Le guide de l'expatrié(e) - IRD

Le guide de l’expatrié(e)
Édition 2012

Préface .................................................5
L’expatriation à l’IRD ...........................7
L’expatriation, un enjeu majeur pour l’IRD ....................9
Les cadres conventionnels de l’expatriation ................9
Les acteurs du processus ...........................................10
Se préparer à l’expatriation ........................................11
La mission de longue durée ....................................................... 12
Quelques questions à (me) poser avant mon départ en expatriation .13
Les décisions d’affectation à l’étranger .....................14
La notifi cation d’affectation ........................................15
Avant le départ ...................................16
La prise en compte des conditions de vie et de sécurité 17
La visite médicale .......................................................18
L’établissement des passeports et des visas .............19
Les passeports ......................................................................... 19
Les visas .................................................................................. 19
Les démarches spécifi ques pour les agents non français ............. 19
Les titres de transport ................................................20
La recherche d’un logement .......................................20
Les frais de déménagement .......................................20
Le paiement d’une avance sur rémunération .............21
La couverture santé ....................................................22
L’assistance au rapatriement......................................22
La prévention des risques professionnels ..................23
Les transferts d’information et de données................23
Durant le séjour .................................24
À faire, dès l’arrivée ....................................................25
Rencontrer le représentant de l’IRD ............................................ 25
Aller au consulat ....................................................................... 25
La sécurité à l’étranger ..............................................26
La vie familiale ...........................................................27
La scolarisation des enfants....................................................... 27
Les établissements d’enseignement français à l’étranger ............ 27
L’enseignement par correspondance .......................................... 27
L’emploi du conjoint .................................................................. 28
La vie sociale ..............................................................29
Les relations humaines.............................................................. 29
Le poids de l’histoire, la réserve, la tolérance .............................. 29
L’engagement humanitaire ........................................................ 30
Les couples formés lors de l’expatriation .................................... 30
Sommaire
Les conduites addictives............................................................ 30
Les rapports avec les forces de police ........................................ 31
La vie pratique ............................................................31
La question du personnel de maison .......................................... 31
La question de l’argent .............................................................. 32
Les déplacements sur de longues distances ............................... 32
L’activité professionnelle ............................................32
L’hygiène et la sécurité .............................................................. 32
La médecine de prévention ........................................................ 34
Les missions............................................................................. 34
Les activités en zone isolée ....................................................... 35
Le transport d’échantillons, de produits, de matériel scientifi que .. 36
Une recherche éthique à l’étranger ............................37
La propriété intellectuelle et la confi dentialité .............................. 37
L’éthique, la déontologie et la recherche en partenariat ............... 38
Le cumul d’emploi .................................................................... 38
Le développement des compétences et la carrière ....38
Les droits à formation ............................................................... 38
L’évaluation .............................................................................. 39
L’évolution de carrière ............................................................... 40
Le droits à pension .................................................................... 40
La rémunération .........................................................41
La rémunération principale ........................................................ 41
Les avantages familiaux ............................................................ 42
La majoration familiale pour enfant à charge .............................. 42
Le supplément familial à l’étranger ............................................ 42
L’indemnité d’établissement ...................................................... 43
En cas de maladie ..................................................................... 43
En cas de maternité, paternité ou adoption ................................. 43
L’imposition de vos revenus ....................................................... 44
Les congés..................................................................44
Les congés intercalaires ............................................................ 45
Les congés de mutation ............................................................ 46
Le CET ..................................................................................... 47
Le retour .............................................48
Avant de rentrer ..........................................................49
L’état des locaux ....................................................................... 49
Les transferts d’information et de données ................................. 50
La protection sociale et autres démarches personnelles .............. 50
Le suivi médical ..........................................................50
Les titres de transport ................................................50
Le remboursement des frais de déménagement ........51
Votre rémunération .....................................................51
Annexes ..................................................52
Institut de recherche pour le développement Le guide de l’expatrié(e)

Pour les pays du Sud, la science est un atout majeur en matière de développement. Elle produit
tout d’abord des connaissances nouvelles sur les grandes thématiques telles que le changement
climatique, les ressources en eau, la préservation de la biodiversité, la lutte contre la
pauvreté et les maladies émergentes, les migrations internationales.
Mais la recherche pour le développement c’est aussi la formation des jeunes générations et
l’accroissement des compétences scientifi ques et technologiques. La diffusion des connaissances
scientifi ques vers les sociétés favorise la prise en compte par les populations des
avancées de la science pour faire face aux enjeux mondiaux actuels en même temps qu’elle
stimule le progrès économique.
L’affectation de personnel et de chercheurs au Sud est le plus emblématique de tous les instruments
du partenariat mis en œuvre par l’IRD. La présence au Sud via nos représentations,
le contact direct et quotidien avec les acteurs du Sud, fondent la spécifi cité de l’IRD dans le
paysage national et international de la recherche. Assurer la pérennité de ce dispositif, en dépit
des différentes contraintes qui s’imposent à nous, qu’elles soient budgétaires ou sécuritaires,
reste une priorité forte, réaffi rmée dans notre contrat d’objectifs 2011-2015.
C’est donc dans une démarche partenariale et éthique que l’affectation des équipes de recherche
au Sud et la constitution de plateformes doit se concevoir : co-construire des programmes de
recherche, s’investir dans la restitution des résultats, poursuivre le renforcement des capacités
des partenaires, partager les fruits du travail, en particulier par la copublication et la valorisation
économique, telles sont nos ambitions.
C’est pourquoi l’expatriation est le moteur central de notre Institut. Au-delà de la motivation
scientifi que qui la guide, il est du devoir de l’Institut d’accompagner ses personnels et ceux
d’autres organismes, dans le cadre de sa fonction d’Agence AIRD, lors de leur affectation à
l’étranger. C’est la vocation de ce nouveau « Guide de l’expatrié(e) », dont l’édition de 2009 a
été profondément renouvelée.
Disponible sous forme papier, ou via l’Intranet de l’IRD, il a pour vocation de renseigner les
agents à chaque étape : avant le départ, pendant l’expatriation ou au retour de l’étranger. Il
les conseille sur le déroulement de leur carrière ; il recense et propose des solutions sur la
prévention des risques et sur la sécurité à l’étranger, ainsi que sur la protection sociale indispensable.
Enfi n, il sensibilise aux comportements éthiques et à la prise en compte des modes
de vie à l’étranger.
Je souhaite aux personnels de l’établissement et à ceux accueillis, amenés à travailler en expatriation,
de réaliser un parcours particulièrement enrichissant avec nos partenaires, au service
de la recherche pour le développement. Je suis certain que cette période sera pour chacun
source d’un épanouissement personnel et professionnel, tout en contribuant au rayonnement
international de l’IRD.
Michel Laurent
Président de l’IRD
Préface

L’expatriation à l’IRD

L’expatriation à l’IRD
Chercheurs, ingénieurs ou techniciens, de l’IRD ou en accueil à l’Institut, seniors
ou juniors, vous allez partir en expatriation, affecté pour deux ans renouvelables
dans un pays du Sud, pour y mener vos recherches, assurer une mission de
soutien ou de support à la recherche.
C’est entre autres par le biais de la présence au Sud de ses agents que l’IRD
répond à ses objectifs d’établissement public de recherche fi nalisée : « L’Institut a
pour mission, en France et hors de France, en particulier par des actions de
recherche en coopération de longue durée, en accord avec les États avec lesquels
sont établis des protocoles et conventions : […] de promouvoir et de réaliser tous
travaux de recherche scientifi que et technologique susceptibles de contribuer au
progrès économique, social et culturel des pays en développement, en particulier :
par l’étude des milieux physiques, biologiques et humains ; par des recherches
visant à favoriser une meilleure maîtrise des capacités de développement par les
pays eux-mêmes. » (Article 2 du décret n° 84-430 du 5 juin 1984 portant
organisation et fonctionnement de l’IRD).
S’appuyant sur les structures de recherche – unités mixtes de recherche, unités
mixte de service, unités mixtes internationales, observatoires – dont il est cotutelle,
l’Institut encourage :
• la co-construction des programmes de recherche fondés sur la demande des
Suds,
• les pratiques de partenariat et de renforcement des capacités des Suds,
• le dialogue sciences-sociétés,
• la copublication des résultats des recherches, en visant l’excellence,
• une valorisation commune des résultats.
Par son rôle d’opérateur de recherche, mais aussi de promoteur de la recherche
via ses fonctions d’agence pour le développement (AIRD), l’IRD accueille dans le
cadre de partenariats des chercheurs d’autres organismes souhaitant à la fois
mener leurs recherches au Sud, y créer des synergies et renforcer les capacités
des pays du Sud.
Vous êtes partie prenante de ce dispositif original, et l’ensemble des structures
de l’Institut, en France (siège, centres, unités) et à l’étranger (représentations),
vous accompagnent dans votre expatriation. Cet accompagnement est
scientifique dans la définition et la conduite des projets de recherche en
partenariat. Il est également administratif (voyages, rémunération…) et social
(santé, sécurité, évolution professionnelle…). Ce guide présente l’ensemble de
ces dimensions.
8 Institut de recherche pour le développement

L’expatriation, un enjeu majeur pour l’IRD
L’expatriation est le principal instrument de projection au Sud des ressources
humaines de l’Institut, qu’il s’agisse des personnels titulaires, en CDD ou en
accueil. Au cœur des missions de l’IRD, elle permet, depuis des implantations
chez les partenaires, de co-porter et co-animer sur le long terme des projets de
recherche, ainsi que des actions d’enseignement, de formation et de valorisation
conforme aux priorités des pays d’accueil.
En tant qu’agent affecté à l’étranger, vous avez donc une responsabilité toute
particulière dans la mise en œuvre de la politique de l’établissement, notamment
telle qu’elle est déclinée dans son contrat d’objectifs. Vous allez contribuer à sa
mise en œuvre de multiples manières :
• renforcement du potentiel scientifi que, des capacités de recherche au Sud,
diffusion des outils d’acquisition de connaissance ;
• construction du dialogue entre communautés scientifi ques ayant des approches
et des cultures différentes ;
• inscription sur le long terme de la présence au Sud de scientifi ques du Nord,
créant ainsi des liens entre communautés et des réseaux pérennes et forts ;
• promotion d’approches intégrées, mobilisation de la communauté scientifi que
française et européenne, ainsi que de bailleurs de fonds, sur des enjeux de
recherche prioritaires pour le Sud ;
• regards croisés sur des terrains d’étude partagés, mutualisation de moyens, de
méthodes et de capacités d’analyse ;
• formation à la recherche par la recherche, création et consolidation de dispositifs
d’enseignements orientés vers un développement pérenne ;
• accroissement des échanges Nord-Sud, mais aussi Sud-Sud et Sud-Nord…
Les cadres conventionnels de l’expatriation
L’affectation d’un agent dans un pays étranger s’inscrit dans différents cadres
conventionnels.
• Le cadre institutionnel
Des conventions ou un accord de partenariat défi nissent l’objet et les modalités
de coopération entre l’IRD et ses partenaires à l’étranger. L’activité en expatriation
se situe donc dans le cadre de ces accords.
L’expatriation à l’IRD
Le guide de l’expatrié(e) 9

