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GUIDE DE L’USAGER
AVIS<br />
Les renseignements contenus dans le présent document sont fournis par <strong>Mitel</strong> NetworksTM Corporation (MITEL ® ) sans aucune garantie, expresse ou<br />
implicite, quant à leur exactitude. Ces renseignements sont sujets à modification sans préavis et ne doivent pas être considérés comme un engagement de<br />
la part de <strong>Mitel</strong>, de ses sociétés associées ou de ses filiales. <strong>Mitel</strong>, ses sociétés associées et ses filiales n’assument aucune responsabilité quant aux<br />
éventuelles erreurs ou omissions dans le présent document. Des révisions du présent document ou de nouvelles versions peuvent être publiées pour<br />
incorporer de tels changements.<br />
Il est interdit de reproduire ou de transmettre le présent document, en tout ou en partie, sous quelque forme et de quelque façon que ce soit — électronique<br />
ou mécanique — et à quelque fin que ce soit, sans l’autorisation écrite préalable de <strong>Mitel</strong> Networks Corporation.<br />
<strong>Mitel</strong> est une marque de commerce de <strong>Mitel</strong> Networks Corporation.<br />
Tous les autres noms de produits mentionnés dans ce document peuvent être des marques de commerce ou des marques de commerce déposées de<br />
leurs sociétés respectives et sont, par la présente, reconnues.<br />
Guide de l’usager de la console <strong>Mitel</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong><br />
Juillet 2005 - Version 2,1<br />
®, Marque de commerce de MITEL Networks Corporation<br />
©Copyright MITEL Networks Corporation, 2005.<br />
Tous droits réservés
Avis aux clients canadiens<br />
Cet appareil numérique de classe A est conforme à la norme<br />
canadienne ICES-003.<br />
Avis aux clients des É.-U.<br />
Cet équipement a été testé et a satisfait aux normes imposées aux<br />
appareils numériques de classe A, conformément à la Section 15 des<br />
règlements de la FCC. Ces normes visent à assurer une protection<br />
raisonnable contre le brouillage préjudiciable en milieu résidentiel.<br />
Ce matériel génère, consomme et peut émettre de l’énergie en<br />
radiofréquence et, s’il n’est pas installé et utilisé conformément aux<br />
instructions, peut donner lieu à un brouillage préjudiciable aux<br />
radiocommunications. Par contre, aucune garantie n’est donnée<br />
quant à l’absence de brouillage dans une installation donnée. Si ce<br />
matériel donne lieu à un brouillage préjudiciable à la réception radio<br />
ou télévisée, ce qui peut se vérifier en mettant le matériel hors tension<br />
puis en le remettant sous tension, l’usager sera tenu de prendre les<br />
mesures nécessaires pour corriger une telle situation, soit une ou<br />
plusieurs des mesures suivantes :<br />
• Modifier l’orientation ou la position de l’antenne de réception;<br />
• Éloigner le matériel du récepteur;<br />
• Brancher le matériel dans une prise qui ne figure pas sur le circuit<br />
auquel le récepteur est connecté;<br />
• Consulter le revendeur ou un technicien radio ou télévision<br />
expérimenté pour obtenir de l’aide.<br />
Remarque : Toute modification apportée sans l’autorisation<br />
expresse de <strong>Mitel</strong> Networks Corporation peut annuler le droit que<br />
détient l’usager à utiliser le matériel.<br />
Avis aux clients de l’UE<br />
Nous, <strong>Mitel</strong> Networks Ltd.<br />
de <strong>Mitel</strong> Business Park,<br />
Portskewett<br />
Caldicott<br />
NP26 5YR<br />
Royaume-Uni<br />
déclarons que le produit mentionné ci-après est présumé conforme aux<br />
exigences essentielles applicables<br />
de la<br />
DIRECTIVE 1999/5/EC DU PARLEMENT EUROPÉEN (DIRECTIVE<br />
RTTE) ET DU CONSEIL.<br />
<strong>Console</strong> <strong>IP</strong> <strong>5550</strong> de <strong>Mitel</strong><br />
Toute modification non autorisée apportée au produit annule<br />
cette déclaration.<br />
Pour obtenir un exemplaire de la déclaration de conformité originale<br />
dûment signée (en conformité totale avec la norme EN45014),<br />
veuillez contacter la personne chargée de l’approbation régulatrice<br />
à l’adresse ci-dessus.<br />
Respecte les normes EN55022, EN55024 et EN60950.<br />
Remarque : Cet appareil est un produit de classe A.<br />
Notices ♦ iii
Avis<br />
Ces avis figurent sur le produit et dans la documentation technique :<br />
AVERTISSEMENT Un avertissement indique une situation<br />
potentiellement dangereuse qui, si elle n’est pas<br />
évitée, pourrait entraîner la mort ou des blessures<br />
graves.<br />
MISE EN GARDE Une mise en garde indique une situation<br />
potentiellement dangereuse qui, si elle n’est pas<br />
évitée, pourrait entraîner une blessure légère ou<br />
moyenne, ou encore endommager l’équipement ou<br />
des biens.<br />
iv ♦ Notices<br />
Symboles<br />
Ces symboles figurent sur le produit :<br />
Le point d’exclamation à l’intérieur d’un triangle équilatéral<br />
indique que d’importantes consignes de fonctionnement et<br />
de maintenance (entretien courant) sont incluses dans la<br />
documentation fournie avec le produit.
Table des matières<br />
Avis aux clients canadiens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii<br />
Avis aux clients des É.-U. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii<br />
Avis aux clients de l’UE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii<br />
Avis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv<br />
Symboles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv<br />
Table des matières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v<br />
AVANT DE COMMENCER<br />
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3<br />
Avant de commencer à utiliser la console . . . . . . . . . . . . . . . 3<br />
Conventions utilisées dans ce guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3<br />
Composants de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3<br />
Écran de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4<br />
Clavier de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6<br />
Combiné et berceau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7<br />
Commandes du clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7<br />
Touches d’afficheur (F1 – F12). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7<br />
Mise en marche/à l’arrêt de la <strong>Console</strong> <strong>Mitel</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> . . . . . . . . . . . . . 8<br />
Outils de programmation et de maintenance du système. . . . . . . 8<br />
Réglage de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9<br />
Sonnerie de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9<br />
Clavier de la console et berceau du combiné . . . . . . . . . . . . . . . . 9<br />
Casque/Combiné . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9<br />
Langue d’affichage de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10<br />
Horloge de la console . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10<br />
FONCTIONS DE TRAITEMENT D’APPEL DE BASE<br />
Traitement des appels dans la zone des Appels en file d’attente . . . 13<br />
Accéder aux affichages des Appels en file d’attente. . . . . . . . . . 13<br />
Surveiller les appels entrants, en garde ou transférés . . . . . . . . 13<br />
Sélectionner des appels dans les affichages d’appels en file<br />
d’attente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14<br />
Ajouter des notes aux appels dans l’affichage des appels en<br />
file d’attente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14<br />
Répondre aux appels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15<br />
Répondre aux appels dans leur ordre d’arrivée ou en fonction<br />
de la priorité des lignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16<br />
Choisir les appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17<br />
Répondre aux appels au moyen des touches d’afficheur . . . 17<br />
Répondre aux appels à partir de l’affichage Appels entrants 17<br />
Composition téléphonique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18<br />
Laisser un rappel auto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19<br />
Établissement d’un appel externe pour un usager de poste . . . . 19<br />
Autres façons de composer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19<br />
Transfert d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20<br />
Si le numéro appelé est occupé ou si le poste appelé a activé<br />
la fonction Ne pas déranger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21<br />
Présentation de l’appelant avant de compléter le transfert . . . . . 21<br />
Transférer un appel à une boîte vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21<br />
Transfert d’un appel à un numéro extérieur . . . . . . . . . . . . . . . . 22<br />
Reprendre un appel transféré . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22<br />
Mise en garde des appels et reprise des appels en garde . . . . . . . . 23<br />
Annoter les appels en garde en ajoutant des renseignements<br />
sur le numéro appelé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24<br />
Rappel en garde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25<br />
Conférences téléphoniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27<br />
Mise en garde d’une conférence téléphonique . . . . . . . . . . . . . . 27<br />
Rappels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28<br />
Restaurer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28<br />
FONCTIONS ÉVOLUÉES<br />
Codes comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31<br />
Tableau d’affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31<br />
Voyants d’occupation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32<br />
Recherche dans la zone Voyants d’occupation . . . . . . . . . . . . . 32<br />
Appels, transferts d’appels et prises d’appels dans la zone<br />
Voyants d’occupation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33<br />
Modification de liste Voyant d’occupation . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33<br />
Priorité de réponse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35<br />
Mise en garde variable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36<br />
Table of Contents ♦ v
Seuil d’appels entrants/Écran instantané . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37<br />
Désactivation du renvoi d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37<br />
Désactiver toutes les fonctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38<br />
Personnalisation des affichages d’appels en file d’attente . . . . . . . . . 38<br />
Communications de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39<br />
Service de jour et de nuit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40<br />
Ne pas déranger (postes) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41<br />
Appels d’urgence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41<br />
Programmation des touches clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43<br />
Messagerie vocale à un bouton . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43<br />
Message en attente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44<br />
Statut Standardiste absent/présent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45<br />
Priorité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45<br />
Recherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46<br />
Annuaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46<br />
Bloc-notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48<br />
Appels en série . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48<br />
Affichage de l’état des lignes extérieures - Standardiste . . . . . . . . . . 49<br />
Composition abrégée système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50<br />
Signalisation par tonalités. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50<br />
FONCTIONS HÔTELIÈRES<br />
Affichage et modification de l’information sur les chambres. . . . . . . . 53<br />
Recherche de chambres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54<br />
Modification de l’état d’occupation et de la condition d’une chambre. 55<br />
Arrivée/départ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55<br />
vi ♦ Table of Contents<br />
Activation et désactivation d’un appel de réveil . . . . . . . . . . . . . . . . .55<br />
Restrictions d’appels au niveau d’une chambre . . . . . . . . . . . . . . . . .56<br />
Blocage des appels entre les chambres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57<br />
Surveillance des chambres. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .57<br />
Effacement du registre des communications . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58<br />
Impression des rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .58<br />
RÉFÉRENCES<br />
Alarmes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61<br />
Types d’alarmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61<br />
MINEURE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61<br />
MAJEURE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61<br />
CRITIQUE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61<br />
Messages de bienvenue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .61<br />
Appels réacheminés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62<br />
Classe de restriction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63<br />
Classe de service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63<br />
Codes d’accès aux fonctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64<br />
Glossaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .65<br />
Groupes de recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67<br />
Zones de recherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67<br />
Liste de composition abrégée système. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68<br />
Messages système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .68<br />
Répertoire téléphonique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .75<br />
Numéros de lignes réseau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76<br />
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .77
Avant de commencer
2 ♦ Avant de commencer
Introduction<br />
La console <strong>Mitel</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> est une console pour standardiste et une<br />
application de gestion de système conçue pour fonctionner avec la<br />
plateforme <strong>Mitel</strong> 3300 Integrated Communications Platform (ICP).<br />
Elle comprend un clavier spécialisé et une interface conviviale<br />
simplifiant le traitement des appels.<br />
Remarque sur la disponibilité des fonctions<br />
Les fonctions offertes sur votre système téléphonique (c.-à-d., la<br />
plateforme <strong>Mitel</strong> 3300 Integrated Communications Platform) sont<br />
automatiquement activées.<br />
Avant de commencer à utiliser la console<br />
Consacrez quelques minutes à l’exploration de ce guide d’usager,<br />
car il contient tous les renseignements qui vous permettront d’utiliser<br />
la console <strong>Mitel</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong>.<br />
La première section vous présente la console. Vous vous y<br />
familiariserez avec le clavier de la console et le rôle des touches de<br />
fonctions au clavier de l’ordinateur. Vous apprendrez également quels<br />
renseignements sont affichés à l’écran de la console et comment les<br />
interpréter.<br />
Si vous éprouvez un problème quelconque pendant que vous utilisez<br />
la console, communiquez avec le service responsable des<br />
communications de votre entreprise afin d’obtenir de l’aide.<br />
Conventions utilisées dans ce guide<br />
Tout au long de ce guide, les touches de fonction fixes et les touches<br />
clavier programmables (ces deux types de touches sont décrits plus<br />
loin dans la présente section) sont en caractères gras; par exemple,<br />
Réponse ou Libérer.<br />
Les commandes des touches d’afficheur qui apparaissent à votre<br />
écran et correspondent aux touches de fonction (F1, F2, F3, etc.)<br />
dans la partie supérieure de votre clavier sont indiquées entre<br />
crochets; par exemple, [Source] ou [Destination]. Pour en savoir<br />
davantage sur les touches d’afficheur, consultez la page 7.<br />
Composants de la console<br />
Votre <strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> comprend un ordinateur personnel (PC) avec<br />
moniteur, un clavier d’ordinateur standard, un clavier, une souris et<br />
un combiné avec berceau.<br />
Le moniteur affiche les messages-guides de traitement d’appel et<br />
l’information d’état. Utilisez le clavier de la console pour toutes les<br />
fonctions de traitement d’appel, y compris la composition. Le combiné<br />
(ou le casque offert en option) sert à parler aux appelants.<br />
Vous utilisez le clavier de l’ordinateur pour trouver les entrées dans<br />
l’Annuaire ou pour taper dans le Bloc-notes ou au Tableau d’affichage.<br />
Les touches de fonction (F1, F2, F3, etc.) dans la partie supérieure<br />
du clavier exécutent les commandes des touches d’afficheur qui<br />
apparaissent à l’écran.<br />
Avant de commencer ♦ 3
Écran de la console<br />
L’écran de la <strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> est divisé en six zones :<br />
Zone du<br />
menu<br />
Zone État de la<br />
console<br />
Zone Application<br />
Zone d’appel en<br />
attente<br />
Zone de réponse<br />
Zone du menu. Elle offre différents moyens d’accéder à chacune<br />
des cinq autres zones de l’écran de la console. Faites une sélection<br />
dans les menus déroulants ou cliquez sur l’icône directement audessus<br />
de la zone État de la console pour naviguer jusqu’à l’affichage<br />
auquel vous désirez accéder.<br />
Zone État de la console. Vous donne un aperçu de l’état de la<br />
console et du système. Par exemple, elle indique si la sonnerie de la<br />
console est activée ou désactivée et si le système en en service de<br />
jour ou de nuit.<br />
4 ♦ Avant de commencer<br />
Zones de touches d’afficheur<br />
Zone Application. Elle comprend trois sections :<br />
• La section des Appels en file d’attente (en haut, à gauche)<br />
constitue votre outil principal de traitement d’appels. Elle affiche<br />
des données détaillées sur les Appels entrants, les Appels en<br />
garde et les Appels transférés. Utilisez ces affichages pour<br />
répondre, mettre en garde et transférer les appels, ainsi que<br />
pour surveiller l’état des appels et restaurer ou reprendre un<br />
appel.<br />
Remarque : Le dernier onglet consulté avant de fermer l’écran<br />
de la console s’affiche par défaut lorsque vous rouvrez l’écran<br />
de la console.<br />
• La section des Outils (en haut, à droite) fournit des outils tels<br />
les Voyants d’occupation qui permettent d’obtenir l’état (occupé,<br />
libre, etc.) des postes sélectionnés et de composer et transférer<br />
rapidement les appels à ces postes. Elle comprend également<br />
un Annuaire pour trouver les utilisateurs sur le système.<br />
• Les sections Source et Destination (en bas, à gauche et à<br />
droite) affichent le demandeur et le demandé pour tous les<br />
appels pris en charge par la console. La zone Source indique<br />
également la ligne sur laquelle vous avez répondu à l’appel. La<br />
zone Destination donne également de l’information sur le renvoi<br />
d’appel. Les renseignements affichés dans les deux zones<br />
comprennent le nom du correspondant, le numéro de poste ou<br />
de ligne réseau ou l’étiquette de la ligne, le type de poste, l’état<br />
de l’appel (p. ex., sonne), les privilèges assignés à la ligne<br />
réseau ou au poste et le type d’appel (p. ex., appel conférence,<br />
rappel ou appel en série).<br />
Zone Appels en attente. Affiche une icône ( ) à titre d’indication<br />
visuelle des appels entrants. Cette zone sert de complément à<br />
l’affichage des Appels entrants dans la zone des Appels en file<br />
d’attente en vous donnant un aperçu du nombre et de la priorité des<br />
appels en attente. L’icône apparaît au-dessus de la touche d’afficheur<br />
utilisée pour répondre à l’appel. La couleur de l’icône vous indique<br />
combien d’appels sont en attente : jaune ( ) pour un appel, bleu<br />
( ) pour deux appels et rouge ( ) pour trois appels ou plus.
Zones de touches d’afficheur. Elles affichent les commandes pour<br />
les touches d’afficheur. Les commandes correspondent aux touches<br />
de fonction du clavier de l’ordinateur. Voir la section suivante pour<br />
plus d’information sur les touches d’afficheur.<br />
Zone de réponse. Affiche les messages qui vous signalent les<br />
avertissements et les erreurs du système. Elle indique également la<br />
date et l’heure.<br />
Questions à propos du mode de communication résilient<br />
Qu’est-ce que le mode de communication résilient?<br />
La résilience permet à votre réseau de traiter les appels et d’offrir un service<br />
de messagerie vocale en cas de défaillance de la plateforme 3300 ICP ou de<br />
problèmes au niveau du réseau. En cas de panne, la <strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> passe<br />
en mode de communication résilient pendant qu’elle tente de se connecter à<br />
une plateforme 3300 ICP secondaire. Tous les appels effectués en mode de<br />
communication résilient durant la panne demeurent connectés à la console. Le<br />
mode de communication résilient est indiqué par des icônes (décrites plus bas)<br />
dans la zone État de la console.<br />
Qu’est-ce qu’une « reprise »?<br />
Il y a « reprise » lorsque la <strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> est en cours de connexion à une<br />
plateforme 3300 ICP secondaire ou de remplacement à la suite d’une panne<br />
du système. Veuillez noter que les fonctions de traitement des appels comme<br />
la mise en garde, le transfert, la conférence et la recherche de personne ne<br />
sont pas disponibles pendant la reprise. Une fois la reprise terminée, les<br />
fonctions de traitement des appels sont de nouveau disponibles.<br />
Que signifie l’icône dans la zone État de la console?<br />
La console est connectée à la plateforme 3300 ICP principale et fonctionne<br />
normalement.<br />
Que signifie l’icône dans la zone État de la console?<br />
La console est connectée à une plateforme 3300 ICP de remplacement ou<br />
secondaire, et non à la plateforme 3300 ICP originale ou principale.<br />
Que signifie l’icône dans la zone État de la console?<br />
La connexion entre les plates-formes 3300 ICP est en cours. La console est en<br />
état de reprise.<br />
Que signifie l’icône dans la zone État de la console?<br />
Les tentatives répétées de connexion à la plateforme 3300 ICP principale ou<br />
secondaire ont échoué. La console continuera à essayer de se connecter<br />
jusqu’à l’établissement de la connexion.<br />
Que dois-je faire lorsque la <strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> est en état de « reprise »?<br />
Prendre un message ou demander à l’appelant de rappeler plus tard (l’état de<br />
reprise dure habituellement moins de 30 secondes). Une fois que la console<br />
est connectée à une plateforme 3300 ICP, l’icône s’affiche dans la zone<br />
État de la console et son fonctionnement est de nouveau normal.<br />
Avant de commencer ♦ 5
Clavier de la console<br />
Le clavier de la console sert à composer, à traiter les appels et à<br />
accéder aux fonctions de la plateforme 3300 ICP. Vous pouvez régler<br />
l’inclinaison du clavier et le détacher du berceau du combiné.<br />
Les touches du clavier sont réparties en trois groupes :<br />
Touches clavier<br />
programmables<br />
Touches de<br />
traitement<br />
des appels<br />
Touches Volume et Silence. Elles permettent d’augmenter (+) ou<br />
de réduire (-) le volume de la sonnerie et le volume d’écoute du<br />
combiné ou du casque. Silence permet d’activer ou de désactiver le<br />
microphone du combiné ou du casque.<br />
Touche de traitement des appels. Touches de fonction fixes<br />
utilisées pour répondre aux appels et les gérer. Elles incluent les<br />
touches Reprise, Garde, Réponse, Annul, Restaurer et Libérer.<br />
Touches clavier programmables. Touches programmables qui<br />
donnent accès aux fonctions de la console et aux services du système<br />
énumérés dans le tableau suivant.<br />
6 ♦ Avant de commencer<br />
Touches<br />
Volume et<br />
Silence<br />
Touches clavier programmables<br />
BLOC<br />
NOTES<br />
TABLEAU<br />
D’AFFI-<br />
CHAGE<br />
Affiche un bloc-notes électronique dans lequel vous<br />
pouvez taper des messages à l’intention des appelants,<br />
des notes, des questions, ou tout autre renseignement<br />
que vous écririez sur un bout de papier. Vous pouvez<br />
également utiliser le bloc-notes pour enregistrer des<br />
numéros de téléphone aux fins de composition abrégée.<br />
Affiche une zone où vous pouvez taper des messages qui<br />
s’afficheront sur toutes les autres consoles <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> du<br />
système.<br />
ACCUEIL Affiche des renseignements sur le statut des chambres et<br />
les touches d’afficheur servant à gérer les services<br />
hôteliers dans un hôtel ou un motel.<br />
RECH.<br />
PERS<br />
APPELS<br />
D’URGENCE<br />
Permet d’accéder à la fonction de recherche de<br />
personnes.<br />
Provoque une alarme sur la console lorsqu’un usager<br />
effectue un appel d’urgence et indique à partir de quel<br />
poste l’appel est fait.<br />
AIDE Donne accès à l’aide pour consulter des renseignements<br />
utiles lors de l’exécution de vos tâches.<br />
STANDAR-<br />
DISTE<br />
Réaffiche l’écran principal de la console.<br />
ANNUAIRE Permet de trouver un poste et de le joindre en tapant le<br />
nom de l’usager, son numéro de poste ou d’autres<br />
données.<br />
BLF (Voyant<br />
d'occupation)<br />
APPELS<br />
ENTRANTS<br />
APPELS EN<br />
GARDE<br />
Permet de connaître l’état (occupé, libre, etc.) des postes<br />
et des lignes sélectionnés, et d’effectuer rapidement des<br />
appels et des transferts d’appels vers ces postes.<br />
Affiche les appels entrants avec l’identité du demandeur<br />
et des détails sur la ligne demandée. Utilisez-la pour<br />
surveiller les appels et y répondre de façon sélective.<br />
Affiche les renseignements sur l’appelant et l’appelé pour<br />
les appels que vous avez mis en garde. Utilisez-la pour<br />
ajouter des commentaires aux appels en garde et les<br />
transférer.
