FICHE DE POSTE / CATEGORIE B Le gestionnaire de scolarité ...

FICHE DE POSTE / CATEGORIE B
GESTIONNAIRE DE SCOLARITE
RESPONSABLE DE LA PREMIERE ANNEE DES ETUDES DE SANTE (PAES)
MISSION / ACTIVITES
MISSION
UNIVERSITE PARIS DESCARTES / UFR BIOMEDICALE
Le gestionnaire de scolarité chargé de la Première Année des Etudes de Santé (PAES), assure, sous la
responsabilité du chef du service de la Scolarité dont il est l’adjoint, la liaison entre les responsables
des enseignements, les enseignants et les étudiants de PAES. Il réalise des actes administratifs dans le
respect des techniques, des règles et des procédures propres au domaine de la Scolarité.
Possibilité d’évolution à court terme vers la catégorie A (Chef de Scolarité).
ACTIVITES PRINCIPALES
-Assurer le suivi, sous l’autorité du chef de Service de la Scolarité, de la gestion administrative et
pédagogique de la PAES : examen des demandes d’inscriptions des étudiants, suivi de leur scolarité,
diffusion des informations, assistance et liaison avec les enseignants.
- Encadrer une équipe de 3 gestionnaires affectés à la PAES - Organiser leur planning et leurs
missions et contrôler leur travail. Procéder à leur évaluation.
-Accueillir et informer les étudiants en liaison avec les enseignants de PAES
-Gérer le courrier et la messagerie et assurer les permanences téléphoniques dans le cadre de la PAES
-Assurer la préparation administrative et logistique des deux parties du concours au Parc des
Expositions de Villepinte en relation avec les responsables d’enseignement, le service logistique, la
Division informatique et les partenaires du PRES.
-Assister et conseiller les étudiants, les mettre en relation avec les enseignants ou les divers partenaires
de leur scolarité.
-Renseigner des tableaux de bord et répondre aux enquêtes relatives à la PAES
-Exercer les fonctions d’adjoint du chef de service de la Scolarité, et assurer son intérim en cas
d’empêchement de ce dernier.
ACTIVITES ASSOCIEES
-Gérer les aspects logistiques des enseignements: locaux, matériels, fournitures…, en relation avec le
service logistique du Centre Universitaire
-Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
-Participer à l’organisation de journées des métiers, portes ouvertes, ou autres manifestations en
relation avec la filière PAES
-Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
-Organiser le classement d’un fond documentaire
-Procéder à l’archivage des pièces administratives

COMPETENCES
COMPETENCES PRINCIPALES
Savoirs sur l'environnement professionnel
-Connaissance générale des techniques de gestion administrative
-Notions de base en gestion budgétaire et comptable
-Notions de base en droit administratif
Savoir-faire opérationnels
-L’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’établissement
-Le domaine de la scolarité et ses relations avec les autres services
-L’organisation des études de Santé
-La recherche d’informations, leur vérification et leur classement
-La connaissance des logiciels de gestion de scolarité (Apogée), l’utilisation de logiciels de
bureautique
-La planification des activités
-Le travail en équipe
compétences linguistiques
Compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1.
COMPETENCES ASSOCIEES
Savoir-faire opérationnels
-Utiliser les techniques de classement et d’archivage
-Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
-Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
ENVIRONNEMENT ET FORMATIONS
ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
Lieu d'exercice : UFR Biomédicale, située au Centre Universitaire des Saints-Pères
(Université Paris Descartes)
DIPLOME REGLEMENTAIRE EXIGE
Pour le recrutement externe : Baccalauréat
FORMATIONS ET EXPERIENCE PROFESSIONNELLE SOUHAITABLES
Scolarité, gestion administrative