GRR Administration.pdf - Christophe Vardon
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ADMINISTRATION ET UTILISATION DE <strong>GRR</strong><br />
1°) Généralités : Ce qu’il faut savoir sur l’admini stration de <strong>GRR</strong> dans un ENT. ................................................ 2<br />
2°) Présentation de l’interface d’administration ......................................................................................................... 2<br />
3°) le menu Général : .................................................................................................................................................... 3<br />
3.1) le sous menu configuration générale. ............................................................................................................. 3<br />
3.2) Le sous menu : Type de réservation. .............................................................................................................. 3<br />
3.3) Le sous menu « calendrier hors réservation »............................................................................................... 4<br />
4°) Le menu Domaines et ressources : ...................................................................................................................... 4<br />
4.1) Le sous menu Domaines et ressources : ....................................................................................................... 4<br />
4.1.1) Ajout d’un domaine de réservation :......................................................................................................... 4<br />
4.1.2) Ajout d’une ressource de réservation : .................................................................................................... 5<br />
4.2) Le sous menu : Champs additionnels. ............................................................................................................ 6<br />
5°) le menu utilisateurs et accès: ................................................................................................................................. 6<br />
5.1) le menu utilisateurs : .......................................................................................................................................... 6<br />
5.1.1) Les droits sur l’application sont :............................................................................................................... 7<br />
5.2) Le menu <strong>Administration</strong> des domaines : ........................................................................................................ 7<br />
5.3) Menu accès aux domaines restreints : ........................................................................................................... 7<br />
5.4) Le menu Gestion des ressources : .................................................................................................................. 7<br />
5.5) Le menu purge des comptes et réservations :............................................................................................... 8<br />
6°) le menu : Divers. ...................................................................................................................................................... 8<br />
6.1) Le sous menu : Mails automatique. ................................................................................................................. 8<br />
6.2) Le sous menu : Suivi des connexions. ............................................................................................................ 8<br />
6.3) Le sous menu : Réservations en bloc . ........................................................................................................... 9<br />
6.4) Le sous menu Numéro de version. .................................................................................................................. 9<br />
6.5) Le sous menu Paramétrage des correspondances profil/statut : ............................................................... 9<br />
7°) le menu : Authentification et ldap. ....................................................................................................................... 10<br />
8°) <strong>GRR</strong> et l’interface utilisateur : .............................................................................................................................. 11<br />
<strong>Administration</strong> et utilisation de <strong>GRR</strong> : christophe.cessac@ac-orleans-tours.fr Page 1
1°) Généralités : Ce qu’il faut savoir sur l’admini stration de <strong>GRR</strong> dans un ENT.<br />
