Présentation d'Ulisse - IN2P3
Présentation d'Ulisse - IN2P3
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ULISSE<br />
Melissa Drillet – Assistante logistique<br />
Charlotte Rey‐Tissot ‐ Assistante<br />
Comment demander une prestation logistique?<br />
Le formulaire Ulisse<br />
les informations nécessaires<br />
La gestion Ulisse
<strong>Présentation</strong> de l’équipe p.3<br />
Le site internet Ulisse p. 4<br />
Comment remplir une demande de p. 5<br />
prestation<br />
Comment Ulisse traite votre demande<br />
p. 19<br />
2
Organigramme<br />
http:// ulisse.in2p3.fr<br />
Fax : 04 50 23 11 63<br />
ASSISTANTE EXPORT<br />
ECHANGES INTERNATIONAUX<br />
Melissa DRILLET<br />
‐ Prestations Internationales<br />
Aériennes & Maritimes<br />
‐ Prestations maritimes<br />
‐ Prestations route<br />
‐ Support des prestations IATA<br />
Tel : 04 50 09 55 67<br />
melissa.drillet@ulisse.in2p3.fr<br />
ASSISTANT EXPORT<br />
PRESTATIONS TERRESTRES<br />
Daniel STANCHINA<br />
‐ Prestations Messagerie<br />
‐ Prestations CERN<br />
‐ Prestations ADR<br />
‐ Support des prestations IATA<br />
‐ Conseiller Sécurité ADR (Cl. 2 à 9)<br />
Tel : 04 50 09 17 20<br />
daniel.stanchina@ulisse.in2p3.fr<br />
DIRECTEUR<br />
Philippe BRION<br />
‐ Conseiller Sécurité MD <strong>IN2P3</strong><br />
‐ Conseil en fiscalité des échanges Internationaux<br />
‐ Opérations Logistiques Multimodales<br />
Tel : 06 34 39 57 19<br />
philippe.brion@ulisse.in2p3.fr<br />
ADJOINTE<br />
RESPONSABLE D’EXPLOITATION<br />
Géraldine ANGLADE<br />
‐ Prestations Internationales Aériennes & Maritimes<br />
‐ Procédures douanières<br />
‐ Evolutions Informatiques<br />
Tel : 04 50 09 17 19<br />
geraldine.anglade@ulisse.in2p3.fr<br />
ASSISTANTE EXPORT<br />
ECHANGES INTERNATIONAUX<br />
Magaly ROGES<br />
‐ Prestations IATA/IMDG<br />
‐ Prestations Internationales Aériennes &<br />
Maritimes<br />
‐ Support des prestations Express<br />
‐ Support des prestations ADR<br />
Tel : 04 50 09 55 56<br />
magaly.roges@ulisse.in2p3.fr<br />
ASSISTANTE<br />
Charlotte REY‐TISSOT<br />
Tel : 04 50 09 17 17<br />
charlotte.rey‐tissot@ulisse.in2p3.fr<br />
RESPONSABLE ADMINISTRATIVE<br />
Véronique COMBET<br />
‐ Gestion Financière<br />
‐ Gestion Administrative<br />
Tel : 04 50 09 17 69<br />
veronique.combet@ulisse.in2p3.fr<br />
ASSISTANTE EXPORT<br />
ECHANGES INTERNATIONAUX<br />
Corinne FEULLAR<br />
‐ Prestations IATA/IMDG<br />
‐ Prestations Internationales<br />
Aériennes & Maritimes<br />
‐ Support des prestations ADR<br />
Tel : 04 50 09 55 62<br />
corinne.feullar@ulisse.in2p3.fr<br />
ASSISTANTE EXPORT<br />
PRESTATIONS EXPRESS / GESTIONNAIRE<br />
Sylvie TOULERON<br />
‐ Prestations Express<br />
‐ Support des Prestations Internationales<br />
Aérien & Maritime<br />
‐ Traitement admi. des envois express<br />
‐ Support gestion Financière & Comptable<br />
Tel : 04 50 09 55 68<br />
sylvie.touleron@ulisse.in2p3.fr<br />
3
Bien préparer le transport de votre marchandise<br />
sur le site Internet Ulisse<br />
De<br />
nombreux<br />
dossiers à<br />
consulter<br />
avant votre<br />
envoi<br />
N’hésitez pas àconsulter régulièrement ces dossiers, souvent actualisés.<br />
Sur le site http://ulisse.in2p3.fr , vous<br />
trouverez de nombreux dossiers .<br />
Ceux‐ci vous aideront à mieux<br />
préparer le transport de votre<br />
marchandise:<br />
Les solutions transport<br />
Le transport de produits règlementés<br />
Le transport de produits dangereux<br />
L'emballage<br />
La douane<br />
L'assurance de vos envois<br />
La réception d'un envoi<br />
4
Toutes vos demandes passent par le formulaire<br />
en ligne sur le site internet Ulisse<br />
Nouvelle Saisie<br />
La fonction recherche vous permet de retrouver une demande<br />
grâce àsa référence complète: ULISSE/01/02/0000<br />
Vous pouvez également le faire grâce au nom du demandeur.<br />
Tant que votre demande n’est pas validée, vous pouvez y<br />
retourner et modifier les informations.<br />
Une fois validée, il faut alors nous contacter directement (mail<br />
ou tel) pour ajouter des modifications.<br />
Demande de Prestation Logistique<br />
5
L’importance de vos déclarations dans le formulaire<br />
Prenez le temps de lire ce texte.<br />
Il vous informe que ce formulaire fait office de bon de<br />
commande et donc qu’il engage votre responsabilité.<br />
Il insiste sur l’obligation de véracité et d’exactitude des<br />
informations que vous renseignez. Nous devons être en<br />
possession de TOUS les éléments pour mener àbien le<br />
transport, dans le respect des règles établies. Cet<br />
engagement fait référence à tous les types de transport,<br />
y compris le transport de marchandises dangereuses<br />
