Message concernant la continuation de la coopération technique et ...
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Optimisation du travail de secrétariat Ce projet avait pour but de prendre des mesures destinées à rendre le travail plus satisfaisant pour les personnes chargées de tâches administratives ou de secrétariat. La nouvelle réglementation des tâches et des procédures devait viser les objectifs suivants: – clarifier les fonctions de secrétariat, harmoniser le profil des postes et équilibrer la charge de travail; – élaborer les bases d’une meilleure gestion du personnel de secrétariat; – proposer systématiquement des plans de carrière intéressants dans le domaine administratif; – prévoir des mesures spécifiques en matière de développement du personnel. Après analyse, des mesures concrètes ont été élaborées et réalisées avec les personnes concernées. La crèche DEZALINA La DDC a ouvert le 1er octobre 1999 sa propre crèche à proximité immédiate du bâtiment administratif d’Ausserholligen. Elle répondait par là à un besoin important des collaborateurs et des collaboratrices ayant des enfants en bas âge, ainsi qu’à la volonté de promouvoir l’égalité des chances entre hommes et femmes. La direction de cette garderie a été confiée à la section bernoise de la Société d’utilité publique des femmes suisses (Schweizerischer Gemeinnütziger Frauenverein). Son taux d’occupation a été très élevé dès le début, de sorte qu’il convient aujourd’hui d’envisager une augmentation du nombre de places disponibles ou même l’ouverture d’une seconde garderie. A2.4 Aspects du Domaine Services Logiciel SAP: gestion informatisée des données contractuelles Le 1er janvier 1999, la DDC a mis en application le logiciel SAP R/3 avec ses modules FI-HHM (Finances), PS (Projets) et CO (Répartition interne des coûts). Près de deux ans plus tard a débuté le développement du module ESPRIT de la société AddOn pour la gestion des données contractuelles. Opérationnel depuis février 2001, ce module ESPRIT sert à l’établissement des contrats standard de la DDC, ainsi qu’à leur gestion globale (paiements compris). Les contrats établis à l’aide d’ESPRIT sont normalisés, tout comme la procédure interne d’élaboration et d’approbation. ESPRIT fait partie du Système de contrôle interne (SCI) de la DDC. Ce système de gestion des données contractuelles est parfaitement transparent pour l’ensemble de l’office; ses données peuvent être utilisées à des fins d’analyse et de statistique. À la centrale de la DDC, le système SAP R/3 est régulièrement utilisé par environ 350 personnes (enregistrement et consultation de données). Les bureaux de coordination y recourent surtout à des fins d’information. 4284
Politique des marchés publics La DDC confie depuis de nombreuses années l’exécution de ses projets ou actions à des institutions ou personnes externes. Elle s’appuie pour ce faire sur le principe du partage des tâches en tenant compte des avantages comparatifs des différents acteurs. Alors qu’autrefois l’on recourait de préférence à des experts suisses, ce sont aujourd’hui des personnes ou des institutions locales qui accomplissent l’essentiel de ces travaux. Cette façon de faire est plus souple et en même temps bénéfique au développement des compétences locales. L’acquisition de biens et d’équipements diminue du fait que les projets de la DDC ont beaucoup changé de nature. De plus, les achats effectués en Suisse ont été remplacés par des achats – plus avantageux – sur place, c’est-à-dire dans les pays ou du moins les régions où les actions sont réalisées. Les mandats de services ont représenté par contre un tiers environ des dépenses de la DDC dans le domaine de la coopération bilatérale au développement. Définie dans le cadre des dispositions légales en vigueur, la nouvelle politique des marchés publics de la DDC a été consolidée. Le système décentralisé d’attribution des mandats (par l’unité opérationnelle responsable d’un projet) a fait ses preuves. Le Domaine Services fournit assistance, suivi et contrôle en la matière; il a émis des lignes directrices et élaboré les instruments nécessaires pour assurer la cohérence des procédures d’achat. On a ainsi mis en place une banque de données relatives aux consultants, gérée de manière centralisée et organisée pour être utilisée conjointement par la DDC et le seco. 4285
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Politique <strong>de</strong>s marchés publics<br />
La DDC confie <strong>de</strong>puis <strong>de</strong> nombreuses années l’exécution <strong>de</strong> ses proj<strong>et</strong>s ou actions à<br />
<strong>de</strong>s institutions ou personnes externes. Elle s’appuie pour ce faire sur le principe du<br />
partage <strong>de</strong>s tâches en tenant compte <strong>de</strong>s avantages comparatifs <strong>de</strong>s différents<br />
acteurs. Alors qu’autrefois l’on recourait <strong>de</strong> préférence à <strong>de</strong>s experts suisses, ce sont<br />
aujourd’hui <strong>de</strong>s personnes ou <strong>de</strong>s institutions locales qui accomplissent l’essentiel<br />
<strong>de</strong> ces travaux. C<strong>et</strong>te façon <strong>de</strong> faire est plus souple <strong>et</strong> en même temps bénéfique au<br />
développement <strong>de</strong>s compétences locales.<br />
L’acquisition <strong>de</strong> biens <strong>et</strong> d’équipements diminue du fait que les proj<strong>et</strong>s <strong>de</strong> <strong>la</strong> DDC<br />
ont beaucoup changé <strong>de</strong> nature. De plus, les achats effectués en Suisse ont été remp<strong>la</strong>cés<br />
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moins les régions où les actions sont réalisées. Les mandats <strong>de</strong> services ont représenté<br />
par contre un tiers environ <strong>de</strong>s dépenses <strong>de</strong> <strong>la</strong> DDC dans le domaine <strong>de</strong> <strong>la</strong><br />
<strong>coopération</strong> bi<strong>la</strong>térale au développement.<br />
Définie dans le cadre <strong>de</strong>s dispositions légales en vigueur, <strong>la</strong> nouvelle politique <strong>de</strong>s<br />
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Le Domaine Services fournit assistance, suivi <strong>et</strong> contrôle en <strong>la</strong> matière; il a émis <strong>de</strong>s<br />
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<strong>de</strong>s procédures d’achat. On a ainsi mis en p<strong>la</strong>ce une banque <strong>de</strong> données re<strong>la</strong>tives aux<br />
consultants, gérée <strong>de</strong> manière centralisée <strong>et</strong> organisée pour être utilisée conjointement<br />
par <strong>la</strong> DDC <strong>et</strong> le seco.<br />
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