Rapport Annuel 2004

ANNEXES AU RAPPORT DE GESTION
• la procédure de « Demande d’Engagements de Dépenses », dont
l’objectif est de faciliter et renforcer la maîtrise des dépenses des
entités du groupe,
• les Conditions Générales d’Achat et de Paiement,
• le Code de déontologie boursière,
• les procédures liées à la protection des biens, des données et des
personnes, dont particulièrement les règles internes émises par la
Direction Générale Technique du groupe fixant les principes de couverture
des risques industriels et logistiques en matière d’organisation
et de sécurité,
• la charte de sécurité informatique, avec les précautions de confidentialité
et la gestion des plans de secours,
• les normes de qualité de la production,
• la charte Assurances rappelle que le groupe a recours principalement
à des programmes mondiaux intégrés pour couvrir les risques
d’ampleur catastrophique dont la responsabilité civile de toutes ses
entités, ainsi que les dommages aux biens et pertes d’exploitation
consécutives à un sinistre garanti. Elle confirme également le choix
du groupe de ne recourir qu’à des assureurs de premier rang et
d’assurer son risque client.
Il s’est également doté d’un corps de règles et méthodes comptables
et de gestion, dont l’application est obligatoire et qui permettent
de fournir une information financière fiable :
• les normes comptables fixent les principes nécessaires au traitement
homogène des opérations au sein du groupe. Elles précisent
notamment les modalités de recensement et de valorisation des
engagements hors bilan. Elles sont conformes au référentiel comptable
en vigueur en France,
• le plan de comptes fournit les définitions et les modalités d’élaboration
du reporting nécessaires à l’établissement des comptes du
groupe,
• les normes de gestion précisent en outre les règles applicables à
la valorisation de certains comptes significatifs du bilan et du compte
de résultat.
Un plan de déploiement mondial du progiciel intégré qui équipe déjà
une grande majorité des filiales, contribue également à renforcer la
fiabilité et la sécurisation du processus de production des informations,
notamment comptables et financières.
Un plan d’action spécifique a été élaboré en 2004 afin de réexaminer
les profils utilisateurs et formaliser les droits d’accès. Il a pour
objectif de garantir une séparation des fonctions correcte entre les
utilisateurs.
Elaboration de l’information financière
S’agissant du processus d’élaboration des données qui constituent
le support de notre information financière, le dispositif de Contrôle
Interne vise à assurer :
• le respect de la règlementation comptable et la bonne application
des principes sur lesquels les comptes sont établis,
• la qualité de la remontée de l’information et de son traitement centralisé
pour le groupe,
• le contrôle de la production des éléments financiers, comptables
et de gestion.
34 . RAPPORT ANNUEL L’ORÉAL 2004
Pour l’établissement des comptes consolidés, des procédures de
validation s’appliquent à chaque étape du processus de remontée
et de traitement des informations. Elles ont pour objet, sur une base
semestrielle, de vérifier notamment :
• le correct ajustement et l’élimination des transactions internes,
• la vérification des opérations de consolidation,
• et la bonne application des normes du groupe.
En application des instructions générales, tous les éléments comptables
et financiers envoyés par les entités consolidées, au titre des
clôtures semestrielles et annuelles, font l’objet d’un audit préalable
par les auditeurs externes auquel s’ajoute l’audit de la préclôture au
30 novembre de chaque année.
Afin de fiabiliser la mise en place des normes IFRS, applicables de
manière obligatoire à compter du 1 er janvier 2005, le groupe a constitué
une équipe projet spécifique qui a réalisé des études approfondies
afin d’identifier les différentes normes pouvant avoir une incidence
sur les comptes du groupe et leur présentation.
Les principales normes du groupe ont été mises en conformité avec
ce nouveau référentiel, puis largement diffusées à l’intérieur de
groupe ; elles ont donné lieu à de nombreuses formations.
Conclusion
Le groupe poursuit sa démarche de constante amélioration de son
système de Contrôle Interne. Il a procédé en 2004, dans le cadre
des sujets traités dans ce Rapport et dans le contexte des processus
en place, à un inventaire, une relecture et une synthèse des normes,
chartes, procédures et bonnes pratiques existantes dans les
domaines financiers, industriels et de gestion des ressources humaines.
Les conclusions de ces travaux vont contribuer au renforcement
et à une meilleure prise en charge du Contrôle Interne par les
différentes structures.
Les limitations des pouvoirs
de la Direction Générale
Le Conseil d’Administration, dans son Règlement Intérieur (article
premier), a apporté aux pouvoirs du Directeur Général la limitation
particulière suivante :
« Outre ses compétences légales ou réglementaires, notamment en
matière d’orientations stratégiques et de contrôle de la bonne marche
de l’entreprise, les opérations pouvant avoir une incidence
notoire sur le périmètre de consolidation de la société, notamment
les opérations d’un montant supérieur à 150 000 000 euros, et toutes
les opérations nouvelles sortant des activités habituelles de la
société, sont soumises au Conseil.
Dans tous les cas, la conclusion d’une opération et sa mise en œuvre
font l’objet d’une information au Conseil d’Administration. »
Lindsay Owen-Jones
Président du Conseil d’Administration