appel d'offre - Office de Tourisme de Montpellier

APPEL D’OFFRE COMMUNICATION
DE L’OFFICE DE TOURISME DE MONTPELLIER 2013/2014/2015
Communication visuelle globale, déclinaison sur l’ensemble des outils et cartographie
A -­‐ ORGANISME CONCERNÉ
OFFICE DE TOURISME DE MONTPELLIER
30 allée Jean de Lattre de Tassigny -­‐ 34000 MONTPELLIER
tél. 04 67 60 60 60 – fax. 04 67 60 60 61
contact@ot-­‐montpellier.fr – www.ot-­‐montpellier.fr
B -­‐ OBJET DE LA CONSULTATION ET DURÉE
Le prestataire sera chargé de concevoir la communication visuelle de l’Office de Tourisme de
Montpellier et ses déclinaisons, en accord avec la charte graphique et la marque Montpellier Now, pour
une durée totale de 3 ans (2013, 2014, 2015), renouvelable annuellement par tacite reconduction.
La prestation intellectuelle porte sur :
•la proposition d’un axe de communication ;
•les déclinaisons graphiques et rédactionnelles pour tous types de supports, sous forme de maquettes ;
•le suivi de réalisation, le contrôle de la qualité, la coordination des différentes phases techniques dans le
cas d’une prestation intégrale.
L’Office de Tourisme de Montpellier confie la conception de ses supports d’information et de
communication à un prestataire extérieur sans exclusivité. Il se réserve la possibilité de confier à des
prestataires de son choix la réalisation d’actions ponctuelles ou de phases spécifiques à la réalisation de
certains travaux.
La consultation porte sur 2 lots distincts. Le prestataire peut répondre à tout ou partie des lots.
Lot 1 : Définition d’un axe de communication et ses déclinaisons graphiques pour tous types de support
publicitaires (annonces, bannières web…) ou informatifs (dépliants et brochures, sites Internet de l’office
de tourisme) : définition des formats, maquette/contenu, visuels, charte graphique, réflexion quant à la
déclinaison des supports en fonction des marchés. Réalisation/exécution des supports cités dans le
présent cahier des charges.
Lot 2 : Cartographie touristique de la ville de Montpellier
Chaque prestation fera l’objet d’un bon de commande au fur et à mesure des besoins. Les devis
préciseront :
•la nature et la description des prestations à réaliser
•les délais d’exécution (date de début et de fin)
•le montant de la prestation
À noter que toutes les sources d’éléments graphiques utilisés devront être cédés libres de droit à l’Office
de Tourisme de Montpellier.
Office de Tourisme de Montpellier – 17 octobre 2012
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C -­‐ CONTEXTE, OBJECTIFS, CIBLES & CONTRAINTES
1 -­‐ Montpellier Now, la marque de Montpellier
En 2010, l’Office de Tourisme a fait le choix de la marque Montpellier Now ! : une nouvelle impulsion
pour différencier la ville des autres destinations urbaines de France, pour devenir une ville repérée et
choisie pour ses éléments de différence.
Montpellier incarne la ville moderne, dynamique, conviviale, jeune, servie qui plus est par l’attrait
exceptionnel de son climat et de sa situation géographique. Montpellier est une ville en perpétuel
mouvement où il se passe toujours quelque chose, où il se crée toujours quelque chose ; c’est sur ces
bases que s’appuie la communication touristique Montpellier Now !
À travers cette communication, il s’agit d’entretenir l’image de modernité et de jeunesse de Montpellier.
Il s’agit de s’écarter du registre de l’argumentaire pour celui de l’évidence pour démontrer que le choix de
la destination Montpellier tient d’une attractivité générale de la ville qui s’impose aux yeux et aux désirs
de tous : Montpellier est la destination idéale pour son temps libre et se faire plaisir.
Montpellier Now ! fonctionne comme une bannière pour exprimer, pour rassembler, pour attirer. C’est la
traduction des points forts de la destination dans une promesse unique : une ville dans le sud de la
France, sur la Méditerranée, capitale de sa région, active et foisonnante. Un patrimoine historique et
architectural enviable. Des possibilités de détente et de découverte nombreuses. Un art de vivre palpable,
un ensoleillement généreux. Une destination à vivre maintenant !
Montpellier Now, une marque pour Montpellier
Montpellier Now ! C’est un cri du cœur : une formule courte, perceptible partout et par tous, une
expression nerveuse, énergique, hyper dynamique ; l’expression ouvertement impatiente de la jeunesse;
un présent, une immédiateté qui projettent la ville dans le futur.
