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SERVICE CATERING<br />
22 <strong>Food</strong>&Meat - <strong>mars</strong> <strong>2013</strong><br />
De plus <strong>en</strong> plus souv<strong>en</strong>t, le boucher-traiteur devi<strong>en</strong>t concepteur de fête. Il propose des<br />
formules de buffets, réceptions, de lunchs sandwiches, de séminaires, de banquets et<br />
de walking dinners. Mais avant de conclure les contrats avec vos cli<strong>en</strong>ts, il faut évidemm<strong>en</strong>t<br />
mettre les conditions sur papier. Comm<strong>en</strong>t préparer votre administration?<br />
Pr<strong>en</strong>ez de bonnes dispositions à l’avance!<br />
Imprimés et site web<br />
Pour familiariser vos cli<strong>en</strong>ts avec votre façon de<br />
travailler lorsque vous organisez leurs événem<strong>en</strong>ts,<br />
il suffit de pr<strong>en</strong>dre des dispositions concrètes à<br />
l’avance. Cela comm<strong>en</strong>ce par le développem<strong>en</strong>t<br />
d’une brochure informative détaillée. Par la suite,<br />
vous pourrez la (faire) insérer sur votre site web<br />
avec des photos de projets réalisés et des référ<strong>en</strong>ces.<br />
Soyez clair dans votre brochure. Prévoyez des rubriques<br />
avec des formules de suggestion et des propositions<br />
de m<strong>en</strong>us pour l’apéritif, des amuse-gueules,<br />
des pains surprises, des sandwiches garnis, des<br />
plats froids, des buffets chauds et froids avec du<br />
poisson et/ou de la viande, des buffets barbecue,<br />
des fromages, des produits grillés, des desserts et<br />
des m<strong>en</strong>us <strong>en</strong>fants. Décrivez <strong>en</strong> détail ce que vous<br />
voulez dire, par exemple, par assiette apéritive.<br />
Indiquez les ingrédi<strong>en</strong>ts et les quantités. Spécifiez<br />
les supplém<strong>en</strong>ts pour les salades, les garnitures, les<br />
sauces, etc. Enfin, n’oubliez pas de m<strong>en</strong>tionner à<br />
l’arrière de votre brochure votre service de location,<br />
votre matériel à servir et les dispositions pratiques.<br />
Les dispositions pratiques<br />
En quoi consist<strong>en</strong>t ces dispositions pratiques?<br />
1. L’option: si vous proposez une option gratuite<br />
pour une date choisie, fixez bi<strong>en</strong> la période à<br />
l’avance, ainsi que la date pour laquelle vous<br />
voulez recevoir la confirmation ;<br />
2. La commande: r<strong>en</strong>voyez à la date limite de<br />
réservation et fixez-la par écrit ;<br />
3. L’acompte: demandez un acompte de 20 à 30%<br />
sur la commande comme confirmation de la<br />
réservation. Pr<strong>en</strong>ez des dispositions <strong>en</strong> matière<br />
d’annulation év<strong>en</strong>tuelle et de coûts associés;<br />
pour les grosses commandes, vous pouvez<br />
demander un deuxième acompte, par exemple,<br />
50 % du budget estimé cinq semaines avant<br />
l’événem<strong>en</strong>t.<br />
4. Le dernier règlem<strong>en</strong>t: fixez égalem<strong>en</strong>t par écrit<br />
à quel mom<strong>en</strong>t le solde du dernier règlem<strong>en</strong>t doit<br />
être payé. C’est à vous d’<strong>en</strong>voyer la facture aussi<br />
vite que possible. Stipulez tous ces <strong>en</strong>gagem<strong>en</strong>ts<br />
contractuellem<strong>en</strong>t après le paiem<strong>en</strong>t de la<br />
première avance.<br />
5. Le nombre de personnes: chiffrez, pour chaque<br />
service traiteur, à partir de combi<strong>en</strong> de personnes<br />
Le personnel serviable constitue un élém<strong>en</strong>t<br />
important de votre charte de qualité.<br />
vous acceptez un prix forfaitaire par personne.<br />
