ITESOFT.FreeMind Enterprise v2.3 FR - Solutions-as-a-Service

Solution logicielle de dématérialisation
des salles courriers

ITESOFT.FreeMind Enterprise
PORTAIL DE DEMATERIALISATION DES FLUX ENTRANTS : CAPTURE, TRIE
ET DISTRIBUE AUTOMATIQUEMENT TOUS LES COURRIERS ENTRANT DANS L’ENTREPRISE
De l’efficacité du tri et de la distribution du courrier dépendent la réactivité et la qualité du service
fourni par tous les départements de l’entreprise : financier, juridique, achat, ressources humaines,
production, … Ces enjeux sont encore plus cruciaux lorsqu’il s’agit des courriers clients puisque la
rapidité de traitement, la fiabilité de l’aiguillage, la traçabilité des documents et la facilité d’accès
à l’information impactent directement la qualité de la relation clients, le pouvoir de fidélisation et
l’image de l’entreprise.
Dématérialiser et automatiser le traitement des flux entrants pour optimiser l’efficacité
et la productivité de l’entreprise
Pour répondre à ces enjeux, ITESOFT propose la solution ITESOFT.FreeMind Enterprise, dédiée à la
capture, à l’identification et à la distribution automatiques de tous les documents entrants dans l’entreprise.
Courriers, factures, commandes, chèques, contrats, formulaires, candidatures, publicités, … sont
scannérisés dès l’ouverture du courrier, puis identifiés de manière automatique pour définir leurs destinataires.
Chaque collaborateur, chaque service, reçoit ainsi son courrier quotidien dans sa corbeille électronique.
Services Clients,
Ressources Humaines,
Finances, ...
Flux entrants
Emails
Papiers
Dématérialiser >>> Trier >>> Distribuer
Système de
GED/workflow
Solutions d’extraction
automatique des
données
Fax
Système
d’Information
Une architecture Web pour délocaliser les opérations de capture et de vidéo-codage
Pour répondre aux enjeux de décentralisation des entreprises et de facilité de déploiement des applications,
ITESOFT.FreeMind Enterprise propose des modules de scannérisation et de vidéo-codage en mode Web
(via tout navigateur standard).
Une révolution technologique au service de l’amélioration de la performance des
salles courriers
• FreeProcess : palette de technologies de reconnaissance pour assurer l’identification de 100% du
flux entrant. ITESOFT.FreeMind Enterprise utilise plusieurs approches complémentaires de classification
utilisant chacune des propriétés différentes des documents : depuis leur présentation globale, leur
taille, leur(s) identifiant(s), le type de remplissage, jusqu’au contenu contextuel du document. Leur
complémentarité est garante de l’obtention du meilleur niveau de performance et d’automatisation du
processus.
• FreeText Mining : nouvelle technologie de classification automatique des documents non structurés
(courriers libres, contrats, …). FreeText Mining lit l’intégralité des documents, analyse leur contenu et
définit ainsi leur classe d’appartenance.
• FreeText Handwritten : la reconnaissance de l’écriture cursive. ITESOFT.FreeMind Enterprise
reconnaît automatiquement jusqu’au contenu des courriers libres manuscrits afin d’en déterminer
l’objet pour les aiguiller automatiquement (résiliation, insatisfaction, félicitations, …).
• FreeShape : l’identification des documents par reconnaissance de formes.
• FreeText : l’identification des documents par recherche Full-Text d’identifiants dactylographiés.
• FreeDocID : nouvelle technologie dédiée à la classification des documents d’identité (passeport,
carte nationale d’identité, titre de séjour ...)
• FreeSimulate : un outil pour déterminer le meilleur scénario d’enchaînement des technologies
(«voting»). La puissance de l’approche réside tout autant dans la complémentarité des technologies
utilisées que dans leurs scenarii d’enchaînements, adaptables aux caractéristiques du flux documentaire
de chaque client. Cette stratégie permet de faire coopérer toutes les technologies selon des règles
d’enchaînement et des affectations de priorités adaptées, afin de générer le meilleur diagnostic
d’identification.
• Optimise : l’apprentissage automatique des documents. La majorité des technologies d’identification
utilisées fonctionnent en mode apprentissage automatique. Optimise apprend seul les nouveaux
documents sur la seule base d’échantillons d’apprentissage mis à sa disposition.

L’apprentissage des documents : automatique, supervisé et
accessible à l’utilisateur
Un apprentissage automatisé
des documents
Une mise en œuvre simplifiée
Processus d’installation
packagé et autonomie client
pour l’apprentissage des
documents
Optimise
Optimise contient le kit d’outils d’apprentissage automatique FreeLearn, dédié
à l’étape initiale de constitution de la base de connaissances et à son enrichissement.
L’enrichissement est réalisé « off-line », parallèlement à la production pour ne pas ralentir
la distribution du courrier.