Une charte graphique et visuelle
Des éléments immuables propres à la charte graphique Montpellier Now !
•Le logo, avec ses différents composants
•Le Now, fait écho à la détermination de Montpellier Now ! À toutes ces questions, et à ses envies qui
envahissent cet être humain, une seule et même réponse, un seul cri du cœur : Montpellier Now !
•5 bandes colorées, symbole de la variété, les arguments et les atouts de Montpellier
•Une typographie
Voir la charte graphique en annexe.
Un concept de communication globale
La marque Montpellier Now accompagne la centrale de réservation hôtelière de l’Office de Tourisme dans
son développement et sa quête de reconnaissance. Avec la duplication de cette centrale de réservation, la
marque Montpellier Now apparaît sur les sites web de nombreux partenaires, pour une meilleure
visibilité. Une véritable communication globale, derrière laquelle sont déjà rassemblés une grande partie
des acteurs montpelliérains, qui ont fait « leur » cette marque pour les valeurs et l’image qu’elle véhicule.
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2 -­‐ Objectifs
•Promouvoir la destination Montpellier auprès des touristes français et étrangers ;
•Faire des Montpelliérains les ambassadeurs de leur ville auprès de leurs parents et amis ;
•Valoriser l’image de Montpellier par les points forts de la destination et se démarquer des autres :
culture, design, histoire, gastronomie, vie nocturne, proximité littoral et vignes, etc…
• Imprimer dans les esprits la marque Montpellier NOW comme destination touristique ;
•Transformer l’acte de séduction en acte d’achat. Il s’agira donc dans le concept de communication
proposé de combiner message d’appel et la réponse apportée : www.resamontpellier.com, la centrale de
réservation en ligne de l’Office de Tourisme ;
•Développer le tourisme d’affaires
Globalement et pour les années à venir, les priorités de l’Office de Tourisme résident dans :
•l’optimisation les ventes, via resamontpellier.com
•le développement de l’axe « affaires », avec le bureau des congrès lancé fin 2012
3 -­‐ Cibles
Il s’agit de définir un concept de communication globale différencié en fonction :
-­‐des marchés ciblés par l’Office de Tourisme :
Marché français (local et national)
Marchés européens prioritaires (Angleterre, Allemagne, Espagne, Italie et Benelux)
Marchés lointains (États-­‐Unis, Canada, Australie, Brésil, Chine, Japon, Corée)
-­‐des cibles de clientèle :
Grand public
Affaires
Jeunes
Séjours linguistiques
Tourisme gay
Tourisme en famille
Tourisme en duo
Tourisme prestige
Tourisme et handicap
Tourisme culturel
Tourisme créatif
Tourisme sportif
-­‐des axes de communication :
Vers les Montpelliérains, les languedociens
Vers les touristes
Vers les voyagistes
Vers les adhérents de l’Office de Tourisme de Montpellier
Vente en ligne
Il est demandé une cohérence entre l’ensemble des supports de communication suivants :
-­‐insertions publicitaires
-­‐dépliants et brochures
-­‐les sites internet de l’OT (appel d’offre en cours)
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4 -­‐ Autres contraintes à prendre en compte
-­‐ Afin de garder une cohérence globale des outils de communication de l’OT, une réflexion graphique sur
le web est exigée. L’Office de Tourisme souhaite s’intégrer dans une démarche contemporaine, créative et
innovante (L’Office de Tourisme du futur). L’un des objectifs de ce nouveau site internet (appel d’offre en
cours) reste la vente et la commercialisation de produits touristiques.
-­‐ Au même titre que pour la communication web, l’objectif de l’Office de Tourisme, au travers de ses
annonces presse, est de transformer l’acte de séduction en acte d’achat. Il s’agira donc dans le concept de
communication proposé de combiner message d’appel et la réponse apportée :
www.resamontpellier.com, la centrale de réservation en ligne de l’office de tourisme.
-­‐ Les outils de communication (éditions / annonces presse / affiches / web) de l’Office de Tourisme sont
réalisés en plusieurs langues : anglais, espagnol, allemand, italien et néerlandais. La réalisation en langues
étrangères ne doit pas être une simple duplication de la version française mais une adaptation aux
besoins des clientèles prospectées et aux principes de communication de ces pays (pistes de travail :
allègement et simplification des textes, priorité à l’iconographie, prise en compte de l’aspect
géographique de la destination…).