L’expatriation à l’IRD
• La programmation scientifi que
Les conventions de recherche décrivent les programmes de recherche pour
lesquels les agents sont envoyés en expatriation. Elles indiquent ce que chaque
partenaire met à disposition dans le cadre de ces programmes, notamment les
personnels affectés à leur réalisation, et elles en prévoient la durée. Elles sont
validées par les différents acteurs du processus : partenaires, représentants,
directeur général délégué à la Science, directeurs d’unité.
• L’accueil ou l’hébergement
Les conventions d’accueil ou d’hébergement indiquent les modalités concrètes
organisant la présence d’agents au Sud, chez ou avec les partenaires. Elles
précisent la fi nalité des affectations, leurs modalités de gestion (organisation des
budgets, origine des fi nancements…), ainsi que les modalités de mise en œuvre
(gestion des projets, copublications, valorisation, encadrement d’étudiants locaux
ou activités d’enseignement à réaliser…).
Dans les pays étrangers, ces conventions déterminent les engagements de l’IRD
et de ses partenaires. Dans bon nombre de pays, c’est en fonction de ces accords
que les autorités locales accréditent les chercheurs en expatriation et les autorisent
à bénéfi cier ou non d’un visa dans le pays.
Elles sont donc nécessaires pour qu’un agent puisse être affecté chez un
partenaire à l’étranger.
Les acteurs du processus
• Les représentants
Les représentants de l’IRD sont les garants de la mise en place des accords de
partenariat et des conditions d’accueil chez les partenaires de l’IRD.
Ils sont responsables administrativement des agents affectés dans leur zone de
compétence. Ils sont notamment les ordonnateurs des dépenses gérées via le service
comptable de leur représentation, et les signataires des demandes de mission ou de
congés des agents expatriés… Leur responsabilité, de même que celle de l’agent
affecté dans leur zone de compétence, peut être engagée si ce dernier contrevient
aux dispositions légales ou réglementaires, notamment en matière de sécurité.
Il est donc primordial de prendre contact avec le représentant ayant
compétence sur le pays dans lequel vous pouvez être affecté, ce dès que vous
envisagez une expatriation.
10 Institut de recherche pour le développement

• Les directeurs de département scientifi que et les directeurs d’unité
Les directeurs scientifi ques et les directeurs d’unité valident les conventions de
recherche dans lesquelles s’inscrivent les activités des agents affectés à l’étranger.
Ils valident également les demandes d’affectation en fonction des objectifs
scientifi ques de la Direction générale déléguée à la Science (DGDS). Les directeurs
de département scientifi que pilotent, en lien avec les directeurs d’unité, les
activités scientifi ques réalisées à l’étranger.
En expatriation, votre responsable scientifi que reste votre directeur d’unité et votre
retour d’affectation se fera dans votre unité, sauf événements propres à la vie des
unités (un nouveau contrat quinquennal, par exemple).
• Les partenaires
Les partenaires de l’IRD sont des acteurs majeurs de l’expatriation en tant que
partie prenante dans les différents cadres conventionnels : accords de partenariat,
conventions de recherche et conventions d’accueil ou d’hébergement.
Se préparer à l’expatriation
L’expérience montre que les séjours en expatriation accroissent sensiblement le
niveau d’autonomie et de responsabilité des agents.
Outre l’éloignement, voire l’isolement géographique, ils supposent en effet très
souvent une plus grande implication dans des activités scientifi ques de gestion de
projets, de coordination de partenariat, voire de représentation.
Ils positionnent les agents au cœur des fi nalités des missions de l’IRD, le
développement des pays les moins avancés par la production de connaissances.
Ce faisant, ce sont souvent pour les agents des périodes particulièrement propices
à une réfl exion, une ré-interrogation, sur la qualité et l’éthique de leurs pratiques
et de leur production.
Fondamentale pour permettre à l’Institut de mener à bien ses missions,
l’expatriation est un moment important dans la carrière et le projet professionnel
des agents. Mais aussi enrichissant soit-il, il est nécessairement limité dans le
temps et doit donc être pleinement intégré dans les activités scientifi ques
développées en France.
Projetant les agents dans un espace social, linguistique et culturel différent de
celui dans lequel ils ont été formés, l’expatriation constitue, notamment pour les
L’expatriation à l’IRD
Le guide de l’expatrié(e) 11

L’expatriation à l’IRD
jeunes recrutés, une expérience personnelle particulièrement marquante. Elle
peut, en outre, avoir des conséquences sur la vie familiale.
Les projets d’expatriation ne doivent négliger aucun de ces paramètres afi n de
préserver les capacités de chacun, et la qualité incontestable de la recherche,
mais aussi des initiatives de formation et de valorisation, conduites à l’IRD.
La mission de longue durée
Afi n de préparer une expatriation, il est vivement conseillé, voire indispensable
d’effectuer une mission de longue durée dans le pays où vous souhaitez être
affecté. Elle permet de défi nir le cadre général de votre expatriation future :
préparer le partenariat dans lequel s’inscrira votre affectation, découvrir les
infrastructures et les conditions de travail locales, anticiper les risques et
ainsi pouvoir travailler à leur prévention, rencontrer le représentant et des
expatriés sur place…
La durée des missions de longue durée est en moyenne de deux mois.
Les demandes sont effectuées par les directeurs d’unité, dans le cadre de la
demande budgétaire ou dans le cadre d’un contrat de recherche. Pour les missions
fi nancées par l’Institut, elles sont arbitrées une fois par an selon la même
procédure que les expatriations.
D’un point de vue pratique :
• Les missions de longue durée doivent être effectuées dans l’année budgétaire
où elles ont été arbitrées.
• Elles entrent dans le cadre général des missions de l’IRD. Ainsi, si votre voyage
est pris en charge, celui des membres de vos familles ne l’est pas, contrairement
à l’expatriation.
• Votre départ est géré par le Service mission et voyage du siège (SMV).
• Durant la mission, une indemnité journalière (ou per diem) s’ajoute à votre
rémunération. Son montant est basé sur des taux fi xés et réévalués régulièrement
par le ministère des Finances. Le per diem couvre toutes les dépenses à l’étranger
liées à l’hébergement, à la prise des repas, et aux dépenses nécessitées par la
mission. Vous pouvez bénéfi cier d’une avance sur l’indemnité journalière.
• Tout décalage important entre la date de départ qui vous a été notifi ée et la date
de départ réelle doit être signalé à votre département scientifi que.
12 Institut de recherche pour le développement

Quelques questions à (me) poser avant mon départ en
expatriation
De multiples interlocuteurs sont à votre disposition pour répondre aux questions
que vous pourriez vous poser.
• Pour ce qui concerne le cadre conventionnel de l’expatriation : dans quels accords
de partenariat ou convention de recherche s’inscrit mon départ ? Intègre-il un volet
budgétaire ? Peut-il être géré par la régie de l’IRD dans le pays d’accueil ?...
Vos interlocuteurs :
- Unité
- Département scientifi que
- Représentation
- AIRD
- Direction des fi nances
- Régie locale
• Concernant les conditions de travail en expatriation : quels sont les instruments
scientifi ques, les infrastructures, les équipements informatiques à disposition ?
Quelles sont les conditions de sécurité de l’environnement de travail ?...
Vos interlocuteurs :
- Partenaire (si vous devez être hébergé par un partenaire)
- Représentation
- Assistant de prévention
- Service informatique local (SIL)
• Le voyage et le déménagement
- Service mission et voyage du siège (SMV)
- Représentation
- Personnels locaux
- La santé
• La santé : mon état de santé me permet-il de partir en expatriation ? Comment
gérer ma santé en expatriation ?...
Votre interlocuteur
- Médecin de prévention (une visite médicale d’aptitude est obligatoire avant tout
départ en expatriation)
L’expatriation à l’IRD
Le guide de l’expatrié(e) 13

L’expatriation à l’IRD
• Concernant votre carrière professionnelle : quels peuvent être les impacts de
l’expatriation sur mon évolution de carrière ? Comment se déroulera mon retour
en France ?
Vos interlocuteurs :
- Gestionnaire ressources humaines
- Directeur d’unité
• Vie privée : quels impacts peuvent avoir l’expatriation sur ma vie privée ? Sur les
membres de ma famille ?
Votre interlocuteur
- Conseillère sociale (un entretien avec une conseillère sociale est obligatoire
avant tout départ en expatriation)
Les décisions d’affectation à l’étranger
Les demandes d’expatriation et de prolongation d’expatriation sont effectuées
par les directeurs d’unité, chaque année avant le 15 juin dans le cadre des
demandes budgétaires, sur la base d’une note de cadrage en amont du président
de l’IRD.
Les critères de sélection sont de trois ordres :
• Des critères stratégiques et géostratégiques défi nis par le président de l’IRD
dans sa note de cadrage.
• Des critères scientifi ques défi nis par la Direction générale déléguée à la
Science (DGDS) sur la base des priorités scientifi ques de l’Institut.
• Des critères fi nanciers défi nis par la Direction générale déléguée aux
Ressources (DGDR), dans le cadre de l’enveloppe affectée annuellement à
l’expatriation.
L’arbitrage des expatriations est ensuite réalisé par le président de l’Institut
sur la base d’une liste de candidats sélectionnés par la DGDS en lien avec les
directeurs d’unité, les représentants et la DGDR.
Depuis plus de dix ans, l’IRD consacre plus de 28 millions d’euros à l’expatriation
d’agents, budget qui recouvre la masse salariale (salaires, indemnités de
résidence pour service à l’étranger, majorations familiales), auquel s’ajoutent les
fi nancements des trajets, missions et déménagements.
14 Institut de recherche pour le développement

Il intègre également des paramètres de sécurité, et notamment le classement
des zones géographiques à risques par le ministère des Affaires étrangères
(www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs). Ainsi, aucun agent ne peut
être affecté en « zone rouge ». Les expatriations en « zone orange » peuvent être
acceptées sous condition après avis des représentants concernés, dans la
mesure où la protection des agents peut être assurée.
Les arbitrages sont biannuels :
• en mars, pour des départs en septembre,
• et en juillet, pour des départs en février de l’année suivante.
Pour chaque demande, la DGDS explicite l’arbitrage au directeur d’unité ainsi
qu’au candidat qui fait la demande.
La notifi cation d’affectation
Si l’arbitrage est positif, le candidat et son directeur d’unité reçoivent de la Direction
des ressources humaines une notifi cation d’affectation qui précise :
• La date de début d’affectation, l’agent devant prendre ses fonctions en
expatriation 30 jours maximum après cette date.
• La date de fi n d’affectation, congés de mutation inclus.
• Le nom du gestionnaire RH qui traitera le dossier.
• Les documents à renvoyer au gestionnaire RH.
• Les interlocuteurs qui, à l’IRD, interviendront avant le départ.
Dès que vous avez reçu votre notifi cation d’affection, vous pouvez entamer
la préparation de votre départ et celui de vos ayants droit.
Vos ayants droit sont les personnes qui vous accompagnent dans
votre expatriation et dont les frais de déplacement sont pris en
charge par l’IRD :
• votre conjoint marié ou pacsé,
• vos enfants à charge, vivant habituellement sous votre toit,
• vos ascendants vivant habituellement sous votre toit et non
assujettis à l’impôt sur le revenu.
L’expatriation à l’IRD
Le guide de l’expatrié(e) 15

