement financier, loin s’en faut. C’est ainsi que l’évaluation qualitative peut avoir lieu sous forme d’une visite aux porteurs de projet au sein même de leur établissement et pendant la réalisation du projet. Basées sur des entretiens, ces visites sont destinées à s’assurer du bon déroulement du projet, et s’inscrivent dans une démarche pédagogique et de conseil. 14
DANS LES COULISSES Soleo L’évaluation qualitative peut aussi s’inscrire dans le cadre d’un contrôle approfondi sur pièces, la vérification de l’utilisation de la subvention allant de pair avec l’assurance que le projet a effectivement donné lieu à des travaux pédagogiques et une réalisation finale de qualité. LE CONTRÔLE DE SYSTÈME ET DE PROCÉDURES Enfin, l’audit de système, sous forme de visite in situ avec entretien avec les acteurs du projet est réservé aux établissements d’enseignement supérieur dans le cadre d’Erasmus, ainsi qu’aux organismes porteurs de projet Leonardo Transfert d’Innovation. Il vise à situer l’établissement dans son contexte, à évaluer les procédures en vigueur ainsi que la gestion du projet, jusque dans son aspect financier. LA PHILOSOPHIE DU CONTRÔLE Que les organismes ou les particuliers bénéficiaires soient occasionnels ou récurrents, la philosophie du contrôle réside dans un souci d’amélioration constante de la gestion des projets, par une démarche pédagogique, et au plus près du terrain. C’est dans cet esprit que les divers contrôles et audits donnent lieu à des recommandations que les porteurs de projet, en mesurant le bienfondé, mettent en œuvre sans délai. On aura compris que, loin d’être une formalité purement réglementaire, les contrôles et audits représentent une occasion et un moment privilégiés pour l’agence de rentrer en contact étroit avec les porteurs de projet, et réciproquement. Principe d'équité - transparence dans la gestion fi nancière, qualité des travaux de coopération et optimisation des procédures – sont les tenants et aboutissants d’une politique qualité qui trouvera sa pleine réalisation dans une coopération et une synergie étroites entre l’Agence et les porteurs de projet Marie-José Biondini Responsable de la Cellule Contrôles primaires Agence Europe-Education-Formation France Marie-Josée Biondini 15
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