mars 2013 - Food en meat

SERVICE CATERING
22 Food&Meat - mars 2013
De plus en plus souvent, le boucher-traiteur devient concepteur de fête. Il propose des
formules de buffets, réceptions, de lunchs sandwiches, de séminaires, de banquets et
de walking dinners. Mais avant de conclure les contrats avec vos clients, il faut évidemment
mettre les conditions sur papier. Comment préparer votre administration?
Prenez de bonnes dispositions à l’avance!
Imprimés et site web
Pour familiariser vos clients avec votre façon de
travailler lorsque vous organisez leurs événements,
il suffit de prendre des dispositions concrètes à
l’avance. Cela commence par le développement
d’une brochure informative détaillée. Par la suite,
vous pourrez la (faire) insérer sur votre site web
avec des photos de projets réalisés et des références.
Soyez clair dans votre brochure. Prévoyez des rubriques
avec des formules de suggestion et des propositions
de menus pour l’apéritif, des amuse-gueules,
des pains surprises, des sandwiches garnis, des
plats froids, des buffets chauds et froids avec du
poisson et/ou de la viande, des buffets barbecue,
des fromages, des produits grillés, des desserts et
des menus enfants. Décrivez en détail ce que vous
voulez dire, par exemple, par assiette apéritive.
Indiquez les ingrédients et les quantités. Spécifiez
les suppléments pour les salades, les garnitures, les
sauces, etc. Enfin, n’oubliez pas de mentionner à
l’arrière de votre brochure votre service de location,
votre matériel à servir et les dispositions pratiques.
Les dispositions pratiques
En quoi consistent ces dispositions pratiques?
1. L’option: si vous proposez une option gratuite
pour une date choisie, fixez bien la période à
l’avance, ainsi que la date pour laquelle vous
voulez recevoir la confirmation ;
2. La commande: renvoyez à la date limite de
réservation et fixez-la par écrit ;
3. L’acompte: demandez un acompte de 20 à 30%
sur la commande comme confirmation de la
réservation. Prenez des dispositions en matière
d’annulation éventuelle et de coûts associés;
pour les grosses commandes, vous pouvez
demander un deuxième acompte, par exemple,
50 % du budget estimé cinq semaines avant
l’événement.
4. Le dernier règlement: fixez également par écrit
à quel moment le solde du dernier règlement doit
être payé. C’est à vous d’envoyer la facture aussi
vite que possible. Stipulez tous ces engagements
contractuellement après le paiement de la
première avance.
5. Le nombre de personnes: chiffrez, pour chaque
service traiteur, à partir de combien de personnes
Le personnel serviable constitue un élément
important de votre charte de qualité.
vous acceptez un prix forfaitaire par personne.
Par exemple, il se pourrait que vous ne proposiez
des services barbecue qu’à partir de 50 personnes ;
6. Sans service: sans service signifie que vous ne
faites que livrer les buffets et que vous ne vous
occupez pas du service sur le lieu de l’événement;
7. Avec service: dans ce cas, vous ne vous chargez
pas seulement du buffet mais également du personnel,
du service, de la vaisselle et du transport.
Ceux-ci sont des suppléments qui doivent être
facturés, sur base d’une offre écrite complète.
8. La présentation des plats: aidez vos clients en
leur donnant des consignes à propos de la longueur
de la table par rapport au nombre de plats
que vous allez livrer ;
9. La livraison: prévoyez contractuellement un
forfait de livraison par km (par exemple, € 1
par km) dans un rayon déterminé autour de
votre boucherie. Vous pouvez aussi calculer un
prix forfaitaire pour les villes de vos environs.
Convenez également du moment ultime auquel
vous allez livrer. Indiquez si ces heures sont différentes
la semaine et le week-end.
10. Le prix: faites également mention de la durée
de validité de votre prix dans votre accord
contractuel. Indiquez clairement si vos prix
s’entendent TVA incluse ou non. Tenez-vous en
aux dispositions préétablies et ne changez plus
rien à vos prix, même si vous vous êtes trompé
dans le calcul de ceux-ci !
En cas d’un walking dinner avec service, vous vous
chargez des buffets, ainsi que du personnel, du
service, de la vaisselle et du transport.
11. Le matériel: n’oubliez pas de demander une
caution pour le matériel que vous louez ou que
vous utilisez vous-même pendant le service ; un
verre est vite cassé ou perdu ;
12. Approche personnelle: même si vous ne prenez
pas en charge le buffet sur place, vous pouvez
tout de même venir en aide au client avec
quelques conseils pratiques, par exemple, sur
un service de bon goût, une disposition de table
agréable, l’impression des menus, etc.
13. Mettez vos spécialités en évidence: par exemple,
si vous êtes spécialisé dans les barbecues…
14. N’oubliez pas de rappeler votre charte de
qualité:
15. Vous travaillez avec les ingrédients les plus fins
au meilleur rapport qualité/prix ;
16. Vous utilisez uniquement des emballages hygiéniques
recyclables ;
17. Votre transport se fait en véhicules réfrigérés et
la chaîne du froid n’est pas rompue ;
18. Vous assurez un service et une livraison
irréprochables ;
19. Vous accordez beaucoup d’importance à la
ponctualité et à la rapidité ;
20. Vous pouvez citer des références ;
21. Renvoyez vos clients à votre site web, votre
blog, votre newsletter, ou sur Twitter et
Facebook. Ils pourront ainsi découvrir
comment les autres ont fait appel à vous !
auteurphotos eve