L’expatriation à l’IRD
Avant le départ

Avant votre départ, vous devez effectuer un certain nombre de démarches qui
permettront la prise en charge de votre déplacement et de votre installation, et
prépareront le bon déroulement de votre séjour.
La prise en compte des conditions
de vie et de sécurité
Afin d’effectuer votre séjour dans les meilleures conditions possibles, il est
important de vous informer avant votre départ sur les conditions de vie et de
sécurité dans le pays de destination.
Pour ce faire :
• vous devez contacter la représentation de l’IRD ayant compétence sur le pays
dans lequel vous êtes affecté ;
• vous devez également prendre connaissance de la « Fiche sécurité missions »
concernant votre pays de destination, mise à disposition sur l’Intranet de l’IRD
(https://intranet.ird.fr/fi ches-infos-securite-pays) ;
• vous pouvez contacter des agents ayant été en poste dans votre zone de
destination.
Par ailleurs, le site internet du ministère des Affaires étrangères propose des pages
« Conseils aux voyageurs » (www.diplomatie.gouv.fr > Les français à l’étranger
> Conseils aux voyageurs) contenant des informations spécifi ques à chaque pays.
• L’onglet « Sécurité » présente la situation de chaque pays, au regard de la
criminalité notamment. Il indique les consignes de sécurité à observer, ainsi que
les zones à éviter ou les pratiques à connaître.
• L’onglet « Transport » permet d’être informé sur les modes de transport à
privilégier ou à proscrire, les itinéraires à éviter, les horaires auxquels fréquenter
les différents axes routiers...
• L’onglet « Santé » fait un point sur la situation sanitaire du pays et donne les
numéros d’urgence : hôpitaux, médecins agréés par le consulat, centres
antipoison, pompiers...
Vous trouverez également des informations pratiques concernant l’expatriation
et la préparation au départ auprès de la Maison des Français à l’étranger
(www.mfe.org).
Avant le départ
Le guide de l’expatrié(e) 17

Avant le départ
La visite médicale
Dès réception de la notifi cation d’affectation, vous devez obligatoirement passer
une visite médicale auprès d’un médecin de prévention de l’IRD.
Quatre médecins de prévention exercent à l’IRD, à Marseille, Bondy,
Montpellier et Nouméa. L’Institut a en outre signé des conventions
avec des services de médecine interentreprises en métropole,
dans les ROM COM et à l’étranger. L’ensemble de ce réseau est
coordonné par le médecin de coordination du siège de l’IRD.
La visite médicale permet de :
• Faire le point sur votre état de santé, évaluer les risques professionnels dans
votre nouvelle affectation, et vérifi er la compatibilité entre ces deux paramètres.
• Évoquer la qualité des infrastructures sanitaires du pays d’accueil, qui peut aussi
être un élément déterminant pour autoriser votre départ.
• Vous informer sur les maladies dans le pays d’affectation (paludisme, dengue,
parasitoses…) et les moyens de prévention à mettre en œuvre.
• Mettre à jour les vaccinations nécessaires.
• Vérifi er l’absence de contre-indication aux vols longs courriers.
• Vous aider à préparer votre trousse à pharmacie.
• Aborder avec vous les particularités psychosociales de la vie en expatriation
Cette visite doit être effectuée au plus tard trois mois avant le départ, afi n de
permettre d’éventuels examens complémentaires, la prise d’avis spécialisés, la
mise à jour des vaccinations en tenant compte du temps d’immunisation. Si vous
ne respectez pas ce délai, votre départ peut être retardé.
À l’issue de cette visite vous sont remis :
• un livret d’information sur les risques liés aux missions en pays étrangers,
• un certifi cat médical qui valide votre aptitude à l’expatriation et sans lequel vos
titres de transport ne pourront vous être délivrés.
18 Institut de recherche pour le développement

L’établissement des passeports et des visas
Les passeports
Dès réception de votre notifi cation d’affectation, il vous appartient de remplir les
formalités administratives auprès de votre mairie ou votre préfecture pour faire
établir votre passeport et ceux de vos ayants droit.
Les timbres fi scaux nécessaires peuvent être pris en charge par l’IRD. Pour en
obtenir le remboursement, vous fournirez au Service missions et voyages (SMV)
une copie des pages des passeports comportant les photographies d’identité et le
justifi catif original de paiement.
Les visas
Un visa n’est pas requis pour tous les pays. Lorsqu’il est obligatoire, vous devez
en faire la demande pour vous-même et vos ayants droit.
Pour connaître les formalités à accomplir, vous pouvez consulter le site web du
consulat de votre pays de destination, et contacter le SMV.
Si votre présence n’est pas exigée par les autorités consulaires, le SMV peut
effectuer les formalités de demande de visa. Attention, dans ce cas, vous serez
amené à transmettre votre passeport accompagné des documents demandés par
les services consulaires.
Si vous effectuez vous-mêmes les formalités, pour obtenir le remboursement de vos
frais de visas, vous fournirez au SMV une copie des pages des passeports comportant
les photographies d’identité et les visas, ainsi que le justifi catif original de paiement.
Les démarches spécifi ques pour les agents non français
Si vous n’avez pas la nationalité française, et que vous êtes affecté dans un autre
pays que le vôtre, il faut veiller à être à jour de vos droits au séjour sur le territoire
français afi n que votre demande de visa ne soit pas retardée.
L’IRD ne peut pas se charger de ces formalités, qui peuvent s’avérer longues et
complexes. Mais il peut vous soutenir dans vos démarches en intervenant auprès
du consulat ou du service préfectoral concerné, en rappelant les textes applicables
et les contraintes liées à la nature de la mission à l’étranger.
La Direction des affaires juridiques (daj@ird.fr) peut notamment vous assister dans
vos démarches administratives.
Avant le départ
Le guide de l’expatrié(e) 19

Avant le départ
Les titres de transport
Vous avez 30 jours pour rejoindre votre nouveau poste, à compter de la date
d’affectation qui vous a été notifi ée. Vos ayants droit ont, quant à eux, six mois pour
vous rejoindre à compter de votre date de prise de fonction.
C’est le SMV qui instruit votre dossier de voyage et ceux de vos ayants droit.
Au minimum trois semaines avant votre départ, vous transmettrez impérativement
au SMV :
• l’identité des ayants droit qui vous accompagneront en expatriation,
• vos lieux de départ et le lieu d’arrivée,
• les dates de voyage souhaitées,
• le certifi cat d’aptitude à l’expatriation, qui doit dater de moins de trois mois avant
la date prévue de départ.
Dès votre arrivée dans le pays d’accueil, la feuille de voyage, visée par le
représentant du pays d’accueil, et vos justificatifs de transport (coupons
d’embarquement…) doivent être impérativement retournés au SMV.
La recherche d’un logement
En termes de sécurité du logement, il convient d’éviter deux écueils : un logement
au luxe ostentatoire ou, à l’opposé, un habitat précaire dans un lieu isolé à l’écart
des grandes villes.
Pour connaître les quartiers les plus propices pour vivre et résider, il est
recommandé de solliciter le représentant de l’IRD, et des agents déjà expatriés.
Par ailleurs, les modalités de location d’un logement sont très variables d’un pays
à l’autre. Il peut vous être demandé une avance sur loyers de plusieurs mois, allant
parfois jusqu’à un an et demi. Renseignez-vous au préalable sur les dispositions
applicables afi n de pouvoir prendre les dispositions nécessaires une fois sur place.
Les frais de déménagement
Les frais de déménagement sont pris en charge par l’IRD sous la forme d’une
indemnité forfaitaire de changement de résidence (IFCR), versée avec le salaire et
soumise à cotisations sociales.
20 Institut de recherche pour le développement

Le montant de l’IFCR dépend de la composition de la famille qui vous accompagne, et du
taux de fret aérien entre les lieux de départs et d’arrivé. Ce taux varie trois fois par an.
Vous devez faire la demande de cette indemnité forfaitaire auprès du SMV
(missions@ird.fr), au maximum trois mois avant votre date d’affectation.
Le forfait de changement de résidence est versé sur votre rémunération après
réception par le SMV de votre dossier ; celui-ci se compose du formulaire de
demande d’indemnité rempli, d’une copie de la notifi cation d’affectation, d’une
déclaration de la famille accompagnante.
80 % du forfait sont automatiquement versés après réception de votre dossier.
Le solde est versé sur présentation des justifi catifs de déménagement : facture
originale à votre nom, justifi catif de paiement, inventaire et lettre de transport (lettre
de transport aérien, connaissement maritime ou lettre de voiture selon les cas).
Vous ne pouvez percevoir ce solde uniquement si :
• le montant total des justifi catifs est supérieur aux deux tiers du forfait auquel vous
pouvez prétendre ;
• l’inventaire ne contient que des effets personnels (pas de denrée alimentaire, ni
de véhicule) ;
• les justifi catifs originaux sont transmis dans un délai maximum de six mois après
la date de votre prise de fonction.
Le paiement d’une avance sur rémunération
Afin de faire face aux nombreuses dépenses qui peuvent survenir lors d’une
affectation à l’étranger, vous avez la possibilité de bénéfi cier, d’une avance sur
rémunération. Vous pouvez en faire la demande via un formulaire disponible auprès
de votre gestionnaire ressources humaines.
Le montant de l’avance est de :
• deux mois de traitement mensuel à l’étranger si vous en faite la demande au plus
tard deux mois avant votre départ ;
• d’un mois de traitement mensuel à l’étranger si vous demandez une avance sur
traitement après votre prise de fonction.
Le remboursement de l’avance s’effectue en six mensualités, par prélèvement
automatiquement sur votre paie, la première échéance étant décomptée sur la paie
du deuxième mois suivant votre prise de fonction en expatriation.
Avant le départ
Le guide de l’expatrié(e) 21