Par exemple, il se pourrait que vous ne proposiez<br />
des services barbecue qu’à partir de 50 personnes ;<br />
6. Sans service: sans service signifie que vous ne<br />
faites que livrer les buffets et que vous ne vous<br />
occupez pas du service sur le lieu de l’événem<strong>en</strong>t;<br />
7. Avec service: dans ce cas, vous ne vous chargez<br />
pas seulem<strong>en</strong>t du buffet mais égalem<strong>en</strong>t du personnel,<br />
du service, de la vaisselle et du transport.<br />
Ceux-ci sont des supplém<strong>en</strong>ts qui doiv<strong>en</strong>t être<br />
facturés, sur base d’une offre écrite complète.<br />
8. La prés<strong>en</strong>tation des plats: aidez vos cli<strong>en</strong>ts <strong>en</strong><br />
leur donnant des consignes à propos de la longueur<br />
de la table par rapport au nombre de plats<br />
que vous allez livrer ;<br />
9. La livraison: prévoyez contractuellem<strong>en</strong>t un<br />
forfait de livraison par km (par exemple, € 1<br />
par km) dans un rayon déterminé autour de<br />
votre boucherie. Vous pouvez aussi calculer un<br />
prix forfaitaire pour les villes de vos <strong>en</strong>virons.<br />
Conv<strong>en</strong>ez égalem<strong>en</strong>t du mom<strong>en</strong>t ultime auquel<br />
vous allez livrer. Indiquez si ces heures sont différ<strong>en</strong>tes<br />
la semaine et le week-<strong>en</strong>d.<br />
10. Le prix: faites égalem<strong>en</strong>t m<strong>en</strong>tion de la durée<br />
de validité de votre prix dans votre accord<br />
contractuel. Indiquez clairem<strong>en</strong>t si vos prix<br />
s’<strong>en</strong>t<strong>en</strong>d<strong>en</strong>t TVA incluse ou non. T<strong>en</strong>ez-vous <strong>en</strong><br />
aux dispositions préétablies et ne changez plus<br />
ri<strong>en</strong> à vos prix, même si vous vous êtes trompé<br />
dans le calcul de ceux-ci !<br />
En cas d’un walking dinner avec service, vous vous<br />
chargez des buffets, ainsi que du personnel, du<br />
service, de la vaisselle et du transport.<br />
11. Le matériel: n’oubliez pas de demander une<br />
caution pour le matériel que vous louez ou que<br />
vous utilisez vous-même p<strong>en</strong>dant le service ; un<br />
verre est vite cassé ou perdu ;<br />
12. Approche personnelle: même si vous ne pr<strong>en</strong>ez<br />
pas <strong>en</strong> charge le buffet sur place, vous pouvez<br />
tout de même v<strong>en</strong>ir <strong>en</strong> aide au cli<strong>en</strong>t avec<br />
quelques conseils pratiques, par exemple, sur<br />
un service de bon goût, une disposition de table<br />
agréable, l’impression des m<strong>en</strong>us, etc.<br />
13. Mettez vos spécialités <strong>en</strong> évid<strong>en</strong>ce: par exemple,<br />
si vous êtes spécialisé dans les barbecues…<br />
14. N’oubliez pas de rappeler votre charte de<br />
qualité:<br />
15. Vous travaillez avec les ingrédi<strong>en</strong>ts les plus fins<br />
au meilleur rapport qualité/prix ;<br />
16. Vous utilisez uniquem<strong>en</strong>t des emballages hygiéniques<br />
recyclables ;<br />
17. Votre transport se fait <strong>en</strong> véhicules réfrigérés et<br />
la chaîne du froid n’est pas rompue ;<br />
18. Vous assurez un service et une livraison<br />
irréprochables ;<br />
19. Vous accordez beaucoup d’importance à la<br />
ponctualité et à la rapidité ;<br />
20. Vous pouvez citer des référ<strong>en</strong>ces ;<br />
21. R<strong>en</strong>voyez vos cli<strong>en</strong>ts à votre site web, votre<br />
blog, votre newsletter, ou sur Twitter et<br />
Facebook. Ils pourront ainsi découvrir<br />
comm<strong>en</strong>t les autres ont fait appel à vous !<br />
auteurphotos eve