APPELS<br />
TRANS-<br />
FÉRÉS<br />
MESSAG.<br />
VOCALE<br />
JOURNAL<br />
DES APPELS<br />
D’URGENCE<br />
Remarque : Certaines des fonctions énumérées ci-dessus sont<br />
programmées pour vous par défaut; les autres sont optionnelles et<br />
n’ont pas nécessairement une étiquette correspondante sur les<br />
touches clavier programmables de votre console. Pour plus de<br />
renseignements sur la programmation du clavier, voir Programmation<br />
des touches clavier programmables page 43.<br />
Combiné et berceau<br />
Affiche les appels transférés qui déclenchent la sonnerie<br />
d’un poste. Ils permettent de surveiller et de reprendre les<br />
appels sans réponse.<br />
Transfère un rappel à la boîte vocale de l’usager d’un<br />
poste.<br />
Affiche les détails du journal des appels d’urgence.<br />
MESSAGE Affiche les touches d’afficheur qui permettent d’activer ou<br />
de désactiver l’indicateur de message en attente sur le<br />
poste appelé.<br />
APPL.<br />
TIERS<br />
Lance l’application tierce spécifiée.<br />
TONALITÉS Transmet les chiffres composés ultérieurement sous<br />
forme de tonalités (utilisée lorsqu’on appelle des<br />
systèmes de messagerie vocale).<br />
ÉTAT Affiche des renseignements sur l’utilisation des lignes<br />
extérieures (lignes réseau).<br />
NON<br />
AFFECTÉE<br />
Vous permet de programmer une touche non affectée<br />
(« en blanc ») selon vos besoins d’appels.<br />
La <strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> est équipée d’un combiné et d’un berceau. Vous<br />
pouvez régler l’inclinaison du berceau et le détacher du clavier de la<br />
console.<br />
D’autres combinés approuvés par <strong>Mitel</strong> sont également offerts pour<br />
cette console.<br />
Voir la page 9 pour de plus amples renseignements sur la façon<br />
d’utiliser le combiné ou un casque.<br />
Commandes du clavier<br />
Utilisez le clavier de l’ordinateur pour chercher des entrées dans<br />
l’Annuaire, taper des notes sur le Bloc-notes dans le Tableau<br />
d’affichage et exécuter des commandes de touches d’afficheur.<br />
Touches d’afficheur (F1 – F12)<br />
Les touches d’afficheur correspondent aux touches F1 à F12 du<br />
clavier de l’ordinateur. On utilise ces touches pour entrer les<br />
commandes indiquées dans la zone des touches d’afficheur de<br />
l’écran. Les commandes ne sont pas affectées en permanence à une<br />
touche d’afficheur précise; les affectations changent selon l’état de<br />
l’appel en cours de traitement ou la fonction utilisée. Par exemple,<br />
lorsque vous appelez un poste occupé, vous pouvez utiliser la touche<br />
F4 pour demander le rappel du numéro. En d’autres circonstances,<br />
la même touche F4 peut être utilisée pour établir une conférence<br />
téléphonique.<br />
Avant de commencer ♦ 7
Mise en marche/à l’arrêt de la <strong>Console</strong> <strong>Mitel</strong><br />
<strong>5550</strong> <strong>IP</strong><br />
La <strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> démarre en mode « Standardiste absent ». Pour<br />
commencer à recevoir des appels, vous devez la mettre en mode<br />
« Standardiste présent ». Pour obtenir plus de renseignements, voir<br />
page 45.<br />
Pour mettre en marche la <strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong><br />
• Lancez Windows.<br />
• Tapez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.<br />
• Cliquez sur sur votre surface de bureau Windows.<br />
Pour arrêter la <strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong><br />
• Dans le menu Fichier, cliquez sur Quitter.<br />
Outils de programmation et de maintenance du système<br />
La <strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> fournit l’accès aux outils utilisés pour programmer<br />
et assurer la maintenance de la plateforme 3300 ICP. Vous devez<br />
avoir l’autorisation d’y accéder (par nom d’utilisateur et mot de passe)<br />
et ce privilège est généralement réservé aux techniciens qualifiés.<br />
Pour accéder aux outils de programmation et de maintenance du système<br />
• Dans le menu Fichier, cliquez sur Connexion à ESM ou<br />
Connexion à OPS Manager.<br />
Remarque : OPS Manager est pris en charge par les systèmes<br />
d’exploitation Windows 2000 seulement.<br />
8 ♦ Avant de commencer<br />
Questions à propos de la mise en marche/à l’arrêt de la<br />
<strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong><br />
Que se passe-t-il si je reçois des appels alors que l’application de la<br />
<strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> est fermée.<br />
Si votre console <strong>IP</strong> est la seule du système, ce dernier passe<br />
automatiquement au Service de nuit 1. Les appels reçus déclenchent la<br />
sonnerie de nuit ou sont acheminés à une autre position de réponse. S’il y a<br />
d’autres consoles, votre console se met en mode Standardiste absent lorsque<br />
vous fermez l’application. Les appels qui seraient normalement reçus à votre<br />
console sont acheminés vers d’autres points de réponse. Pour obtenir plus de<br />
détails, voir Service de jour et service de nuit à la page 40 et État du<br />
standardiste à la page 45.<br />
Que se passe-t-il si je reçois des appels alors que la fenêtre de la<br />
<strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> est réduite?<br />
Les appels sont toujours reçus à la console et vous pouvez y répondre en<br />
appuyant sur la touche Réponse du clavier. Si l’option d’écran instantané (voir<br />
la page 37) est activée, la fenêtre de la console est automatiquement<br />
maximisée.<br />
Que se passe-t-il avec les appels si mon ordinateur cesse de<br />
fonctionner?<br />
Habituellement, un poste dans votre entourage servira de position de réponse<br />
de relève en cas de panne de courant ou d’un autre problème qui empêche<br />
votre ordinateur de fonctionner. Les appels entrants qui sonnent<br />
généralement sur la console sonnent au poste de relève.<br />
Puis-je utiliser d’autres applications lorsque la <strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong><br />
fonctionne?<br />
Oui, mais vous devez vous rappeler que lorsque plusieurs applications sont<br />
ouvertes alors que la console est en marche, cela peut nuire au rendement de<br />
celle-ci. Si possible, essayez de limiter l’utilisation des autres applications aux<br />
périodes de trafic moins achalandées.<br />
Mon écran se vide parfois — pourquoi?<br />
Un dispositif d’économie d’énergie intégré dans l’ordinateur réduit<br />
automatiquement l’intensité de l’écran lorsque aucune activité du clavier ou de<br />
la souris n’est décelée pendant environ deux minutes. Après environ cinq<br />
minutes, l’écran se vide. Lorsque vous appuyez sur la barre d’espacement du<br />
clavier, l’écran de la console réapparaît.
Réglage de la console<br />
La console est conçue pour votre confort. Vous pouvez, entre autres,<br />
modifier la sonnerie, la langue d’affichage à l’écran et l’angle<br />
d’inclinaison du clavier, et choisir d’utiliser un combiné ou un casque<br />
pour prendre les appels.<br />
Sonnerie de la console<br />
Pour activer ou désactiver la sonnerie de la console<br />
• Sélectionnez Sonnerie activée ou Sonnerie désactivée dans<br />
la liste de la zone État de la console.<br />
Lorsque la sonnerie est désactivée, les Appels entrants sont affichés<br />
et les icônes d’appels en attente ( ) sont les seules indications que<br />
vous avez des appels en attente.<br />
Pour régler le volume de la sonnerie<br />
• Lorsque la console sonne, appuyez sur la touche sur le<br />
clavier de la console pour régler le volume de la sonnerie au<br />
niveau désiré.<br />
Vous pouvez également utiliser la commande Options dans le menu<br />
Outils pour régler le volume de la sonnerie.<br />
Clavier de la console et berceau du combiné<br />
Vous pouvez régler l’inclinaison du clavier et le détacher du berceau<br />
du combiné. L’angle du berceau s’ajuste aussi à l’aide du raccord<br />
basculant inséré dans le pied arrière du berceau.<br />
Pour raccorder le berceau du combiné au<br />
clavier de la console<br />
• Alignez les languettes de la<br />
bride avec les fentes situées à<br />
la base du clavier de la console.<br />
• Appuyez de sorte à fixer les<br />
languettes dans les fentes.<br />
Pour détacher la bride du clavier<br />
• Saisissez le clavier tel qu’illustré.<br />
• Placez les pouces le long de la<br />
bordure de la bride et appuyez<br />
vers le bas en l’éloignant du<br />
clavier.<br />
Pour détacher la bride du berceau<br />
• À l’aide d’un doigt ou d’un outil<br />
comme un tournevis, appuyez<br />
sur l’une des languettes, de la<br />
manière illustrée.<br />
• Pendant que vous appuyez sur la<br />
languette, utilisez l’autre main<br />
pour faire pivoter la bride ouverte<br />
vers le haut.<br />
AVERTISSEMENT : vous pouvez vous blesser le poignet s’il reste<br />
plié pendant des périodes prolongées d’utilisation du clavier. Pour<br />
réduire les risques de blessure, ajustez l’inclinaison du clavier de<br />
sorte que votre poignet reste droit.<br />
Casque/Combiné<br />
Le clavier de la console possède des prises permettant de raccorder<br />
un combiné et un casque. Une des deux prises est réservée au<br />
casque tandis que l’autre peut servir à raccorder soit un combiné soit<br />
un casque. Les deux prises peuvent être utilisées en même temps;<br />
Avant de commencer ♦ 9
le cas échéant, toutefois, la prise double fonction sert à l’écoute<br />
seulement. (De façon générale, un superviseur utilise la prise double<br />
fonction pour surveiller un nouveau standardiste en cours de<br />
formation).<br />
Ne raccordez au clavier que des casques approuvés par <strong>Mitel</strong><br />
Networks. On trouve une liste des casques approuvés dans le guide<br />
d’installation de la <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> <strong>Console</strong>.<br />
La prise double fonction procure des niveaux d’écoute différents pour<br />
les casques et les combinés. Utilisez la liste pour indiquer lequel,<br />
du casque ou du combiné, est connecté à la prise.<br />
Pour configurer la prise double fonction pour une exploitation avec combiné<br />
ou avec casque<br />
1. Branchez le combiné ou le casque dans la prise double fonction<br />
( ) qui se trouve à l’arrière du clavier de la console.<br />
2. Sélectionnez Combiné ou Casque dans la liste<br />
État de la console.<br />
de la zone<br />
Pour régler le volume du combiné (ou du casque) durant un appel<br />
• Appuyez sur la touche au clavier de la console pour régler<br />
le volume au niveau désiré.<br />
Vous pouvez également utiliser la commande Options dans le menu<br />
Outils pour régler le volume de la sonnerie. Après avoir sélectionné<br />
la commande (soit durant un appel, soit lorsque la console est libre),<br />
cliquez sur Audio, puis poussez la glissière pour régler le volume.<br />
Débranchement du combiné ou du casque<br />
Lorsque l’on débranche le combiné ou le casque du clavier de la console,<br />
l’autre dispositif est automatiquement mis en fonction. Si aucun dispositif n’est<br />
raccordé à la console, la console se met en mode Standardiste absent. Si la<br />
console est la dernière console active du système, le système se met en mode<br />
Service de nuit 1.<br />
Il est à noter que la console ne se remet pas en mode Standardiste présent si<br />
l’on rebranche le combiné ou le casque.<br />
10 ♦ Avant de commencer<br />
Langue d’affichage de la console<br />
Vous pouvez choisir l’anglais (langue par défaut), le français,<br />
l’espagnol, le hollandais, l’italien ou l’allemand comme langue<br />
d’affichage de la console. Vous pouvez choisir la langue désirée<br />
durant l’installation.<br />
Pour changer la langue d’affichage de la console<br />
1. Sélectionnez la commande Options du menu Outils.<br />
2. Sélectionnez Langue.<br />
3. Sélectionnez la langue désirée.<br />
4. Cliquez sur Appliquer ou OK.<br />
La console doit être redémarrée pour que le changement s’applique.<br />
Horloge de la console<br />
Vous pouvez choisir soit l’horloge de la plateforme 3300 ICP, soit<br />
l’horloge du PC comme référence de temps pour la console. Il est<br />
conseillé d’utiliser l’horloge de la plateforme 3300 ICP puisqu’il s’agit<br />
de la référence des postes du système.<br />
Il est également préférable d’utiliser l’horloge de la plateforme 3300<br />
ICP si l’on doit programmer des appels de réveil automatique pour<br />
les invités. (La programmation d’appels de réveil automatique n’est<br />
accessible que pour les systèmes d’hôtel/de motel.)<br />
Pour régler l’heure de la console<br />
1. Sélectionnez la commande Options du menu Outils.<br />
2. Sélectionnez Heure.<br />
3. Sélectionnez l’option désirée.<br />
4. Cliquez sur Appliquer ou OK.
Fonctions de traitement<br />
d’appel de base
12 ♦ Fonctions de traitement d’appel de base
Traitement des appels dans la zone des<br />
Appels en file d’attente<br />
Vous pouvez accéder aux outils de traitement d’appels de la zone<br />
des Appels en file d’attente de votre écran de console. Utilisez ces<br />
outils pour gérer les appels en file d’attente :<br />
• Appels entrants. Vous permet de répondre aux appels de<br />
façon sélective. Appels entrants affiche les rappels en haut de<br />
la liste, puis tous les autres appels dans l’ordre d’arrivée ou dans<br />
l’ordre de priorité attribué (si vous avez spécifié un ordre de<br />
priorité aux lignes). Vous pouvez répondre à tous les appels<br />
dans n’importe quel ordre. Voir la page 17 pour plus de détails.<br />
• Appels en garde. Vous permet d’afficher, d’ajouter des<br />
commentaires et de transférer les appels que vous avez mis en<br />
garde. Vous pouvez également utiliser cet affichage pour revoir<br />
les détails d’identité de l’appelant avant de retourner à un appel<br />
en garde. Voir la page 23 pour plus de détails.<br />
• Appels transférés. Vous permet de surveiller et de<br />
reprendre les appels transférés à un poste. Voir la page 22 pour<br />
plus de détails.<br />
Vous pouvez personnaliser chaque affichage des Appels en attente<br />
en spécifiant les colonnes désirées et en redimensionnant chaque<br />
colonne. Pour en savoir davantage, voir la page 38.<br />
Accéder aux affichages des Appels en file d’attente<br />
Vous pouvez accéder à tous les affichages des appels en file d’attente<br />
depuis l’écran de la console ou au moyen d’une touche<br />
programmable sur votre clavier.<br />
1. Cliquez sur l’onglet correspondant dans la zone des Appels en<br />
file d’attente.<br />
ou<br />
2. Cliquez sur l’icône correspondante (<br />
du menu.<br />
, ou ) dans la zone<br />
ou<br />
3. Sélectionnez le menu Appels puis Appels entrants, Appels en<br />
garde, ou Appels transférés;<br />
ou<br />
4. Appuyez sur la touche programmable associée sur votre clavier.<br />
Pour plus de renseignements sur les touches programmables,<br />
voir la page 43.<br />
Surveiller les appels entrants, en garde ou transférés<br />
Utilisez l’affichage des appels en file d’attente pour voir l’information<br />
sur les appels :<br />
1. Accédez à l’affichage d’appels en file d’attente approprié.<br />
2. Faites défiler vers la gauche ou vers la droite en utilisant la barre<br />
de défilement au bas de l’affichage.<br />
ou<br />
3. Placez le pointeur de la souris sur l’appel.<br />
Une fenêtre instantanée semblable à celle ci-après apparaît et<br />
reste à l’écran durant dix secondes ou jusqu’à ce que vous<br />
éloigniez le pointeur de l’appel.<br />
Fonctions de traitement d’appel de base ♦ 13
14 ♦ Fonctions de traitement d’appel de base<br />
Sélectionner des appels dans les affichages d’appels en file d’attente<br />
Vous pouvez sélectionner des appels en utilisant votre souris ou votre<br />
clavier.<br />
1. Accédez à l’affichage d’appels en file d’attente approprié.<br />
2. Double-cliquez sur une entrée d’appel dans la liste;<br />
ou<br />
3. Appuyez sur la touche Reprise, puis entrez le chiffre ID (1-9)<br />
correspondant à l’appel dans la liste des appels en file d’attente<br />
correspondante.<br />
Si vous désirez sélectionner un appel Entrant ou Transféré dont<br />
le chiffre ID est 10 ou plus, double-cliquez sur l’appel avec votre<br />
souris.<br />
Remarque : Lorsque vous utilisez la touche Reprise pour répondre<br />
à un appel, assurez-vous que l’affichage d’appels en file d’attente<br />
désiré est sélectionné (visible) sur votre écran de console. Par<br />
exemple, si vous désirez sélectionner un appel entrant, mais appuyez<br />
sur Reprise et sur le chiffre ID d’un appel lorsque l’affichage Appels<br />
en garde est visible, vous établissez la communication avec l’appel<br />
en garde ayant ce chiffre ID.<br />
Ajouter des notes aux appels dans l’affichage des appels en<br />
file d’attente<br />
Vous pouvez ajouter des notes aux appels entrants et en garde, et<br />
indiquer le nom de l’appelant, le numéro, l’emplacement et l’état des<br />
voyants d’occupation pour les appels entrants et en garde. Pour en<br />
savoir davantage, voir la page 24.
Questions concernant la zone des appels en file d’attente<br />
Pourquoi le pointeur de ma souris vire-t-il au bleu quand je le déplace?<br />
Lorsque vous déplacez votre pointeur sur les entrées dans l’un des affichages<br />
d’appels en file d’attente, il devient bleu pour indiquer que la liste est<br />
momentanément « figée ».<br />
La liste « fige » pour que vous puissiez plus facilement sélectionner les appels.<br />
Cela est particulièrement utile lorsque votre affichage est très actif, et que les<br />
appels y entrent et en sortent rapidement.<br />
Pour que votre liste reste « figée » pendant plus d’une ou deux secondes,<br />
continuez de déplacer votre pointeur de souris sur les entrées d’appel pendant<br />
que vous décidez quel appel sélectionner.<br />
Remarque : Lorsque votre affichage est figé, les appels continuent de<br />
s’ajouter à la file d’attente. Si vous essayez de sélectionner dans votre<br />
liste figée un appel auquel on a déjà répondu entre-temps, un<br />
message indique que l’appel n’est plus en file d’attente (par exemple,<br />
« aucun appel à reprendre »).<br />
Qu’est-ce que les icônes , et , qui apparaissent sur les onglets<br />
des Appels en file d’attente indiquent?<br />
Lorsqu’une icône apparaît sur un onglet d’Appels en file d’attente, elle indique<br />
que vous avez sélectionné cet onglet.<br />
• apparaît sur Appels entrants<br />
• apparaît sur Appels en garde<br />
• apparaît sur Appels transférés<br />
Dans les onglets Appels entrants, Appels en garde et Appels transférés,<br />
qu’indique le nombre entre parenthèses?<br />
Le nombre indiqué entre parenthèses sur chacun des onglets d’Appels en file<br />
d’attente indique combien d’appels sont présentement en file d’attente dans<br />
chaque affichage. Par exemple, Appels entrants (3) indique qu’il y a trois appels<br />
entrants en file d’attente.<br />
Que signifie un onglet d’Appels en file d’attente qui clignote et devient<br />
orange?<br />
Lorsqu’un onglet Appels en file d’attente clignote et tourne à l’orange, il vous<br />
signale qu’un appel en file d’attente requiert votre attention (par exemple, un<br />
appel entrant est arrivé ou un appel en garde rappelle). Les onglets clignotent dès<br />
qu’un appel requiert votre attention, même si vous n’avez pas sélectionné l’onglet<br />
en question.<br />
Répondre aux appels<br />
Lorsqu’un nouvel appel arrive à la console,<br />
• la sonnerie retentit (si elle est activée),<br />
• l’appel apparaît dans l’affichage Appels entrants,<br />
• une icône d’appel en attente ( ) apparaît au-dessus de la<br />
touche d’afficheur associée à l’appel.<br />
Lorsque vous avez des appels entrants, votre écran peut prendre<br />
l’aspect suivant :<br />
Fonctions de traitement d’appel de base ♦ 15
Vous pouvez répondre aux appels de différentes façons :<br />
• Appuyez sur Réponse pour répondre aux appels dans leur ordre<br />
d’arrivée ou pour répondre au Rappel d’abord,<br />
ou<br />
• Appuyez sur la touche d’afficheur correspondante pour choisir<br />
l’appel auquel répondre,<br />
ou<br />
• Sélectionnez un appel dans l’affichage Appels entrants,<br />
ou<br />
• Appuyez sur Reprise et sur le chiffre ID de l’appel.<br />
Remarque : Si un appel est en cours à la console lors de la<br />
présentation d’un nouvel appel, vous ne pouvez pas prendre le nouvel<br />
appel tant que l’appel en cours n’a pas été transféré, libéré ou mis<br />
en garde.<br />
Répondre aux appels dans leur ordre d’arrivée ou en fonction<br />
de la priorité des lignes<br />
La touche Réponse utilise le principe du premier arrivé, premier<br />
servi : on répond aux rappels d’abord, puis à tous les autres appels<br />
dans leur ordre d’arrivée ou selon l’ordre de priorité de réponse aux<br />
appels (ligne).<br />
Si vous avez attribué un ordre de priorité de réponse aux appels, la<br />
touche Réponse répond aux appels présentés sur les lignes à haute<br />
priorité avant les appels présentés sur les lignes à basse priorité.<br />
Remarque : Pour attribuer des priorités de réponse aux appels en<br />
fonction du numéro de téléphone composé par les appelants pour<br />
accéder à la console, voir page 35.<br />
Pour répondre à un appel avec la touche Réponse<br />
1. Assurez-vous que les zones Source et Destination sont toutes<br />
les deux vides.<br />
2. Appuyez sur Réponse.<br />
16 ♦ Fonctions de traitement d’appel de base<br />
Les renseignements sur l’appel, par exemple le nom et le<br />
numéro de la ligne réseau pour un appel externe ou le nom et<br />
le numéro de poste de l’appelant s’il s’agit d’un appel interne,<br />
s’affichent dans la zone Source.<br />
À propos des touches d’afficheur de réponse<br />
L’affectation des touches d’afficheur de réponse est déterminée par votre<br />
service des communications en fonction des types d’appels que l’entreprise<br />
reçoit.<br />
Demandez à votre service des communications à quel type d’appels il<br />
préfère que vous répondiez en premier.<br />
La touche d’afficheur qui se trouve à l’extrême gauche est réservée aux<br />
rappels (voir Répondre aux rappels à la page 35), mais les autres touches<br />
d’afficheurs peuvent être programmées de différentes façons. Par exemple,<br />
il est possible que certaines de vos touches d’afficheurs soient étiquetées<br />
comme suit :<br />
• [Comp 0] et [Externe] pour indiquer si un appel provient de l’extérieur<br />
ou de l’intérieur du système; ou<br />
• [WATS] ou [LGN JCTN] pour indiquer sur quel type de ligne réseau<br />
l’appel est arrivé; ou<br />
• Le nom du service (par exemple, [Ventes]) attribué à la ligne réseau.<br />
Utilisez les touches d’afficheur pour vous guider lorsque vous répondez à un<br />
appel.<br />
Par exemple, il se peut que l’entreprise souhaite que les appelants de<br />
l’extérieur soient accueillis différemment des autres appelants internes ou<br />
des rappels. Utilisez le formulaire fourni à la page 61 pour enregistrer les<br />
messages d’accueil préférés de votre compagnie.<br />
Vous pouvez également utiliser l’affichage Appels entrants pour vous guider<br />
lorsque vous répondez aux appels entrants. Voir la page 17 pour plus de<br />
détails sur l’utilisation de l’affichage Appels entrants pour répondre aux<br />
appels.