Avant le départ
La couverture santé
Votre couverture santé n’est pas automatiquement maintenue lorsque vous
partez pour l’étranger. Vous devez donc effectuer un certain nombre de démarches
auprès du centre de Sécurité sociale et de la mutuelle dont vous, et vos ayants droit,
dépendez afi n de maintenir les prises en charge en cas de problèmes de santé.
Dès réception de votre notifi cation d’affectation, et au plus tard deux mois avant le
départ, il est important de contacter ou de rencontrer une conseillère sociale de
l’IRD. Elle vous aidera à effectuer le transfert de sécurité sociale et votre
mutuelle vers les organismes compétents pour vous couvrir, avec votre
famille, à l’étranger (MGEN, MAE, MFFOM…).
Deux conseillères sociales sont présentes à l’IRD :
• l’une à Marseille pour les agents des Bouches-du-Rhône et de la
représentation IRD France-Nord,
• l’une à Montpellier pour les agents de la représentation IRD
France-Sud.
Vous trouverez également des informations concernant votre
couverture sociale auprès du Centre de liaisons internationales de
sécurité sociale (www.cleiss.fr).
L’assistance au rapatriement
L’IRD a souscrit en 2012 une nouvelle police d’assurance « assistance au rapatriement »
qui vous couvre :
• durant votre affectation, et couvre également votre conjoint et vos enfants à charge ;
• durant les missions que vous effectuerez pendant votre période d’expatriation, ainsi
que votre conjoint et vos enfants à charge s’ils vous accompagnent.
Vous n’avez donc plus à souscrire d’assurance rapatriement à titre personnel. Vous êtes
automatiquement assuré par :
CHUBB ASSISTANCE
Numéro de contrat : 0801320 / 6480 9066
Téléphone : +33 (0)1 55 92 12 77
Télécopie : +33 (0)1 55 92 40 69
22 Institut de recherche pour le développement

La prévention des risques professionnels
La responsabilité en matière d’hygiène et de sécurité incombe au directeur d’unité.
Comme en France, les postes de travail à l’étranger doivent faire l’objet d’une
évaluation des risques (intégrée au Document unique d’évaluation des risques de
l’unité), mentionnant les risques auxquels les agents sont exposés et les moyens
mis en œuvre pour les prévenir. Les mesures de prévention (équipements de
protection collective et individuelle, formations, habilitations, procédures de
travail…) doivent être prévues.
Une vigilance accrue doit être observée dans le cadre d’une affectation à l’étranger.
Il vous est vivement conseillé de vous informer sur les conditions de sécurité de
votre futur poste de travail afi n, si besoin, de mettre en place avant votre départ les
dispositions nécessaires en matière de prévention des risques. Cela peut être fait
notamment dans le cadre d’une mission de longue durée.
Les transferts d’information et de données
Avant votre départ, vous devez également contacter votre SIL. Une sauvegarde
des données nécessaires à votre activité pourra être réalisée sur demande. Le
SIL pourra aussi vous informer sur les démarches à effectuer auprès du SIL de
votre nouveau lieu d’affectation.
Enfi n, il vous appartient de contacter le gestionnaire de l’annuaire électronique
(annuaire@ird.fr) accessible en ligne sur le site web et l’intranet de l’IRD, afi n de
modifi er vos coordonnées postales et téléphoniques.
Avant le départ
Le guide de l’expatrié(e) 23

L’expatriation à l’IRD
Durant le séjour

À faire, dès l’arrivée
Dès votre arrivée en expatriation, vous devez prendre contact avec le
représentant de l’IRD et les autorités consulaires.
Rencontrer le représentant de l’IRD
Il est indispensable d’informer le représentant et son équipe concernant
votre couverture sociale (sécurité sociale et mutuelle) et celle de votre famille
à l’étranger. Vous devez lui communiquer les numéros des contrats et les
numéros téléphoniques d’urgence mentionnés sur vos cartes d’adhésion afin
qu’il puisse réagir rapidement en cas de problème.
Le représentant vous informera des règles de vie locale et vous communiquera
éventuellement un guide local du nouvel arrivant.
La représentation pourra également vous fournir les coordonnées des
médecins et des établissements hospitaliers, en cas de besoin.
Aller au consulat
Vous vous inscrirez également rapidement au registre des Français établis
hors de France auprès du consulat qui vous remettra, le cas échéant, un
guide du nouvel arrivant élaboré par l’ambassade.
Cette démarche facilitera les formalités administratives et l’obtention de
documents. Elle vous permet d’accéder à certaines procédures, le cas
échéant de bénéficier de prestations liées à la résidence à l’étranger. Il très
important d’être référencé auprès du poste consulaire afin de recevoir des
informations et être pris en charge en cas d’opération de rapatriement des
ressortissants français.
De plus, elle vous permettra d’être automatiquement inscrit sur la liste
électorale consulaire en tant que citoyen français, sous réserve bien
évidemment de satisfaire aux conditions requises.
Le consulat est responsable de la communauté française dont il assure la
protection en liaison avec les autorités du pays, et qu’il administre selon la
législation française.
Durant le séjour
Le guide de l’expatrié(e) 25

Durant le séjour
Pour mémoire, « La loi pénale française est applicable à tout crime
commis par un Français hors du territoire de la République. Elle est
applicable aux délits et crimes commis par des Français hors du
territoire de la République si les faits sont punis par la législation
du pays où ils ont été commis. » (Article 113-6 du code pénal)
Le consul est un offi cier d’état civil chargé des fonctions notariales, des affaires
militaires, de la délivrance des passeports et des cartes nationales d’identité
sécurisées, du paiement des pensions civiles et militaires, et de l’organisation des
élections.
Avec ses collaborateurs, il peut vous assister pour tous les actes que vous aurez à
accomplir dans le cadre de la réglementation française, et vous communiquer les
coordonnées d’avocats et de médecins inscrits sur les listes notariées.
La sécurité à l’étranger
Afi n d’être informé sur les conditions sanitaires et de sécurité du pays, vous pouvez
consulter régulièrement les « Conseils aux voyageurs » du site internet du
ministère des Affaires étrangères :
• ils font le point sur les risques et précautions à prendre ;
• ils recensent les numéros d’urgence : hôpitaux, médecins agréés par le consulat,
centres antipoison, pompiers...
• ils diffusent des messages d’alerte et des informations importantes de dernière
minute.
Un guide d’information à destination des ressortissants français victimes d’une
infraction à l’étranger est par ailleurs disponible sur le site internet du ministère de la
Justice : www.justice.gouv.fr > Aides aux victimes > Victimes de faits à l’étranger.
De façon générale, il est vivement recommandé de toujours avoir sur soi les
numéros utiles en cas de problème : représentation de l’IRD, structure
d’affectation, services de secours, ambassade.
26 Institut de recherche pour le développement

Certaines représentations vous délivreront une carte d’identifi cation en cas
d’urgence (CICU) sur laquelle sont mentionnés ces numéros : veillez à la conserver
sur vous, séparément de vos objets personnels (portefeuille, sac à main…).
La vie familiale
La scolarisation des enfants
Les établissements d’enseignement français à l’étranger
La France dispose d’un réseau très dense d’établissements scolaires français à
l’étranger – près de quatre cent cinquante répartis dans cent trente-trois pays –
respectant les programmes scolaires français. Ces écoles, collèges et lycées sont
reconnus par le ministère français de l’Éducation nationale et sont ouverts aux
enfants de nationalité française. Ils garantissent la continuité de l’enseignement et
facilitent ainsi le retour des enfants en France.
À ce réseau s’ajoutent des établissements internationaux dans lesquels l’inscription
est parfois subordonnée à un examen d’entrée.
Des bourses peuvent être accordées aux enfants français résidant à l’étranger avec
leur famille, s’ils sont enregistrés au consulat.
POUR EN SAVOIR PLUS :
• www.scola.education.gouv.fr une base de données regroupant
tous les établissements scolaires français à l’étranger.
• L’Agence pour l’enseignement français à l’étranger (www.aefe.
diplomatie.fr) concernant les établissements scolaires mais aussi
les bourses pouvant être accordées aux élèves.
L’enseignement par correspondance
S’il n’existe pas d’établissements scolaires français ou internationaux dans votre
pays d’affectation, vous pouvez recourir à la scolarité par correspondance, en
particulier aux cours d’enseignement à distance du CNED, seul établissement
public de ce type rattaché au ministère de l’Éducation nationale. Il permet de suivre
Durant le séjour
Le guide de l’expatrié(e) 27

Durant le séjour
un cursus scolaire complet du primaire jusqu’au baccalauréat général,
technologique ou professionnel. Il est possible de s’inscrire aux cours du CNED
toute l’année. Cependant, les cursus débutant en septembre, il est donc vivement
recommandé d’effectuer les inscriptions dès le mois de juin. Dans beaucoup de
pays, la scolarisation dans un établissement local, dans la langue du pays d’accueil
peut être une expérience enrichissante, surtout dans les petites classes. Il est
possible de recourir en parallèle au CNED, pour effectuer des contrôles de
connaissance réguliers, et ainsi vérifi er que le niveau acquis reste compatible avec
les programmes d’enseignement français.
Pour en savoir plus sur l’enseignement à distance et le CNED :
• www.cned.fr
L’emploi du conjoint
L’expatriation est une période propice à la découverte de nouveaux horizons mais
qui n’est pas sans conséquences sur la vie de famille.
Ainsi, votre conjoint peut être amené à quitter un emploi en France pour vous
accompagner. Il peut avoir des diffi cultés à trouver un nouvel emploi dans le pays
d’accueil, voire à se réinsérer professionnellement lors du retour en France. En tout
état de cause, l’arrêt d’une activité professionnelle pour partir en expatriation peut
provoquer un sentiment de perte d’utilité sociale.
Il est à noter que des associations proposent des activités pour les ressortissants
français à l’étranger, telles :
• Français du monde, l’association démocratique des Français à l’étranger
(www.francais-du-monde.net),
• ou l’Union des Français à l’étranger (www.ufe.asso.fr).
D’un point de vue administratif :
• Si votre conjoint est salarié du secteur privé, il peut légitimement démissionner
pour vous suivre en expatriation, tout en conservant des droits à l’assurance
chômage. La date de démission doit être quasi concomitante avec la date de
votre départ. Il bénéfi ciera alors des allocations chômage à son retour en France.
La durée d’indemnisation est de trois mois maximum.
28 Institut de recherche pour le développement

• Si votre conjointe est en congé maternité au moment du départ, Pôle Emploi
peut accepter de la considérer, au terme du congé maternité, comme ayant
légitiment démissionné pour vous suivre. Il en va de même pour un congé
parental d’éducation, sous réserve que l’expatriation n’excède pas trois ans. En
revanche, cette disposition ne s’applique ni au congé sabbatique ni au congé
sans solde.
• Si votre conjoint, sans activité pendant l’affectation, souhaite souscrire une
assurance vieillesse volontaire, vous pouvez vous adresser à la Caisse des
Français à l’étranger (www.cfe.fr).
La vie sociale
En affectation à l’étranger, vous représentez l’IRD et la Recherche publique
française. Vous avez à ce titre un certain nombre d’obligations, dont celle de
respecter les règles et coutumes locales. Vous devez :
• Respecter les lois et règlements locaux, sachant que gouvernance et religion
peuvent être mêlées.
• Distinguer ce qui est une obligation absolue de la simple recommandation.
• Savoir apprécier les circonstances dans lesquelles il sera nécessaire de
vous conformer à une stricte obligation de réserve.
• Respecter les habitants, et notamment leur droit à l’image.
Les relations humaines
L’expatriation implique un face à face avec d’autres cultures, tout en conservant sa
propre identité. C’est pourquoi il vous est recommandé de :
• Ne pas tenter une assimilation qui pourrait être vécue comme non respectueuse.
• Manier l’humour avec précaution et éviter toute critique a priori.
• Avant tout écouter, échanger, s’intéresser, s’interroger.
Le poids de l’histoire, la réserve, la tolérance
Le statut du fonctionnaire français a été construit sur la base de valeurs : principe
d’égalité, de non-discrimination du fait de ses origines, de son sexe, de son
orientation sexuelle, de ses opinions politiques ou religieuses. Il donne des droits,
Durant le séjour
Le guide de l’expatrié(e) 29