L’ergonomie des outils d’apprentissage FreeLearn rend la fonction simple,
intuitive et totalement accessible aux utilisateurs pour assurer l’évolution de leur
plate-forme dans le temps. A titre d’exemple, le paramétrage de la technologie FreeText
Mining est totalement automatisé : il analyse le contexte du document, la récurrence
ou l’absence de mots discriminants et définit automatiquement les mots pertinents. Il
supprime ainsi toute étape d’analyse manuelle préalable.
Une couverture fonctionnelle globale depuis la capture des
documents jusqu’à l’archivage et la circulation électronique
La numérisation des
documents en mode Web
Un portail de capture
intelligent
Capable de trier
automatiquement 100% du
flux de courriers entrants
Une technologie de pointe
Fusion d’approches
innovantes exploitant la forme
et le contenu des documents
Une approche métier
La définition du motif du
pli ou du courrier définit la
liste des destinataires
Un module de vidéo-codage
en mode Web
Une interopérabilité naturelle
avec les systèmes en place
Intégration des données
au Système d’Information
Intégration de l’image au
coeur des processus métier
FreeCapture (Web) ou Capture (client serveur)
Tous les courriers entrants sont capturés au sein d’un processus unique, de
manière centralisée ou décentralisée en fonction des choix d’organisation de l’entreprise.
La numérisation des documents s’effectue en mode Web ou client serveur sur des scanners
ou des périphériques multi-fonctions (MFD : photocopieurs-scanners). Elle s’affranchit de
l’insertion de séparateurs pour éviter une préparation manuelle fastidieuse préalable.
Pour améliorer la lisibilité des images des documents de faible qualité, la technologie
FreePixelize est activée automatiquement. Elle optimise ainsi la performance des
traitements automatiques.
Une signature électronique simple est appliquée. Elle permet de garantir l’intégrité de
l’image tout au long du traitement.
FreeProcess®
Conçu comme une fusion d’approches technologiques, FreeProcess® classe
automatiquement les documents en exploitant toutes leurs caractéristiques de présentation
ou de contenu : FreeShape pour la reconnaissance de forme, FreeText pour la recherche
Full-Text d’identifiants localisés, FreeText Mining pour l’analyse du contenu (text-mining),
FreeText Handwritten pour la recherche d’identifiants manuscrits cursifs ou encore
FreeDocID pour l’identification des documents d’identité (passeport, carte nationale
d’identité, titre de séjour, ...).
La capacité d’identification d’un document par plusieurs technologies permet de multiplier
les chances de succès de l’identification et donc le taux d’automatisation de la distribution
du courrier.
Verify
Une base de connaissance recense tous les types de documents traités par
l’application. L’étape Verify détermine la nature du pli de documents et vérifie sa
complétude. Dès lors, l’affectation automatique du destinataire est réalisée.
Check
Une interface intuitive permet à l’utilisateur d’identifier manuellement un
document non reconnu par l’étape de classification automatique et de le transférer vers
le flux d’apprentissage pour enrichir la base de connaissances. Disponible en mode
Web, le module Check est accessible depuis tout browser Internet, sur tous les sites clients
concernés.
Export
ITESOFT.FreeMind Enterprise distribue les documents numérisés et classifiés
vers les utilisateurs destinataires au travers du système de messagerie de l’entreprise.
Les documents de type factures, commandes, formulaires, chèques et
règlements pourront être pris en charge par les solutions-métier ITESOFT
de Lecture Automatique de Documents, afin d’assurer la reconnaissance
automatique des données et d’alimenter ainsi le Système d’Informations
de l’entreprise.
Lorsque les documents entrants doivent être stockés par une solution de
GED, ils sont pris en charge par la solution ITESOFT.FreeMind for Business
qui en assure l’indexation automatique pour faciliter leur recherche et leur
consultation ultérieures.
ITESOFT.FreeMind Enterprise s’interface avec toute solution GED/Workflow
du marché. Elle bénéficie d’une intégration naturelle avec la solution
ITESOFT.Share.

Les solutions ITESOFT sont utilisées par plus de 600 clients dans le Monde
et traitent automatiquement plus d’1 milliard de documents chaque année.
Parmi eux, les organisations suivantes ont choisi ITESOFT.FreeMind Enterprise :
ADMR 50 • Alten • AMP • ANFA • Apria • April Assurances • B2V • Banque AGF
• Caisse de Congés Payés du Bâtiment (Aquitaine, Côte d’Azur Corse et Région
Parisienne) • Caisse Régionale du Crédit Agricole Brie Picardie • Canton de Vaud •
Card Protection Plan CPP • Carlson Wagonlit Travel • Clearstream • CNETP • Congés
Spectacles • CRAM Nord Picardie • Darva Santé • Debitel • ENIM • FAFSEA • GERAP
• GMF • Groupe Malakoff-Médéric • ING Direct • IRCEM • Laser UK • LCL • London
Ambulance Service • MGEN • MGP • Parnasse MAIF • Raboni • Sécurité Sociale CNPS
• Siemens • SMIP MACIF • Société Générale • Suravenir • UNIPE ...
