Message concernant la continuation de la coopération technique et ...
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– mise à profit plus systématique des résultats obtenus dans le cadre des évaluations, et demande aux partenaires concernés de faire part de leurs réactions et de prendre des mesures; – approfondissement des connaissances relatives à l’évaluation et au controlling dans les diverses unités d’organisation de la DDC (p. ex. par la formation continue); – intensification du dialogue au sein des réseaux professionnels en Suisse et à l’étranger (Société suisse d’évaluation/SEVAL, autres offices fédéraux, OCDE/CAD, autres agences donatrices). Assurance qualité technique Alors que la qualité des programmes et des projets de développement relève en premier lieu de la responsabilité des services opérationnels (donc des domaines de la coopération bilatérale et multilatérale), les aspects thématiques et techniques doivent également être soumis à un contrôle de qualité afin d’assurer que les connaissances disponibles et les expériences acquises par la DDC dans le domaine considéré soient dûment prises en compte. Le Domaine Ressources thématiques, qui réunit les compétences nécessaires pour ses cinq thèmes prioritaires, assume à cet égard une responsabilité particulière en ce sens qu’il aide les domaines opérationnels à garantir et à optimiser la qualité et l’efficacité thématiques de leur travail. Cet appui se traduit par des conseils (notamment lors de l’élaboration de programmes), une participation aux processus de décision (moments forts) et la mise à disposition d’instruments (politiques, cahiers thématiques, etc.). Des règles de principe définissent les processus et les phases dans lesquels les domaines opérationnels doivent recourir au Domaine Ressources thématiques. La mise en œuvre concrète de cette collaboration donne lieu à des ententes entre les unités d’organisation directement concernées, lesquelles négocient et définissent ensemble leurs fonctions et responsabilités respectives ainsi que les résultats attendus. Normes de qualité applicables aux bureaux de coopération (bucos) de la coopération internationale Les bureaux de coopération de la DDC appliquent désormais des normes de qualité uniformes concernant la gestion, les processus, les instruments et le système de contrôle internes. Les objectifs sont les suivants: – fixer des normes minimales uniformes, valables pour tous les bucos; – définir clairement les fonctions et les responsabilités; – mettre à disposition des exemples de pratiques exemplaires (best practices); – assurer que les instructions et les documents opérationnels correspondants soient disponibles sous forme électronique; – faciliter la formation et la rotation du personnel dans les bureaux de coopération. Ce projet se concentre sur les domaines suivants: personnel, finances, réalisation de projets, logistique, organisation interne et sécurité. Une présentation claire et complète des processus, documents, rôles et responsabilités de toutes les instances et personnes concernées améliore les aspects organisationnels du travail et permet de poser les jalons d’une décentralisation accrue des tâches et des compétences. 4246
Système de contrôle interne (SCI) La DDC a mis en place un Système de contrôle interne (SCI) complet afin de se prémunir contre les multiples risques que comportent les activités de la coopération au développement à l’étranger. Elle entend ainsi assumer pleinement son devoir d’employer les deniers publics qui lui sont confiés conformément à son mandat et aux objectifs poursuivis. Le SCI recourt, à tous les échelons, à des instruments et méthodes qui permettent d’assurer la protection des ressources humaines et financières utilisées, la fiabilité des informations et la régularité des comptes de la DDC. Ce système doit être consolidé par un développement ininterrompu des instruments qu’il utilise et par une formation continue et ciblée à la centrale et dans les bureaux de coopération. Le SCI implique également une surveillance permanente de la trésorerie de nos bureaux de coopération et des projets, ainsi que de la solvabilité des banques locales, du fait que les virements internationaux comportent des risques monétaires et économiques dans les pays de destination, des dangers lors des transferts, etc. Des instruments spécifiques – analyses de risques à l’aide de listes de contrôle, signaux d’avertissement, catalogue de mesures appropriées – permettent au personnel qui se trouve sur place de réagir vite et sans formalités superflues. Le système est constamment adapté aux circonstances, et une instruction renforcée du personnel doit en faciliter la mise en œuvre tout au long de la période couverte par le crédit de programme. Un instrument qui facilite beaucoup l’application systématique du SCI est le logiciel SAP, un système informatique de réputation mondiale utilisé au sein de la DDC. SAP permet d’assurer trois fonctions essentielles: gestion financière, gestion des projets et gestion des données contractuelles. C’est un outil qui autorise une multitude de contrôles – de plausibilité notamment – et contribue ainsi à une affectation ciblée des ressources financières. Ce système contrôle par exemple, pour tout versement, s’il existe une demande de crédit correspondante et si le montant disponible est suffisant; si tel n’est pas le cas, le paiement ne peut avoir lieu. De même, on recourt de plus en plus à SAP pour l’établissement et la gestion des contrats. Il est prévu d’étendre progressivement le système en y intégrant d’autres types de contrats et en l’utilisant de manière décentralisée dans les bureaux de coopération de la DDC. Dispositions de sécurité La DDC est de plus en plus souvent présente dans des régions sensibles du point de vue de la sécurité politique, et ce constat ne vaut pas uniquement pour ses activités d’aide d’urgence. Son personnel affecté à l’étranger est en effet exposé à davantage de dangers qu’il y a quelques années. Il s’agit de risques encore mal connus, liés à de nouvelles situations sociales et institutionnelles (pouvoirs publics affaiblis, conflits ethniques ou politiques internes, nouvelles formes de crime organisé, etc.). Etant donné les responsabilités que lui confère sa qualité d’employeur, la DDC a entièrement revu ses dispositions de sécurité afin: – de formuler une politique de sécurité adaptée aux conditions actuelles; – d’accroître la vigilance de son personnel et son sens des responsabilités; – de définir et de mettre en œuvre un système de sécurité efficace; – d’offrir une formation adéquate au personnel en partance pour l’étranger. 4247