Durant le séjour
mais impose aussi l’obligation de respecter ces principes vis-à-vis d’autrui
dans l’exercice de vos fonctions, aussi bien en France qu’à l’étranger.
De plus, en tant qu’agent de la Fonction publique vous êtes soumis, en France,
comme ailleurs à une obligation de neutralité et un devoir de réserve.
En expatriation, vous représentez la France, son histoire et ses valeurs, mais aussi,
pour certains pays, une ancienne puissance coloniale. Humilité, discrétion, probité,
respect d’autrui... ces principes font le quotidien des expatriés et doivent donner
lieu à réfl exion avant même le départ.
L’engagement humanitaire
La solidarité, l’empathie, l’entraide sont des valeurs humaines universelles dont bon
nombre d’agents de l’IRD sont empreints. Votre activité à l’étranger, aux prises avec
des réalités de terrain parfois diffi ciles, peut vous conduire à vous engager dans des
actions à vocation humanitaire. Si ces actions ne sont pas étrangères à l’esprit de la
recherche pour le développement, elles n’en restent pas moins distinctes. Il est
impératif de séparer votre activité professionnelle de vos engagements privés.
De plus, si vous participez à une action humanitaire, il est important de vous
impliquer à bon escient dans un cadre organisé : attention à l’angélisme qui peut
conduire à de lourdes déceptions ou à un sentiment d’impuissance.
Les couples formés lors de l’expatriation
La formation de couples mixtes est fréquente lors des expatriations. Un équilibre
peut être trouvé dans la relation, tout comme des incompréhensions peuvent naître
en raison, notamment, des repères propres à chacun.
Il est important d’être attentif aux coutumes et règlements locaux. Ainsi, dans de
nombreux pays, l’union libre, le PACS ou le concubinage ne sont pas reconnus par
les autorités locales. L’homosexualité peut être taboue, voire interdite. Enfi n, il
convient de rester vigilant face aux mariages forcés.
Les conduites addictives
Le commerce et la consommation de produits dangereux, tabac, alcool, drogues,
peuvent apparaître banals dans certains pays. Cela ne signifi e pas pour autant
30 Institut de recherche pour le développement

qu’ils sont autorisés. Les réglementations nationales tendent en effet aujourd’hui à
s’harmoniser dans le sens d’une plus grande répression, y compris pour ce qui
concerne la consommation. Les condamnations peuvent être très lourdes pour les
contrevenants, notamment lorsqu’ils sont étrangers.
Les rapports avec les forces de police
Vous devez bien évidemment respecter des règlements locaux. De plus, tout
rapport avec les forces de l’ordre doit appeler de votre part vigilance et réserve.
En cas de diffi cultés, vous devez vous tourner vers l’ambassade et vous soumettre
strictement aux instructions qui vous seront données.
La vie pratique
La question du personnel de maison
Les expatriés sont fortement sollicités pour employer du personnel de maison. De
façon pragmatique, il est diffi cile de refuser cette réalité de l’emploi local. Le fait
d’être « servi », même partiellement, ne doit toutefois pas faire oublier sa propre
réalité sociale et sa propre identité.
De plus, employer des salariés implique une responsabilité particulière. Il est
indispensable de déclarer les personnels employés, leur rémunération et leur
sécurité sociale. Il est à noter que, outre la rémunération, la réglementation locale
peut prévoir la fourniture des repas, de vêtements de travail...
Vous trouverez sur le site de l’Organisation internationale du
travail (www.ilo.org), une base de données, NATLEX, relative
aux législations en matière de droit du travail et de protection
sociale dans les différents pays.
Durant le séjour
Le guide de l’expatrié(e) 31

Durant le séjour
La question de l’argent
Le « pourboire » est une pratique courante dans bien des pays. Elle peut toutefois
placer l’expatrié dans une situation de vulnérabilité si elle n’est pas utilisée à bon
escient. Les petits services rendus qu’il faut rétribuer et qui contribuent à la survie
des habitants ne portent pas à conséquence. Autre chose est d’entrer dans le jeu
de la corruption ou de subir un racket. Inversement, vous n’avez pas vocation dans
le cadre de votre affectation à juger des pratiques locales.
Retirer de l’argent auprès d’une banque ou d’un distributeur automatique, tout
comme échanger des devises, doit appeler de votre part une vigilance extrême. Il
est recommandé de pratiquer ces opérations en plein jour, en étant accompagné.
D’une façon générale, il est conseillé de vous documenter sur les pratiques liées à
la manipulation d’argent dans le guide d’accueil disponible auprès des ambassades.
Les déplacements sur de longues distances
Dans certains pays, de simples incidents, tel un obstacle ou un attroupement sur
une route, peuvent en réalité être de véritables pièges. Sur de longues distances, il
est recommandé de s’adjoindre les compétences d’un chauffeur capable de
déjouer ces pièges et ainsi sécuriser vos déplacements personnels et professionnels.
Il est indispensable de respecter les règles de prudence et de sécurité édictées
par le représentant de l’IRD et par l’ambassade.
L’activité professionnelle
L’hygiène et la sécurité
Les lois françaises du travail s’appliquent dans les structures de l’IRD, même
lorsqu’elles sont situées à l’étranger. Il en est ainsi de la loi anti-tabac qui interdit de
fumer dans les locaux professionnels, des dispositions de la lutte contre les stupéfi ants,
ou bien encore de la réglementation spécifi que au milieu professionnel comme
l’interdiction de laisser entrer et de consommer de l’alcool dans les lieux de travail.
Lors de votre activité professionnelle en expatriation, vous êtes tenu de vous
conformer aux règles d’hygiène et de sécurité établies dans votre structure
32 Institut de recherche pour le développement

d’affectation. Bien que les réglementations diffèrent selon les pays, l’objectif de
l’IRD est de se conformer à la législation française, sauf si la réglementation
locale est plus contraignante.
Les mesures de prévention et de protection applicables en France doivent donc
être mises en œuvre de la même façon à l’étranger, afi n d’améliorer les conditions
de travail et prévenir les accidents. Ainsi par exemple, bien que le port de la ceinture
de sécurité ne soit pas obligatoire dans tous les pays, celui-ci doit être observé
pour tous les déplacements professionnels. De même, une manipulation mettant
en œuvre des produits dangereux et devant être réalisée sous sorbonne en France
doit être effectuée dans les mêmes conditions de sécurité à l’étranger. Les
possibilités techniques peuvent varier d’un pays à l’autre, mais les principes de
prévention restent les mêmes.
En aucun cas, le travail en expatriation ne doit vous conduire à une acceptation
fataliste des risques auxquels vous pourriez être exposés. Ces risques doivent être
identifi és, évalués, et une réfl exion doit être menée pour les prévenir.
Les directeurs d’unité, ainsi que les représentants, nomment au sein de leurs
structures des assistants de prévention (anciennement dénommés « ACMO ») dont
la mission est de les conseiller sur les dispositions à mettre en œuvre en matière
d’hygiène et de sécurité. Vous pouvez solliciter ces assistants de prévention si vous
avez des interrogations ou si vous rencontrez des problèmes d’hygiène et sécurité
dans le cadre de votre activité en expatriation.
Tout incident, tout accident, ainsi que toute question ou suggestion relative à la
prévention des risques et à l’amélioration des conditions de travail doit être consigné
dans les registres de santé et de sécurité au travail mis en place au niveau de la
représentation et de l’unité. Il fera l’objet d’une déclaration auprès des autorités
compétentes afi n d’enclencher la prise en charge et l’éventuel suivi médical.
En cas de danger grave et imminent pour la vie ou la santé des agents, le droit de
retrait reste applicable en expatriation sous réserve de l’obligation d’alerte
préalable. Il est nécessaire dans ce cas de respecter la procédure mentionnée dans
les registres de signalement de danger grave et imminent.
Si vous êtes affecté dans une institution partenaire de l’IRD, il revient à celleci
d’assurer la sécurité liée à l’hébergement. La sécurité des activités exercées
relève, elle, de votre unité. Tout problème de sécurité chez un partenaire qui n’aurait
pas été identifi é préalablement à votre installation doit immédiatement être signalé
Durant le séjour
Le guide de l’expatrié(e) 33

Durant le séjour
à votre directeur d’unité, et au représentant qui lui, s’adressera au responsable de
l’institution partenaire afi n d’envisager les possibilités d’amélioration, en
collaboration avec l’hébergeur.
Vous trouverez sur l’Intranet, dans l’espace « Santé et sécurité au
travail » (https://intranet.ird.fr/hygiene-et-securite), les supports
documentaires relatifs à la prévention des risques, notamment
« le Livret de prévention des risques professionnels » et le « Guide
d’aide à l’évaluation des risques professionnels », ainsi que les
notes de la direction sur les procédures à mettre en œuvre.
La médecine de prévention
Tous les ans, vous devez passer une visite médicale dans le pays d’accueil auprès
d’un médecin ayant conventionné avec l’IRD. Si ces visites annuelles ne sont pas
organisées sur place, vous pouvez prendre contact avec un médecin de prévention
de l’IRD en France.
Tous les deux ans, la visite médicale doit obligatoirement être effectuée en
France par un médecin de prévention de l’IRD. Elle permet d’analyser l’exposition
aux risques professionnels et les risques inhérents au pays d’accueil, mais aussi
d’effectuer des bilans spécialisés si vous avez présenté une pathologie. Lors de
l’un de vos déplacements en France, vous devez donc contacter un médecin de
prévention de l’IRD pour consultation.
Vous pouvez aussi le joindre par courriel ou téléphone, pendant votre affectation
pour toute question ou demande d’aide relative à un problème de santé.
Les missions
Les missions ou les tournées sur le terrain que vous effectuez dans le cadre de
votre expatriation doivent être préparées selon les mêmes procédures que si vous
étiez affecté en France :
• Vous devez effectuer une demande de déplacement,
• au moins 5 jours ouvrés avant le départ pour les déplacements sur le territoire
d’affectation,
34 Institut de recherche pour le développement