Choisir les appels<br />
Pour sélectionner l’appel auquel vous voulez répondre, vous pouvez<br />
• Appuyer sur une touche d’afficheur [Rappel], [Comp 0],<br />
[Externe], [WATS], etc.) pour sélectionner l’appel selon la ligne<br />
d’arrivée;<br />
ou<br />
• Sélectionner un appel dans l’affichage Appels entrants pour le<br />
choisir en fonction de certains détails spécifiques (comme le<br />
nom du ou le numéro de l’appelant).<br />
Répondre aux appels au moyen des touches d’afficheur<br />
Si plusieurs appels en attente sont associés à une touche d’afficheur<br />
donnée, les appels seront pris dans l’ordre « premier arrivé, premier<br />
servi. »<br />
1. Utilisez les icônes ( ) dans la zone Appels en attente pour<br />
2.<br />
décider à quel type d’appels répondre en premier. L’icône<br />
apparaît au-dessus de la touche d’afficheur associée au type<br />
d’appel (externe, rappel, etc.). Le chiffre qui apparaît sous l’icône<br />
indique le nombre d’appels de ce type qui sont en attente. La<br />
couleur de l’icône indique également le nombre d’appels d’un<br />
type particulier en attente : jaune pour un seul appel, bleu pour<br />
deux appels, rouge pour trois appels ou plus.<br />
Cliquez sur la touche d’afficheur désirée.<br />
Dans l’exemple ci-dessus, vous remarquerez qu’il y a un appel interne<br />
[Comp 0] et deux appels externes en attente. Vous pouvez appuyer<br />
sur<br />
• Réponse pour entrer en communication avec le rappel; ou<br />
• [Comp 0] pour répondre à l’appel interne; ou<br />
• [Externe] pour répondre au premier appel externe arrivé à la<br />
console.<br />
Répondre aux appels à partir de l’affichage Appels entrants<br />
Vous pouvez utiliser l’affichage Appels entrants pour répondre aux<br />
appels en fonction de leur priorité ou de l’identité de l’appelant.<br />
Lorsqu’un appel entrant arrive à la console, consultez les<br />
renseignements sur l’appel qui apparaissent dans l’affichage<br />
Appels entrants :<br />
L’affichage Appels entrants est personnalisable, de sorte que vous<br />
pouvez sélectionner la colonne des renseignements d’appels que<br />
vous désirez voir, et vous pouvez redimensionner les colonnes pour<br />
afficher plus ou moins d’information. Voir page 38 pour une liste des<br />
colonnes de renseignements d’appels que vous pouvez afficher ou<br />
personnaliser.<br />
Pour en savoir davantage sur la façon d’accéder à l’affichage Appels<br />
entrants, voir la page 13.<br />
Pour répondre aux appels à partir de l’affichage Appels entrants<br />
1. Accédez à l’affichage Appels entrants.<br />
2. Double-cliquez sur une entrée d’appel dans la liste<br />
ou<br />
Appuyez sur la touche Reprise, puis sur le chiffre ID dans la<br />
liste des Appels entrants;<br />
ou<br />
Appuyez sur la touche Réponse pour répondre à l’appel ayant<br />
la priorité la plus élevée.<br />
Remarque : Lorsque vous utilisez la touche Reprise pour répondre<br />
à un appel entrant, assurez-vous que l’affichage Appels entrants est<br />
sélectionné (visible) sur votre écran de console. Voir page 14 pour<br />
plus détails sur la sélection des appels en file d’attente.<br />
Fonctions de traitement d’appel de base ♦ 17
Questions concernant la réponse téléphonique<br />
Pourquoi entend-on parfois un coup de sonnerie bref pendant le<br />
traitement des appels?<br />
Soit un appel est entré, soit un appel en garde a fait l’objet d’un rappel.<br />
Comme un appel est déjà en cours de traitement à la console, celle-ci sonne<br />
seulement une fois. Vous pouvez réduire le volume de la sonnerie. Vous<br />
pouvez également désactiver complètement la sonnerie en utilisant la<br />
liste dans la zone État de la console. (REMARQUE : Les autres<br />
sonneries seront également désactivées, sauf la sonnerie d’alarme critique.)<br />
Qu’est-ce que l’appelant entend pendant que je compose le numéro de<br />
poste?<br />
Dès que vous commencez à composer, l’appelant est en garde-consultation<br />
jusqu’à ce que la communication avec le poste demandé soit établie. La<br />
communication avec la console est alors libérée. Si le système offre la<br />
fonction d’attente musicale, l’appelant entend de la musique. Autrement, il<br />
n’entend rien.<br />
Puis-je établir une autre communication à la console lorsqu’une<br />
conversation téléphonique est déjà en cours à la console?<br />
Non.Avant de répondre à un nouvel appel, vous devez transférer l’appel en<br />
cours vers une autre destination (voir page 20), le mettre en garde (voir<br />
page 23) ou le libérer en appuyant sur Libérer.<br />
Pourquoi une icône apparaît parfois devant les numéros de poste<br />
dans la zone Source et Destination?<br />
Lorsqu’elle apparaît à côté d’un poste, cela signifie que ce poste est<br />
confidentiel. Les standardistes voient le numéro de poste sur leur écran; les<br />
autres usagers de poste voient seulement le nom de l’usager sur l’afficheur (s’il<br />
est disponible).<br />
18 ♦ Fonctions de traitement d’appel de base<br />
Composition téléphonique<br />
Vous pouvez composer un numéro de poste interne ou un numéro<br />
de téléphone externe. L’une des zones Source ou Destination doit<br />
être vide.<br />
Pour appeler un poste du système<br />
1. Composez le numéro de poste au clavier de la console.<br />
Les renseignements sur le poste apparaissent dans la zone<br />
Destination. Si des renseignements relatifs à un appel auquel<br />
vous avez déjà répondu sont affichés dans la zone Destination,<br />
cet affichage se déplace dans la zone Source dès que vous<br />
commencez à composer.<br />
2. Appuyez sur Libérer<br />
pour libérer l’appel. Si le poste est occupé, l’appel transféré sera<br />
automatiquement mis en attente sur la ligne jusqu’à ce qu’elle<br />
se libère. Vous pouvez également recourir aux fonctions<br />
suivantes pour traiter l’appel :<br />
Si le poste appelé est occupé,<br />
1. Appuyez sur [Source]<br />
et demandez au correspondant Source ce qu’il veut faire. Ainsi,<br />
l’information de la zone Destination reste affichée pour que vous<br />
puissiez prendre un message et mettre l’appel en attente au poste<br />
de destination, s’il y a lieu. (Voir Message en attente à la page 44.)<br />
ou<br />
2. Appuyez sur Annul<br />
pour annuler l’appel. L’information relative à l’appelant reste<br />
affichée dans la zone Source, mais l’information de la zone<br />
Destination disparaît, ce qui rend la mise en attente plus difficile.<br />
ou<br />
3. Appuyez sur [Priorité]<br />
pour intervenir dans la conversation du correspondant de la<br />
Destination si votre classe de service ou celle du poste<br />
l’autorisent (voir Priorité à la page 45).
Pour appeler un numéro de l’extérieur<br />
1. Composez le code d’accès à la ligne externe ( ______ ) 1 .<br />
2. Composez le numéro de téléphone.<br />
Les renseignements sur l’appel externe apparaissent dans la<br />
zone Destination.<br />
Laisser un rappel auto<br />
Vous pouvez demander un rappel auto lorsque la ligne obtenue<br />
(poste ou ligne réseau) est occupée. Le système surveille alors la<br />
ligne et rappelle la console dès que la ligne se libère. Notez que les<br />
rappels automatiques sur les lignes externes sont utilisés lorsque<br />
tous les circuits du système sont occupés, et non lorsque le numéro<br />
demandé est occupé.<br />
Pour laisser un rappel auto après avoir obtenu une ligne occupée<br />
• Appuyez sur [Rappel].<br />
Établissement d’un appel externe pour un usager de poste<br />
Les usagers de poste peuvent normalement appeler eux-mêmes à<br />
l’extérieur. Toutefois, il se peut qu’un usager de poste vous demande<br />
d’établir une communication extérieure pour lui. Avant de composer,<br />
il serait bon de noter le numéro CDR du poste (voir Classe de<br />
restriction à la page 63). Informez-vous auprès de votre service des<br />
communications pour savoir si des directives particulières<br />
s’appliquent à ce genre de demande.<br />
Pour appeler à l’extérieur pour un usager de poste interne,<br />
1. Répondez à l’usager de poste qui vous appelle;<br />
2. Composez le code d’accès à la ligne externe ( ______ ) 1 ;<br />
3. Composez le numéro de téléphone;<br />
4. Appuyez sur Libérer<br />
pour libérer la communication à la console et connecter le poste<br />
à la ligne extérieure.<br />
1 Utilisez cet espace pour enregistrer les chiffres que vous composez pour<br />
accéder à une ligne externe.<br />
Options<br />
Autres façons de composer<br />
Il y a d’autres façons de composer un numéro de téléphone :<br />
Recomposition du dernier numéro. Au lieu de recomposer le<br />
dernier numéro composé pour appeler à l’extérieur, laissez le système<br />
le faire pour vous en composant le code d’accès de la fonction de<br />
recomposition automatique du dernier numéro ( ______ ). 2<br />
Composition abrégée collective. Vous permet de composer un<br />
numéro en entrant un code d’accès. Voir Composition abrégée<br />
système à la page 50.<br />
Composition automatique annuaire. Utile lorsque vous ne<br />
connaissez pas le nom exact de la personne que l’on vous demande<br />
d’appeler ou lorsque vous connaissez seulement son emplacement<br />
ou le nom de son service. Voir Annuaire à la page 46.<br />
Composer à partir de la zone Voyant d’occupation. Affiche une<br />
liste de téléphones précédés d’une icône d’état. Vous pouvez utiliser<br />
le bouton Appeler pour appeler n’importe lequel de ces postes<br />
surveillés. Voir Voyants d’occupation à la page 32.<br />
Composition bloc-notes. Vous permet de composer un numéro de<br />
téléphone que vous avez noté dans un bloc-notes électronique. Voir<br />
Bloc-notes page 48.<br />
2 Utilisez cet espace pour enregistrer les chiffres que vous composez pour<br />
accéder à une ligne réseau spécifique.<br />
Fonctions de traitement d’appel de base ♦ 19
Questions concernant la composition de numéros de<br />
téléphone<br />
Puis-je accéder à une ligne réseau déterminée?<br />
Oui, vous pouvez choisir la ligne réseau.<br />
• Composez le code d’accès à une ligne réseau individuelle ( ______ ).*<br />
• Composez le numéro de ligne réseau à trois chiffres. Lorsque vous<br />
entendez la tonalité, composez le numéro de téléphone.<br />
• Lorsque vous entendez la tonalité, composez le numéro de téléphone.<br />
Si la tonalité indique que la ligne est occupée, cela signifie que la ligne<br />
réseau que vous avez choisie est déjà utilisée. Vous pouvez :<br />
• Appuyer sur [Priorité] pour interrompre l’appel en cas d’urgence;<br />
ou<br />
• Appuyer sur Libérer ou sur Annul pour libérer la console de la ligne<br />
réseau.<br />
Que faire si je commets une erreur en composant?<br />
Si vous vous rendez compte de l’erreur avant d’avoir fini de composer,<br />
appuyez sur Annul, puis entrez de nouveau le numéro.<br />
Si vous vous rendez compte que vous n’avez pas transféré l’appel au bon<br />
poste et désirez annuler le transfert et recommuniquer avec l’appelant, vous<br />
pouvez<br />
• Appuyer sur Restaurer;<br />
ou<br />
• Double-cliquer sur l’entrée dans la liste Appels transférés.<br />
Pour en savoir davantage, voir page 22.<br />
Remarque : Vous pouvez restaurer un appel tant que l’usager du<br />
poste auquel il a été transféré, renvoyé ou réacheminé par le<br />
système n’y a pas répondu. Dès qu’on répond à l’appel à un poste,<br />
vous ne pouvez plus le restaurer.<br />
* Utilisez cet espace pour enregistrer les chiffres que vous composez pour<br />
accéder à une ligne réseau spécifique.<br />
20 ♦ Fonctions de traitement d’appel de base<br />
Transfert d’appels<br />
Vous pouvez transférer un appel à un poste ou à un numéro externe.<br />
Utilisez l’affichage Appels transférés pour voir et reprendre un appel<br />
transféré lorsque le poste destinataire sonne.<br />
Lorsqu’un appel transféré est libéré, les données d’appel suivantes<br />
apparaissent dans l’affichage Appels transférés . Cet affichage<br />
indique la liste des appels transférés qui déclenchent la sonnerie d’un<br />
poste, en commençant par les plus anciens jusqu’aux plus récents.<br />
L’affichage Appels transférés est personnalisable, de sorte que vous<br />
pouvez sélectionner la colonne des renseignements d’appels que<br />
vous désirez voir, et vous pouvez redimensionner les colonnes pour<br />
afficher plus ou moins d’information. Voir page 38 pour une liste des<br />
colonnes de renseignements d’appels que vous pouvez afficher ou<br />
personnaliser.<br />
Transférer un appel<br />
1. Composez le numéro de renvoi. L’appelant est<br />
automatiquement mis en garde-consultation pendant que vous<br />
complétez le transfert.<br />
2. Appuyez sur Libérer pour mettre l’appelant en communication<br />
avec le poste dont la sonnerie est déclenchée.<br />
3. Si vous le désirez, accédez à l’affichage Appels transférés pour<br />
voir l’appel.<br />
Remarque : Si l’appelé ne répond pas avant l’expiration du délai de<br />
réponse, l’appel transféré (si on a utilisé une ligne extérieure) est<br />
présenté de nouveau à la console (rappel).
Si le numéro appelé est occupé ou si le poste appelé a activé<br />
la fonction Ne pas déranger<br />
Si le numéro appelé est occupé ou si le poste appelé a activé la<br />
fonction Ne pas déranger, procédez comme suit :<br />
1. Appuyez sur [Source] pour parler à l’appelant dans la zone<br />
Source sans perdre l’information de la zone Destination. Dites<br />
à l’appelant que le numéro appelé est occupé et demandez-lui<br />
s’il désire essayer de nouveau plus tard ou laisser un message<br />
vocal au destinataire occupé (voir Options à la page 19). Vous<br />
pouvez également prendre un message et transmettre une<br />
indication de message en attente au correspondant occupé (voir<br />
Message en attente à la page 44);<br />
ou<br />
2. Appuyez sur Annul, et composez un autre numéro si vous<br />
pensez savoir où se trouve la personne demandée;<br />
ou<br />
3. Appuyez sur [Source], puis sur [Recomposer DEST] pour<br />
recomposer le même numéro de destination;<br />
ou<br />
4. Appuyez sur la touche d’afficheur [Priorité] pour intervenir dans<br />
la conversation de l’usager de poste (si la classe de service de la<br />
console et celle du poste l’autorisent). Voir Priorité à la page 45;<br />
ou<br />
5. Appuyez sur Libérer pour remettre l’appelant en attente sur le<br />
poste occupé. (La mise en attente n’est pas autorisée si la<br />
fonction Ne pas déranger est activée sur le poste.) L’usager du<br />
poste occupé entend deux bips brefs lui indiquant qu’un appel<br />
est en attente. Lorsque l’usager raccroche, le poste sonne et<br />
l’appel en attente est automatiquement connecté.<br />
Remarque : Si l’appelé n’a pas répondu à l’expiration du délai<br />
de réponse, l’appel transféré (s’il s’agit d’une ligne extérieure)<br />
revient à la console à titre de rappel.<br />
Présentation de l’appelant avant de compléter le transfert<br />
Lorsque l’appelé a répondu à votre appel et que vous avez pu vous<br />
entretenir avec la personne en privé,<br />
1. Appuyez sur Libérer pour compléter le transfert;<br />
ou<br />
2. Appuyez sur [Source]<br />
pour parler en privé au correspondant dans la zone Source; le<br />
correspondant de la zone Destination est en garde-consultation.<br />
Pour parler de nouveau au correspondant de la zone Destination<br />
en privé, appuyez sur [Destination].<br />
Transférer un appel à une boîte vocale<br />
La touche Messag. vocale sur le clavier de la console vous permet de<br />
• Transférer les rappels directement à la boîte vocale de l’usager<br />
d’un poste.<br />
Cette touche permet de transférer des retours d’appel<br />
seulement, c’est-à-dire des appels transférés qui sont présentés<br />
de nouveau à la console parce que l’usager du poste appelé n’a<br />
pas répondu;<br />
• Appeler directement le système de messagerie vocale.<br />
Après avoir appuyé sur la touche Messag. vocale, entrez<br />
manuellement le numéro de la boîte vocale. Le chiffre (#) requis<br />
pour activer la demande d’un numéro de boîte vocale par le<br />
système de messagerie vocale est entré automatiquement. Pour<br />
savoir comment programmer la touche Messag. vocale pour<br />
les transferts vers la messagerie vocale à l’aide d’un seul bouton,<br />
voir page 43.<br />
Remarque : On doit composer un code d’accès pour activer cette<br />
fonction. Le code d’accès doit être entré à la console au moyen de<br />
la commande Options du menu Outils. Pour obtenir plus de<br />
renseignements, voir page 43.<br />
Fonctions de traitement d’appel de base ♦ 21
Transfert d’un appel à un numéro extérieur<br />
Vous pouvez demander un comptage par impulsions au téléphoniste<br />
de la compagnie de téléphone. Une fois l’appel terminé, la console<br />
sonne. Lorsque vous répondez, la durée de la communication<br />
s’affiche sur l’écran de la console. Renseignez-vous sur cette fonction<br />
auprès de votre service des communications.<br />
Reprendre un appel transféré<br />
Vous pouvez reprendre un appel transféré dès qu’il apparaît dans<br />
l’affichage Appels transférés.<br />
Si l’affichage Appels transférés est très actif, déplacez<br />
continuellement votre pointeur de souris sur les appels afin de<br />
« figer » la liste pendant que vous reprenez l’appel.<br />
Remarque : Si vous essayez de reprendre dans votre liste figée un<br />
appel auquel on a déjà répondu entre-temps, un message indique<br />
que l’appel n’est plus en file d’attente (par exemple, « aucun appel à<br />
reprendre à la position de transfert spécifiée »).<br />
Pour reprendre un appel transféré,<br />
1. Double-cliquez sur l’entrée dans la liste Appels transférés;<br />
ou<br />
2. Appuyez sur la touche Reprise, puis sur le chiffre ID affiché dans<br />
Appels transférés, seulement si le chiffre ID de l’appel transféré<br />
est de 1 à 9. Pour reprendre les appels dont les chiffres ID sont<br />
supérieurs à 9, utilisez la méthode du double-clic décrite cidessus.<br />
Remarque : Lorsque vous utilisez la touche Reprise pour reprendre<br />
un appel transféré, assurez-vous que l’affichage Appels transférés<br />
est sélectionné (visible) sur votre écran de console. Voir page 14 pour<br />
plus détails sur la sélection des appels en file d’attente.<br />
22 ♦ Fonctions de traitement d’appel de base<br />
Questions concernant le transfert d’appel<br />
Que dois-je faire si je n’obtiens pas de réponse lors du transfert d’un<br />
appel?<br />
• Appuyez sur [Source] pour recommuniquer avec l’appel de Source et<br />
retenir l’information sur la Destination. Vous aurez ainsi plus d’options<br />
pour le traitement de l’appel puisque les touches d’afficheur telles<br />
[Recomposer DEST] restent affichées à l’écran;<br />
ou<br />
• Composez un autre numéro si vous pensez savoir où se trouve la<br />
personne demandée.<br />
ou<br />
• Appuyez sur Annul pour rétablir la communication avec le<br />
correspondant dans la zone Source, mais effacer l’information de la zone<br />
Destination.<br />
Dois-je appuyer sur la touche Libérer lorsque je réponds à plusieurs<br />
appels les uns à la suite des autres?<br />
Non. Si vous utilisez la touche Réponse pour répondre aux appels,<br />
l’enfoncement de Réponse a pour effet de transférer l’appel au numéro de<br />
destination composé et de vous mettre en communication avec l’appel en<br />
attente suivant. Cela fonctionne seulement s’il y a des appels dans les deux<br />
zones Source et Destination.<br />
Que dois-je faire lorsqu’un appelant veut parler à deux personnes l’une<br />
à la suite de l’autre?<br />
Si un appelant de l’extérieur veut parler à plusieurs personnes les unes à la<br />
suite des autres, utilisez la fonction Appels en série (voir page 48). Lorsque<br />
l’appelant de l’extérieur termine la conversation avec son premier<br />
correspondant, vous recevez un rappel et vous pouvez alors composer le<br />
numéro de la deuxième personne demandée.<br />
Puis-je transférer un appel à une autre console?<br />
Oui, en composant le numéro de poste de l’autre console. Vous pouvez<br />
transférer des appels à d’autres consoles, mais vous ne pouvez pas mettre<br />
un autre standardiste en garde.<br />
Puis-je ajouter une note à un appel dans l’affichage Appels transférés?
Questions concernant le transfert d’appel<br />
Non. Parce que la file d’attente des Appels transférés est tellement<br />
dynamique (les appels y entrent et la quitte rapidement) que vous ne pouvez<br />
pas ajouter ni modifier de notes pour les appels dans cet affichage.<br />
Cependant, vous pouvez ajouter des commentaires aux appels pendant<br />
qu’ils sont dans la zone Source ou dans l’affichage Appels en garde.<br />
Y a-t-il un moyen facile de double-cliquer sur un appel transféré<br />
lorsque la liste Appels transférés change rapidement?<br />
Oui, vous pouvez « figer » la liste. Pour en savoir davantage, consultez la<br />
page 15.<br />
Mise en garde des appels et reprise des<br />
appels en garde<br />
Vous pouvez mettre jusqu’à six appelants en garde pendant que vous<br />
cherchez des renseignements ou que vous lancez une recherche<br />
pour trouver la personne demandée.<br />
Quand un appel est mis en garde, les renseignements sur l’appel en<br />
garde apparaissent dans l’affichage Appels en garde.<br />
L’affichage Appels en garde est personnalisable, de sorte que vous<br />
pouvez sélectionner la colonne des renseignements d’appels que<br />
vous désirez voir, et vous pouvez redimensionner les colonnes pour<br />
afficher plus ou moins d’information. Voir page 38 pour une liste des<br />
colonnes de renseignements d’appels que vous pouvez afficher ou<br />
personnaliser.<br />
Pour mettre un appel en garde<br />
• Appuyez sur Garde.<br />
Pour reprendre un appel mis en garde<br />
Vous pouvez reprendre un appel en garde seulement lorsque la zone<br />
Source ou Destination est vide :<br />
1. Appuyez sur Reprise, puis composez le numéro de position (1-<br />
6) de l’appel que vous voulez reprendre;<br />
ou<br />
Double-cliquez sur l’entrée dans l’affichage Appels en garde;<br />
ou<br />
Appuyez sur Reprise, puis sur la touche étoile ( * ) du clavier pour<br />
reprendre l’appel le plus ancien.<br />
2. Vous êtes en communication avec le demandeur.<br />
3. Appuyez sur [Composer DEST] pour libérer l’appel au<br />
destinataire original si l’appelant désire essayer de joindre cette<br />
personne de nouveau.<br />
Fonctions de traitement d’appel de base ♦ 23
Remarque : Si vous avez annoté l’appel, reportez-vous à ces notes<br />
pour ne pas avoir à redemander le nom de l’appelant ou le nom de<br />
la personne qu’il désire joindre. Voir « Annotation des appels » à la<br />
page 24 pour plus de détails.<br />
Annoter les appels en garde en ajoutant des renseignements<br />
sur le numéro appelé<br />
En annotant les appels en garde, vous pouvez faire le suivi de<br />
plusieurs appels en garde et les traiter de façon plus efficace.<br />
Vous pouvez enregistrer des renseignements spécifiques sur l’appel<br />
(par exemple, « Urgent! ») en utilisant le champ Notes dans les zones<br />
Source, Destination ou Appels en garde. Ces notes sont conservées<br />
jusqu’à ce que vous transmettiez l’appel au poste demandé ou<br />
jusqu’à ce que l’appel renvoie un rappel.<br />
Vous pouvez ajouter le destinataire des appels en garde au moyen<br />
de [Attendre] dans la zone des résultats de recherche dans<br />
l’Annuaire ou dans la zone Voyants d’occupation.<br />
Pour ajouter une note à un appel entrant ou en garde<br />
1. Répondez à l’appel ou reprenez-le.<br />
2. Cliquez sur le champ Notes dans l’une des zones suivantes :<br />
- la zone Source (c.-à-d., pendant que vous parlez à<br />
l’appelant), ou<br />
- la zone Destination (c.-à-d., après avoir composé le numéro<br />
demandé), ou<br />
- l’affichage Appels en garde (c.-à-d., après avoir mis l’appel<br />
en garde).<br />
3. Tapez le message désiré, et appuyez sur<br />
- ENTRÉE pour accepter le message, ou<br />
- ÉCHAP pour annuler le message que vous avez tapé.<br />
4. Appuyez sur Garde.<br />
24 ♦ Fonctions de traitement d’appel de base<br />
Pour annoter un appel mis en garde<br />
Utilisez la touche [Attendre] pour mettre l’appel en garde et y ajouter<br />
les renseignements sur la personne appelée.<br />
1. Sélectionnez l’appel dans l’affichage approprié des appels mis<br />
en file d’attente.<br />
2. Cliquez une fois sur le poste désiré dans la liste des Voyants<br />
d’occupation ou l’Annuaire.<br />
3. Appuyez sur [Attendre] pour annoter l’appel.<br />
La console ajoute alors le nom et le numéro de la personne que<br />
l’appelant essaie de joindre, ainsi que l’état actuel de cette ligne<br />
(par exemple, occupé) à l’enregistrement d’appel.<br />
Par exemple, dans le cas suivant, la console annote l’appel :<br />
• Un appelant dans la zone Source demande un transfert, mais<br />
le poste est occupé ou ne répond pas.<br />
• Appuyez sur Annul, puis sur [Attendre]. Le nom et le numéro<br />
de l’usager du poste demandé sont automatiquement ajoutés à<br />
l’appel en garde. Si le poste se trouve sur la liste Voyant<br />
d’occupation, le service, le lieu et l’état de la ligne sont également<br />
ajoutés au commentaire.<br />
Remarque : Le système ajoute automatiquement les<br />
renseignements concernant les destinataires des appels lorsque<br />
vous appuyez sur Garde immédiatement après avoir tenté de<br />
communiquer avec un poste occupé ou sans réponse. Voir<br />
« Questions concernant les fonctions de garde et de reprise » à la<br />
page 26 pour plus de détails.