L’administrateur de l’ENT est par défaut administrateur de <strong>GRR</strong>. Ces droits sont attribués par le GIP RECIA lors de<br />
la mise en place de l’ENT. Donc chaque administrateur d’ENT sera administrateur de <strong>GRR</strong>. Ensuite c’est à<br />
l’administrateur de l’ENT d’attribuer les droits aux utilisateurs de l’application. Il pourra donc nommer de<br />
nouveaux utilisateurs de <strong>GRR</strong> comme administrateurs de l’application. Cette gestion se fera avec l’utilisation de<br />
l’interface de <strong>GRR</strong>. Par défaut, c'est-à-dire sans rien paramétrer dans l’application, à l’activation des comptes<br />
ENT, les utilisateurs sont « visiteurs », mais nous reviendrons plus loin sur les droits des utilisateurs.<br />
2°) Présentation de l’interface d’administration<br />
Une fois connecté sur l’application <strong>GRR</strong> en tant qu’administrateur de l’ENT et/ou de l’application. Le lien<br />
« <strong>Administration</strong> » apparaît.<br />
Cliquez sur le lien « <strong>Administration</strong> » et la fenêtre ci-dessous apparaît :<br />
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3°) le menu Général :<br />
Ce menu permet d’une part d’établir la configuration générale, mais aussi de définir l’interface de <strong>GRR</strong>.<br />
3.1) le sous menu configuration générale.<br />
Ce menu sert à renseigner des paramètres que l’on peut personnaliser et considérer comme les paramètres<br />
« locaux ». Par exemple la couleur du thème, les dates de réservation, etc.<br />
Il suffit de sélectionner les paramètres locaux choisis dans le formulaire ci-après<br />
3.2) Le sous menu : Type de réservation.<br />
Ce menu permet d’attribuer des couleurs à des types de réservations. Pour ajouter un type de réservation, cliquez<br />
sur Ajouter un type de réservation.<br />
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3.3) Le sous menu « calendrier hors réservation »<br />
Ce menu permet de paramétrer des journées ou la réservation de ressources n’est pas possible. Il suffit de<br />
renseigner les champs du formulaire ci-dessous.<br />
4°) Le menu Domaines et ressources :<br />
C’est dans ce menu que l’on crée les domaines de réservation et les ressources.<br />
4.1) Le sous menu Domaines et ressources :<br />
4.1.1) Ajout d’un domaine de réservation :<br />
Un domaine est une catégorie de réservation, par exemple des salles, ou des ordinateurs.<br />
Pour ajouter un domaine cliquez sur ajouter un domaine et renseigner les champs suivants :<br />
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4.1.2) Ajout d’une ressource de réservation :<br />
Une ressource à réserver appartient à un domaine. Par exemple la salle B37 du domaine « Salles », ou l’ordinateur<br />
portable N°2 du domaine ordinateurs.<br />
Dans l’exemple ci-dessous, les vidéo-projecteurs N°1, 2, 3, 4 appartiennent au domaine Réservation Vidéo<br />
projecteur.<br />
Pour ajouter une ressource, il faut sélectionner le domaine pour l’ouvrir, puis, cliquez sur « ajouter une ressource »,<br />
puis remplir les champs du formulaire : Comme ci-dessous.<br />
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4.2) Le sous menu : Champs additionnels.<br />
C’est une fonctionnalité qui donne la possibilité de définir, domaine par domaine, des champs additionnels de votre<br />
choix. Ils apparaîtront dans les formulaires de saisie des réservations comme autant de champs supplémentaires<br />
facultatifs.<br />
5°) le menu utilisateurs et accès:<br />
5.1) le menu utilisateurs :<br />
Ce menu sert à la gestion des droits et des comptes utilisateurs de l’application.<br />
Ce menu permet d’éditer les utilisateurs enregistrés dans l’application <strong>GRR</strong>. Il permet aussi de les gérer, les<br />
supprimer ou changer leurs droits sur l’application. Pour changer les droits, il suffit de cliquez sur le statut pour le<br />
modifier, comme ci-dessous.<br />
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5.1.1) Les droits sur l’application sont :<br />
Visiteur : accès à l’application mais pas de réservation possible.<br />
Usager : accès et réservation possible.<br />
Gestionnaire des utilisateurs : accès et réservation et possibilité de gestion des droits utilisateurs.<br />
Adminstrateur : adminstrateur de l’application.<br />
5.2) Le menu <strong>Administration</strong> des domaines :<br />
Ce menu donne la possibilité d’attribuer le droit d’admnistration pour un domaine à des utilisateurs. C’est une<br />
délégation de droits. En plus de ses droits normaux, l'administrateur d'un domaine peut gérer entièrement un<br />
