Liaisons 85 (format PDF - 5,12 Mo ) - Préfecture de Police de Paris ...

éussir la modernisation
D
epuis environ deux ans, la
Préfecture de Police vit à l’heure
de la déconcentration budgétaire
et de la globalisation des crédits.
Concrètement, cela signifie que les services
opérationnels (commissariats centraux, brigades
de la police judiciaire…) sont désormais
pleinement responsables de l’utilisation
des ressources financières qui leur sont
allouées. En début d’année, ils reçoivent une
enveloppe budgétaire globale qu’ils répartissent
entre leurs différentes dépenses de
fonctionnement et d’équipement : mobilier,
véhicules, armes, fournitures de bureau…
Si, en cours d’exercice, ils réalisent des économies
sur l’un des postes, ils peuvent redéployer
à leur convenance les sommes dégagées.
Par exemple, des économies de téléphonie
sont susceptibles d’être transformées
en achat de mobilier, d’équipement informatique
ou d’armement spécifique.
Un espace de travail
partagé
Ce nouveau mode de gestion, garantissant
une commande publique optimisée et mieux
adaptée aux besoins des services, n’aurait pu
être mise en place sans un outil informatique
partagé, dénommé Gibus. Conçue et développée
par le Ministère de l’Intérieur, cette
application budgétaire a été introduite en
2002 à la PP par la Direction des Finances, de
liaisons n°85 / avril - mai - juin 2005
la Commande Publique et de la Performance
(DFCPP). En janvier 2004, une direction d’application
(DA) Gibus a été créée au sein de la
DFCPP afin d’assurer un fonctionnement optimum
du nouveau logiciel. Cette structure fixe
les modalités d’utilisation de Gibus et en
assure, par ailleurs, la maintenance et le
paramétrage. De plus, elle conduit de nombreuses
actions de formation auprès de l’ensemble
des personnels de la PP, édite un
manuel d’utilisation ainsi qu’une lettre électronique
hebdomadaire permettant de délivrer
une information réactive et de régler
rapidement les problèmes rencontrés par les
utilisateurs. “Plus qu’un simple logiciel,
Gibus est l’instrument permettant de moderniser
radicalement les méthodes de gestion”,
précise Bogdan Kochowicz, chef de la DA
Gibus. “Il constitue un espace de travail commun
rassemblant les financiers (attribuant
les crédits, à l’exemple de la DFCPP), les
clients (passant commande, à l’image de tous
les services opérationnels), et enfin le gestionnaire
(exécutant les commandes ou fournissant
des prestations, comme la Direction
de la Logistique).”
Visibilité et rapidité
Aujourd’hui, Gibus représente, au sein de la
PP, un réseau de plus de 450 utilisateurs et a
déjà apporté des progrès significatifs dans
plusieurs domaines. Tout d’abord, en termes
GIBUS
La modernisation de la
Préfecture de Police, c’est
aussi l’amélioration de la
gestion des crédits avec
l’objectif de fournir des
moyens de qualité aux
services. Pour ce faire,
un outil informatique
partagé a été mis en place :
l’application GIBUS.
pour un meilleur pilotage budgétaire
de visibilité : grâce à l’édition de nombreux
tableaux de bord, le système permet de
suivre en temps réel l’évolution des dépenses
et de connaître de manière instantanée les
crédits encore disponibles. Il s’agit là d’une
avancée décisive en matière de pilotage, de
prévision et d’évaluation budgétaire.
Concernant la rapidité des prestations, le
logiciel a considérablement réduit le temps de
traitement des bons de commande émis par
les services clients d’une vingtaine de jours à
quelques minutes, dans les cas les plus
urgents. Enfin, en harmonisant les procédures
de commande et de facturation, Gibus
contribue à renforcer la conformité des pratiques
en vigueur à la PP aux règles du code
des marchés et de la comptabilité publique.
A l’origine conçu pour les seuls services de
police, Gibus a été récemment adapté pour
être étendu à la gestion d’une partie des crédits
des directions administratives. Dans les
mois et les années à venir, le logiciel est
appelé à poursuivre sa généralisation. Il
devra également, dès 2006, prendre en
compte les règles introduites par la Loi
Organique relative aux Lois de Finances
(LOLF). “Le fait que Gibus s’affirme comme
le logiciel de référence pour la gestion des
budgets globalisés à la Préfecture de Police
témoigne d’un certain succès qui doit beaucoup
à la mobilisation de tous et à une nouvelle
façon de travailler en commun”, conclut
Bogdan Kochowicz.
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