Rappel en garde<br />
La zone Appels en garde peut afficher deux compteurs pour chaque<br />
appel en garde :<br />
• Le compteur de durée totale démarre dès que l’appel arrive à la<br />
console. Il indique la durée totale de l’appel.<br />
• Le compteur Durée de garde démarre lorsque vous mettez<br />
l’appel en garde. Il indique le temps durant lequel l’appelant a<br />
été en garde. Il est remis à zéro chaque fois qu’un appel est<br />
repris et mis en garde.<br />
Les compteurs Durée totale et Durée de garde sont limités à 99:59<br />
(minutes:secondes).<br />
Les appels laissés en garde durant une période supérieure à la limite<br />
définie par la programmation entraînent un rappel à la console. L’ID et<br />
la Durée de garde passent en gras et alternent entre les couleurs par<br />
défaut (noir ou blanc) et la couleur orange. La valeur du compteur<br />
Durée totale de l’appel passe aussi en gras. Pour répondre aux retours<br />
d’appels, procédez comme s’il s’agissait de reprendre un appel en<br />
garde.<br />
Options<br />
Pour mettre un appel en garde au poste Source ou Destination<br />
1. Appuyez sur Reprise, puis composez le numéro de position<br />
(1-6) de l’appel que vous voulez reprendre,<br />
ou<br />
Double-cliquez sur l’appel que vous désirez reprendre dans<br />
l’affichage Appels en garde.<br />
2. Appuyez sur [Source] ou [Destination] si vous voulez vous<br />
entretenir en privé avec l’un ou l’autre des correspondants.<br />
3. Appuyez sur Libérer pour mettre les correspondants en<br />
communication et libérez l’appel à la console.<br />
Pour mettre en communication deux appels mis en garde<br />
Assurez-vous que les zones Source et Destination sont toutes les<br />
deux vides.<br />
1. Appuyez sur Reprise et composez le chiffre ID de l’un des deux<br />
appels que vous désirez mettre en communication,<br />
ou<br />
Double-cliquez sur l’appel dans l’affichage Appels en garde.<br />
L’information relative à l’appel apparaît dans la zone Source;<br />
2. Répétez l’étape 1 pour reprendre le deuxième appel que vous<br />
désirez mettre en communication. L’information relative à l’appel<br />
apparaît dans la zone Destination;<br />
3. Appuyez sur [Conférence] pour mettre les correspondants en<br />
communication et conserver l’appel,<br />
ou<br />
4. Appuyez sur Libérer pour mettre les correspondants en<br />
communication et libérer l’appel à la console.<br />
Remarque : Si vous désirez garder la communication et si vous<br />
voulez que cette dernière contienne une note de l’un des deux<br />
appels initiaux, appuyez sur [Alterner notes] après avoir<br />
appuyé sur [Conférence] et mettez les deux appels en garde.<br />
[Alterner notes] apparaît seulement si les deux appels<br />
contenaient des notes et seulement après que vous aurez établi<br />
la communication et mis l’appel en garde.<br />
Fonctions de traitement d’appel de base ♦ 25
Questions concernant les fonctions de garde et de reprise<br />
Quelle est la façon la plus rapide d’annoter l’appel en ajoutant le nom<br />
et le numéro de la personne que l’appelant essaie de joindre?<br />
Si vous ne pouvez pas mettre en communication l’appelant dans la zone<br />
Source avec le poste dans la zone Destination parce que la ligne est<br />
occupée ou parce que l’appelé ne répond pas, appuyez sur Annul et sur<br />
Garde. La console annote automatiquement l’appel en indiquant le nom et le<br />
numéro du dernier poste auquel vous avez tenté de communiquer l’appel.<br />
Voir Annotation des appels en garde à la page 24 pour d’autres façons<br />
d’annoter les appels.<br />
Puis-je mettre une conférence téléphonique en garde<br />
Oui. Si vous ne pouvez pas trouver la personne que vous voulez ajouter à la<br />
conférence, vous pouvez mettre la conférence en garde jusqu’à ce que vous<br />
l’ayez trouvée. Pour plus de détails, voir page 27.<br />
Si je fais une erreur en ajoutant une note à un appel dans la zone Source<br />
ou Destination, puis annuler la note?<br />
Oui, vous pouvez. Si vous n’avez pas encore appuyé sur ENTRÉE après<br />
avoir ajouté une note dans le champ Note, appuyez sur ÉCHAP pour annuler<br />
le message tapé et recommencer.<br />
Si vous voyez une erreur dans le champ Notes après avoir appuyé sur<br />
ENTRÉE, vous pouvez modifier la note en cliquant dessus. Corrigez l’erreur<br />
et appuyez sur ENTRÉE pour réenregistrer la note modifiée.<br />
Y a-t-il une limite de caractères pour les notes?<br />
Les champs de notes dans les zones Source et Destination acceptent un<br />
maximum de 50 caractères.<br />
26 ♦ Fonctions de traitement d’appel de base
Conférences téléphoniques<br />
Vous pouvez établir des conférences téléphoniques réunissant<br />
jusqu’à huit participants (y compris vous-même).<br />
Pour établir une conférence téléphonique<br />
• Lorsque les deux correspondants sont en communication avec<br />
la console, l’un dans la zone Source et l’autre dans la zone<br />
Destination, appuyez sur [Conférence].<br />
Pour vous entretenir en privé avec l’un ou l’autre des correspondants<br />
• Appuyez sur [Source] ou [Destination].<br />
Pour ajouter d’autres participants à la conférence<br />
1. Composez le numéro du participant suivant.<br />
Le mot « Conférence » et un numéro de conférence<br />
apparaissent dans la zone Source, et le numéro composé<br />
apparaît dans la zone Destination.<br />
2. Appuyez sur [Conférence].<br />
La dernière personne appelée est ajoutée à la conférence. Les<br />
participants à la conférence entendent une brève tonalité<br />
chaque fois qu’un nouveau participant se joint à la conférence.<br />
Si la personne ne répond pas ou si la ligne est occupée,<br />
• Appuyez sur Annul.<br />
Pour revenir à la conférence. Vous pouvez alors continuer à<br />
ajouter des participants à la conférence.<br />
Pour déconnecter la console de la conférence<br />
• Appuyez sur Libérer.<br />
Une fois que vous avez quitté la conférence, vous ne pouvez<br />
pas vous y joindre de nouveau.<br />
Mise en garde d’une conférence téléphonique<br />
Lorsque vous ne parvenez pas à trouver un correspondant pour<br />
l’ajouter à la conférence, vous pouvez mettre la conférence en garde<br />
jusqu’à ce que vous l’ayez trouvé.<br />
Pour mettre une conférence téléphonique en garde<br />
1. Appuyez sur Garde.<br />
La conférence est mise en garde. Les participants peuvent se<br />
parler; vous seul êtes déconnecté.<br />
2. Vérifiez périodiquement la conférence car les participants ne<br />
peuvent pas communiquer avec vous.<br />
Pour reprendre une conférence mise en garde<br />
Vous pouvez reprendre une conférence seulement lorsque la zone<br />
Source ou Destination est vide.<br />
1. Appuyez sur Reprise et composez le numéro ID d’appel de la<br />
conférence en garde,<br />
ou<br />
2. Double-cliquez sur la conférence en garde dans l’affichage<br />
Appels en garde.<br />
Fonctions de traitement d’appel de base ♦ 27
Rappels<br />
Si personne n’a répondu à un appel externe transféré depuis la<br />
console au terme du délai programmé, l’appel fait l’objet d’un retour<br />
à la console. L’icône d’appel en attente ( ) apparaît au-dessus de<br />
la touche d’afficheur [Rappel], et l’appel est affiché avec la priorité la<br />
plus élevée parmi les Appels entrants.<br />
Puisque les retours d’appels sont traités en priorité, ce sont eux à qui<br />
vous répondez d’abord en appuyant sur Réponse.<br />
Pour répondre à un rappel<br />
Les deux zones Source et Destination doivent être vides.<br />
1. Appuyez sur [Rappel].<br />
ou<br />
2. Appuyez sur Réponse.<br />
Vous êtes maintenant en communication et vous pouvez<br />
demander à l’appelant s’il désire continuer à attendre ou s’il veut<br />
que vous appeliez un autre poste.<br />
Remarque : S’il y a lieu, les notes ajoutées à l’appel avant son<br />
retour à titre de rappel ne seront plus affichées. Vous pouvez<br />
cependant annoter l’appel de nouveau si vous le désirez (voir<br />
page 24 pour plus de détails).<br />
3. Selon ce que vous demande l’appelant, plusieurs options<br />
s’offrent maintenant à vous :<br />
• Appuyez sur la touche d’afficheur [Recomposer DEST] si<br />
l’appelant veut continuer à attendre.<br />
• Appelez un autre poste.<br />
• Appuyez sur Libérer pour libérer l’appel.<br />
• Appuyez sur Messag. vocale pour transférer l’appelant à<br />
la boîte vocale du poste demandé.<br />
Remarque : Les appels en série font également l’objet d’un rappel à<br />
la console. Voir appel en série à la page 48.<br />
28 ♦ Fonctions de traitement d’appel de base<br />
Restaurer un appel<br />
Il y a plusieurs façon de restaurer un appel que vous avez libéré à un<br />
poste erroné.<br />
Pour restaurer le dernier appel transféré depuis la console<br />
Utilisez la touche Restaurer du clavier de la console pour reprendre<br />
un appel que vous venez de transférer au mauvais poste.<br />
• Appuyez sur Restaurer.<br />
Remarque : Pour bien restaurer l’appel, vous devez appuyer sur<br />
Restaurer pendant que le poste sonne, et avant d’avoir commencé<br />
à composer ou à répondre à un autre appel.<br />
Pour restaurer un appel qui n’est pas le dernier appel déconnecté de la console<br />
Vous pouvez restaurer tout appel déconnecté s’il apparaît toujours<br />
dans l’affichage Appels transférés. Voir Reprendre un appel transféré<br />
à la page 22 pour plus de détails.<br />
Pour restaurer un appel présenté à un poste dans le champ Voyants<br />
d’occupation<br />
Si un appel est présenté à un poste dans la zone Voyants<br />
d’occupation (BLF), et si le poste est occupé, s’il n’y a pas de réponse<br />
ou si vous savez que la personne demandée n’est pas disponible,<br />
vous voudrez probablement restaurer l’appel pour parler directement<br />
à l’appelant.<br />
Lorsque votre console est à l’état libre (c’est-à-dire, sans appels dans<br />
les zones Source ou Destination) :<br />
1. Assurez-vous que l’appel fait sonner le poste dans la liste des<br />
voyants d’occupation - l’une des icônes suivantes est affichée à<br />
côté : ou .<br />
2. Cliquez une fois sur le poste qui sonne pour le sélectionner.<br />
3. Appuyez sur [Prise].<br />
Remarque : Si d’autres standardistes travaillent avec vous, assurezvous<br />
qu’ils ne prennent pas un appel effectué par un autre<br />
standardiste. Pour obtenir plus de renseignements, voir page 32.
Fonctions évoluées
30 ♦ Fonctions évoluées
Codes comptables<br />
Un code comptable est une sorte de mot de passe pour le système.<br />
Il se peut que vous ayez à entrer un code comptable pour accéder à<br />
certaines fonctions ou pour enregistrer un appel dans le journal ECD<br />
(SMDR) pour les besoins de la facturation ou de la comptabilité.<br />
Pour entrer un code comptable<br />
1. Composez le code comptable vérifié ou non vérifié.<br />
Un code vérifié donne accès à des fonctions; un code non vérifié<br />
enregistre les appels dans le journal EDC.<br />
2. Composez le code comptable, suivi du carré (#)<br />
En cas d’erreur, appuyez sur Annul et recommencez.<br />
3. Continuez à composer.<br />
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les codes<br />
comptables, communiquez avec votre service des communications.<br />
Tableau d’affichage<br />
Le tableau d’affichage est utilisé par toutes les consoles <strong>5550</strong> <strong>IP</strong> sur le<br />
système. Utilisez-le pour afficher des renseignements à l’intention des<br />
autres standardistes et pour enregistrer des numéros de composition<br />
abrégée auxquels tous les standardistes pourront accéder.<br />
Pour afficher des renseignements sur le tableau d’affichage<br />
1. Appuyez sur Tableau d’affichage.<br />
2. Appuyez sur [Modifier].<br />
Une seule personne à la fois peut modifier le tableau d’affichage;<br />
si quelqu’un utilise déjà le tableau d’affichage pour entrer des<br />
informations, l’arrière-plan reste gris lorsque vous appuyez sur<br />
la touche d’afficheur [Modifier].<br />
3. Entrez l’information que vous voulez afficher.<br />
4. Appuyez sur [Enregistrer].<br />
Pour afficher les plus récentes informations enregistrées dans<br />
le tableau d’affichage, appuyez sur la touche d’afficheur<br />
[Rafraîchir].<br />
Pour composer un numéro de téléphone affiché dans le tableau d’affichage<br />
1. Sélectionnez le numéro de téléphone au moyen de la souris ou<br />
du clavier de l’ordinateur<br />
2. Appuyez sur [Appel] ou double-cliquez sur le numéro<br />
sélectionné.<br />
Remarque : L’information affichée sur le Tableau d’affichage est<br />
enregistrée dans un fichier sur votre réseau. L’emplacement exact<br />
du fichier est déterminé lors de l’installation de la console. Si le fichier<br />
est déplacé, entrez le nouvel emplacement au moyen de la<br />
commande Options du menu Outils.<br />
Fonctions évoluées ♦ 31
Voyants d’occupation<br />
Les voyants d’occupation sont une fonction en option. S’ils sont<br />
disponibles, vous pouvez les utiliser pour surveiller l’état des postes<br />
et des lignes, pour composer rapidement et transférer les appels à<br />
ces postes, et pour prendre les appels aux postes qui sonnent. Les<br />
icônes d’état des voyants d’occupation vous indiquent d’un coup d’œil<br />
si un poste est libre, occupé, sonne ou est en mode Ne pas déranger.<br />
Consultez la page suivante pour obtenir la liste des icônes et leur<br />
signification.<br />
Si les voyants d’occupation ne sont pas accessibles – parce qu’ils<br />
n’ont pas été activés à l’installation de la console ou parce que la<br />
console a perdu la connexion avec la plateforme 3300 ICP –<br />
l’icône , en haut de la colonne État de la zone Voyant d’occupation,<br />
apparaît atténuée ( ). De plus, aucune icône d’état des voyants<br />
d’occupation n’apparaît à côté des entrées de voyants d’occupation,<br />
ce qui signale que les postes ne sont pas surveillés.<br />
Vous pouvez ajouter ou retirer des postes et des lignes ou changer<br />
l’ordre des postes et des lignes dans la boîte de dialogue de<br />
modification de la zone Voyants d’occupation.<br />
Remarque : Vous pouvez utiliser les voyants d’occupation pour<br />
appeler des postes, même si la fonction a été désactivée.<br />
Pour afficher les voyants d’occupation<br />
• Appuyez sur la touche Voyant d’occupation sur le clavier de<br />
votre console. (Utilisez la commande Options du menu Outils<br />
pour programmer une touche Voyants d’occupation sur le<br />
clavier), ou<br />
• Cliquez sur l’icône Voyants d’occupation ( ) dans la barre<br />
d’outils, ou<br />
• Cliquez sur le menu Outils, puis sur Voyants d’occupation.<br />
Pour faire un tri des voyants d’occupation<br />
Vous pouvez effectuer un tri des colonnes de voyants d’occupation<br />
pour trouver les noms, les numéros de services ou les emplacements<br />
32 ♦ Fonctions évoluées<br />
plus facilement. Les colonnes Nom, Service et Emplacement<br />
apparaissent en ordre alphabétique croissant ou décroissant. Le tri<br />
n’est pas offert pour les colonnes de TVO ( ) ou Privé ( ).<br />
• Cliquez une fois sur l’en-tête de la colonne pour faire le tri, une<br />
fois encore pour inverser l’ordre de tri, et une troisième fois pour<br />
annuler le tri.<br />
Recherche dans la zone Voyants d’occupation<br />
Vous pouvez rapidement repérer une entrée dans la liste des voyants<br />
d’occupation en appariant les valeurs de recherche (par exemple,<br />
des chiffres, des mots ou les premières lettres d’un mot) aux entrées<br />
dans les colonnes Voyants d’occupation.<br />
Pour afficher les voyants d’occupation<br />
Vous pouvez faire une recherche par nom, numéro, service ou<br />
emplacement :<br />
1. Cliquez sur et sélectionnez une colonne de recherche dans<br />
2.<br />
la liste déroulante. (La colonne de recherche par défaut est<br />
Nom.)<br />
Tapez une valeur de recherche dans la zone adjacente à l’icône<br />
.<br />
Par exemple, si vous cherchez « Jean Tremblay », entrez les<br />
valeurs comme suit<br />
• T, J – Nom, Prénom<br />
• J T – Première(s) lettre(s) du prénom et du nom<br />
• Tre – Première(s) lettre(s) du nom ou du prénom<br />
Pendant que vous tapez, la fonction de recherche cherche<br />
l’entrée la plus rapprochée, puis la sélectionne et l’affiche dans<br />
la liste.<br />
Si ce que vous avez tapé ne correspond à aucune entrée, la<br />
boîte de recherche passe au jaune et un message vous informe<br />
qu’il n’y a pas d’entrées correspondantes.
3. Si vous faites une erreur, appuyez sur ÉCHAP, RETOUR<br />
ARRIÈRE, ou SUPPR pour effacer la boîte de recherche.<br />
4. Cliquez sur pour naviguer jusqu’à l’entrée suivante ou sur<br />
5.<br />
pour passer à l’entrée précédente.<br />
Si votre recherche atteint le haut ou le bas de la liste, il y a<br />
bouclage de la liste de recherche et la console vous affiche un<br />
message dans la zone d’état et émet une alarme audible.<br />
Appuyez sur ENTRÉE pour composer le poste sélectionné dans<br />
la liste de recherche,<br />
ou<br />
Appuyez sur [Nouvelle recherche] pour commencer une<br />
nouvelle recherche.<br />
Appels, transferts d’appels et prises d’appels dans la zone<br />
Voyants d’occupation<br />
Pour appeler un poste, utilisez l’une de ces méthodes<br />
• Sélectionnez une entrée, puis appuyez sur [Appel].<br />
• Sélectionnez une entrée, puis appuyez sur ENTRÉE au clavier.<br />
• Double-cliquez sur une entrée.<br />
Pour transférer un appel vers un poste dans la zone Voyant d’occupation<br />
• Composez le poste, puis appuyez sur Libérer.<br />
Pour prendre un appel qui sonne<br />
Si un appel est présenté à un poste dans la zone Voyants<br />
d’occupation (BLF), et si le poste est occupé, s’il n’y a pas de réponse<br />
ou si vous savez que la personne demandée n’est pas disponible,<br />
vous voudrez probablement restaurer l’appel pour parler directement<br />
à l’appelant.<br />
Lorsque votre console est à l’état libre (c’est-à-dire, sans appels dans<br />
les zones Source ou Destination) :<br />
1. Assurez-vous que l’icône de sonnerie or apparaît à côté<br />
du poste.<br />
2. Cliquez une fois sur le poste pour le sélectionner.<br />
Remarque : Si vous double-cliquez par erreur le poste qui<br />
sonne, votre console compose le poste sélectionné au lieu de<br />
prendre l’appel. Appuyez sur Annul pour couper la<br />
communication avec le poste.<br />
3. Appuyez sur [Prise].<br />
Remarque : Si d’autres standardistes travaillent avec vous,<br />
assurez-vous qu’ils ne prendront pas un appel tout juste effectué<br />
par un autre standardiste.<br />
Modification de liste Voyant d’occupation<br />
Les listes Voyant d’occupation peuvent être locales ou partagées.<br />
Une liste locale est enregistrée dans le PC de la console et ne peut<br />
être utilisée que par cette console. Une liste partagée est conservée<br />
dans le réseau et les autres consoles peuvent y accéder. Tous les<br />
standardistes peuvent modifier une liste partagée. Les modifications<br />
apportées sur une console apparaissent sur toutes les autres. Un<br />
seul standardiste à la fois peut modifier la liste. Les modifications sont<br />
immédiatement affichées au standardiste qui en est responsable.<br />
Elles n’apparaissent aux autres standardistes que lorsqu’ils<br />
reviennent à la zone Voyants d’occupation ou la rafraîchissent.<br />
Conseil : Si vous savez qu’un standardiste a modifié une liste<br />
que vous partagez, mais que le changement n’apparaît pas à<br />
votre écran, appuyez sur Voyants d’occupation ou sur l’icône de<br />
la zone Voyants d’occupation ( ) pour rafraîchir l’affichage de<br />
la liste Voyants d’occupation.<br />
Pour modifier la liste Voyant d’occupation<br />
• Sélectionnez Modifier la liste Voyant d’occupation dans le<br />
menu Outils. La boîte de dialogue suivante apparaît :<br />
Fonctions évoluées ♦ 33
À gauche, se trouvent les postes et les lignes pouvant être surveillés.<br />
Si un des postes ou une des lignes que vous voulez surveiller<br />
manque, communiquez avec votre administrateur de système pour<br />
en faire faire l’ajout. Vous devez redémarrer votre console afin de voir<br />
les nouveaux postes ajoutés par votre administrateur.<br />
34 ♦ Fonctions évoluées<br />
Pour ajouter, supprimer ou déplacer des entrées de liste Voyant d’occupation<br />