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– mise à profit plus systématique <strong>de</strong>s résultats obtenus dans le cadre <strong>de</strong>s évaluations,<br />
<strong>et</strong> <strong>de</strong>man<strong>de</strong> aux partenaires concernés <strong>de</strong> faire part <strong>de</strong> leurs réactions<br />
<strong>et</strong> <strong>de</strong> prendre <strong>de</strong>s mesures;<br />
– approfondissement <strong>de</strong>s connaissances re<strong>la</strong>tives à l’évaluation <strong>et</strong> au controlling<br />
dans les diverses unités d’organisation <strong>de</strong> <strong>la</strong> DDC (p. ex. par <strong>la</strong> formation<br />
continue);<br />
– intensification du dialogue au sein <strong>de</strong>s réseaux professionnels en Suisse <strong>et</strong> à<br />
l’étranger (Société suisse d’évaluation/SEVAL, autres offices fédéraux,<br />
OCDE/CAD, autres agences donatrices).<br />
Assurance qualité <strong>technique</strong><br />
Alors que <strong>la</strong> qualité <strong>de</strong>s programmes <strong>et</strong> <strong>de</strong>s proj<strong>et</strong>s <strong>de</strong> développement relève en<br />
premier lieu <strong>de</strong> <strong>la</strong> responsabilité <strong>de</strong>s services opérationnels (donc <strong>de</strong>s domaines <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
<strong>coopération</strong> bi<strong>la</strong>térale <strong>et</strong> multi<strong>la</strong>térale), les aspects thématiques <strong>et</strong> <strong>technique</strong>s doivent<br />
également être soumis à un contrôle <strong>de</strong> qualité afin d’assurer que les connaissances<br />
disponibles <strong>et</strong> les expériences acquises par <strong>la</strong> DDC dans le domaine considéré soient<br />
dûment prises en compte. Le Domaine Ressources thématiques, qui réunit les compétences<br />
nécessaires pour ses cinq thèmes prioritaires, assume à c<strong>et</strong> égard une responsabilité<br />
particulière en ce sens qu’il ai<strong>de</strong> les domaines opérationnels à garantir <strong>et</strong><br />
à optimiser <strong>la</strong> qualité <strong>et</strong> l’efficacité thématiques <strong>de</strong> leur travail. C<strong>et</strong> appui se traduit<br />
par <strong>de</strong>s conseils (notamment lors <strong>de</strong> l’é<strong>la</strong>boration <strong>de</strong> programmes), une participation<br />
aux processus <strong>de</strong> décision (moments forts) <strong>et</strong> <strong>la</strong> mise à disposition d’instruments<br />
(politiques, cahiers thématiques, <strong>et</strong>c.). Des règles <strong>de</strong> principe définissent les processus<br />
<strong>et</strong> les phases dans lesquels les domaines opérationnels doivent recourir au<br />
Domaine Ressources thématiques. La mise en œuvre concrète <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te col<strong>la</strong>boration<br />
donne lieu à <strong>de</strong>s ententes entre les unités d’organisation directement concernées,<br />
lesquelles négocient <strong>et</strong> définissent ensemble leurs fonctions <strong>et</strong> responsabilités respectives<br />
ainsi que les résultats attendus.<br />
Normes <strong>de</strong> qualité applicables aux bureaux <strong>de</strong> <strong>coopération</strong> (bucos)<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong> <strong>coopération</strong> internationale<br />
Les bureaux <strong>de</strong> <strong>coopération</strong> <strong>de</strong> <strong>la</strong> DDC appliquent désormais <strong>de</strong>s normes <strong>de</strong> qualité<br />
uniformes <strong>concernant</strong> <strong>la</strong> gestion, les processus, les instruments <strong>et</strong> le système <strong>de</strong><br />
contrôle internes. Les objectifs sont les suivants:<br />
– fixer <strong>de</strong>s normes minimales uniformes, va<strong>la</strong>bles pour tous les bucos;<br />
– définir c<strong>la</strong>irement les fonctions <strong>et</strong> les responsabilités;<br />
– m<strong>et</strong>tre à disposition <strong>de</strong>s exemples <strong>de</strong> pratiques exemp<strong>la</strong>ires (best practices);<br />
– assurer que les instructions <strong>et</strong> les documents opérationnels correspondants<br />
soient disponibles sous forme électronique;<br />
– faciliter <strong>la</strong> formation <strong>et</strong> <strong>la</strong> rotation du personnel dans les bureaux <strong>de</strong> <strong>coopération</strong>.<br />
Ce proj<strong>et</strong> se concentre sur les domaines suivants: personnel, finances, réalisation <strong>de</strong><br />
proj<strong>et</strong>s, logistique, organisation interne <strong>et</strong> sécurité. Une présentation c<strong>la</strong>ire <strong>et</strong> complète<br />
<strong>de</strong>s processus, documents, rôles <strong>et</strong> responsabilités <strong>de</strong> toutes les instances <strong>et</strong><br />
personnes concernées améliore les aspects organisationnels du travail <strong>et</strong> perm<strong>et</strong> <strong>de</strong><br />
poser les jalons d’une décentralisation accrue <strong>de</strong>s tâches <strong>et</strong> <strong>de</strong>s compétences.<br />
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