-­‐ À noter que l’Office de Tourisme de Montpellier s’est doté d’un pôle graphique interne. De fait, les
besoins de l’OT sont essentiellement axés sur des prestations intellectuelles (propositions graphiques et
rédactionnelles), le travail d’infographie étant par la suite assuré en interne.
Tous les supports de communication doivent être livrés à l’OT avec les fichiers ouverts compatibles avec
les outils utilisés par l’OT (InDesign), tous droits cédés, de manière à permettre au pôle graphique de l’OT
de procéder aux mises à jour/mises au format pour une déclinaison du document au fil de l’année.
-­‐ L’Office de Tourisme de Montpellier négocie lui même la plupart de ses achats d’espaces publicitaires
dans les médias et supports diffusés en France et à l’étranger. Toutefois, dans le cas où le prestataire
pourrait être amené à se voir confier cette négociation, il agirait alors en tant que mandataire, au nom et
pour le compte de l’Office de tourisme. Il s’engage donc à respecter les obligations découlant de cette
qualification.
-­‐ De même, pour des questions pratiques, il peut-­‐être demandé au prestataire de se charger directement
de l’envoi des éléments (documents, clichés, affiches, bandes…) aux supports et sociétés chargées de
l’édition et/ou de la distribution des supports pour lesquels l’Office de Tourisme aurait donné son bon
pour accord.
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D – LE CONCEPT ET LES OUTILS DE COMMUNICATION À CONCEVOIR (LOTS 1 et 2)
1 -­‐ Le concept de communication globale est DÉFINI en tenant compte des pré-­‐requis exposés aux
chapitres B et C du présent appel d’offre, puis DÉCLINÉ sur l’ensemble des outils de communication de
l’office de tourisme.
2 -­‐ Le logo
Il est demandé une réflexion quant à la pertinence d’une déclinaison du logo actuel pour identifier 1/ la
centrale de réservation www.resamontepllier.com 2/ le service « bureau des congrès » de l’Office de
Tourisme (tourisme d’affaires)
3 -­‐ Les insertions publicitaires : annonces presse, publi-­‐reportages, bannières internet…
4 -­‐ Les dépliants et brochures touristiques
Compte tenu de conditions exceptionnelles liées au fonctionnement interne de l’Office de Tourisme, il est
convenu ce qui suit : en 2013, la reconduction à l’identique des publications de l’OT (voir détail ci-­dessous),
à l’horizon 2014 ou 2015 la création d’une nouvelle collection éditoriale (voir détail ci-­‐dessous).
En 2013, il est demandé à l’agence candidatant au présent appel d’offre de produire exclusivement les
couvertures des documents suivants :
-­‐Dépliant VOIR (1)
-­‐Dépliant DORMIR (1)
-­‐Brochure DORMIR
-­‐Brochure MANGER
-­‐Brochure DECOUVRIR
-­‐Dépliant VISITES GUIDÉES
-­‐Dépliant SÉJOURS LINGUISTIQUES
-­‐Brochure AGENDA
-­‐Dépliant CITY CARD
-­‐Flyer thématique (type MONTPELLIER CONTEMPORAIN)
(1)
La réalisation des plans VOIR et DORMIR 2013 resteront de la compétence de l’agence de
communication détentrice du marché 2010-­‐2012. Seules les couvertures seront confiées à l’agence
candidatant pour le présent appel d’offre.
LOT 1 : En 2014 ou 2015, l’Office de Tourisme entend refondre l’intégralité de sa collection pour s’adapter
à l’évolution de l’activité, de la demande et des pratiques touristiques. Une réflexion sur l’évolution de
cette collection (forme et fond) est demandée. A minima, la future collection devra comprendre :
-­‐un plan touristique (dépliant) de la ville de Montpellier (1 face Montpellier, 1 face Agglomération). La
réflexion porte sur le format, la mise en page du document en versions française, étrangères, bilingues (à
définir). Le document est conçu et réalisé par l’agence de communication dans son intégralité.
-­‐un guide touristique UNIQUE (brochure), référençant l’ensemble des services et prestations touristiques,
édité en versions française, étrangères, bilingues (à définir). La réflexion porte sur la définition d’un nom
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(titre), d’un principe graphique de mise en page, la couverture et la fourniture d’un fichier ouvert
compatible avec les outils utilisés par l’OT (InDesign), incluant les gabarits, styles de paragraphe et de
caractère, 1 double page type). L’exécution est réalisée par l’Office de Tourisme.