APRIL Assurances, entité d’APRIL Group, spécialisée dans l’assurance de personnes, a mis
au coeur de son projet d’entreprise la satisfaction de ses 1 000 000 d’assurés. Ainsi, APRIL
Assurances a choisi la solution ITESOFT.FreeMind Enterprise pour automatiser le traitement
des 3 500 documents entrants chaque jour (tous flux entrants : papier, manuscrits et
dactylographiés, fax et emails). Grâce à la reconnaissance et à l’indexation automatiques, le
workflow permet aux 350 collaborateurs de consulter sur leur écran avant 11h, l’ensemble
de leur courrier arrivé. La circulation du papier est supprimée, l’archivage largement facilité,
la productivité accrue et la qualité du service client encore améliorée.
Carlson Wagonlit Travel (CWT), un des leaders mondiaux de la gestion du déplacement
d’affaires, utilise ITESOFT.FreeMind Enterprise pour le tri automatique des différents appels
à propositions (request for proposal) remplis par ses clients. Les 700 000 pages par an
reçues sous forme de pièces jointes associées à des mails (formats .tif, .xls et .txt) sont
automatiquement identifiées, triées et distribuées dans l’entreprise grâce à un couplage
de l’application avec ITESOFT.Share et à une alimentation automatique du SI client.
L’automatisation du processus de capture et tri des propositions clients a permis de multiplier
par quatre la productivité des opérateurs de saisie en divisant également par quatre le temps
de traitement des erreurs.
debitel AG, l’un des principaux opérateurs de téléphonie mobile allemand, utilise
ITESOFT.FreeMind Enterprise pour gérer tous les flux de courrier entrant au sein de son
organisation. debitel reçoit entre 5 000 et 8 000 pages par jour ; elles sont toutes scannées
et converties en images numériques. ITESOFT.FreeMind Enterprise identifie automatiquement
le type de document parmi les 85 catégories possibles et active le workflow approprié afin de
transmettre le document à la personne ou au service adéquat. L’utilisation de cette solution
permet à debitel de réduire par 3 le délai de livraison du courrier et de s’affranchir de
l’archivage papier en ne stockant plus que les versions numériques des documents.
ITESOFT • Siège Social
Parc d’Andron • Le Séquoia
30470 Aimargues • France
Tél : +33 (0)4 66 35 77 00
Fax : +33 (0)4 66 35 77 01
ITESOFT • Paris
Parc d’Affaires SILIC
43 Boulevard des Bouvets
92741 Nanterre Cedex • France
Tél. : +33 (0)1 55 91 98 98
Fax : +33 (0)1 55 91 99 10
ITESOFT UK Ltd
A3 Endeavour Place
Coxbridge Business Park
Farnham • Surrey • GU10 5EH
United Kingdom
Tél. : +44 (0)1252 741500
Fax : +44 (0)1252 741515
ITESOFT Deutschland GmbH
Frankenstraße 5
20097 Hamburg
Deutschland
Tél. : +49 (0)40 22 74 51 -0
Fax : +49 (0)40 22 74 51 11
ITESOFT.FreeMind Enterprise est une solution-métier basée sur la plate-forme
technologique ITESOFT.FreeMind. Toutes les solutions ITESOFT.FreeMind et
ITESOFT.Share de l’offre ITESOFT sont totalement inter-opérables et
communicantes au travers de Web Services. Elles bénéficient d’outils communs
de supervision et d’administration contribuant à l’homogénéité de gestion
automatique des différents processus au sein d’une entreprise.
Les solutions ITESOFT sont aussi intégrées avec les logiciels et solutions :
Coffre-fort électronique :
CDC Arkhinéo • TrustMission …
CRM : JD Contact • PeopleSoft • Siebel …
E-settlement : Alsyon Technologies
EAI-EDI-EIPP : Adobe • Axway • b-process • Deskom • Experian
Generix Group • TrustMission …
ERP et : Agresso • ARES (Arcole) • Cegid Group • Coda
logiciels de gestion métier Deal Informatique • Infor (Anael, SSA Global) • Microsoft
Oracle (JD Edwards, PeopleSoft) • Performis • Qualiac
SAP® • Schilling • Sigma (Lineal Informatique) • Soltim
Sylogis ...
GED, BPM et workflow : Adobe • Docubase • Easy Software • EverTeam • FileNet
Global 360 • IBM Content Manager • Imnet • Open Text
(Hummingbird) • Oracle (Stellent) • W4 …
© ITESOFT • ITESOFT.FreeMind Enterprise v.2.3 • 08/2008 • v.1.0 • FR
ITESOFT, FreeMind, FreeProcess, FreeCapture, FreeLearn, FreePixelize, Easymatch are registered trademarks of
ITESOFT. Oracle, PeopleSoft, JD Edwards and Retek are registered trademarks of Oracle Corporation and/or its
affiliates. SAP®, SAP® R/3®, mySAP Business Suite, SAP® R/3® Enterprise, SAP ArchiveLink®, ABAP, BAPI®
are the trademarks or registered trademarks of SAP AG in Germany and in several other countries. All other brands,
product names and company names, registered trademarks or not, are the property of their respective holders.
www.itesoft.fr
itesoft@itesoft.com