domaine : création, suppression, modification d'une ressource, ajout et suppression de gestionnaires des<br />
réservations, gestion des mails automatiques.<br />
5.3) Menu accès aux domaines restreints :<br />
Ce menu permet de gérer l’accés à des domaines dits restrients. A condition qu’à la création du domaine, le domaine<br />
fut renseigné «restreint», comme ci-dessous.<br />
5.4) Le menu Gestion des ressources :<br />
Comme pour les domaines, ce menu donne la possibilité de donner le droit d’admnistration d’une ressource d’un<br />
domaine à des utilisateurs. C’est une aussi une délégation de droits.<br />
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5.5) Le menu purge des comptes et réservations :<br />
Cette fonctionnalité permet de supprimer tous les comptes utilisateurs qui ont été ajoutés via CAS (source externe à<br />
<strong>GRR</strong>) et qui ne sont pas administrateurs, ainsi que toutes les réservations.<br />
Attention, ce mécanisme est irréversible, soyez bien certain de vouloir effectuer cette suppression.<br />
Veuillez noter que cette fonctionnalité n'est utilisable que lorsqu'aucun utilisateur n'est connecté.<br />
6°) le menu : Divers.<br />
Ce menu comme son nom l’indique nous donne l’accès à divers services.<br />
6.1) Le sous menu : Mails automatique.<br />
Ce menu permet d’activer une notificvation par mail des réservations.<br />
Lorsqu'un utilisateur réserve une ressource, modifie ou bien supprime une réservation au nom d'un autre<br />
utilisateur, ce dernier (si le champ email a été renseigné) en est averti automatiquement par un message e-mail.<br />
Par ailleurs, lorsqu'un utilisateur réserve une ressource, modifie ou bien supprime une réservation, certains<br />
utilisateurs peuvent être prévenus par e-mail. Pour chaque ressource, vous pouvez désigner un ou plusieurs<br />
utilisateurs à prévenir : Pour cela il faut sélectionner une ressource, puis ajouter l’utilisateur qui doit être informé de<br />
la réservation. (Comme ci-dessous).<br />
6.2) Le sous menu : Suivi des connexions.<br />
Menu qui montre quels sont les utilsateurs connectés à l’application.<br />
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6.3) Le sous menu : Réservations en bloc .<br />
6.4) Le sous menu Numéro de version.<br />
6.5) Le sous menu Paramétrage des correspondances profil/statut :<br />
Cette page permet à l'administrateur de définir les correspondances entre le profil de l'utilisateur dans l'annuaire<br />
LDAP (sa fonction), et le statut qu'il se verra attribué au sein de <strong>GRR</strong>. Ce menu est très important, il permet pour une<br />
catégorie d’utilisateur de lui attribuer les droits sur l’application. Cela évite de prendre les utilisateurs un par un et<br />
de leur affecter leurs droits.<br />
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7°) le menu : Authentification et ldap.<br />
Ce menu permet de pré paramétrer les droits des utilisateurs issus de l’annuaire fédérateur après l’activation de<br />
compte sur leur l’ENT à partir de l’authentification (CAS : annuaire fédérateur). Ainsi, on peut dire qu’après<br />
l’activation du compte de l’utilisateur sur l’ENT ses droits sur <strong>GRR</strong> seront attribués comme Visiteur ou usager.<br />
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8°) <strong>GRR</strong> et l’interface utilisateur :<br />
Au lancement de l’application la fenêtre suivante apparait (sauf le lien « administration » réservé aux<br />
administrateurs). Si l’utilisateur possède les droits « d’usager », il pourra réserver. Le « visiteur » peut consulter les<br />
réservations, mais il ne lui est pas possible d’en réaliser.<br />
L’utilisateur « usager » sélectionne son domaine et sa ressource puis la fenêtre de réservation ci-dessous apparait. Il<br />
n’a qu’à cliquer sur le bouton vert qui correspond au créneau horaire souhaité afin d’en effectuer une réservation.<br />
La fenêtre suivante apparaitra : Il rempliera les champs du masque de saisie. Certains champs sont obligatoires<br />
comme la brève description.<br />
Une fois la réservation réalisée, l’écran page suivante apparaît. La réservation est mentionnée, et le nom<br />
del’utilisateur qui a réservé apparaît au passage de la souris sur le bloc de réservation.<br />
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Nom de l’utilisateur au passage de la<br />
souris sur le bloc ou la zone de<br />
réservation.<br />
Couleur verte définie dans le menu : Général / type de réservation :<br />
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