1. Sélectionnez l’entrée.<br />
Pour sélectionner des entrées consécutives, cliquez sur la<br />
première, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur la<br />
dernière entrée.<br />
Pour sélectionner des entrées non consécutives, maintenez la<br />
touche CTRL enfoncée pendant que vous cliquez sur les entrées<br />
une par une.<br />
Pour rechercher une entrée, tapez le nom en partie ou en totalité<br />
dans la boîte Rechercher les noms commençant par.<br />
2. Effectuez l’une des opérations suivantes :<br />
• Cliquez sur Ajouter pour ajouter la sélection en haut de la<br />
liste Voyants d’occupation ou sur Supprimer pour l’éliminer.<br />
• Cliquez sur Déplacer vers le haut ou Déplacer vers le bas<br />
de façon répétée jusqu’à ce que la sélection se trouve à la<br />
position voulue.<br />
• Pour déplacer rapidement une entrée, gardez enfoncé le<br />
bouton de la souris sur le bouton Déplacer vers le haut ou<br />
Déplacer vers le bas.<br />
3. Cliquez sur OK.
Questions concernant les voyants d’occupation<br />
Conseil : Créez la liste des voyants d’occupation en commençant par vos<br />
favoris. Ils apparaîtront toujours en haut de la liste quand elle ne sera pas<br />
triée.<br />
Que signifie l’icône ?<br />
Lorsqu’elle apparaît à côté d’un poste, cela signifie que ce poste est<br />
confidentiel. Les standardistes voient le numéro de poste sur leur écran; les<br />
autres usagers de poste voient seulement le nom de l’usager sur l’afficheur<br />
(s’il est disponible).<br />
Que signifient les icônes de la colonne ?<br />
Ces icônes apparaissent sous le numéro de poste. Elles indiquent les états<br />
suivants :<br />
poste libre, mode Ne pas déranger* désactivé<br />
poste libre, mode Ne pas déranger* activé<br />
sonne, mode Ne pas déranger* désactivé<br />
sonne, mode Ne pas déranger* activé<br />
poste occupé, mode Ne pas déranger* désactivé<br />
poste occupé, mode Ne pas déranger* activé<br />
Vide<br />
(pas<br />
d’icône)<br />
Pas surveillé ou impossible à surveiller. l’absence d’icône à côté<br />
de toutes les entrées de voyants d’occupation indique que la<br />
console a perdu la connexion avec la plateforme 3300 ICP ou<br />
est en mode de reprise sur une plateforme 3300 ICP secondaire.<br />
l’icône d’en-tête de colonne ( ) est également atténuée<br />
en cas de perte de connexion ou de reprise.<br />
* Le mode Ne pas déranger ne concerne que les postes.<br />
Pourquoi les colonnes de voyants d’occupation sont-elles<br />
quelquefois affichées dans le désordre?<br />
Si vous faites un tri d’une colonne de la zone Voyants d’occupation et<br />
sortez ensuite de la zone, la liste reste dans l’ordre spécifié en dernier.<br />
Puisque la liste conserve l’ordre spécifié en dernier, elle peut sembler<br />
dans le désordre lorsque vous revenez à la zone Voyants d’occupation.<br />
Pour refaire le tri de la liste dans l’ordre désiré, cliquez simplement sur<br />
l’en-tête de colonne une ou deux fois, jusqu’à ce que vous obteniez<br />
l’ordre de tri désiré.<br />
Priorité de réponse<br />
La console est habituellement configurée de manière à répondre aux<br />
appels dans l’ordre d’arrivée (premier arrivé, premier servi). Si vous<br />
appuyez sur Réponse alors que plusieurs appels sont en attente,<br />
l’appel qui a attendu le plus longtemps est pris en premier. De même,<br />
vous pouvez attribuer des priorités aux appels en fonction de leur<br />
destination. Vous pouvez, par exemple, attribuer au numéro<br />
d’annuaire de votre entreprise un niveau de priorité supérieur à celui<br />
des appels internes à destination de la console (fonction « Comp 0 »).<br />
Votre service des communications vous indiquera le type d’appel<br />
auquel vous devez répondre en premier.<br />
Remarque : La touche Réponse suit la hiérarchie de réponse<br />
suivante lorsque la console est configurée pour répondre aux appels<br />
dans l’ordre d’arrivée : on répond aux rappels d’abord, puis à tous<br />
les autres appels dans leur ordre d’arrivée ou selon l’ordre de priorité<br />
de réponse au appels. Si plusieurs appels en attente sont associés<br />
à une touche d’afficheur donnée, les appels seront pris dans l’ordre<br />
« premier arrivé, premier servi ».<br />
Pour définir l’ordre de priorité de réponse des appels entrants<br />
1. Sélectionnez la commande Options du menu Outils.<br />
2. Cliquez sur Priorité de réponse.<br />
3. Exécutez l’une des opérations suivantes :<br />
• Pour répondre aux appels dans l’ordre d’arrivée,<br />
sélectionnez Premier arrivé, premier servi.<br />
• Pour définir l’ordre de priorité des appels en fonction de la<br />
ligne, sélectionnez Priorités attribuées aux lignes puis<br />
entrez un chiffre de 1 à 7 pour chaque ligne. Plus le nombre<br />
est petit, plus la priorité est élevée.<br />
4. Cliquez sur Appliquer ou OK.<br />
Fonctions évoluées ♦ 35
Mise en garde variable<br />
Lorsque le code d’accès approprié est programmé dans le système,<br />
cette fonction permet à un usager de poste de reprendre un appel<br />
que vous avez mis en garde en composant le code d’accès à la<br />
fonction de reprise à distance d’un appel mis en garde variable, suivi<br />
du numéro d’identification de la console (les deux premiers chiffre de<br />
la valeur d’ID de l’appel)et du numéro de position de garde (le dernier<br />
chiffre de la valeur d’ID de l’appel) affiché sur votre écran.<br />
Pour mettre un appel en garde en vue d’une reprise par un usager de poste<br />
1. Mettez un appel en garde (voir Mise en garde et reprise d’appel<br />
à la page 23). L’écran affiche l’appel à la première position de<br />
garde libre :<br />
2. Faites une recherche de personne pour communiquer le numéro<br />
de position de garde à la personne appelée. Pour plus de détails<br />
sur la façon d’effectuer une recherche de personne, voir la<br />
page 46.<br />
Dans l’exemple ci-dessus, supposons que l’appelant (position<br />
de garde 2) essaie de joindre M. Tremblay. Supposons que le<br />
code de reprise à distance de l’appel mis en garde variable est<br />
69. Faites une annonce de recherche de M. Tremblay comme<br />
suit : « M. Tremblay, veuillez appeler le 69 142. »<br />
M. Tremblay (le demandé) peut reprendre l’appel en composant<br />
69 (code de reprise à distance des mises en garde variables),<br />
36 ♦ Fonctions évoluées<br />
14 (numéro d’identification de la console à deux chiffre), puis 2<br />
(le numéro de position de garde).<br />
Lorsque la personne appelée prend l’appel, la position de garde<br />
occupée par l’appel se libère.<br />
Vous pouvez avoir jusqu’à six appels mis en garde variable en<br />
même temps.<br />
Questions concernant la mise en garde variable<br />
Qu’arrive-t-il lorsque la personne appelée ne prend pas l’appel?<br />
À l’expiration d’un délai prédéterminé, l’appel revient automatiquement à la<br />
console.<br />
Qu’arrive-t-il lorsque je mets la console en mode « Standardiste<br />
absent » alors que j’ai des appels mis en garde variable?<br />
L’appel reste en garde à la console jusqu’à l’expiration du même délai<br />
prédéterminé. Ainsi, les usagers du système peuvent prendre les appels<br />
mis en garde à une console que le préposé vient tout juste de quitter. À<br />
l’expiration du délai prédéterminé, tous les appels mis en garde variable<br />
(externes et internes) sont automatiquement acheminés à la position de<br />
réponse programmée.
Seuil d’appels entrants/Écran instantané<br />
Pour réduire les durées d’attente, votre système peut être programmé<br />
pour présenter les appels entrants à d’autres consoles ou positions de<br />
réponse. Si votre système est ainsi programmé, vous pouvez préciser<br />
le nombre d’appels entrants avant que le système ne commence à les<br />
présenter à votre console.<br />
La fonction Écran instantané vous permet, si activée, de réduire la<br />
fenêtre de la console, puis de la faire apparaître instantanément s’il<br />
arrive un appel ayant dépassé le seuil des appels entrants.<br />
Pour définir le seuil des appels entrants<br />
1. Sélectionnez la commande Options du menu Outils.<br />
2. Cliquez sur Divers.<br />
3. Entrez un nombre dans le champ Seuil d’appels entrants.<br />
Pour activer ou pour désactiver la fonction Écran instantané<br />
1. Sélectionnez la commande Options du menu Outils.<br />
2. Cliquez sur Attributs.<br />
3. Cliquez sur Oui pour activer l’option Remontée de fiches ou sur<br />
Non pour la désactiver.<br />
Désactivation du renvoi d’appels<br />
La fonction de renvoi d’appels permet à un usager de poste<br />
d’acheminer certains appels seulement ou tous les appels vers<br />
d’autres postes. Vous pouvez désactiver cette fonction pour un seul<br />
poste ou pour tous les postes du système.<br />
Pour désactiver tous les types de renvoi d’appels pour un seul poste<br />
1. Sélectionnez l’option Désac renv app tous postes en utilisant<br />
le menu Programmer.<br />
2. Entrez le numéro du poste au clavier de l’ordinateur<br />
3. Cliquez sur Oui.<br />
Pour désactiver la fonction Renvoi d’appels - Suivez-moi pour un seul poste<br />
Vous pouvez désactiver la fonction Renvoi d’appel - Suivez-moi pour<br />
un seul poste sans pour autant annuler les autres types de renvoi<br />
(sur occupation et sur non-réponse).<br />
1. Sélectionnez Désact renv app SM postedans le menu<br />
Programmer.<br />
2. Entrez le numéro du poste au clavier de l’ordinateur<br />
3. Cliquez sur Oui.<br />
Pour désactiver tous les types de renvoi d’appels pour tous les usagers de<br />
poste<br />
1. Sélectionnez l’option Désac renv app tous postes en utilisant<br />
le menu Programmer.<br />
2. Cliquez sur Oui.<br />
3. Cliquez sur Oui de nouveau pour confirmer l’annulation.<br />
Fonctions évoluées ♦ 37
Désactiver toutes les fonctions<br />
Vous pouvez désactiver depuis la console les fonctions activées sur<br />
un poste du système.<br />
Les fonctions que vous pouvez désactiver sont les suivantes :<br />
• Toutes les fonctions de renvoi<br />
• Ne pas déranger<br />
• Rappel automatique interne<br />
• Messages informatifs;<br />
• Réponse automatique<br />
• Rappel temporisé<br />
Pour désactiver toutes les fonctions d’un poste<br />
1. Sélectionnez Désactiver fonctions de poste dans le menu<br />
Programmer.<br />
2. Entrez le numéro du poste au clavier de l’ordinateur<br />
3. Cliquez sur Oui.<br />
Questions concernant le désactivation de toutes les<br />
fonctions<br />
L’utilisation de la fonction de désactivation de tous les types de renvoi<br />
d’un poste aura-t-elle des répercussions sur les messages et les<br />
demandes de rappel acheminés à ce poste par les autres usagers<br />
Non. Cette fonction ne touche que les fonctions activées par l’usager du<br />
poste. Tous les avis de message et demandes de rappel restent actifs. De<br />
même, la fonction de désactivation de toutes les fonctions n’a pas de<br />
répercussions sur les codes comptables ou sur la classe de service du poste.<br />
38 ♦ Fonctions évoluées<br />
Personnalisation des affichages d’appels en<br />
file d’attente<br />
Chacun des affichages d’appels en attente présente différents<br />
renseignements d’appels pour les appels entrants, en garde ou<br />
transférés.<br />
Selon la façon dont vous personnalisez vos affichages d’appels en<br />
attente, ceux-ci peuvent afficher les colonnes suivantes de<br />
renseignements d’appels :<br />
• L’ID d’appel (Entrant, En garde ou Transféré);<br />
• L’heure et la durée totale de mise en file d’attente de l’appel;<br />
• Le nom et le numéro de l’appelant;<br />
• Des remarques (utilisées pour annoter les appels en garde (voir<br />
« Annoter les appels en garde en ajoutant des renseignements<br />
sur le numéro appelé » on page 24);<br />
• Le nom ou le numéro de la ligne composée par l’appelant et sur<br />
laquelle l’appel est arrivé;<br />
• L’icône qui indique le statut de confidentialité du poste de<br />
destination;<br />
• L’icône qui indique le statut des voyants d’occupation du<br />
poste de destination;<br />
• Nom et numéro indique le nom et le numéro de poste de la<br />
personne que l’appelant essaie de joindre (dans l’affichage<br />
Appels en garde);<br />
• Transféré à indique le nom de la personne à laquelle vous avez<br />
transféré l’appel (dans l’affichage Appels transférés);<br />
• Service et emplacement indique le service ou l’emplacement de<br />
la personne que l’appelant essaie de joindre;<br />
• Type d’appareil affiche le type d’appareil de l’appelant, s’il s’agit<br />
d’un appel interne, ou le type de ligne réseau, s’il s’agit d’un<br />
appel externe;<br />
• L’ordre de mise en garde des appels.
Remarque : Certaines des colonnes de renseignements d’appels<br />
indiquées ci-dessus sont affichées par défaut dans les affichages<br />
d’appels en file d’attente; les autres sont cachées par défaut. Vous<br />
pouvez afficher ou cacher des colonnes de renseignements selon<br />
vos besoins de traitement d’appels.<br />
Vous pouvez sélectionner les colonnes à afficher. Vous pouvez<br />
personnaliser cette zone afin qu’elle corresponde à vos besoins en<br />
• supprimant et en restaurant les colonnes<br />
• redimensionnant les colonnes afin qu’elles affichent plus ou moins<br />
de renseignements.<br />
La colonne ID et celles dont l’en-tête est constitué d’une icône (Privé<br />
et État des voyants d’occupation) ne peuvent pas être<br />
redimensionnées. Vous pouvez supprimer toutes les colonnes sauf<br />
la colonne ID; celle-ci et au moins une autre colonne doivent rester<br />
affichées.<br />
Pour supprimer une colonne indésirable<br />
1. Cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête de la colonne que vous<br />
voulez supprimer.<br />
2. Dans le menu contextuel, cliquez sur l’option Supprimer cette<br />
colonne.<br />
Pour rétablir une colonne précédemment supprimée.<br />
1. Cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête d’une colonne.<br />
2. Dans le menu contextuel, cliquez sur l’option Sélectionner les<br />
champs. La boîte de dialogue Sélectionner les champs apparaît.<br />
3. Cochez les colonnes que vous voulez afficher.<br />
4. Cliquez sur OK.<br />
Les colonnes précédemment masquées reprennent leur position fixe<br />
et leur largeur par défaut.<br />
Pour redimensionner des colonnes,<br />
• Utilisez la souris et le curseur pour élargir ou rétrécir la colonne<br />
au besoin.<br />
Communications de données<br />
Il se peut qu’on vous demande d’établir des communications de<br />
données pour des appelants de l’extérieur.<br />
Pour connecter un appelant à un modem<br />
1. Demandez à l’appelant de mettre son modem en mode<br />
« Données » lorsqu’il entend les tonalités de connexion du<br />
modem.<br />
2. Composez le numéro du modem.<br />
« Appel du modem » apparaît dans la zone d’état.<br />
3. Composez le numéro du terminal de données destinataire.<br />
« Sonne » puis « Connexion établie » apparaissent dans la zone<br />
Destination pour confirmer que vous êtes en communication.<br />
4. Vous entendez alors les tonalités de connexion du modem<br />
5. Appuyez sur Libérer pour connecter l’appelant au modem.<br />
Si le numéro est occupé ou s’il n’y a pas de réponse, appuyez sur<br />
Annul pour reprendre la conversation avec l’appelant affiché dans la<br />
zone Source.<br />
Pour établir une communication locale de type Raccordement de ligne de<br />
données<br />
1. Composez le code d’accès de la fonction Raccordement de ligne<br />
de données.<br />
Si vous n’entendez rien, poursuivez.<br />
Si vous entendez la tonalité d’occupation, la ligne de données<br />
est occupée ou n’est pas prête.<br />
2. Composez le numéro du terminal de données destinataire.<br />
« Sonne », puis « Connexion établie » apparaissent dans la<br />
zone Destination. Attendez la tonalité de connexion.<br />
3. Appuyez sur Libérer.<br />
La ligne de données est connectée.<br />
Fonctions évoluées ♦ 39
Pour établir un Raccordement de ligne de données à distance<br />
1. Composez le code d’accès de la fonction de communication de<br />
données.<br />
Si vous n’entendez rien, poursuivez.<br />
2. Composez le numéro du groupe de recherche de modem.<br />
« Appel du modem » apparaît dans la zone d’état.<br />
3. Composez le numéro du service de données distant.<br />
« Saisie », puis « Connexion établie » apparaissent dans la<br />
zone Destination.<br />
4. Attendez la tonalité de connexion.<br />
5. Appuyez sur Libérer.<br />
Remarque : Pour composer plus rapidement au moyen de<br />
l’annuaire, demandez à votre service des communications d’ajouter<br />
les numéros de données appelés fréquemment à l’annuaire du<br />
système.<br />
40 ♦ Fonctions évoluées<br />
Service de jour et de nuit<br />
De façon générale, les systèmes téléphoniques d’entreprise sont mis<br />
en service de nuit à la fermeture des bureaux ou lorsque le dernier<br />
standardiste quitte son poste.<br />
Les appels sont alors acheminés aux positions de renvoi définies -<br />
soit des postes soit une sonnerie de nuit.<br />
Les usagers de poste peuvent composer le code du service tous<br />
postes (TAFAS) pour répondre aux appels entrants lorsque la<br />
sonnerie de nuit sonne.<br />
Si la dernière console de standardiste disponible n’a pas traité d’appel<br />
à l’expiration d’une temporisation programmable, le système se met<br />
automatiquement en service de nuit 1.<br />
Pour changer le mode de service de la console<br />
• Sélectionnez le mode approprié dans la liste de la zone État<br />
de la console.<br />
Remarque : Demandez à votre service des communications où se<br />
trouvent les positions de réponse et dans quelles circonstances vous<br />
devez sélectionner les différents services.<br />
Questions concernant le service de jour et de nuit<br />
Quels sont les services touchés par le service de jour ou de nuit?<br />
Le passage du mode Jour au mode Nuit peut avoir des répercussions sur<br />
certains usagers, selon leur CDS ou leur CDR. Par exemple, il se peut que<br />
la classe de restriction d’un usager autorise les appels externes lorsque le<br />
système est en mode Service de jour, mais pas lorsque le système est en<br />
mode Service de nuit.
Ne pas déranger (postes)<br />
Généralement, les usagers de poste activent et désactivent euxmêmes<br />
la fonction Ne Pas Déranger sur leur poste, mais il se peut<br />
qu’on vous demande de le faire pour eux. Si la fonction est activée,<br />
le poste ne sonne pas lorsqu’un appel entre.<br />
Pour activer la fonction Ne Pas Déranger (NPD) pour un usager de poste,<br />
1. Sélectionnez Définir NPD poste dans le menu Programmer.<br />
2. Entrez le numéro du poste au clavier de l’ordinateur<br />
3. Cliquez sur Oui.<br />
Pour désactiver la fonction NPD pour un usager de poste<br />
1. Sélectionnez Annuler NPD poste dans le menu Programmer.<br />
2. Entrez le numéro du poste au clavier de l’ordinateur<br />
3. Cliquez sur Oui.<br />
Pour désactiver la fonction NPD pour tous les postes<br />
1. Sélectionnez Annuler tous les NPD dans le menu<br />
Programmer.<br />
2. Cliquez sur Oui.<br />
3. Cliquez sur Oui de nouveau pour confirmer l’annulation.<br />
Questions concernant la fonction NPD<br />
Pourquoi un usager de poste voudrait-il se servir de la fonction NPD?<br />
La fonction Ne Pas Déranger bloque la présentation de la plupart des appels<br />
à un poste. Seuls les retours d’appel, les entrées en tiers et les appels<br />
acheminés par les lignes extérieures d’un type spécial sont présentés à un<br />
poste. Les usagers qui ne veulent pas être interrompus durant leurs<br />
communications (durant une communication de données, par exemple)<br />
devraient utiliser la fonction de protection des communications.<br />
Quel genre de tonalité un autre usager de poste ou standardiste<br />
entend-il lorsqu’il appelle un poste dont la fonction NPD a été activée?<br />
Une tonalité d’occupation ordinaire. Toute personne autorisée à faire une<br />
entrée en tiers peut alors intervenir.<br />
Appels d’urgence<br />
Cette fonction produit une alarme à la console lorsqu’un usager de<br />
poste effectue un appel d’urgence, et identifie le poste à l’origine de<br />
l’appel. Ces renseignements vous permettent de diriger les services<br />
de secours (police ou personnel ambulancier, par exemple) à l’endroit<br />
où l’appel a été effectué.<br />
Lorsqu’une alarme d’appel d’urgence est produite, la console sonne<br />
et affiche APPEL D’URGENCE. L’appel d’urgence est directement<br />
transmis aux services d’urgence, et en conséquence, le standardiste<br />
n’a pas l’occasion de communiquer de vive voix avec la personne à<br />
l’origine de l’appel.<br />
Pour lire un appel d’urgence<br />
1. Cliquez sur<br />
- ou -<br />
sur la barre d’outils.<br />
Cliquez sur Outils puis sur Journal des appels d’urgence.<br />
La fenêtre Journal des appels d’urgence s’affiche :<br />
Si les appels d’urgence ont été libérés précédemment, ils<br />
apparaîtront dans le Journal des appels d’urgence, en<br />
commençant par le plus récent.<br />
Fonctions évoluées ♦ 41
2. Cliquez sur Effacer pour accuser réception de l’appel. APPEL<br />
D’URGENCE disparaît lorsque le dernier appel d’urgence en<br />
attente a été effacé.<br />
Remarque : Les détails des appels d’urgence ne peuvent être<br />
affichés que par une seule personne à la fois.<br />
Pour supprimer un appel d’urgence<br />
1. Dans le Journal des appels d’urgence, sélectionnez l’appel<br />
d’urgence libéré que vous désirez supprimer.<br />
2. Cliquez sur Supprimer.<br />
Remarque : Seuls les journaux effacés peuvent être supprimés. La<br />
plateforme 3300 ICP conserve tous les journaux d’appels d’urgence.<br />
Pour fermer le journal des appels d’urgence<br />
• Cliquez sur Quitter.<br />
Remarque : Dès que vous quittez la console <strong>5550</strong> <strong>IP</strong>, tous les<br />
journaux sont supprimés du Journal des appels d’urgence, mais<br />
vous pouvez toujours les récupérer à partir de la plateforme 3300 ICP.<br />
42 ♦ Fonctions évoluées<br />
Questions concernant les appels d’urgence<br />
Que signifie l’icône sur la barre d’outils?<br />
Il s’agit de l’icône du Journal des appels d’urgence. Pour voir la liste des<br />
appels du Journal des appels d’urgence, cliquez une fois sur l’icône.<br />
Que signifie l’icône dans le Journal des appels d’urgence?<br />
Les appels d’urgence apparaissent dans le journal des appels d’urgence, à<br />
commencer par l’appel le plus récent. L’icône signale l’appel d’urgence<br />
courant. Elle ne signale pas les appels d’urgence précédents. Seuls les<br />
appels d’urgence signalés par l’icône peuvent être libérés.<br />
Parfois je ne peux pas afficher les détails d’un appel d’urgence—<br />
pourquoi?<br />
Les détails des appels d’urgence ne peuvent être affichés que par une seule<br />
personne à la fois. Les autres standardistes reçoivent le message Appel<br />
d’urgence affiché par dans la zone de réponse située dans la partie<br />
inférieure de leur application. Si un autre standardiste affiche les détails d’un<br />
appel d’urgence en cours, vous pouvez toujours obtenir des renseignements<br />
sur les appels d’urgence libérés localement mais vous ne pourrez ni accéder<br />
à l’appel en cours ni le libérer.<br />
Parfois le journal des appels d’urgence disparaît —pourquoi?<br />
Si vous ne cliquez pas sur Libérer dans les 60 secondes qui suivent la<br />
consultation des détails d’un appel d’urgence, le journal revient à l’Annuaire<br />
pour permettre à un autre standardiste d’afficher les détails d’un appel<br />
d’urgence.<br />
Si un autre standardiste ne confirme pas l’appel d’urgence, cliquez de<br />
nouveau sur l’icône pour ouvrir le journal.