-­‐un guide GROUPES (brochure)
-­‐un guide AFFAIRES (brochure)
L’Office de Tourisme de Montpellier lance à la rentrée 2012 son club affaires ou bureau des congrès.
La brochure et le concept d’annonce presse pour 2013, initié en 2012, reste de la compétence de l’agence
de communication détentrice du marché 2010-­‐2012. A charge pour l’agence de communication qui
remportera le présent appel d’offre de faire des recommandations pour l’année 2014 et 2015.
-­‐un Agenda, une documentation City Card, une documentation Séjours Linguistiques
LOT 2 :
-­‐une cartographie touristique. Elle doit proposer 3 niveaux de lecture : 1/un zoom sur le centre ville de
Montpellier, incluant l’Écusson, Port Marianne et Odysseum, 2/la ville de Montpellier au sens large,
3/l’Agglomération de Montpellier ou carte de situation. Doit être proposé la représentation graphique
d’une sélection de sites remarquables (préciser un prix unitaire). À noter, la cartographie proposée sera
intégrée au plan touristique de la ville de Montpellier et pourra être utilisée sur tous types de supports :
dépliants et brochures de l’OT, sites Internet. Il est demandé de fournir :
-­‐un extrait de carte pour chaque niveau de lecture,
-­‐un exemple de représentation graphique d’un site remarquable de la ville de Montpellier.
Comme stipulé plus haut, tous les supports de communication nouvellement crées et/ou refondus
devront être transmis à l’Office de Tourisme avec les fichiers ouverts compatibles avec les outils
utilisés par l’OT, tous droits cédés, de manière à permettre au pôle graphique de l’OT de procéder aux
mises à jour des contenus, le travail confié à l’agence étant essentiellement d’ordre intellectuel
(conception graphique, maquette et couvertures).
5-­‐ Conception graphique : refonte du site internet
L’Office de Tourisme souhaite s’intégrer dans une démarche contemporaine, créative et innovante
(L’Office de Tourisme du futur). L’un des objectifs de ce nouveau site internet reste la vente et la
commercialisation de produits touristiques, dans une optique d’innovation technologique.
L’agence devra faire des propositions graphiques pour le site internet et fournira des fichiers libres dont
tous les droits auront été cédés à l’OT. Les maquettes « ouvertes » seront ensuite transmises sans
restriction de l’agence au développeur du site internet avec qui l’OT travaille (appel d’offre dédié
« refonte du site internet » en cours). Au préalable, la consultation des sites internet actuels de l’OT et de
l’appel d’offre dédié en cours est souhaitable afin que les éléments graphiques proposés prennent en
compte les besoins et contraintes de l’OT dans ce domaine.
L’agence devra pouvoir être contactée en direct par le développeur web travaillant pour l’OT et elle
s’engage à lui fournir tous les fichiers ouverts, ceux-­‐ci pourront être réutilisés et réadaptables selon les
contraintes techniques de développement rencontrées lors de la mise en place du nouveau site internet
sans « restriction » de l’agence.
Livrables à fournir :
-­‐la page d’accueil
-­‐une page d’accueil thématique
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-­‐une fiche adhérent
-­‐une page de l’agenda
6 -­‐ Matériel promotionnel : a minima sacs plastiques et t-­‐shirts, mais également sacs shopping, blocs-­notes,
cartes postales…
7 -­‐ Stands pour des salons professionnels et grand public
E -­‐ PROCÉDURE
L’objet du marché est la communication visuelle de l’Office de Tourisme de Montpellier (message, visuels,
principes graphiques), déclinés sur une gamme de supports presse, brochures et Internet, et autres objets
PLV. Le lieu d’exécution est Montpellier.
1 -­‐ Réponse au dit appel d’offre
Le prestataire peut répondre à tout ou partie des lots sur la base des éléments cités sur ce document.
Pour être recevable, la candidature doit comporter :
Les livrables :
LOT 1
a. un concept d’annonce presse « produits », déclinée pour le local, le national et l’international
b. un projet de couvertures 2013 pour la gamme de brochures existantes
c. un projet d’évolution de la collection éditoriale de l’Office de Tourisme : Proposition de refonte
des différents documents, 1 ère de couverture, sommaire + double page intérieure
d. une recommandation globale sur l’évolution de la marque Montpellier Now
e. un projet web incluant page d’accueil, page d’accueil thématique, fiche adhérent, page de
l’agenda (maquette)
LOT 2
f. un projet de carte touristique (un extrait pour chaque niveau de lecture)
g. un exemple de représentation graphique d’un site remarquable de la ville de Montpellier
Les propositions présentées ne seront qu'un axe de création retenu. L’agence remportant l’appel d’offre
aura pour mission de retravailler cette première base en fonction des remarques qui lui seront faites lors
de la première réunion de projet. En tout état de cause, le concept de communication globale et les
couvertures des brochures et dépliants 2013 devront être livrés le 15 janvier 2013.