• au moins 15 jours ouvrés avant le départ pour les déplacements en dehors du
territoire d’affectation,
• et au minimum trois semaines avant le départ si une demande de visa est
nécessaire.
• Vous remplirez une Fiche d’évaluation des risques (sauf si vous vous rendez
en France métropolitaine).
Cette évaluation doit prendre en compte les réalités du terrain (risques sanitaires
spécifi ques à la zone de travail, couverture téléphonique, possibilités d’accès des
secours…) et permettre d’identifi er les besoins propres à la mission.
Pour en savoir plus sur la préparation d’une mission ou d’une
tournée : https://intranet.ird.fr/deplacements
• Vous devez en outre respecter la procédure spécifi que de déplacement en zone
à risques si vous devez vous rendre dans une zone classée « orange » par le
ministère des Affaires étrangères et européennes.
Vous devez notamment faire une demande d’autorisation de mission en zone
orange qui doit être validée par votre directeur d’unité et transmise au représentant
ayant compétence sur la zone dans laquelle vous devez vous rendre.
À noter : les déplacements en zone « rouge » sont interdits.
Pour en savoir plus sur…
• les zones classées orange :
www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs
• les déplacements en zones à risque :
https://intranet.ird.fr/deplacements-en-zones-a-risques
Les activités en zone isolée
Si vous vous rendez dans des zones particulièrement isolées, il est primordial de
vous munir de moyens de communication et d’alerte des secours – téléphone
satellite, notamment. Ces moyens sont donc à prévoir lors de la préparation de
votre mission.
Durant le séjour
Le guide de l’expatrié(e) 35

Durant le séjour
Le travail isolé doit être proscrit, sauf nécessité impérieuse. Dans ce cas, des
dispositions spécifiques doivent être prises pour maintenir un lien avec la
représentation par des contacts réguliers, et une information sur l’itinéraire
emprunté. Vous devez disposer de moyens d’alerte ou de « protection
travailleurs isolés ».
Le transport d’échantillons, de produits,
de matériel scientifi que
Le transport d’échantillons (sang, espèces animales ou végétales, minéraux…)
ou de produits dangereux fait l’objet de réglementations spécifi ques. En
aucun cas, vous ne devez transporter ces produits sur vous-même ou dans
vos bagages.
Il est vivement recommandé de se renseigner auprès des autorités locales
afi n de connaître les dispositions spécifi ques à prendre pour l’importation ou
l’exportation de marchandises particulières. Il en va de même pour les
règlements locaux relatifs aux prélèvements et à la collecte d’échantillons. Des
entreprises spécialisées peuvent vous conseiller sur les dispositions à prendre
pour le transport d’échantillons ou de marchandises particulières.
Par ailleurs, les modalités d’importation et de séjour d’équipements
scientifi ques, et les possibles exonérations de droits de douane, dépendent
des accords de coopération signés par l’IRD. Avant toute opération de ce type,
il vous est conseillé de contacter la représentation qui pourra vous indiquer
comment procéder.
Certains matériels scientifi ques font également l’objet de dispositions
particulières, notamment les équipements générateurs de rayonnements
ionisants. Leur transport et leur expédition à l’étranger doivent se conformer
aux réglementations locales.
De façon générale, avant d’envoyer des matériels vers l’étranger, il est nécessaire
de vous interroger sur la façon dont ils pourront être rapatriés ou démantelés
lorsqu’ils seront devenus obsolètes.
36 Institut de recherche pour le développement

Une recherche éthique à l’étranger
La propriété intellectuelle et la confi dentialité
Les conventions établies préalablement à votre départ entre l’IRD et l’établissement
d’accueil doivent prévoir le régime de propriété et d’exploitation des résultats issus des
travaux de recherche auxquels vous participez durant votre séjour.
La propriété des résultats dépend de votre participation à leur obtention. Lorsque les
résultats, brevetables ou non, sont issus des travaux menés dans le cadre de votre
expatriation, ils sont la propriété conjointe de l’établissement d’accueil et de l’IRD.
Pour en savoir plus sur la propriété intellectuelle et les
possibilités d’exploitation des travaux de recherche, vous
pouvez contacter la Direction de la valorisation au Sud (dvs@ird.fr).
L’éthique, la déontologie et la recherche en partenariat
Le propre de la recherche pour le développement est d’être une recherche
coopérative. Elle suppose le partage. Elle doit donc obéir à un principe d’équité et
implique le partenariat, en particulier la co-publication. Cela ne va pas de soi dans un
contexte international marqué par une très vive compétition dans le domaine des
sciences et des technologies.
Le Comité consultatif de déontologie et d’éthique de l’IRD (CCDE) a donc dégagé
quelques principes à respecter, regroupés dans un Guide des bonnes pratiques de la
recherche pour le développement. Ils permettent notamment de traiter les confl its
d’intérêt dont la recherche pour le développement peut être l’enjeu. Fruit de discussions
au sein du CCDE et de rencontres sur le terrain avec les personnels de l’IRD et de ses
partenaires, ce guide tient compte du devoir de réserve auquel sont tenus les agents
travaillant à l’étranger, en accord avec les conventions qui régissent leurs activités.
Le CCDE peut vous aider à vous orienter dans l’application des règles déontologiques.
Il participe également au traitement des questions éthiques qui ne trouvent pas de
réponse dans les règlements et textes juridiques existants.
Vous trouverez le Guide des bonnes pratiques de la recherche pour le
développement sur l’Intranet (https://intranet.ird.fr/bonnes-pratiquesde-la-recherche).
Pour contacter le CCDE : ccde@ird.fr
Durant le séjour
Le guide de l’expatrié(e) 37

Durant le séjour
Le cumul d’emploi
Vous devez consacrer l’intégralité de vos activités professionnelles aux tâches qui
vous sont confi ées par l’IRD. Les activités que vous pourriez exercer en plus de cellesci
obéissent à un strict régime de dérogation. Vous pouvez donc cumuler des activités
ou des rémunérations sous réserve d’en avoir fait la demande. Cette demande doit
recueillir l’avis favorable de votre directeur d’unité, ou de votre responsable de
service, et doit être approuvée par le président de l’IRD.
Un formulaire de demande d’autorisation d’un cumul d’activité est
disponible sur l’Intranet (https://intranet.ird.fr/cumul-activites).
L’activité principale exercée à l’IRD ne doit en aucun cas être négligée, au bénéfi ce
d’une activité secondaire. De plus, le cadre particulier de l’expatriation vous met dans
l’obligation de faire valider votre demande de cumul d’emploi par les partenaires avec
lesquels vous travaillez.
Le développement des compétences
et la carrière
Les droits à formation
En expatriation, vous bénéfi ciez des mêmes droits à la formation qu’en France :
formations stratégiques et institutionnelles, formations d’accompagnement aux projets
collectifs d’équipes, formations d’adaptation aux postes et à leurs évolutions,
formations liées aux projets professionnels.
Vos besoins de formation sont recensés en octobre ou en novembre par le Bureau de
la formation permanente de la Direction des ressources humaines (information diffusée
par un message IRD-Tous) toujours selon les mêmes modalités : vous transmettrez
votre demande de formation à votre responsable hiérarchique pour validation ; elle est
ensuite traitée par le responsable formation de votre centre de rattachement, France-
Nord ou France-Sud, ou par le Bureau de la formation permanente du siège si vous
êtes régisseur ou administrateur.
38 Institut de recherche pour le développement

La mise en œuvre des actions de formation – recherche d’organismes, inscriptions,
ordres de mission – est réalisée par les responsables formation. Pour les formations
ayant lieu en France, les frais de déplacements, d’hébergement et de restauration sont
pris en charge pendant la durée de la formation.
Vous trouverez sur l’espace « formation permanente » de l’Intranet
(https://intranet.ird.fr/formation-permanente) :
• la note de cadrage concernant le plan de formation en cours,
ainsi qu’un document de référence sur la Politique de la
formation permanente à l’IRD,
• les différents formulaires de demande de formation,
• les coordonnées de vos interlocuteurs formation,
• des informations pratiques,
• le programme des principales actions de formation collectives.
Afi n de préparer au mieux votre retour d’expatriation, qui peut coïncider avec un projet
de nouvelle orientation professionnelle ou un souhait de formation spécifi que, vous
pouvez solliciter un rendez-vous auprès du Bureau de la formation permanente du
siège dans le cadre d’un accompagnement individualisé.
L’évaluation
Quel que soit votre statut (chercheur, ingénieur ou technicien), votre capacité à
valoriser votre activité scientifi que ou technique, mais aussi votre rôle dans les
missions de l’IRD en matière de partenariat, de formation et de transfert de
connaissance, conditionnent votre évaluation.
• Pour les chercheurs, les instances d’évaluation prennent largement en
considération, en plus des critères d’excellence scientifi que, les spécifi cités
des activités de recherche menées dans le cadre d’un partenariat avec les
pays du Sud et pour le développement. Il vous appartient donc de les indiquer
dans votre dossier d’évaluation.
• Pour les ingénieurs et techniciens, votre dossier d’évaluation doit faire
apparaître la spécifi cité de vos activités, en lien notamment avec votre
expatriation.
Durant le séjour
Le guide de l’expatrié(e) 39

Durant le séjour
L’évolution de carrière
Le déroulement de carrière d’un expatrié suit la même évolution que celui d’un
agent en fonction en France. Les possibilités d’avancement demeurent identiques :
promotion d’échelon, de grade et de corps.
Après deux ans de service consécutifs dans un pays étrangers hors d’Europe, vous
pouvez également bénéfi cier d’une bonifi cation d’ancienneté d’un an pour
l’avancement d’échelon.
Cette bonifi cation est accordée à chaque nouvelle expatriation hors d’Europe pour
les chercheurs, mais une seule fois par corps pour les ingénieurs et techniciens.
Concernant la gestion de votre carrière, votre interlocuteur
privilégié reste votre gestionnaire ressources humaines au
sein de la DRH, qui est également le gestionnaire référent de votre
unité de rattachement.
Le droit à pension
Les périodes d’expatriation vous permettent de bénéfi cier de bonifi cations de
dépaysement pour les services rendus hors d’Europe (BSHE) dans le calcul de vos
droits à pension.
Les bonifi cations sont des trimestres complémentaires qui
s’ajoutent gratuitement aux années de service. Elles permettent de
porter de 75 % à 80 % le pourcentage maximum de la pension.
La BSHE est du tiers de la durée des services rendus hors Europe. Elle est de 50 %
pour certaines zones déterminées par décret.
À noter, depuis la réforme des retraites du 9 novembre 2010, les BSHE ne sont pas
prises en compte si votre retraite est basée sur moins de 60 trimestres (15 ans) et
si elle n’est pas attribuée pour invalidité. Le droit à BSHE s’apprécie au regard de
la législation en vigueur à la date du départ à la retraite.
40 Institut de recherche pour le développement