Programmation des touches clavier<br />
Vous pouvez modifier la programmation des deux rangées de<br />
touches supérieures du clavier de la console ou supprimer les<br />
affectations de touches non disponibles.<br />
Pour affecter des fonctions aux touches (programmation)<br />
1. Sélectionnez la commande Options du menu Outils.<br />
2. Cliquez sur Clavier.<br />
3. Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur la touche que vous<br />
voulez programmer.<br />
Une liste de fonctions apparaît.<br />
4. Sélectionnez la fonction que vous voulez affecter à la touche.<br />
5. Répétez les étapes 3 et 4 pour programmer d’autres touches.<br />
6. Cliquez sur Appliquer ou OK.<br />
Pour rétablir la programmation initiale d’une touche<br />
• Cliquez sur Rétablir configuration initiale.<br />
Questions concernant la programmation des touches<br />
clavier<br />
Qu’est-ce qu’une touche non affectée et pourquoi voudrais-je en<br />
programmer une?<br />
La touche non affectée vous permet de programmer une ou plusieurs<br />
touches clavier « vides », c.-à-d., qui ne lancent aucun fonction.<br />
Vous voudrez probablement assigner le statut non affectée à une touche<br />
que vous enfoncez souvent par erreur — par exemple, si vous appuyez<br />
souvent à côté de Messag. vocale sans le vouloir, vous pouvez programmer<br />
cette touche à l’état « non affectée » pour ne pas répéter la même erreur de<br />
composition.<br />
Messagerie vocale à un bouton<br />
Vous pouvez programmer la touche Messag. vocale sur le clavier<br />
de la console afin de permettre le transfert vers la messagerie vocale<br />
à l’aide d’un seul bouton.<br />
1. Sélectionnez la commande Options du menu Outils.<br />
2. Cliquez sur Messag. vocale.<br />
3. Sous Numéro du système de messagerie vocale, entrez les<br />
chiffres requis pour accéder à votre système de messagerie<br />
vocale.<br />
4. Sous Messagerie vocale à un bouton, entrez les informations<br />
suivantes :<br />
• Délai (ex. millisecondes) entre l’envoi du numéro de<br />
système de messagerie vocale par la console et la réponse<br />
du système de messagerie vocale. Afin de s’assurer que le<br />
système est prêt à répondre à l’appel, un délai entre la<br />
réponse du système de messagerie vocale et l’envoi des<br />
chiffres de la console est requis. La valeur par défaut est<br />
de 1000 millisecondes.<br />
• Des chiffres doivent être entrés pour activer la demande<br />
d’un numéro de boîte de messagerie vocale par le<br />
système de messagerie vocale. La touche par défaut est<br />
le dièse (#).<br />
• Durée (ex. millisecondes) du délai écoulé avant l’envoi du<br />
numéro de boîte de messagerie vocale. La valeur par<br />
défaut est de 1000 millisecondes.<br />
Fonctions évoluées ♦ 43
Message en attente<br />
Vous pouvez activer un indicateur de message en attente pour un<br />
poste afin que l’arrivée de messages soit signalée à son usager. Vous<br />
pouvez également vérifier si un message est en attente à un poste<br />
et effacer l’indication de message en attente.<br />
Si un poste est occupé, ne répond pas ou a activé la fonction Ne Pas Déranger<br />
1. Appuyez sur [Source] et prenez le message.<br />
2. Appuyez sur la touche Message.<br />
3. Appuyez sur [Définir MSG en attente].<br />
4. Vous pouvez ensuite,<br />
• appuyer sur Annul pour reprendre la conversation avec le<br />
correspondant identifié dans la zone Source (s’il y a lieu), et<br />
ensuite<br />
• appuyer sur Libérer pour rompre la connexion avec le<br />
correspondant identifié dans la zone Source.<br />
Pour activer la fonction de message en attente lorsque vous n’êtes pas<br />
connecté ou lorsque vous êtes en train de vous connecter à un poste<br />
1. Appuyez sur la touche Message.<br />
2. Appuyez sur [Définir MSG en attente].<br />
3. Composez le numéro du poste.<br />
Pour annuler un indicateur de message en attente<br />
Il n’est pas nécessaire que vous soyez en communication avec un<br />
usager de poste pour pouvoir désactiver son indicateur de message<br />
en attente.<br />
1. Appuyez sur la touche Message.<br />
2. Appuyez sur [Effacer MSG en attente].<br />
3. Composez le numéro du poste (si vous n’êtes pas déjà connecté<br />
à ce poste).<br />
44 ♦ Fonctions évoluées<br />
Pour vérifier si un poste a un message en attente<br />
1. Appuyez sur la touche Message.<br />
2. Appuyez sur [Vérif MSGES att].<br />
3. Composez le numéro du poste.<br />
Les mots « MSGE en att » apparaissent dans la zone Destination si<br />
le poste a un message en attente.<br />
Questions concernant les messages en attente<br />
Comment un usager de poste peut-il savoir qu’il a un message en<br />
attente?<br />
Le type d’indication dépend du type de téléphone utilisé. L’usager d’un<br />
téléphone standard entend la tonalité de message en attente lorsqu’il<br />
décroche le combiné. (Si le téléphone est doté d’un voyant de message, celuici<br />
clignote lorsqu’il y a un message en attente). L’afficheur ACL sur les<br />
téléphones qui en sont munis montre une indication de message en attente en<br />
plus de la tonalité.<br />
Quand devrais-je désactiver les avis de message en attente?<br />
Quand vous le voulez! Toutefois, il est conseillé, pour gagner du temps, de le<br />
faire dès que vous livrez le message à l’usager de poste.<br />
Lorsque vous livrez le message au poste,<br />
1. Appuyez sur la touche Message.<br />
2. Appuyez sur [Effacer MSG en attente].<br />
3. Appuyez sur Libérer lorsque l’appel est terminé.
Statut Standardiste absent/présent<br />
Vous pouvez mettre la console en mode Standardiste absent lorsque<br />
vous vous préparez à quitter votre poste de travail et que vous ne<br />
voulez pas que des appels soient présentés à la console. Tous les<br />
nouveaux appels ainsi que les appels en attente seront acheminés<br />
vers une autre destination déterminée dans le cadre de la<br />
programmation du système.<br />
Pour changer le mode d’exploitation de la console (mode Standardiste absent/<br />
présent)<br />
• Sélectionnez le statut désiré dans la liste de la zone État de<br />
la console.<br />
Si vous êtes le seul standardiste du système et que vous voulez<br />
mettre la console en mode Standardiste absent, le message suivant<br />
s’affichera : « Mode standardiste absent interdit au dernier stand.<br />
actif. Sélectionnez Service de nuit. » Pour obtenir plus de<br />
renseignements sur le service de nuit, voir page 40.<br />
Remarque: La console se met automatiquement en mode<br />
Standardiste absent lorsque vous débranchez le combiné ou le<br />
casque. Voir Débranchement du combiné ou du casque à la page 9<br />
pour plus de détails.<br />
Questions concernant le mode Standardiste absent/<br />
présent<br />
Qu’arrive-t-il de mes appels lorsque j’active le mode Standardiste<br />
absent?<br />
Tous les nouveaux appels ainsi que les appels en attente à votre console<br />
sont automatiquement acheminés vers une autre destination. Les appels<br />
que vous avez mis en garde sont libérés à l’expiration du délai de garde et<br />
les appelants entendent la tonalité de manœuvre ou sont réacheminés à la<br />
destination programmée. Cependant, vous pouvez continuer à établir des<br />
appels.<br />
Remarque : À l’expiration d’un délai programmé sans traitement d’appel par<br />
la console, celle-ci se met automatiquement en mode Standardiste absent.<br />
Priorité<br />
La fonction d’entrée en tiers vous permet d’entrer en communication<br />
avec un usager de poste interne ou avec un correspondant de<br />
l’extérieur.<br />
Pour faire une entrée en tiers sur un poste occupé<br />
1. Appuyez sur [Priorité].<br />
Tous les participants à la conversation entendent la tonalité<br />
d’entrée en tiers (une tonalité brève à toutes les six secondes)<br />
pendant toute la durée de votre intervention.<br />
Tous les participants entendent ce que vous dites<br />
Le message « Fonction non permise » apparaît si votre classe<br />
de service ne vous permet pas l’entrée en tiers sur ce poste.<br />
2. Après l’entrée en tiers, vous pouvez<br />
• appuyer sur Libérer pour rompre la communication avec la<br />
console.<br />
Ou<br />
• appuyer sur Annul pour rétablir la communication avec le<br />
correspondant dans la zone Source et libérer l’appel dans<br />
la zone Destination.<br />
Pour entrer en tiers sur une ligne extérieure (ligne réseau) occupée<br />
1. Composez le code d’accès à une ligne extérieure individuelle.<br />
2. Composez le numéro de la ligne extérieure<br />
Pour une liste des numéros de lignes réseau, utilisez la fonction<br />
d’affichage de l’état des lignes extérieures à la page 49.<br />
3. Appuyez sur [Priorité].<br />
Les appelants entendent la tonalité d’entrée en tiers pendant<br />
toute la durée de votre intervention. Une fois qu’ils ont raccroché,<br />
vous pouvez utiliser la ligne.<br />
Fonctions évoluées ♦ 45
Recherche de personne<br />
Si un équipement de recherche de personnes est raccordé à votre<br />
système, vous pouvez vous en servir pour diffuser des annonces<br />
dans une ou plusieurs zones.<br />
Utilisez la table des Zones de recherche dans la section Références<br />
pour prendre note de l’emplacement des zones de recherche.<br />
Pour faire une recherche de personnes<br />
Les deux zones Source et Destination de votre écran doivent être vides.<br />
1. Appuyez sur Rech pers.<br />
S’il y a une seule zone de recherche de personnes, vous êtes<br />
connecté immédiatement au système de recherche de personnes.<br />
2. Diffusez votre annonce.<br />
S’il y a plusieurs zones de recherche de personnes<br />
• Après avoir appuyé sur Rech pers., composez le code (deux<br />
chiffres, de 01 à 15) de la zone de recherche, ou faites le 00<br />
pour toutes les zones.<br />
Un long bip se fait entendre. Une fois la connexion établie avec<br />
le circuit de recherche de personnes, un des messages suivants<br />
apparaît sur votre écran :<br />
« Zone rech occupée » - quelqu’un utilise l’équipement de<br />
recherche de personnes. Essayez plus tard, ou appuyez sur<br />
[Priorité] (si votre classe de service ou celle de votre<br />
téléavertisseur le permet) pour interrompre la recherche de<br />
personne en cours.<br />
« Zone rech non affect » - vous n’avez pas accès à cette zone<br />
de recherche.<br />
« Connexion Syst rech » - vous êtes connecté au circuit de<br />
recherche et vous pouvez diffuser votre annonce.<br />
Pour mettre fin à une recherche de personnes<br />
• Appuyez sur Annul ou Libérer.<br />
Vous êtes déconnecté du circuit de recherche de personnes.<br />
46 ♦ Fonctions évoluées<br />
Annuaire<br />
Utilisez la fonction Annuaire pour rechercher des personnes et des<br />
postes dans l’annuaire de votre système. Vous pouvez faire des<br />
recherches par nom, numéro de poste, service ou emplacement. La<br />
recherche par service est utile lorsque l’appelant vous demande de<br />
parler à « quelqu’un des Ventes » plutôt qu’à une personne en<br />
particulier. Un emplacement peut être une salle de réunion, le hall<br />
d’entrée de votre immeuble ou tout autre endroit où il y a un téléphone.<br />
Vous pouvez aussi vous servir de l’annuaire pour téléphoner.<br />
Pour accéder à l’annuaire du système<br />
Vous pouvez accéder au répertoire en tout temps.<br />
1. Appuyez sur Annuaire.<br />
2. Entrez le nom de la personne recherchée ou tout autre<br />
renseignement dans les cases appropriées. (Utilisez la souris<br />
ou la touche Tab pour passer d’une case à l’autre.)<br />
Appuyez sur Retour arrière pour corriger vos fautes de frappe.<br />
3. Appuyez sur [Recherche] ou ENTRÉE.<br />
Les entrées qui correspondent à ce que vous avez tapé<br />
apparaissent dans la zone Annuaire
4. Faites défiler la liste en cliquant sur les boutons ou , ou<br />
5.<br />
en appuyant sur les touches Pg. préc./Pg. suiv. sur le clavier.<br />
Cliquez sur le contact désiré pour le sélectionner.<br />
6. Appuyez sur [Appel] ou ENTRÉE pour appeler le contact<br />
sélectionné. Vous pouvez aussi double-cliquer sur l’entrée pour<br />
l’appeler<br />
7. Appuyez sur [Attendre] pour retenir un appel entrant ou en<br />
garde pour le correspondant sélectionné.<br />
Remarque : Lorsqu’on appuie sur [Attendre], l’appel en garde<br />
est automatiquement annoté pour indiquer le nom, le numéro,<br />
l’emplacement et l’état des voyants d’occupation pour l’entrée<br />
d’annuaire sélectionnée.<br />
8. Appuyez sur [Nouvelle recherche] pour commencer une<br />
nouvelle recherche.<br />
Questions concernant l’annuaire<br />
Que signifie l’icône ?<br />
Lorsqu’elle apparaît à côté d’un poste, cela signifie que ce poste est<br />
confidentiel. Les standardistes voient le numéro de poste sur leur écran; les<br />
autres usagers de poste voient seulement le nom de l’usager sur l’afficheur<br />
(s’il est disponible).<br />
Que signifient les icônes de la colonne ?<br />
Ces icônes apparaissent sous le numéro de poste. Elles indiquent les états<br />
suivants :<br />
Vide<br />
(pas<br />
d’icône)<br />
poste libre, mode Ne pas déranger* désactivé<br />
poste libre, mode Ne pas déranger* activé<br />
sonne, mode Ne pas déranger* désactivé<br />
sonne, mode Ne pas déranger* activé<br />
poste occupé, mode Ne pas déranger* désactivé<br />
poste occupé, mode Ne pas déranger* activé<br />
Pas surveillé ou impossible à surveiller. L’absence d’icône à<br />
côté de toutes les entrées de voyants d’occupation indique que<br />
la console a perdu la connexion avec la plateforme 3300 ICP ou<br />
est en mode de reprise sur une plateforme 3300 ICP<br />
secondaire. L’icône d’en-tête de colonne ( ) est<br />
également atténuée en cas de perte de connexion ou de<br />
reprise.<br />
* Le mode Ne pas déranger ne concerne que les postes.<br />
Fonctions évoluées ♦ 47
Bloc-notes<br />
Le bloc-notes est votre répertoire téléphonique et votre liste de<br />
composition abrégée personnels. Enregistrez-y des numéros de<br />
téléphone pour pouvoir les composer rapidement ou les noms et les<br />
numéros des appelants pour les retrouver plus tard.<br />
Pour entrer des informations dans le bloc-notes<br />
Vous pouvez vous servir du bloc-notes pendant que vous êtes en<br />
communication avec un appelant.<br />
1. Appuyez sur Bloc-notes.<br />
2. Tapez un nom, un numéro de téléphone ou de poste ou tout<br />
autre renseignement que vous voulez enregistrer<br />
Entrez le code d’accès aux lignes extérieures lorsque vous<br />
enregistrez un numéro externe et n’entrez pas d’espaces entre<br />
les chiffres.<br />
3. Appuyez sur [Enregistrer] pour enregistrer l’information.<br />
Pour supprimer des renseignements entrés dans le bloc-notes<br />
• Sélectionnez l’information à effacer au moyen de la souris ou<br />
des flèches et appuyez sur Supprimer.<br />
48 ♦ Fonctions évoluées<br />
Pour composer un numéro de téléphone enregistré dans le bloc-notes<br />
• Sélectionnez le numéro que vous voulez appeler et appuyez sur<br />
[Appel].<br />
Appels en série<br />
Lorsqu’un appelant vous demande de parler à plusieurs personnes<br />
à tour de rôle, utilisez la fonction Appels en série. Une fois le premier<br />
appel terminé, la communication est rétablie entre l’appelant et la<br />
console. Vous pouvez alors faire un deuxième appel. Après chaque<br />
appel, l’appelant est remis en communication avec le standardiste,<br />
jusqu’à ce que tous les appels aient été faits.<br />
Pour lancer une série d’appels pour un correspondant identifié dans la zone<br />
Source ou Destination :<br />
1. Demandez à l’appelant de rester en ligne après chaque appel<br />
2. Appuyez sur [Définir appel en série].<br />
3. Composez un numéro de poste.<br />
4. Appuyez sur Libérer.<br />
La communication est rompue avec la console. Lorsque le poste<br />
appelé raccroche, l’appel en série est présenté de nouveau à la<br />
console à titre de rappel (voir Rappel à la page 28).<br />
Pour mettre fin à un appel en série<br />
• Lorsque le dernier appel a été effectué par l’appelant, appuyez<br />
sur [Désact App série].<br />
Lorsque l’appelant raccroche après que l’appel en série ait été<br />
présenté à un poste qui est occupé ou qui ne répond pas, l’appel<br />
fait l’objet d’un retour d’appel à la console.
Affichage de l’état des lignes extérieures -<br />
Standardiste<br />
La fonction d’affichage de l’état des lignes extérieure est une fonction<br />
optionnelle qui vous permet de consulter des renseignements sur le<br />
trafic du système. Durant les périodes de pointe, il peut arriver que des<br />
usagers aient de la difficulté à appeler à l’extérieur et demandent votre<br />
aide. La fonction d’affichage de l’état des lignes extérieure vous permet<br />
de vérifier si un trafic excessif est bien la cause du problème. Vous<br />
pouvez alors expliquer aux usagers qu’il s’agit d’un problème<br />
temporaire et les inviter à rappeler plus tard.<br />
Vous pouvez vérifier le trafic en entrant les numéros de lignes<br />
extérieures ou les chiffres composés pour y accéder, le 9, par exemple.<br />
Cette fonction ne gêne pas le traitement des appels.<br />
Pour afficher les données du trafic par numéro de ligne extérieure<br />
1. Appuyez sur État.<br />
2. Sélectionnez Rechercher par n° de grpe.<br />
3. Entrez le numéro du groupe de lignes de départ, puis appuyez<br />
sur [Rechercher].<br />
Vous pouvez voir une liste des lignes extérieures, le nombre de<br />
lignes extérieures et le nombre de lignes extérieures en cours<br />
d’utilisation, par exemple,<br />
L’indication Heure-date indique la date et l’heure de votre dernière<br />
recherche.<br />
Pour afficher seulement l’information relative aux lignes extérieures<br />
accessibles en composant une chaîne de chiffres donnée<br />
1. Appuyez sur État.<br />
2. Sélectionnez Recherche par chiffres composés.<br />
3. Entrez la chaîne préfixe, par exemple, l’indicatif régional « 416 ».<br />
4. Appuyez sur [Rechercher].<br />
Options<br />
Une fois l’information sur le trafic affichée, vous pouvez :<br />
• Cliquer sur [Imprimer] pour imprimer l’information d’état relative<br />
aux lignes extérieures affichées seulement.<br />
• Cliquer sur la touche afficheur [Imprimer tous] pour imprimer<br />
l’information d’état relative à l’ensemble des lignes extérieures,<br />
y compris celles qui ne sont pas affichées.<br />
Fonctions évoluées ♦ 49
Composition abrégée système<br />
Vous pouvez enregistrer les numéros fréquemment appelés pour que<br />
les usagers de poste et vous-même puissiez les composer en vous<br />
servant de la fonction de composition abrégée. Utilisez la table fournie<br />
dans la section Référence pour prendre en note les numéros de<br />
composition abrégée dont vous aurez le plus probablement besoin.<br />
• Composez le numéro de composition abrégée système.<br />
Le numéro de téléphone est composé automatiquement<br />
Remarques :<br />
• Créez votre liste de composition abrégée personnelle en<br />
enregistrant dans le bloc-notes les numéros que vous appelez<br />
le plus souvent. Pour obtenir plus de renseignements, voir<br />
page 48. Vous pouvez également utiliser le Tableau d’affichage<br />
pour enregistrer les numéros de composition abrégée utiles pour<br />
tous les standardistes. Pour obtenir plus de renseignements,<br />
voir page 31.<br />
• Les numéros de composition abrégée collective ne peuvent être<br />
enregistrés à la console; cette tâche doit être exécutée par votre<br />
service des communications.<br />
50 ♦ Fonctions évoluées<br />
Signalisation par tonalités<br />
Peut-être avez-vous constaté que, lorsque vous composez un numéro<br />
à la console, vous n’entendez pas les tonalités ou les impulsions que<br />
l’on entend normalement au téléphone. Vous n’entendez pas de<br />
tonalités parce que votre console « communique » avec les autres<br />
composants de votre système téléphonique au moyen de signaux d’un<br />
type différent.<br />
Cependant, il peut arriver que vous deviez transmettre des tonalités<br />
pour établir une communication. De façon générale, il peut arriver<br />
qu’on doive entrer un mot de passe ou d’autres données sous forme<br />
de tonalités pour accéder à certains services spéciaux tels que la<br />
messagerie vocale.<br />
Pour produire des tonalités<br />
Une fois la connexion établie, si on vous demande d’entrer des<br />
chiffres :<br />
1. Appuyez sur Tonalités.<br />
L’indicateur Tonalités de la zone Statut de la console apparaît<br />
en sousbrillance lorsque la signalisation par tonalités est<br />
désactivée.<br />
2. Composez le code.<br />
Pour désactiver la signalisation par tonalités<br />
• Appuyez sur Libérer<br />
pour rompre la communication avec la console. Elle cesse<br />
d’émettre des tonalités.<br />
Ou<br />
• Appuyez de nouveau sur Tonalités pour désactiver la<br />
signalisation par tonalités.
Fonctions hôtelières
52 ♦ Fonctions hôtelières
Affichage et modification de l’information sur<br />
les chambres<br />
L’information de chambre comprend le nom du client, le statut<br />
(occupation) et l’état (libre, propre, hors service, etc.) de la chambre,<br />
les frais de communications et les restrictions d’appel ainsi que l’état<br />
des fonctions de messages en attente, de réveil et autres services<br />
hôteliers.<br />
Pour afficher, enregistrer ou modifier l’information de chambre<br />
Vous pouvez afficher, entrer et modifier l’information de chambre<br />
lorsqu’il n’y a pas d’appel à la console ou lorsque vous êtes en<br />
communication avec la chambre.<br />
1. Appuyez sur Accueil, ou si vous avez déjà un appel à la<br />
chambre, appuyez sur la touche d’afficheur [Accueil].<br />
2. Utilisez le clavier de l’ordinateur pour taper le numéro de la<br />
chambre (à moins que vous ne soyez déjà en communication<br />
téléphonique avec la chambre). L’afficheur indiquera, par<br />
exemple :<br />
Dans cet exemple, Jean Tremblay de <strong>Mitel</strong> Corp occupe la<br />
chambre 4002, a la permission de faire des appels interurbains,<br />
et a un appel en attente ainsi qu’un appel de réveil pour 7 h 30.<br />
La chambre est occupée et nettoyée et elle n’est pas touchée<br />
par le blocage d’appel.<br />
Remarque : L’information affichée varie selon que la console<br />
est reliée à une chambre ou à une suite — voir À propos de<br />
Services de suite ci-après pour plus de détails.<br />
3. Apportez les modifications nécessaires, s’il y a lieu, et appuyez<br />
sur [Enregistrer] pour les enregistrer.<br />
À propos de Services de suite<br />
Services de suite offre l’option Service téléphonique partagé (STS – Shared<br />
Telephone Service) pour tous les téléphones interconnectés dans les<br />
chambres ou les suites d’hôtel ou de motel. Lorsque l’option STS est activée<br />
pour une suite quelconque, tous les téléphones de cette suite sonnent lors<br />
d’un appel. Les fonctions Appels de réveil, Messages en attente, Ne pas<br />
déranger et Blocage d’appels s’appliquent aussi à tous les appareils.<br />
Lorsque cette option n’est pas activée, chaque téléphone fonctionne de<br />
manière autonome et permet, par exemple, à chacun des clients d’une suite<br />
de deux chambres de demander un appel de réveil distinct.<br />
Comment savoir si la console est reliée à une chambre ou à une suite<br />
et si l’option STS est activée?<br />
Lorsque vous êtes en liaison avec une suite et que l’option STS est activée,<br />
le numéro et le nom du poste appelant ou recevant un appel s’afficheront de<br />
la manière suivante dans la section Téléphone de l’écran Services client :<br />
Le numéro principal de la suite s’affichera dans la partie supérieure de<br />
l’écran Accueil. Il s’agit du numéro utilisé pour rejoindre la suite et pour<br />
enregistrer l’arrivée ou le départ du client.<br />
Si l’option STS n’est pas activée, la zone Numéro de la section Téléphone<br />
est active, ce qui vous permet d’y choisir un téléphone et de lui programmer<br />
un appel de réveil.<br />
Fonctions hôtelières ♦ 53
Options<br />
Après avoir affiché l’information de la chambre, vous pouvez...<br />
• Entrer ou changer le nom du client et de l’entreprise ou du groupe<br />
auquel il est associé. Le nom du client doit être constitué de 20<br />
caractères ou moins.<br />
• Enregistrer l’arrivée ou le départ du client (voir page 55).<br />
• Changer le statut d’occupation ou l’état de la chambre (voir<br />
page 55).<br />
• Entrer, modifier ou effacer l’heure de réveil (voir page 55).<br />
• Appliquer ou modifier les restrictions d’appel de départ (voir<br />
page 56).<br />
• Autoriser ou interdire les appels de chambre à chambre (voir<br />
page 57).<br />
• Effacer l’information relative au coût des communications<br />
établies depuis la chambre (voir page 58).<br />
Remarque : Accueil indique seulement si les fonctions Ne pas<br />
déranger (NPD) ou Message en attente (MA) sont activées ou<br />
désactivées. Pour plus d’information sur la modification du statut de<br />
ces fonctions, voir page 41 et 44.<br />
Recherche de chambres<br />
Vous pouvez rechercher une chambre en utilisant le statut<br />
d’occupation et l’état comme critères de recherche. Vous pouvez<br />
ainsi, par exemple, trouver toutes les chambres qui sont libres et<br />
propres ou qui sont visitées par les femmes de chambre. Vous pouvez<br />
également faire une recherche en utilisant le nom du client afin de<br />
déterminer dans quelle chambre il se trouve.<br />
Pour chercher les chambres<br />
1. Appuyez sur Service clients.<br />
54 ♦ Fonctions hôtelières<br />
2. Exécutez l’une des opérations suivantes :<br />
• Pour afficher l’information relative à une chambre donnée,<br />
utilisez le clavier de l’ordinateur pour entrer le numéro de la<br />
chambre dans la case Numéro chambre.<br />
• Pour rechercher des chambres en utilisant l’occupation et<br />
l’état comme critères, cliquez sur Statut chambre, puis<br />
sélectionnez le statut et l’état dans les listes Occupation et<br />
État.<br />
• Pour commencer la recherche à partir d’un numéro de<br />
chambre, tapez le numéro de la chambre dans la case<br />
Commencer à chambre.<br />
• Pour trouver le numéro de chambre d’un client, cliquez sur<br />
Nom de famille du client et tapez le nom de famille du client.<br />
3. Appuyez sur [Rechercher].<br />
4. Pour afficher l’information relative à une chambre figurant dans<br />
la liste, cliquez sur la chambre pour la sélectionner et appuyez<br />
sur [Sélectionner]. Utilisez les flèches ou Pg. préc. et Pg. suiv.<br />
pour faire défiler les numéros de chambres.<br />
Si une imprimante est raccordée à la console, vous pouvez imprimer<br />
les statuts d’occupation et les états de toutes les chambres de<br />
l’établissement. Pour obtenir de plus amples renseignements,<br />
reportez-vous à la rubrique Impression des rapports à la page 58.