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Le ou les devis relatifs aux lots choisis :
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les honoraires de l’agence
la création graphique, organisation du document, chemin de fer, contenu, rewriting
l’exécution des pages, l’intégration des textes et photos (scans haute définition), selon le
document
les corrections d’agence sur la base d’une heure d’exécution graphique,
la photogravure,
la réalisation des documents de contrôle,
les droits d’utilisation,
la remise des fichiers ouverts et la cession des droits
la remise de l’ensemble des éléments de communication au format PDF et JPEG sur CD Rom,
la remise des scans haute définition sur CD
l’achat d’art, précisant les droits relatifs à la cession des visuels (tous supports de promotion de la
destination de Montpellier + cession à la presse)
Les pièces administratives :
Chaque candidat aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes, datées et signées
par lui :
-­‐
-­‐
-­‐
-­‐
-­‐
-­‐
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Déclaration sur l’honneur du sous-­‐traitant
Proposition technique et financière
SIRET
TVA interne, intracommunautaire
Extrait Kbis < 8 jours
Régularité sociale et fiscale 1 fois par an
Présentation succincte de l’entreprise
2 -­‐ Critères de sélection
Critères qualitatifs :
• Respect du cahier des charges pour les objectifs recherchés par l’Office de Tourisme de
Montpellier,
• Références en matière de communication touristique,
• Qualité créative,
• Déclinaison des choix proposés,
• Réseaux nationaux et/ou internationaux,
• Implantation géographique proche de Montpellier
• Nombre de salariés de l’agence et/ou du groupe mis à disposition de l’Office de Tourisme de
Montpellier dans la réalisation de ses travaux.
Critères techniques :
• Compatibilité des échanges et des liaisons internes et externes (outils informatiques…) entre
l’agence et l’OT Montpellier
• Rapidité d’exécution
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Critères financiers :
• Coût des prestations et réalisations demandées dans la présente consultation.
• Organisation de l’entreprise (moyens et matériel)
• Références financières.
3 -­‐ Composition de l’équipe de l’agence de communication
L’équipe constituée devra se présenter sous forme d’un mandataire unique prenant à sa charge
l’ensemble des différentes phases de réalisation et sous sa seule responsabilité.
Le titulaire de l’offre qui entendrait recourir à un ou plusieurs sous-­‐traitants en cours d’exécution du
marché doit faire accepter chaque sous-­‐traitant et agréer les conditions de paiement de chaque contrat
de sous-­‐traitance par le maître de l’ouvrage.
L’agence retenue devra être à même de se déplacer à l’Office de Tourisme de Montpellier, autant que de
besoin pour des réunions et briefs de travail (frais de déplacements non admis).
F -­‐ ORGANISATEUR DE LA CONSULTATION
Fanny Dombre Coste
Présidente
OFFICE DE TOURISME DE MONTPELLIER
30 allée Jean de Lattre de Tassigny – 34000 MONTPELLIER
direction@ot-­‐montpllier.fr
Le présent dossier de consultation sera remis aux agences de communication à compter du 17 octobre
2012. Les agences de communication disposeront toutes des mêmes documents remis par l’organisateur
de la consultation.
Renseignements complémentaires
Pour obtenir tous les renseignements complémentaires qui leurs seraient nécessaires au cours de leur
étude, les candidats devront faire parvenir au plus tard 15 jours avant la date limite de remise des offres,
une demande écrite par mail à :
Pour les informations administratives :
Cindy Bonastre
compta@ot-­‐montpellier.fr
Pour les informations techniques :
Caroline Berland
presse@ot-­‐montpellier.fr
Les propositions en deux exemplaires doivent être envoyées par recommandé à :
OFFICE DE TOURISME DE MONTPELLIER
30, allée Jean de Lattre de Tassigny
34000 Montpellier
A l’attention de Caroline BERLAND / Réf. AOC
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ou remises par porteur à l’Office de Tourisme de Montpellier
2, place Pétrarque – Hôtel de Varennes – 2 e étage
34000 Montpellier
A l’attention de Caroline BERLAND / Réf. AOC
au plus tard le 28 novembre 2012 minuit
La consultation n’est pas rémunérée.
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