Villes et finances municipales - Blue acacia

Le logiciel SIM_ba de l’AIMF est fondé sur la comptabilité des engagements. Il permet :
- De s’assurer que l’engagement comptable précède toujours l’engagement juridique ;
- Veille à ce que le montant cumulé de cet engagement comptable avec ceux qui l’ont précédé sur le
compte budgétaire concerné reste en deçà de l’autorisation votée.
- Edite en temps réel des situations budgétaires, les bons de commande, les fiches d’engagement, un
journal des engagements.
Cet outil permet un suivi permanent du budget de fonctionnement au gré de son évolution. En effet, en
période d’austérité, la connaissance des flux de dépenses favorise tous les ajustements devenus
nécessaires. Une comptabilité précise des engagements en liaison avec la perception des recettes,
permet de garantir une gestion prévisionnelle de la trésorerie. La comptabilité des engagements
constitue un préalable à la mise en place d’un suivi efficace de la trésorerie. En effet, la connaissance
par le service financier des dépenses dès leur source permet d’affiner les prévisions de décaissements
à un ou deux mois. Cette meilleure connaissance peut faciliter la prise des décisions opportunes en ce
qui concerne les dates et les modalités du recours aux financements externes (emprunts ou ligne de
trésorerie) si ceux-ci sont autorisés. Elle permet aussi de prendre des décisions utiles quant au rythme
des dépenses (accélération ou ralentissement en fonction de la situation de la trésorerie). Le logiciel
SIM_ba permet de mettre en place des rythmes de consommation sur une partie ou toutes parties des
lignes du budget par périodicité (exemple 1/12 ème ) ou par pourcentage (50%, le crédit autorisé est
limité à 50% du crédit ouvert).
Il est conseillé, par mesure de simplification et pour garantir une gestion prévisionnelle des dépenses,
de mettre en place systématiquement des engagements provisionnels pour les dépenses dites
obligatoires (dépenses de personnel, marché d’entretien et de fournitures, eau électricité, loyers…). Il
n’est nullement nécessaire d’attendre le moment du paiement effectif de la dépense pour engager,
puisque l’obligation de payer existe depuis le 1 er janvier. A l’évidence, l’engagement provisionnel évite, à
coup sûr, de multiplier à l’excès les engagements ponctuels correspondant à chaque dépense
envisagée par l’ordonnateur.
La prise en charge des factures
Elle comporte trois phases :
- La liquidation : a pour objet d’arrêter le montant de la dépense au vu des titres établissant les droits
acquis aux créanciers après service fait. La liquidation de la facture s’appuie toujours sur un
engagement juridique matérialisé par un bon de commande, un marché, etc.
- L’ordonnancement se matérialise par un mandat de paiement et donne l’ordre au comptable de
payer la dette correspondant au montant de la liquidation
- Le règlement
La stricte observation des phases de la chaîne des dépenses permet de limiter la dette de la commune.
Il est toutefois parfois inévitable, compte tenu de la difficulté à percevoir certaines recettes que des
tensions de trésorerie freinent le paiement des mandats. Certaines communes ajustent alors le rythme
des ordonnancements en fonction de la trésorerie disponible.
Les créanciers ont souvent une confiance limitée dans les capacités de la commune à respecter ses
engagements et demandent dans ce cas à être réglés avant la réalisation de toute prestation.
Généralement le dossier de dépense est établi comme si la prestation avait été effectuée.
Il peut arriver aussi que le règlement se fasse sur la base d’un simple ordre de paiement adressé au
comptable (ce n’est pas un paiement d’office qui est une procédure réglementée qui permet au
comptable de régler au vu d’une facture une dépense obligatoire qui sera ensuite régularisée par un
mandat), il s’agit ensuite pour les services financiers de l’ordonnateur de régulariser le règlement en
mettant en place un engagement et un mandat. La priorité de ces ordres de paiement est souvent plus
importante que les dépenses dûment mandatées et concourent à augmenter en fin d’année les
impayés de la commune.
L’enjeu est de renforcer l’image de la collectivité comme acheteur fiable par la transparence des
procédures et la rapidité des délais de paiement (ce qui génère un rapport de force offre / demande
favorable)
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