Modification de l’état d’occupation et de la<br />
condition d’une chambre<br />
Les statuts d’occupation et de l’état des chambres sont les suivants :<br />
Occupation État<br />
Libre<br />
Occupée<br />
Réservée<br />
Propre<br />
Pas propre<br />
Femme de chambre présente (voir note)<br />
À inspecter<br />
Hors service<br />
Remarque : L’état Femme de chambre ne peut être modifié qu’à<br />
partir de la chambre en composant un code.<br />
Pour changer le statut d’occupation et de l’état d’une chambre<br />
1. Appuyez sur Accueil, ou si vous avez déjà un appel à la<br />
chambre, appuyez sur la touche d’afficheur [Accueil].<br />
2. Utilisez le clavier de l’ordinateur pour taper le numéro de la<br />
chambre (à moins que vous ne soyez déjà en communication<br />
téléphonique avec la chambre).<br />
3. Appuyez sur [Rechercher].<br />
4. Sélectionnez les états désirés dans les listes Occupation et<br />
Condition.<br />
5. Appuyez sur [Enregistrer] pour enregistrer les changements.<br />
Remarque : Si la programmation du système le permet, il est<br />
possible de changer automatiquement l’occupation et l’état des<br />
chambres « occupées et nettoyées » à « occupées et à nettoyer » à<br />
une certaine heure chaque jour.<br />
Arrivée/départ<br />
Lorsqu’un client s’enregistre, l’état de la chambre devient<br />
automatiquement « Occupée »; lors du départ du client, la chambre<br />
devient libre et le nom du client et de son groupe sont effacés. Les<br />
deux options Arrivée et Départ effaceront le nom du client, l’affiliation<br />
et l’heure du réveil (si elle est activée). Les valeurs initiales des<br />
paramètres de blocage et de restriction d’appel sont rétablies.<br />
Pour enregistrer l’arrivée ou le départ d’un client<br />
1. Appuyez sur Accueil, ou si vous avez déjà un appel à la<br />
chambre, appuyez sur la touche d’afficheur [Accueil].<br />
2. Utilisez le clavier de l’ordinateur pour taper le numéro de la<br />
chambre (à moins que vous ne soyez déjà en communication<br />
téléphonique avec la chambre).<br />
3. Appuyez sur la touche d’afficheur [Arrivée] ou [Départ].<br />
4. Appuyez sur [Enregistrer] pour enregistrer les changements.<br />
Pour annuler les modifications que vous venez d’apporter et<br />
retourner à l’écran précédent, appuyez sur la touche d’afficheur<br />
[Précédent].<br />
Activation et désactivation d’un appel de réveil<br />
Le client et vous-même pouvez programmer, modifier ou annuler un<br />
appel de réveil pour la chambre. Le système ne fait pas de distinction<br />
entre les nouveaux réveils, les modifications de réveil et les<br />
annulations de réveil entrés depuis la console ou au moyen du<br />
téléphone de la chambre. Ainsi, par exemple, un client peut annuler<br />
un appel de réveil que vous avez programmé et vice-versa.<br />
Les appels de réveil peuvent être réglés pour retentir trois fois par<br />
jour avec ou sans répétition quotidienne. Pour chaque réveil, vous<br />
pouvez indiquer si l’appel est effectué par le système (un réveil<br />
Automatique) ou par le standardiste ou un autre employé de l’hôtel<br />
(un réveil Personnel).<br />
Fonctions hôtelières ♦ 55
Pour programmer, modifier ou annuler un appel de réveil automatique alors<br />
que vous êtes en communication téléphonique avec la chambre<br />
1. Pour chaque appel de réveil que vous voulez régler, précisez la<br />
fréquence (une fois ou quotidiennement) et la méthode de<br />
transmission (automatiquement par le système ou<br />
personnellement par un employé de l’hôtel).<br />
2. Cliquez dans la boîte Réveil et ensuite, tapez l’heure et les<br />
minutes selon le système horaire de 24 heures. Vous devez<br />
entrer quatre chiffres. Par exemple, 0630 pour 6 h 30 ou 1830<br />
pour 18 h 30.<br />
Pour annuler un appel de réveil automatique, effacez l’heure<br />
dans la case Réveil.<br />
3. Appuyez sur [Enregistrer] pour enregistrer les changements.<br />
Pour programmer, modifier ou annuler un appel de réveil automatique lorsque<br />
vous N’ÊTES PAS en communication téléphonique avec la chambre<br />
1. Appuyez sur Accueil.<br />
2. Entrez le numéro de la chambre au clavier de l’ordinateur.<br />
3. Suivez les étapes 1 et 2 de la marche à suivre précédente.<br />
Remarques :<br />
• Si le client ne répond pas lors du réveil automatique, le système<br />
rappelle la chambre jusqu’à quatre fois, à des intervalles de deux<br />
à sept minutes. Si le client ne répond toujours pas, l’appel est<br />
acheminé à la console.<br />
• Certains téléphones à afficheur peuvent programmer leur propre<br />
rappel temporisé. Les procédures précédentes permettent<br />
également de désactiver ou de modifier un rappel temporisé<br />
programmé par l’usager.<br />
• Si une imprimante est raccordée à la console, un rapport peut<br />
être imprimé chaque fois que vous programmez, modifiez ou<br />
annulez un appel de réveil automatique.<br />
56 ♦ Fonctions hôtelières<br />
Restrictions d’appels au niveau d’une<br />
chambre<br />
Vous pouvez spécifier les types d’appels que les clients sont autorisés<br />
à faire depuis leur chambre. On distingue trois niveaux de restrictions<br />
d’appel : interne, local et interurbain.<br />
Le système prévoit trois autres niveaux (appelés Option 1, 2, et 3)<br />
qui peuvent être utilisés pour imposer des restrictions d’appel<br />
spéciales. Renseignez-vous auprès de votre service des<br />
communications.<br />
Pour programmer ou annuler des restrictions d’appel pour une chambre<br />
1. Appuyez sur Accueil, ou si vous avez déjà un appel à la<br />
chambre, appuyez sur la touche d’afficheur [Accueil].<br />
2. Utilisez le clavier de l’ordinateur pour taper le numéro de la<br />
chambre (à moins que vous ne soyez déjà en communication<br />
téléphonique avec la chambre).<br />
3. Appuyez sur [Rechercher].<br />
4. Dans la liste Restriction d’appel, sélectionnez l’une des<br />
restrictions suivantes :<br />
• Internes pour autoriser les appels internes seulement.<br />
• Locaux pour autoriser les appels internes et locaux.<br />
• Interurbains pour autoriser les appels internes, locaux et<br />
interurbains.<br />
• Option 1, Option 2, Option 3 pour imposer des restrictions<br />
d’appel spéciales déterminées par la programmation du<br />
système.<br />
Remarque : Il se peut que votre système soit programmé de manière<br />
à changer les restrictions d’appel des chambres à l’arrivée et au<br />
départ des clients.
Blocage des appels entre les chambres<br />
La fonction de blocage des appels empêche les clients d’appeler<br />
d’autres chambres. Vous pouvez déterminer l’heure à laquelle<br />
commence le blocage et les chambres touchées.<br />
Pour sélectionner le type de blocage d’appel applicable à une chambre<br />
1. Appuyez sur Accueil, ou si vous avez déjà un appel à la<br />
chambre, appuyez sur la touche d’afficheur [Accueil].<br />
2. Utilisez le clavier de l’ordinateur pour taper le numéro de la<br />
chambre (à moins que vous ne soyez déjà en communication<br />
téléphonique avec la chambre).<br />
3. Appuyez sur [Rechercher].<br />
4. Dans la liste Blocage d’appel, sélectionnez une option.<br />
5. Appuyez sur [Enregistrer].<br />
Pour désactiver le blocage d’appel pour l’ensemble du système<br />
1. Sélectionnez Accueil dans le menu Outils.<br />
2. Sélectionnez Act./Désact. blocage d’appels.<br />
L’indicateur Blocage d’appel de la zone Statut de la console<br />
apparaît en sousbrillance lorsque la fonction de blocage d’appel<br />
est désactivée.<br />
Remarque : Il se peut que votre système soit programmé de manière<br />
à activer et à désactiver le blocage d’appel pour toutes les chambres<br />
à certaines heures et pour les chambres individuelles lors de l’arrivée<br />
ou du départ des clients.<br />
Surveillance des chambres<br />
Les clients peuvent utiliser le téléphone de leur chambre comme<br />
dispositif d’écoute pour surveiller leur chambre à distance. Le poste<br />
distant peut être une console de standardiste, un poste interne ou un<br />
téléphone extérieur utilisé pour appeler le système sur une ligne<br />
spéciale (p. ex., un ligne réseau ADAS).<br />
Pour utiliser la console afin de surveiller une chambre lorsque la fonction<br />
d’écoute de la chambre est activée<br />
Pour que vous puissiez surveiller une chambre, aucun appel ne doit<br />
être en cours à la console.<br />
1. Sélectionnez Accueil dans le menu Outils.<br />
2. Sélectionnez Écoute chambre.<br />
3. Entrez le numéro de la chambre au clavier de la console.<br />
4. Trois courts bips indiquent que la chambre est sous écoute.<br />
Si la fonction d’écoute n’est pas activée sur le poste de la<br />
chambre, vous entendez la tonalité de manœuvre ou un bip.<br />
Si la fonction d’écoute occup. n’est pas activée sur le poste de<br />
la chambre, vous entendez la tonalité de manœuvre ou un bip.<br />
Le message « Interdit par classe » ou « Accès interdit » indique<br />
que la chambre ne peut être mise sur écoute en raison de<br />
restrictions à la console ou au poste de la chambre.<br />
Pour rompre la communication entre la console et la chambre<br />
• Appuyez sur Annul ou Libérer.<br />
Fonctions hôtelières ♦ 57
Effacement du registre des communications<br />
Le registre des communications est un registre dans lequel sont<br />
enregistrés le nombre et le coût des appels externes établis depuis<br />
la chambre du client. Le système utilise les impulsions de comptage<br />
transmises par la compagnie de téléphone locale pour calculer les<br />
coûts. Si les impulsions ne sont pas reçues, seul le nombre d’appels<br />
externes est compté.<br />
Le registre des communications d’un client est automatiquement<br />
effacé lorsque le client quitte l’établissement. Si un client préfère<br />
régler sa note pour les communications quotidiennement, vous<br />
pouvez effacer le registre manuellement après chaque paiement.<br />
Pour afficher ou effacer le registre des communications d’une chambre<br />
1. Appuyez sur Accueil, ou si vous avez déjà un appel à la<br />
chambre, appuyez sur la touche d’afficheur [Accueil].<br />
2. Entrez le numéro de la chambre dans la boîte Numéro chambre<br />
au moyen du clavier de l’ordinateur (à moins que vous ne soyez<br />
déjà en communication téléphonique avec la chambre).<br />
Les champs Coût des communications et Appels affichent le<br />
coût total et le nombre d’appels externes établis depuis la<br />
chambre.<br />
3. Cliquez sur Effacer pour effacer les totaux du Coût des<br />
communications et des Appels.<br />
Si une imprimante est raccordée à la console, il est possible<br />
d’imprimer un rapport présentant le contenu du compteur avant qu’il<br />
soit effacé.<br />
58 ♦ Fonctions hôtelières<br />
Impression des rapports<br />
Si une imprimante est raccordée à la console, vous pouvez<br />
commander l’impression des rapports des registres des<br />
communications, d’état des chambres et des appels de réveil<br />
automatique. Certains rapports sont imprimés automatiquement. Par<br />
exemple, chaque fois qu’un réveil automatique est programmé, un<br />
enregistrement de l’événement est imprimé.<br />
Pour imprimer un rapport<br />
• Dans le menu Outils, sélectionnez Accueil suivi de la<br />
commande correspondant au rapport que vous voulez imprimer.
Références
60 ♦ Références
Alarmes<br />
Votre système téléphonique fait appel à la surveillance automatique<br />
et au diagnostic de pannes pour vérifier les pannes du système.<br />
Les dérangements sont signalés par une indication d’alarme qui<br />
apparaît dans le coin supérieur droit de l’écran. En l’absence de<br />
dérangement, cette zone est vide. En cas d’alarme critique, un bip<br />
se fait entendre à répétition.<br />
L’affichage d’alarme disparaît automatiquement dès que le<br />
dépannage est effectué.<br />
Types d’alarmes<br />
On distingue trois alarmes : mineure, majeure et critique.<br />
MINEURE<br />
Une alarme mineure ne gêne pas les usagers de poste.<br />
MAJEURE<br />
Une alarme majeure gêne le fonctionnement du service, mais on peut<br />
quand même établir des communications. Communiquez avec le<br />
service responsable des communications de votre entreprise.<br />
CRITIQUE<br />
Le service normal n’est pas assuré et le système se met normalement<br />
en mode de transfert sur panne (si votre système possède cette<br />
fonction. Vous DEVEZ communiquer avec votre service des<br />
communications.<br />
Messages de bienvenue<br />
Enregistrez les messages de bienvenue préférés de votre compagnie<br />
pour chacune des situations suivantes.<br />
Appels sur les lignes<br />
externes<br />
Appels sur les lignes<br />
internes<br />
Retours d’appels<br />
Appels mis en attente sur<br />
une ligne<br />
Prise de messages<br />
Références ♦ 61
Appels réacheminés<br />
Certains usagers peuvent décider de réacheminer leurs appels à<br />
votre console, ou le système peut être programmé pour réacheminer<br />
certains types d’appels ou tous les appels faits à des périodes<br />
données à votre console.<br />
Quatre types d’appels peuvent être réacheminés à votre console :<br />
• Appels renvoyés par un usager (Me suivre, Occupé ou Pas de<br />
réponse).<br />
• Appels à un numéro donné réacheminés par programmation<br />
système.<br />
• Appels sur certaines lignes réseau si les appels entrants sur ces<br />
lignes sont toujours « transférés » à votre console.<br />
• Si l’utilisateur compose un numéro qui est rejeté par le système<br />
pour une raison quelconque, la fonction de gestion d’interception<br />
peut être programmée pour réacheminer l’appel à votre console.<br />
Renvoi automatique<br />
Lorsqu’un usager a renvoyé ses appels à votre console, les appels<br />
entrants à ce poste sonneront à votre console. Lorsque vous<br />
répondez, les données sur l’appelé apparaissent dans la zone<br />
Destination.<br />
Notez que la zone Destination affiche le nom et le numéro de l’appelé,<br />
et le type de renvoi d’appel programmé par l’appelé qui a entraîné le<br />
réacheminement de l’appel à votre console (Me suivre, Occupé ou<br />
Pas de réponse).<br />
En outre, deux touches d’afficheur sont toujours offertes dans cette<br />
situation : [Définir appel en série] et [Recomposer DEST].<br />
Lorsqu’on appuie sur [Recomposer DEST], le numéro du poste<br />
appelé est automatiquement composé, ignorant le renvoi d’appel à<br />
votre console.<br />
62 ♦ Références<br />
Réacheminement système<br />
Lorsque le système est programmé pour réacheminer les appels à<br />
un poste à votre console en tout temps, le message « Renvoi d’appel<br />
– Toujours réacheminer » apparaît dans la zone Destination, sous le<br />
nom et le numéro de poste de l’usager.<br />
Appels transférés<br />
Si vous transférez un appel entrant à un poste, et si l’usager du poste<br />
retransfère l’appel à votre console, le message « Transféré » apparaît<br />
dans la zone Destination.<br />
Gestion des interceptions<br />
Lorsqu’un usager compose un numéro que le système rejette, l’appel<br />
est réacheminé à votre console. Lorsque vous répondez, le message<br />
d’appel intercepté approprié s’affiche dans la zone Destination. Voir<br />
Messages du système à la page 68 pour plus d’information sur les<br />
messages pouvant s’afficher dans cette situation.
Classe de restriction<br />
Une classe de restriction est attribuée à chaque poste et ligne réseau<br />
du système. Comme son nom l’indique, une classe de restriction<br />
(CDR) peut empêcher un poste (ou une ligne réseau) d’accéder à un<br />
acheminement externe à une période donnée.<br />
La CDR du poste est affichée dans la zone Source ou Destination de<br />
l’écran de la console, conjointement avec sa classe de service et les<br />
autres données sur l’appelant.<br />
Voici quelques exemples illustrant l’impact de la restriction d’appel<br />
sur les usagers :<br />
• Les postes avec une CDR donnée ne peuvent faire d’appels à<br />
l’extérieur du système, et doivent demander l’assistance du<br />
standardiste pour ce faire.<br />
• Les postes avec une autre CDR peuvent devoir passer par le<br />
standardiste pour faire un appel interurbain.<br />
• Les postes avec une troisième CDR peuvent seulement<br />
composer certains numéros interurbains à certains moments de<br />
la journée.<br />
• Les postes pour lesquels des restrictions minimales sont<br />
programmées peuvent faire des appels n’importe où, n’importe<br />
quand.<br />
• La CDR du poste peut changer avec les services de Jour, Jour<br />
1 et Nuit 2.<br />
• L’acheminement peut changer en fonction de l’heure du jour et<br />
du jour de la semaine, ce qui indique des privilèges de<br />
composition externe différents selon l’heure de l’appel.<br />
Classe de service<br />
Les fonctions décrites dans ce guide ne sont pas toutes offertes sur<br />
votre console ou sur les autres postes.<br />
La classe de service (CDS) d’un poste, ainsi que les données sur le<br />
poste, apparaissent dans la zone Source ou Destination de l’écran<br />
de la console.<br />
Chaque CDS définit les fonctions qu’un poste ou une console peut<br />
activer. Le message « Fonction non permise » apparaît à l’écran de<br />
la console lorsque vous essayez d’accéder à une fonction non<br />
permise dans la CDS de votre console ou du poste.<br />
Voici certains exemples illustrant l’impact des CDS sur les usagers :<br />
• La CDS peut changer selon que le système est en service de<br />
Jour, de Nuit 1 ou de Nuit 2.<br />
• L’accès à certaines fonctions telles la priorité d’appel, l’accès à<br />
la recherche de personne ou l’activation de la fonction d’avis<br />
d’appel en attente peut être interdit aux postes n’ayant pas la<br />
CDS appropriée.<br />
• Vous et d’autres usagers de postes pouvez être tenus d’entrer<br />
un code comptable pour un accès additionnel au système ou<br />
lorsque vous désirez utiliser votre CDS à un autre poste.<br />
• Certains postes ne permettent pas l’entrée en tiers.<br />
Références ♦ 63
Codes d’accès aux fonctions<br />
CARACTÉRISTIQUE CODE<br />
Account Code Access (Accès aux<br />
codes comptables)<br />
- Vérifiable<br />
- Non vérifiable<br />
Accès à la ligne de données<br />
associée<br />
Bouclage<br />
Appel mis en garde<br />
- Reprise<br />
- Reprise à distance<br />
Rappel auto<br />
- Annuler<br />
Renvoi automatique<br />
- Occupation externe<br />
- Occupation interne<br />
- Me suivre<br />
- Me suivre enchaînement<br />
– Je suis ici<br />
- Aucune réponse (externe)<br />
- Aucune réponse (interne)<br />
Mise en garde variable / Reprise à<br />
distance<br />
Prise d’appel<br />
- Composée<br />
64 ♦ Références<br />
CARACTÉRISTIQUE CODE<br />
- Dirigée<br />
Confidentialité de l’appel<br />
Mise en attente<br />
- Reprise<br />
Désactiver toutes les fonctions<br />
- À distance<br />
Conférence<br />
Ne pas déranger<br />
- À distance<br />
- Annulation à distance<br />
Accès à une ligne externe<br />
Libération forcée<br />
Recomposition du dernier numéro<br />
Accès à une ligne extérieure<br />
Interrogation Message en attente<br />
Avis de message<br />
- Annuler<br />
Priorité<br />
Recherche de personnes<br />
Composition abrégée personnelle<br />
- Activer<br />
- Mémoriser<br />
STP - Reprise à distance
Glossaire<br />
Accès direct au système (ADAS)<br />
Fonction qui permet aux appelants d’accéder au système directement<br />
et d’activer des fonctions et des services.<br />
Classe de restriction (CDR)<br />
Détermine les différentes restrictions d’accès aux circuits extérieurs<br />
attribuées à un poste ou à une ligne. Un poste peut avoir jusqu’à trois<br />
classes de restrictions pour le service de Jour, le service de Nuit 1<br />
ou le service de Nuit 2.<br />
Classe de service (CDS)<br />
Niveau de service défini par un ensemble de fonctions qui<br />
déterminent l’accès d’un poste à ces fonctions. Un poste peut avoir<br />
jusqu’à trois classes de services pour le service de Jour, le service<br />
de Nuit 1 ou le service de Nuit 2.<br />
Code comptable<br />
Code que vous devez composer pour accéder à certaines fonctions<br />
du système, pour appliquer votre classe de service à un autre poste<br />
ou pour associer l’appelant à un enregistrement SMDR à des fins de<br />
comptabilisation.<br />
Code d’accès direct au réseau<br />
Code entré avant le numéro d’appel pour indiquer au système que le<br />
numéro appelé est un numéro externe<br />
Code TAFAS<br />
(Service tous postes) Code utilisé pour répondre aux appels<br />
présentés aux positions de réponse.<br />
Configuration des données de l’installation (CDI)<br />
Entrée des données de programmation propres aux besoins d’un<br />
client. Les données de client comprennent les informations<br />
enregistrées dans l’annuaire, les attributions de classe de service et<br />
de classe de restriction ainsi que les données de ligne.<br />
Double appel<br />
Mise en garde temporaire d’un appel pendant qu’un usager de poste<br />
ou de console active une fonction ou établit une communication.<br />
Groupe de prise d’appel<br />
Les postes situés dans un même lieu ou remplissant les mêmes<br />
fonctions au sein d’un service sont souvent regroupés au sein du<br />
même groupe de réponse.<br />
Groupe de recherche<br />
Groupe de postes ayant un numéro de téléphone commun en plus<br />
de leur propre numéro de poste. Votre système téléphonique<br />
supporte deux types de recherches : la recherche circulaire et la<br />
recherche linéaire.<br />
Recherche circulaire : Un nouvel appel à destination du groupe de<br />
recherche est présenté au premier poste libre trouvé après le poste<br />
qui a reçu le dernier appel. Ainsi, les appels sont répartis<br />
uniformément entre les postes.<br />
Recherche linéaire : La recherche a lieu dans l’ordre dans lequel les<br />
postes ont été programmés dans le groupe de recherche. Elle<br />
commence toujours par le premier poste de la liste et prend fin dès<br />
qu’un poste libre est trouvé.<br />
Groupe multisonnerie<br />
On dit qu’une ligne représentée sur un autre téléphone SUPERSET<br />
MC fait partie d’un groupe multisonnerie. Tous les postes où cette<br />
ligne est représentée ont accès à cette ligne et peuvent l’utiliser.<br />
Références ♦ 65
Ligne<br />
Canal de communication téléphonique entre les centres de<br />
commutation ou le central téléphonique et la plateforme 3300 ICP.<br />
Ligne extérieure ou ligne réseau<br />
Ligne extérieure qui met deux systèmes de commutation en relation.<br />
Cette liaison peut exister entre un ou plusieurs systèmes et (ou) votre<br />
système téléphonique et le réseau téléphonique public (central<br />
téléphonique).<br />
Mise en attente<br />
Fonction permettant au système de mettre en file d’attente les appels<br />
acheminés à un poste occupé et de mettre automatiquement l’appel<br />
en attente en communication avec le poste appelé lorsque la ligne<br />
se libère. L’usager du poste occupé entend une tonalité de mise en<br />
attente lui indiquant qu’un appel est en attente. L’appelant est mis en<br />
garde et entend soit de la musique soit un silence.<br />
Position(s) de nuit<br />
Un usager de poste peut répondre aux appels présentés à la position<br />
de nuit en composant le code du service tous postes (TAFAS).<br />
Protection des communications de données<br />
Fonction de classe de service qui empêche un poste de recevoir les<br />
tonalités de mise en attente qui pourraient nuire aux communications<br />
de données.<br />
Retour d’appel<br />
Appel qui revient à la console pour y être traité par le standardiste.<br />
EDC (SMDR) - Enregistrement des données de communications par<br />
poste<br />
66 ♦ Références<br />
Application qui enregistre automatiquement dans un journal les<br />
données d’appel telles que la « durée d’appel » et le « numéro de<br />
poste de l’appelant ».<br />
SAA - Sélection automatique d’acheminement<br />
Application qui assure l’acheminement automatique des appels<br />
interurbains.<br />
Sélection directe à l’arrivée (SDA)<br />
Fonction qui permet aux demandeurs extérieurs de joindre des<br />
postes préprogrammés directement, sans avoir à passer par la<br />
console du standardiste.<br />
Service de nuit<br />
Mode de fonctionnement du système selon lequel les appels entrants<br />
sont acheminés aux positions de nuit lorsque le système est en mode<br />
Service de nuit et que les consoles de standardistes sont en mode<br />
Absent.<br />
Signal crochet commutateur<br />
Signal transmis par les usagers de poste pour faire savoir au système<br />
téléphonique qu’ils veulent activer une fonction.<br />
Touches clavier programmables<br />
Touches du clavier de la console qui peuvent être programmées pour<br />
accéder aux fonctions de la console et aux services du système.
