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MANDAT Le mandat de l’ombudsman est ici brièvement résumé dans le but d’informer le nouveau lecteur, la description complète de sa tâche se retrouvant à l’annexe 1 du présent rapport. L’ombudsman a pour mandat de recevoir et de traiter les demandes provenant de tous les membres de la communauté de l’École Polytechnique. Son intervention, fondée sur la loi aussi bien que sur l’équité, vise à faire corriger toute injustice ou discrimination. Dans l’exercice de ses fonctions, l’ombudsman peut agir comme intervenante pour traiter des plaintes, comme conseillère pour aider à régler un conflit, comme médiatrice et finalement, comme consultante pour orienter les demandeurs vers les recours appropriés. L’ombudsman peut, dans l’exercice de ses fonctions, faire enquête afin de déterminer le bien fondé d’une plainte. À cette fin, elle a accès à tout document, elle peut interroger toute personne et elle peut obtenir tout renseignement qu’elle juge nécessaire. À la suite de cette enquête, l’ombudsman identifie et propose des solutions, formule, au besoin, des recommandations. Elle peut s’assurer que ses recommandations ont été suivies. En ce qui concerne les membres du personnel, toutes questions sujettes à l’application ou à l’interprétation de conventions collectives ou de protocoles de travail sont exclues de la juridiction de l’ombudsman. Sont également exclues les questions faisant l’objet d’un recours devant les tribunaux et portant sur les mêmes faits que ceux sur lesquels est fondée la demande d’intervention. L’ombudsman jouit d’une indépendance absolue vis-à-vis de la direction de l’École et elle a le devoir d’agir en toute impartialité et l’obligation de maintenir la confidentialité à l’égard des renseignements reçus dans l’exercice de ses fonctions. Elle rend compte de ses activités aux membres du Conseil d’administration de l’École dont elle est la mandataire. Son mandat, qui est d’une durée minimale de deux ans et maximale de cinq ans, est renouvelable une fois. À l’École Polytechnique, il s’agit d’un poste occupé à mi-temps, soit deux jours et demi par semaine. Les membres de la communauté peuvent prendre connaissance des services offerts par l’ombudsman et savoir comment la joindre ou la rencontrer en visitant le site http://www.polymtl.ca/ombudsman. Précisons que ce site est actuellement en révision pour y inclure de nouvelles rubriques d’information. Rapport de l’ombudsman 2003-2004 – Page 10-
PARTIE I – ACTIVITÉS DE L’OMBUDSMAN La présente partie traitera successivement des activités de l’ombudsman à l’intérieur puis à l’extérieur de l’École. En ce qui concerne les activités à l’interne, outre le traitement des demandes, il sera question brièvement des avis sollicités concernant l’application et la modification des règlements et politiques de l’École. À l’externe, il sera question des liens entretenus avec ses collègues des différentes universités au Québec, dans le reste du Canada de même qu’aux États-Unis, en plus des conférences et ateliers auxquels l’ombudsman a assisté sur des matières liées à son champ d’activité. 1. TRAITEMENT DES DEMANDES 1.1 Définition des termes La définition des termes que vous retrouverez dans le présent rapport reprend celle qui apparaît dans le rapport annuel de l’année 2002-2003. Demande Dès qu’une personne s’adresse à l’ombudsman, un dossier est ouvert quel que soit l’objet de la demande ou la nature de l’intervention sollicitée. Consultation Est considérée comme une consultation, toute demande d’information que sollicite une personne pour trouver solution à un problème. Le rôle de l’ombudsman consiste alors à expliquer les recours appropriés avant qu’une plainte formelle ne lui soit adressée. À cette étape, l’ombudsman n’entreprend aucune enquête pour vérifier le bien-fondé des allégations qui lui sont présentées. Plainte non recevable Une plainte est non recevable lorsque le demandeur n’a pas suivi les recours préalables mis à sa disposition avant de recourir à l’ombudsman qui le conseille alors sur les démarches à suivre. Également, une plainte est non recevable si son objet est exclu du mandat de l’ombudsman. Plainte recevable La plainte est considérée recevable lorsque le demandeur a épuisé tous les recours appropriés et que l’objet de sa demande est de la juridiction de l’ombudsman. Plainte non fondée Si après enquête, il s’avère que le demandeur n’a aucune raison valable de porter plainte, celleci, bien que recevable, est alors considérée comme étant non fondée. Rapport de l’ombudsman 2003-2004 – Page 11-
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