Pour plus de renseignements, vous pouvez consulter le
site du régime des retraites des fonctionnaires de l’État
(www.pensions.bercy.gouv.fr) ou contacter le service des retraites
de l’État (inforetraite@dgfi p.fi nances.gouv.fr)
La rémunération
En expatriation, votre rémunération se compose de la rémunération principale, des
avantages familiaux et de l’indemnité d’établissement. Vous ne touchez plus les
primes perçues en France : prime de recherche, prime de participation à la
recherche scientifi que (PPRS), prime de fonctions informatiques...
La rémunération principale
La rémunération principale est composée du traitement indiciaire et de l’indemnité
de résidence pour service à l’étranger.
Le traitement indiciaire, qui est défi ni par votre grade et votre échelon, n’est pas
modifi é par l’expatriation.
Au traitement indiciaire vient s’ajouter, l’indemnité de résidence pour service à l’étranger.
Elle a pour objectif de compenser forfaitairement les charges liées aux fonctions
exercées, aux conditions d’exercice de ces fonctions et aux conditions locales
d’existence. Un arrêté conjoint du ministère des Affaires étrangères et du ministère
chargé du Budget en fi xe le montant annuel, pour chaque pays et par groupe de grades.
Elle est versée mensuellement et révisée à chaque publication de l’arrêté.
L’indemnité de résidence pour service à l’étranger est réduite de 10 % pour les
conjoints mariés ou pacsés, travaillant tout deux dans le même pays pour la
Fonction publique d’État, en faisant résidence commune.
Elle varie aussi en fonction de la durée de l’affectation. Elle est réduite :
• de 25 % après six ans passés dans une même localité d’affectation,
• de 55 % après neuf ans,
• et de 85 % au-delà de douze ans.
La politique de l’IRD est toutefois de limiter les affectations à l’étranger à deux ans,
renouvelables une fois.
Durant le séjour
Le guide de l’expatrié(e) 41

Durant le séjour
Les avantages familiaux
Les agents affectés à l’étranger peuvent bénéfi cier d’indemnités liées à leur charge
de famille.
La majoration familiale pour enfant à charge
Une majoration familiale pour enfant à charge vous est versée mensuellement si
vous avez au moins un enfant à charge de moins de 21 ans.
Cette majoration est augmentée de 25 % si vous avez à charge un enfant âgé de
10 à 15 ans, et de 50 % si vous avez à charge un enfant de 16 à 21 ans.
La majoration familiale est maintenue au-delà de 21 ans, pour les enfants atteint
d’une infi rmité permanente d’au moins 80 %, dûment constatée avant leurs 21 ans
et les mettant dans l’impossibilité d’exercer une activité professionnelle. Ils ne
doivent pas en outre bénéfi cier d’une allocation pour handicap au titre de la
législation de l’État de résidence.
La majoration familiale pour enfant à charge est versée aux agents affectés à
l’étranger, en lieu et place des avantages familiaux versés par les CAF en France.
Pour percevoir la majoration, vous devez présenter :
• votre livret de famille
• pour les enfants de plus de 16 ans, un certifi cat de scolarité
• un certifi cat de non-perception de prestations familiales délivré
par votre CAF.
Le supplément familial à l’étranger
Vous pouvez percevoir un supplément familial à l’étranger si vous êtes :
• marié ou pacsé, et que votre conjoint n’exerce pas d’activité professionnelle ;
• marié ou pacsé, et que votre conjoint exerce une activité professionnelle pour
laquelle il perçoit une rémunération brute annuelle totale inférieure ou égale au
montant du traitement brut annuel afférent à l’indice brut 300 ;
• célibataire, veuf, divorcé ou séparé de corps, et avez au moins un enfant à charge
ouvrant droit à une majoration familiale.
42 Institut de recherche pour le développement

Le supplément familial à l’étranger est versé mensuellement sur votre bulletin de
paie. Il s’élève à 10 % de l’indemnité de résidence pour service à l’étranger. Il
diminue donc, comme l’indemnité de résidence pour service à l’étranger, en
fonction de la durée des services continus dans une même localité.
L’indemnité d’établissement
Les agents qui prennent leurs fonctions pour la première fois dans un pays étranger
bénéfi cient d’une indemnité d’établissement.
Elle est égale à 60 % du montant de l’indemnité de résidence pour service à
l’étranger en vigueur au 1er janvier de l’année d’expatriation. Cette indemnité n’est
perçue qu’une seule fois, à la prise de fonction.
En cas de maladie
Un agent expatrié en congé ordinaire de maladie perçoit :
• l’intégralité de son traitement indiciaire durant trois mois, puis la moitié du
traitement indiciaire ;
• 75 % de l’indemnité de résidence pour service à l’étranger durant un mois, 50 %
le mois suivant, et 25 % ensuite dans la limite des durées fi xées par les
dispositions législatives et réglementaires ;
• et, le cas échéant, le supplément familial à l’étranger et la majoration familiale
pour enfant à charge.
Au bout de trois mois passés en congé ordinaire de maladie, il vous est
recommandé de contacter un médecin de prévention et une conseillère
sociale de l’IRD pour organiser vos soins, votre éventuel rapatriement ou pour
bénéfi cier des dispositifs de protection sociale adaptés.
En cas de maternité, paternité ou adoption
L’agent en congé de maternité, de paternité ou d’adoption perçoit les émoluments
qu’il percevrait s’il n’était pas en congé.
Durant le séjour
Le guide de l’expatrié(e) 43

Durant le séjour
L’imposition de vos revenus
En expatriation, vous êtes dans l’obligation de déclarer vos revenus. Pour ce faire,
l’IRD vous transmet chaque année une lettre fi scale (ou plusieurs lettres fi scales,
une par affectation sur l’année de référence).
Il est donc très important de communiquer à votre gestionnaire ressources
humaines une adresse de correspondance fi able pour recevoir ce document.
Votre déclaration d’impôt sur le revenu étant pour une très large part liée à votre
situation personnelle (patrimoine, situation de famille, résidence fi scale...), il vous
est conseillé de vous rapprocher :
• du service des impôts aux particuliers de votre lieu de résidence,
• ou du service des impôts des particuliers non-résidents (nonresidents@dgfi p.
fi nances.gouv.fr), si vous n’êtes plus résident fi scal en France.
Pour en savoir plus, vous pouvez consulter les pages du
site du ministère de l’Économie et des Finances dédiées à
l’imposition des expatriés :
www.impots.gouv.fr > Particuliers > Vos préoccupations > Vivre
hors de France.
Les congés
Les personnels expatriés ont droit à des congés relevant d’une réglementation
spécifi que, adaptée aux contraintes de leur affectation. Selon le pays d’affectation,
les congés annuels sont de 31, 33 ou 36 jours. À cela s’ajoutent, 14,5 jours de
RTT et, le cas échéant, deux jours de fractionnement (ou jours de congés
supplémentaires pour des congés pris en dehors de la période d’été).
Vous trouverez sur Intranet le nombre de jours de congés annuels
auquel vous pouvez prétendre selon le pays dans lequel vous
êtes affecté.
44 Institut de recherche pour le développement

Si vous n’avez pas pris tous vos congés annuels au 31 décembre, vous pouvez
reporter tout ou une partie sur l’année suivante. La possibilité de report est de 9
jours pour les pays ouvrant droit à 31 jours de congés annuels, de 17 jours dans
ceux ouvrant droit à 33 jours de congés, et de 24 jours dans ceux ouvrant droit à
36 jours de congés.
Le calcul des droits à congé s’effectue par année civile, au prorata de la durée du
service accompli (temps complet ou temps partiel), du jour de prise de fonction à
la date de cessation des fonctions sur le lieu d’affectation.
C’est le représentant du pays d’affectation qui est responsable de la procédure locale
de suivi des congés, et notamment du respect par l’agent de ses droits acquis.
Pour bénéfi cier de congés, vous devez en faire la demande en ligne par l’intermédiaire
du portail du système d’information de l’IRD (https://portail-du-si.ird.fr) afi n qu’elle
soit validée par votre responsable dans la représentation.
Les congés annuels pris dans le cadre de l’expatriation peuvent être soit des
congés intercalaires, soit des congés de mutation.
Les congés intercalaires
Les congés intercalaires sont pris en cours de séjour et ne sont pas suivis d’un
changement d’affectation.
À l’issue d’un temps déterminé passé dans votre affectation, variable selon le pays,
vous pouvez bénéfi cier d’un droit à voyage au cours des congés intercalaires,
c’est-à-dire d’un aller-retour vers la France pris en charge par l’IRD.
La prise en charge s’effectue sur la base du tarif du vol direct le plus
économique (même si vous voyagez par voie ferrée, terrestre ou maritime).
Par ailleurs, si votre trajet n’est pas direct, ou si les conditions de transport sont
différentes à l’aller et au retour, vous serez remboursés sur la base d’un trajet direct
sur la période de congé demandée. Vous devez en outre remplir, avant votre départ,
une déclaration dégageant l’administration de toute responsabilité pour les
dommages occasionnés par le déplacement.
Les frais liés au renouvellement de passeports, aux visas ou aux vaccinations
obligatoires sont également payés par l’IRD.
Une fois validée, votre demande de congés avec droit à voyage est automatiquement
Durant le séjour
Le guide de l’expatrié(e) 45

Durant le séjour
transmise à la DRH, au médecin de prévention, et au SMV qui réalise les opérations
nécessaires à l’achat des titres de transport. Le représentant fait ensuite effectuer
l’achat des titres de transport et établit les feuilles de voyage pour vous et vos
ayants droit.
Vos ayants droits ne peuvent bénéfi cier de cette prise en charge du voyage
que dans la mesure où vous-même bénéfi ciez de congés intercalaires avec
droits à voyage. Le nombre d’allers-retours vers la France pris en charge par l’IRD
est donc identique pour vous et votre famille. Si, pour convenances personnelles, le
séjour en France de votre famille est décalé ou plus long que le vôtre, l’IRD ne
prendra pas en charge les frais supplémentaires occasionnés.
Les droits à voyage de votre famille qui n’ont pas été utilisés au terme de votre
expatriation sont perdus.
À votre retour de congé, il est impératif de transmettre au représentant :
• les titres de transport,
• les feuilles de voyage,
• les justifi catifs de frais annexes.
Lors d’un congé sans droit à voyage, vos frais de déplacement ne sont pas pris
en charge par l’IRD. Par ailleurs, le congé intercalaire sans droit à voyage n’est pas
considéré comme un temps passé en affectation. Il augmente donc d’autant le
temps nécessaire pour bénéfi cier d’un congé avec droit à voyage.
Les congés de mutation
Les congés de mutation sont pris à l’occasion du changement d’affectation,
et donc de résidence. Ils sont au maximum de 25 jours ouvrés et doivent être pris
avant la fi n programmée de votre affectation.
La procédure pour effectuer une demande de congés de mutation est la même que
celle des congés intercalaires avec droit à voyage. La prise en charge des
déplacements est également identique.
Attention toutefois, pour bénéfi cier de cette prise en charge, le congé de mutation
doit être pris au moins cinq mois après un congé intercalaire avec droit à voyage.
À votre arrivée sur votre nouvelle affectation, que ce soit en début ou en fi n
d’expatriation, vous devez transmettre au SMV :
46 Institut de recherche pour le développement