Groupes de recherche<br />
Composition d’un numéro de pilote de groupe de recherche, à partir<br />
du clavier ou par la fonction Annuaire, qui vous met en communication<br />
avec le premier poste disponible dans cette zone. Veuillez<br />
communiquer avec votre service des communications pour obtenir<br />
de plus amples informations.<br />
Numéro<br />
pilote<br />
Nom du groupe de<br />
recherche<br />
Postes<br />
Zones de recherche de personne<br />
Utilisez cette table pour consigner les zones de recherche de<br />
personne utilisées par votre système. Veuillez communiquer avec<br />
votre service des communications pour plus d’information.<br />
Emplacement Code de zone<br />
Toutes les zones 00<br />
01<br />
02<br />
03<br />
04<br />
05<br />
06<br />
07<br />
08<br />
09<br />
10<br />
11<br />
12<br />
13<br />
14<br />
15<br />
Références ♦ 67
Liste de composition abrégée système Messages système<br />
Nom Numéro<br />
68 ♦ Références<br />
Ces messages apparaissent dans les différentes zones de votre<br />
écran.<br />
Abandon de la manœuvre d’annulation<br />
Votre demande est en cours d’exécution.<br />
Accès interdit<br />
Le code de fonction que vous avez composé n’est pas accessible<br />
aux standardistes.<br />
Acheminement<br />
Vous appelez un acheminement.<br />
Activation impossible si appel dans DESTINATION<br />
Libérez le correspondant de la zone DEST et recommencez.<br />
Activer indic MSGE au poste no<br />
Entrez le numéro du poste dont vous voulez activer la fonction d’avis<br />
de message en attente.<br />
Activer NPD au poste no<br />
Entrez le numéro du poste dont vous voulez activer la fonction Ne<br />
Pas Déranger.<br />
ANNULER avant de composer<br />
Appuyez sur la touche Annul au clavier de la console et composez<br />
de nouveau.<br />
Annuler NPD pour tous les postes. Exécutée<br />
Confirme l’acceptation de votre demande.
Annuler renvoi auto pour tous les postes... Exécutée<br />
Confirme l’acceptation de votre demande.<br />
Annuler RSM pour poste no<br />
Entrez le numéro du poste dont vous voulez désactiver la fonction<br />
Renvoi d’appel - Suivez-moi.<br />
Appel du modem<br />
Message de confirmation qui s’affiche lorsque vous appelez un<br />
modem.<br />
Appel en garde non transféré<br />
Vous avez laissé l’appelant en garde trop longtemps et l’appel est<br />
retourné à la console.<br />
Appel en série - Non-réponse<br />
L’appel en série revient à votre console parce que l’usager du poste<br />
demandé n’a pas répondu.<br />
Appel en série - Occupation<br />
L’appel en série revient à votre console parce que la destination est<br />
occupée.<br />
Appel en série - Retour d’appel<br />
L’appel en série a été établi.<br />
Appels en série<br />
Un appelant veut s’entretenir avec plusieurs correspondants les uns<br />
à la suite des autres.<br />
Appuyez sur Oui pour confirmer ou sur Non pour quitter<br />
Appuyez sur la touche afficheur appropriée.<br />
Aucun appel à reprendre à la position de garde précisée<br />
Vérifiez votre affichage Appels en garde. Un autre standardiste a<br />
peut-être transféré l’appel pendant que votre liste était « figée », ou<br />
l’appelant a peut-être raccroché.<br />
Aucun appel à reprendre à la position de transfert précisée<br />
Vérifiez votre affichage Appels transférés. Un autre standardiste a<br />
peut-être transféré l’appel pendant que votre liste était « figée », ou<br />
l’appelant a peut-être raccroché.<br />
Aucun appel auquel répondre à la position d’entrée précisée<br />
Vérifiez votre affichage Appels entrants. Un autre standardiste a peutêtre<br />
répondu à l’appel pendant que votre liste était « figée », ou<br />
l’appelant a peut-être raccroché.<br />
Aucun MSGE en att<br />
Message confirmant que vous avez désactivé l’indicateur de<br />
message en attente d’un poste en appuyant sur la touche d’afficheur<br />
[Désactiv MSGE att].<br />
Aucune conférence ne peut être établie ni aucun correspondant ajouté à la<br />
conférence<br />
Vous avez alors deux possibilités :<br />
• une restriction de votre classe de service interdit l’établissement<br />
d’une conférence;<br />
• vous avez atteint le nombre maximal de lignes extérieures<br />
pouvant être mises en conférence;<br />
• vous avez atteint le nombre maximal de participants à une<br />
conférence; OU<br />
• deux standardistes ne peuvent participer à la même conférence.<br />
Références ♦ 69
Blocage de l’interurbain - Appel interdit<br />
L’appelant a mal composé un numéro interurbain et son appel a été<br />
réacheminé à votre console.<br />
Blocage de l’interurbain - Restriction d’acheminement<br />
L’appelant a composé un numéro interurbain non autorisé par sa<br />
classe de restriction et son appel a été réacheminé à votre console.<br />
Casque ou combiné indispensable en mode standardiste<br />
Branchez votre casque ou votre combiné.<br />
CDR<br />
Indique la classe de restriction applicable à ce poste ou à cette ligne.<br />
CDS<br />
Indique la classe de service applicable à ce poste ou à cette ligne.<br />
Code compt invalide<br />
Vérifiez le code comptable et recommencez.<br />
Composition invalide<br />
Vérifiez les chiffres composés et recommencez.<br />
Conférence<br />
Indique qu’une conférence a été établie ou mise en garde.<br />
Connexion établie<br />
Confirme que la connexion de données est établie.<br />
70 ♦ Références<br />
Connexion Syst rech<br />
Confirme que vous avez accédé à une zone de recherche de<br />
personnes et que vous pouvez diffuser une annonce.<br />
<strong>Console</strong> <strong>5550</strong> <strong>IP</strong><br />
Vous êtes en communication avec une autre console <strong>5550</strong> <strong>IP</strong>.<br />
Désact tous RenvApp du poste no<br />
Entrez le numéro du poste pour lequel vous voulez désactiver tous<br />
les types de renvoi automatique.<br />
Désact ttes fonctions du poste no<br />
Entrez le numéro du poste dont vous voulez désactiver toutes les<br />
fonctions.<br />
Désactivation globale des Renv App sur tous les postes<br />
Votre demande est en cours d’exécution.<br />
Désactiver NPD au poste no<br />
Entrez le numéro du poste dont vous voulez désactiver la fonction<br />
Ne Pas Déranger.<br />
Échec interconnexion<br />
Vous ne pouvez pas vous connecter aux services demandés en<br />
raison de restrictions d’interconnexion locales.<br />
Écoute occup<br />
Le poste que vous voulez mettre sur écoute est déjà surveillé par un<br />
autre poste.<br />
Entrée en tiers<br />
Message confirmant votre entrée en tiers.
Erreur de chargement du fichier de configuration Voyant d’occupation.<br />
Accès impossible au fichier contenant les entrées de la liste Voyants<br />
d’occupation. Communiquez avec l’administrateur de votre système.<br />
Exécutée<br />
Message de confirmation apparaissant lorsque le numéro entré est<br />
valide et que la fonction demandée a été exécutée.<br />
Externe<br />
Indique que l’appel a été acheminé par une ligne extérieure.<br />
File rappel pleine<br />
Votre demande de rappel a été rejetée en raison d’une pénurie de<br />
ressources système.<br />
Fonction activée<br />
Une fonction, par exemple Ne pas déranger, est activée.<br />
Fonction désactivée<br />
Une fonction, par exemple Ne pas déranger, est annulée.<br />
Fonction interdite<br />
Une restriction vous empêche d’utiliser cette fonction ou d’exécuter<br />
cette action.<br />
Gr(oupe) diffusion<br />
Vous êtes de retour à l’écran standardiste après avoir quitté le mode<br />
programmation. Présentement, chaque ligne du système fait partie<br />
d’un groupe de diffusion, même si le numéro de poste ne s’affiche<br />
que sur un poste (lignes privées, par exemple).<br />
Gr(oupe) standardiste<br />
Message affiché lorsqu’un standardiste appelle un autre numéro<br />
appartenant à un ou plusieurs standardistes.<br />
Groupe de recherche<br />
Indique qu’un poste ou une ligne fait partie d’un groupe de recherche.<br />
Groupe données<br />
Nom d’équipement affiché lorsqu’on appelle un groupe de<br />
transmission de données.<br />
Groupe modems<br />
Le modem auquel vous êtes connecté fait partie d’un groupe de<br />
modems.<br />
Hors service<br />
Le dispositif dont vous avez composé le numéro n’est pas en service.<br />
Impossible de mettre le participant en communication en mode Gardeconsultation<br />
Vous avez déjà un correspondant en double appel et vous ne pouvez<br />
pas exécuter certaines fonctions, par exemple, activer la fonction de<br />
message en attente pour un poste, tant que vous n’avez pas vidé la<br />
zone Destination.<br />
Interdit par classe<br />
Votre classe de service ne vous autorise pas à utiliser cette fonction.<br />
Interne<br />
L’appel provient de l’extérieur.<br />
Références ♦ 71
L’appel n’a pu être pris.<br />
L’appel a été pris par un autre standardiste, quelqu’un a répondu au<br />
poste demandé ou l’appelant a raccroché.<br />
L’appel n’a pu être repris.<br />
L’appel ne peut être repris, soit parce que quelqu’un a répondu au<br />
poste, soit parce que l’appelant a raccroché.<br />
Langue choisie déjà utilisée. Langue non modifiée.<br />
Vous avez fait une erreur en choisissant la langue. Répétez la<br />
procédure.<br />
Le système ne peut exécuter cette opération. Ressayez plus tard.<br />
Le système téléphonique est incapable de traiter votre demande.<br />
Essayez de nouveau plus tard.<br />
Ligne données<br />
Nom d’équipement affiché lorsqu’on appelle une ligne de données.<br />
Ligne ext sélect<br />
Une ligne extérieure a été sélectionnée.<br />
Manœuvre sélectionnée non acquittée. Requête abandonnée<br />
Le système téléphonique est incapable de traiter votre demande.<br />
Essayez de nouveau plus tard ou vérifiez votre demande.<br />
Mode standardiste absent interdit au dernier stand actif. Activer Serv de nuit<br />
À titre de dernier ou de seul standardiste du groupe, vous n’êtes pas<br />
autorisé à mettre la console en mode Absent.<br />
Modem<br />
Vous êtes connecté à un modem.<br />
72 ♦ Références<br />
Modem hors service<br />
Le modem appelé est hors service et ne peut pas être utilisé pour<br />
l’instant.<br />
Modem occupé<br />
Le modem appelé est occupé.<br />
MSGE en att<br />
Message confirmant que vous avez activé l’indicateur de message<br />
en attente d’un poste en appuyant sur la touche d’afficheur Définir<br />
MSG en attente.<br />
MSGE en attente<br />
Après que l’on a appuyé sur la touche d’afficheur [Vérif MSGES en<br />
att], cela signifie qu’il y a au moins un message en attente au poste.<br />
Ne pas déranger<br />
L’usager du poste que vous avez appelé a activé la fonction Ne Pas<br />
Déranger. Vous ne pouvez pas appeler ce poste à moins d’utiliser la<br />
fonction d’entrée en tiers.<br />
No lign ext invalide<br />
Vous avez tenté de sélectionner une ligne extérieure hors service ou<br />
inexistante.<br />
Numéro d’appel hors service<br />
L’appelant a appelé un numéro inexistant. L’appel a été réacheminé<br />
à votre console.<br />
Numéro d’appel non affecté<br />
Le numéro composé n’est pas reconnu par le système téléphonique.<br />
Vérifiez le numéro et recommencez.
Numéro non valide<br />
Vous essayez d’appeler un numéro invalide. Vérifiez le numéro et<br />
recommencez.<br />
Occupé<br />
Le numéro que vous venez de composer est occupé.<br />
Option langue non installée<br />
La langue que vous avez demandée n’est pas installée dans votre<br />
système téléphonique.<br />
Pas de réponse<br />
Le poste appelé ne répond pas.<br />
Pas prêt<br />
L’appel de données ne peut être établi pour l’instant. Essayez de<br />
nouveau plus tard.<br />
Rappel - Retour d’appel<br />
Le poste ou la ligne extérieure occupé que vous demandez au<br />
système de surveiller est maintenant libre.<br />
Refus accès lign ext<br />
Votre classe de restriction ou celle de votre ligne extérieure ne vous<br />
autorise pas à accéder à la ligne extérieure.<br />
Renvoi d’appel - Non-réponse<br />
Cet usager de poste n’est pas disponible et renvoie tous ses appels<br />
(Renvoi d’appel - Non-réponse) à votre console.<br />
Renvoi d’appel - Occupation<br />
Cet usager de poste est occupé et renvoie ses appels (Renvoi d’appel<br />
- Occupation) à votre console.<br />
Renvoi d’appel - Suivez-moi<br />
Cet usager de poste renvoie tous ses appels à votre console (Renvoi<br />
d’appel - Suivez-moi).<br />
Renvoi d’appel - Toujours réacheminer<br />
Cet usager de poste renvoie ses appels à votre console.<br />
Requête ignorée. Vous devez appuyer sur la touche Reprise puis sur le chiffre<br />
associé à l’ID pour reprendre l’appel.<br />
Essayez encore, mais appuyez sur Reprise puis sur le chiffre associé<br />
à l’appel (1-6).<br />
Requête refusée<br />
Vérifiez ce que vous avez fait et recommencez.<br />
Réseau<br />
Ce message apparaît lorsque vous utilisez une ligne de type MSDN/<br />
DPNSS (système de signalisation de réseau privé numérique), c’està-dire<br />
une ligne qui relie les 3300 ICP dans un réseau privé.<br />
Restriction interconnexion<br />
Une restriction d’interconnexion s’applique au poste de l’appelant. La<br />
fonction de traitement interception a réacheminé l’appel à votre<br />
console.<br />
Retour d’appel<br />
Un appel transféré est présenté de nouveau à la console à l’expiration<br />
du délai programmé.<br />
Références ♦ 73
Retour d’appel - Non-réponse<br />
Un appel transféré est présenté de nouveau à la console parce que<br />
le poste ne répond pas.<br />
Retour d’appel - Occupation<br />
Un appel transféré est présenté de nouveau à la console parce que<br />
le poste est occupé.<br />
Retour d’appel - Occupation, Mise en attente au poste interdite<br />
Une restriction vous empêche de mettre l’appel en attente à la<br />
destination demandée.<br />
Réveil auto - Erreur système<br />
Composant du progiciel hôtel-motel. La fonction Réveil automatique<br />
ne fonctionne pas correctement. Communiquez avec le service<br />
responsable des communications de votre entreprise.<br />
Réveil auto non acquitté<br />
Composant du progiciel hôtel-motel. Le client n’a pas répondu à<br />
l’appel de réveil automatique. (Remarque : Le progiciel hôtel-motel<br />
est une fonction optionnelle.)<br />
Saisie<br />
Message de confirmation qui apparaît lorsque vous accédez à une<br />
ligne extérieure.<br />
Sélectionner zone rech de pers<br />
Entrez le numéro de la zone de recherche à laquelle vous voulez<br />
accéder.<br />
Service de nuit 1 actif<br />
L’appel a été réacheminé parce que le système est en mode Service<br />
de nuit 1.<br />
74 ♦ Références<br />
Service de nuit 2 actif<br />
L’appel a été réacheminé parce que le système est en mode Service<br />
de nuit 2.<br />
Service hôtelier<br />
Composant du progiciel hôtel-motel. Ce guide apparaît dans<br />
plusieurs contextes en mode standardiste. Sa sélection met la<br />
console en mode Service hôtelier immédiatement.<br />
Sonne<br />
Le numéro que vous avez composé sonne.<br />
Standardiste abs<br />
Si vous avez mis la console en mode Standardiste absent, ce<br />
message s’affiche dans la zone DEST de la console du standardiste<br />
qui vous appelle.<br />
SUPERSET x...x<br />
Le poste en question est un téléphone SUPERSET.<br />
Supprim indic MSGE au poste no<br />
Entrez le numéro du poste dont vous voulez supprimer l’avis de<br />
message en attente.<br />
Temporis tonal expir<br />
Vous avez écouté la tonalité d’occupation ou de sonnerie trop<br />
longtemps. Le système a libéré la connexion. Annulez l’appel et<br />
appelez de nouveau.<br />
Transféré<br />
L’appel a été transféré par un poste interne.
Vérif MSGE en att pour poste no<br />
Entrez le numéro du poste pour lequel vous voulez vérifier la présence<br />
d’avis de message en attente.<br />
Verrouillé<br />
Indique un poste hors service auquel on ne peut accéder et qui ne<br />
peut être utilisé pour faire un appel.<br />
Violation de CDS<br />
L’appelant tente d’accéder à une fonction non disponible. La fonction<br />
de traitement interception a réacheminé l’appel à votre console.<br />
Zone rech non affect<br />
Vérifiez le numéro appelé. S’il ne fonctionne toujours pas,<br />
communiquez avec votre service des communications.<br />
Zone rech occupée<br />
Le zone de recherche que vous appelez est occupée; composez un<br />
autre code de zone ou essayez de nouveau plus tard.<br />
Répertoire téléphonique<br />
Nom Numéro<br />
Références ♦ 75
Numéros de lignes réseau<br />
Utilisez cette table pour consigner les numéros de lignes réseau<br />
utilisés par votre système. Communiquez avec votre service des<br />
communications pour plus d’information sur les numéros de lignes<br />
réseau.<br />
N° ligne réseau<br />
76 ♦ Références<br />
Utilisez
Index<br />
A<br />
Affichage d’état, lignes extérieures 49<br />
Annuaire 46<br />
Annuler<br />
Indication de message en attente sur des postes individuels 44<br />
Ne pas déranger sur les postes 41<br />
Renvoi d’appels sur les postes 37<br />
Toutes les fonctions sur les postes 38<br />
Appels de réveil Voir Chambres 55<br />
Appels en série 48<br />
Appels entre les chambres, blocage 57<br />
Appels réacheminés 62<br />
Arrêt de la console 8<br />
Arrivée/départVoir Chambres 55<br />
B<br />
Blocage des appels 57<br />
Bloc-notes 48<br />
C<br />
Casque<br />
Activation 9<br />
Volume, réglage 9<br />
Chambre<br />
Trouver des chambres 54<br />
chambre<br />
Affichage/modification de l’information sur les chambres 53<br />
Condition, modifier 55<br />
État d’occupation, modifier 55<br />
Chambres<br />
Appels de réveil 55<br />
Arrivée/départ 55<br />
Blocage d’appel 57<br />
Effacement du registre des communications 58<br />
Rapports, impression 58<br />
Surveillance 57<br />
chambres<br />
Restrictions d’appel pour 56<br />
Classe de restriction 63<br />
Classe de restriction (CDR) 63<br />
Classe de service (CDS) 63<br />
Clavier, console 6<br />
Combiné 7<br />
Activation 9<br />
Volume, réglage 9<br />
Communications de données 39<br />
Composition abrégée collective 50<br />
Composition abrégée, système 50<br />
Composition téléphonique 18<br />
Conférences téléphoniques 27<br />
<strong>Console</strong><br />
Clavier 6<br />
composants 3<br />
Écran 4<br />
Heure 10<br />
Langue 10<br />
Mise en marche/à l’arrêt 8<br />
Réglages 9<br />
Sonnerie 9<br />
Touches 6<br />
D<br />
Désactiver toutes les fonctions 38<br />
E<br />
Écran instantané 37<br />
F<br />
Fonctions, désactiver toutes les 38<br />
G<br />
Garde, mettre un appel en 23<br />
Groupes de recherche 67<br />
H<br />
Heure, réglage 10<br />
Index ♦ 77
L<br />
langue, modification sur la console 10<br />
Lignes réseau<br />
Accès direct 20<br />
Liste de composition abrégée système 68<br />
M<br />
Message en attente 44<br />
Messagerie vocale à un bouton 43<br />
Messages système 68<br />
Mise en garde variable 36<br />
Mise en marche de la console 8<br />
N<br />
Ne pas déranger 41<br />
Numéro occupé, transfert à un 21<br />
Numéros de lignes réseau 76<br />
Numéros de téléphone, composition 18<br />
P<br />
Priorité de réponse 35<br />
Priorité de réponse, changement de 35<br />
Programmation des touches clavier 43<br />
R<br />
Raccordement de ligne de données 39<br />
Rappel auto 19<br />
Registre des communications, effacement pour les chambres 58<br />
Renvoi automatique, annuler sur les postes 37<br />
Répertoire téléphonique 75<br />
Réponse aux appels 11<br />
Reprise<br />
78 ♦ Index<br />
Appels en garde 23<br />
Restaurer le dernier appel libéré 28<br />
Restrictions d’appel au niveau des chambres 56<br />
Retours d’appels 25, 28<br />
S<br />
Service de jour et de nuit 40<br />
Signalisation par tonalités 50<br />
Sonnerie<br />
Silence 9<br />
Volume, réglage 9<br />
Surveillance<br />
Chambres 57<br />
Surveillance du trafic Voir Affichage d’état des lignes extérieures 49<br />
T<br />
Tableau d’affichage 31<br />
Touches claviers, programmation 43<br />
Touches d’afficheur 3, 5, 7<br />
Transférer des appels 20<br />
Transfert d’appels Voir Transférer des appels 20<br />
V<br />
Volume<br />
Casque/Combiné, réglage 9<br />
Sonnerie 9<br />
Voyants d’occupation 32<br />
Z<br />
Zone Application 4<br />
Zone d’état 4<br />
Zones de recherche de personne 67