• les titres de transport,
• les feuilles de voyage,
• les justifi catifs de frais annexes.
Le CET
En expatriation, vous continuez à bénéfi cier du compte épargne temps (CET) et
pouvez donc poser des congés épargnés dans le cadre de ce dispositif.
Toutefois, si vous changez d’affectation durant votre période de congé CET, la
rémunération appliquée sera conforme à votre affectation géographique. Ainsi, par
exemple, vous ne pourrez prétendre au maintien de votre indemnité de résidence
pour service à l’étranger si votre retour en France intervient avant ou pendant une
période de congé CET.
Pour en savoir plus, une circulaire sur le CET est à votre
disposition sur l’Intranet
(https://intranet.ird.fr/cet)
Durant le séjour
Le guide de l’expatrié(e) 47

L’expatriation à l’IRD
Le retour

Avant de rentrer
Le retour peut nécessiter un temps de réadaptation personnelle et professionnelle.
Comme pour le départ, l’IRD vous accompagne dans cette phase aussi bien sur un
plan administratif (gestionnaires ressources humaines, Service des missions et
voyages), que pour ce qui concerne votre carrière (DRH), la santé au travail (médecin
de prévention) ou les démarches plus personnelles (conseillères sociales).
Votre retour s’effectue automatiquement au sein de l’implantation géographique
principale de votre unité en lien avec votre direction d’unité. Il est très important
d’anticiper votre retour si vous ne souhaitez pas ou ne pouvez pas réintégrer le
poste que vous occupiez avant votre expatriation, quelle qu’en soit la raison (évolution
de votre unité, restructuration de service, projet d’évolution professionnelle…).
Les départements scientifi ques, en lien si besoin avec la DRH, peuvent
vous accompagner dans vos démarches.
L’état des locaux
Dans le cadre de vos activités, vous avez pu être amené à utiliser des locaux pour
des activités particulières (analyses chimiques, utilisation de radioéléments…), à
collecter et à conserver des échantillons, ainsi qu’à utiliser des produits dangereux
ou des équipements spécifi ques.
Avant votre retour d’expatriation, il est indispensable d’organiser la fi n de vos
activités, et notamment de :
• procéder aux éventuels contrôles de contamination des locaux ;
• le cas échéant, nettoyer ou décontaminer les locaux et les matériels utilisés ;
• trier les échantillons, notamment biologiques, et les produits accumulés tout au
long de votre période d’affectation en identifi ant ceux nécessitant d’être
conservés sur place qu’il conviendra d’étiqueter distinctement, ceux devant être
expédiés sur un autre lieu pour une utilisation ultérieure (cf. supra « Le transport
d’échantillons, de produits, de matériel scientifi que » pour les démarches à
suivre), et ceux devant être éliminés ;
• stocker les déchets à éliminer, selon les procédures en vigueur.
Si vous n’effectuez pas ces démarches, des échantillons utiles aux activités
scientifi ques de l’Institut pourraient être éliminés. La Représentation pourra en
outre faire procéder, sur les crédits de votre unité, aux opérations de contrôle,
nettoyage, décontamination nécessaires à la réaffectation des locaux utilisés.
Le retour
Le guide de l’expatrié(e) 49

Le retour
Les transferts d’information et de données
Avant votre retour en France, vous devez contacter votre SIL pour qu’il fasse le nécessaire
concernant la mise en place de votre futur poste de travail et la restauration des
données nécessaires à votre activité. Vous devez également contacter le gestionnaire
de l’annuaire électronique (annuaire@ird.fr) pour modifi er vos coordonnées.
La protection sociale et autres démarches personnelles
De même qu’à votre départ, il convient d’effectuer un transfert de votre centre de
gestion Sécurité sociale et les démarches nécessaires auprès de la CAF.
Il convient par ailleurs d’anticiper toutes les démarches liées à votre retour
(clôture de contrats de location de logement, contrat de travail en cas d’emploi
de personnels à domicile...), mais aussi celles nécessaires à votre réinstallation
en France (recherche d’un nouveau logement, ou d’établissements scolaires
pour vos enfants...).
Le suivi médical
À votre retour en France, vous devez passer une visite médicale de fi n d’affectation
auprès d’un médecin de prévention de l’IRD, pour effectuer un bilan de santé.
Si vous avez séjourné dans une zone où il y a une transmission de paludisme, toute
fi èvre survenant dans les six mois suivant votre retour doit être considérée a priori
comme un paludisme et faire l’objet d’une consultation.
D’une manière générale vous devez signaler à votre médecin de prévention toute
pathologie survenant dans l’année suivant votre retour.
Les titres de transport
Votre voyage retour, et celui de vos ayants droit, est géré par la représentation IRD
dont vous dépendez, ou par le SMV en cas d’affectation dans un pays non couvert
par une représentation.
La prise en charge se fera selon les mêmes modalités qu’à votre départ (cf. page 20).
50 Institut de recherche pour le développement

Le remboursement des frais de déménagement
Les frais de déménagement seront remboursés selon les mêmes modalités qu’à
l’aller (cf. page 20).
Vous devez faire la demande de remboursement auprès du SMV (missions@ird.fr).
Votre rémunération
Votre retour en France implique la fi n du versement de vos émoluments liés à
l’expatriation.
Dès réception de votre procès-verbal d’installation, votre gestionnaire ressources
humaines établit une décision d’affectation en France qui entraînera la cessation
des versements. Votre traitement est alors de nouveau constitué de votre traitement
indiciaire, du supplément familial, de l’indemnité de résidence et des primes que
vous perceviez avant votre expatriation.
Le retour
Le guide de l’expatrié(e) 51

L’expatriation à l’IRD
Annexes

• Sécurité à l’étranger
Site général
https://intranet.ird.fr/hygiene-et-securite
Annexes
Fiche info sécurité par pays
https://intranet.ird.fr/l-ird-en-pratique/missions-et-voyages/deplacements-en-zones-a-risques/fi ches-infos-securite-par-pays
Déplacement dans les zones à risques
https://intranet.ird.fr/l-ird-en-pratique/missions-et-voyages/deplacements-en-zones-a-risques/procedure-a-respecter
Fiche d’évaluation des risques
https://intranet.ird.fr/l-ird-en-pratique/missions-et-voyages/deplacements-en-zones-a-risques/documents-atelecharger/fi
che-d-evaluation-des-risques
Recommandations générales
https://intranet.ird.fr/l-ird-en-pratique/missions-et-voyages/deplacements-en-zones-a-risques/recommandations-generales
• Déplacements
Site général
https://intranet.ird.fr/deplacements
https://intranet.ird.fr/l-ird-en-pratique/missions-et-voyages/vademecum-des-deplacements-a-l-ird
• Temps de travail
https://intranet.ird.fr/l-ird-en-pratique/temps-de-travail/compte-epargne-temps-cet
• Assurances rapatriement
https://intranet.ird.fr/l-ird-et-moi/actualites/toutes-les-actualites/expatriation-missions-vous-etes-assure
• Visites médicales
https://intranet.ird.fr/l-ird-et-moi/sante-et-securite-au-travail/medecine-de-coordination-et-de-prevention/quandvenir-dans-le-service-medical
• Indemnités de résidence
https://intranet.ird.fr/l-ird-en-pratique/expatriation/l-expatriation-en-pratique/reforme-de-l-indemnite-de-residence
• Cumul d’activités
https://intranet.ird.fr/ressources/ressources-humaines/remuneration/remunerations-accessoires/cumul-d-activites
• Liste des documents nécessaires avant départ en expatriation
https://intranet.ird.fr/l-ird-en-pratique/expatriation/l-expatriation-en-pratique/avant-le-depart/documents-necessaires
• Guide des bonnes pratiques pour la recherche en développement
https://intranet.ird.fr/organisation-de-l-ird/instances/instances-consultatives-scientifi ques/ccde/en-savoir-plus-sur-leccde/documents-produits-par-le-ccde/guide-des-bonnes-pratiques-de-la-recherche-pour-le-developpement
https://intranet.ird.fr/bonnes-pratiques-de-la-recherche
• Formation permanente
https://intranet.ird.fr/ressources/ressources-humaines/formation-permanente2
• Textes généraux
Décret 67-290 du 28 mars 1967 modifi é fi xant les modalités de calcul des indemnités des personnels affectés à l’étranger
Décret n° 2002-1200 du 26 septembre 2002 fi xant le régime de congés annuels des personnels de l’état et des
établissements publics de l’état à caractère administratif en service à l’étranger
Loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires
Circulaire n° 2157 du 11 mars 2008 relative au cumul d’activités et portant application de la loi n° 83-634 du 13 juillet
1983 portant droits et obligations des fonctionnaires modifi ée
Le guide de l’expatrié(e) 53

Glossaire des sigles
AIRD Agence inter-établissements de recherche pour le développement
BSHE Bonification de dépaysement pour les services rendus hors d’Europe
CCDE Comité consultatif de déontologie et d’éthique de l’IRD
CET Compte épargne temps
CICU Carte d’identification en cas d’urgence
DGDR Direction générale déléguée aux Ressources
DGDS Direction générale déléguée à la Science
DRH Direction des ressources humaines
IFCR Indemnité forfaitaire de changement de résidence
PPRS Prime de participation à la recherche scientifique
SIL Service informatique local
SMV Service mission et voyage du siège
La Direction des ressources humaines (Service du développement social) est à l’initiative de
cette seconde version du Guide de l’expatrié de l’IRD et en a assuré la coordination ; elle
remercie tous les contributeurs à ce guide. Grâce à leur relecture, leurs suggestions et leurs
conseils avisés, ce guide, dans la lignée de la première version, reste un instrument d’information
essentiel pour l’Institut et ses agents. Par ailleurs, elle remercie les participants à la conception
du document (Isabelle Bonal, Laurent Corsini).
Coordination
Laurent BERNARD - Anne-Marie TIEGES
Ont contribué à cette nouvelle version
du guide de l’expatrié :
Marie Baudry de Vaux Gérard Hérail
Gilles Bena
Julie Hubner
Isabelle Benoist
Anabelle Huynh
Yolande Cavallazzi
Mohamed Khaffif
Laurence Corvellec Marie-Pierre Ledru
Sandra Da Cruz Aresta Benoit Lootvoet
Sabine De Maisonneuve Brigitte Nusslein
Georges De Noni
Emmanuel Rodriguez
Dorine Germany
D
Cécile Giorgi-Mesquida
Gregory Giraud
Sébastien Hardy
r Catherine Rossi
Olivier Vaillant
Laurent Vidal
Crédits photographiques : © IRD / Base Indigo
Couverture : C. de Miras, T. Ruf, B. Moizo, D.R.
Intérieur : M. Jégu, V. Simonneaux, T. Lebel, T. Ruf,
P. Blanchon, J. Charmes, C. Ollier, J.-L. Maeght,
V. Simonneaux, P. Chabanet, S. Bonvalot, J.
Orempuller, F. Boyer, O. Barrière, R.-M. Ojeda.

Direction des ressources humaines
Service du développement social
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