Une erreur de déclaration en douane, ou de rédaction du<br />
document de transport peut être lourde de<br />
conséquence, notamment financière pour votre unité, et<br />
surtout pour Ulisse qui s’engage pour vous auprès de ses<br />
partenaires, des compagnies de transport et auprès des<br />
Services Douaniers.<br />
Ex : la dissimulation de l’expédition d’un produit<br />
dangereux est passible de 1 mois à 1 an<br />
d’emprisonnement et de 1000 à30 000 euros d’amende.<br />
Pour passer àl’écran suivant, cochez la case et cliquer sur<br />
«Je m’engage ».<br />
6
Le formulaire : 7 onglets à remplir<br />
MODE D’EMPLOI<br />
Votre saisie débute. Vous devez renseigner 7 onglets. Le 1 er<br />
onglet : Caractéristique de l’envoi, doit être intégralement<br />
renseigné. Cette saisie conditionne l’accès aux autres onglets.<br />
Une fois validée, en bas de page, vous obtiendrez une<br />
référence Ulisse (ULISSE/01/02/0003) et vous aurez dès lors la<br />
possibilité de remplir les autres onglets.<br />
Il n’y a ensuite plus d’ordre précis de saisie àsuivre. Vous<br />
pouvez compléter les onglets au fil des informations que vous<br />
obtenez, dans l’ordre que vous voulez.<br />
Toutefois [ IMPORTANT ] : terminez la saisie de votre<br />
demande par l’onglet 7 « Informations complémentaires » et<br />
n’omettez pas sa validation. Si votre demande comporte des<br />
erreurs et/ou des champs manquants, vous serez enjoints de<br />
les compléter.<br />
Lorsque vous aurez corrigé ces points, retournez dans l’onglet<br />
7 et validez cette étape. Si toutes les corrections son valides,<br />
la saisie sera validée, et sera alors visible par nos services.<br />
Nous la prendrons alors en compte.<br />
7
Onglet par Onglet‐1<br />
* le demandeur: c’est la personne qui renseigne le formulaire en ligne ; il est notre contact pour les échanges<br />
futurs<br />
* L’unité du demandeur: c’est l’unité d’appartenance du demandeur. Nous vous demandons :<br />
‐ son code (UMR, UPR, UPS, etc.)<br />
‐ son sigle (INITIALES)<br />
‐ son identité (nom complet de l’unité)<br />
Caractéristiques de l’envoi<br />
Ces informations sont pré‐remplies pour les unités appartenant àl’<strong>IN2P3</strong> et les unités forfaitisées auprès<br />
d’Ulisse. Dans le cas d’une unité hors <strong>IN2P3</strong> et non forfaitisée, vous cocherez Autre CNRS. Dans le cas<br />
d’un établissement hors CNRS, il s’agit de renseigner Autre Identité et de compléter les champs de la<br />
page.<br />
* La prestation demandée: vous souhaitez qu’Ulisse se charge:<br />
‐ du transport (dédouanement compris)<br />
‐ de vous fournir des emballages<br />
‐ de dédouaner de la marchandise (dédouanement seul)<br />
* Le type d’envoi: s’agit il de matériel et/ou de document?<br />
* La caractérisation géographique de l’envoi : très importante, elle sert à qualifier votre envoi au regard<br />
des règles douanières, de la TVA, etc.…..<br />
* Les dates d’enlèvement et de de livraison : indiquez les dates souhaitées. Si ces dates sont indicatives,<br />
vous acceptez qu’Ulisse gère l’envoi au mieux de vos intérêts financiers ; si elles sont impératives, Ulisse<br />
mettra tout en œuvre pour réaliser votre demande. A savoir que le caractère impératif de votre<br />
demande peut entrainer un surcout significatif, que vous vous engagez àrégler.<br />
8
Expéditeur<br />
Onglet par Onglet‐2 et 3<br />
Destinataire<br />
9
Onglet par Onglet‐4<br />
Matériel/Emballage/Dangereux<br />
10
Du contenant au contenu: l’unité de<br />
manutention et le colis<br />
Choisissez d’ajouter un<br />
colis ou une unité de manutention<br />
Si vous choisissez d’ajouter une unité<br />
de manutention, vous devez y insérer<br />
un ou plusieurs colis<br />
Vous pouvez maintenant renseigner<br />
le contenu du ou des colis.<br />
11
Votre matériel en détail<br />
Afin d’expédier vos marchandises dans de bonnes conditions de sécurité, et dans le respect des règlementations,<br />
nous devons bien connaitre le matériel que vous envoyez. Nous devons disposer, entre autres :<br />
‐ d’une description précise de la marchandise àtransporter<br />
‐ des quantités àtransporter<br />
‐ des numéros de série de chaque pièce pour les identifier<br />
‐ du poids net de chaque élément<br />
‐ de la valeur de la marchandise pour en informer notre assureur (valeur scientifique)<br />
‐ de l’origine de la marchandise<br />
Plus la description de votre matériel sera complète, plus votre transport se fera en sécurité:<br />
En cas d’avarie, notre assureur aura comme base de travail vos déclarations dans la demande Ulisse. Il devra y<br />
trouver toutes les marchandises présentes lors du transport, pour pouvoir procéder à l’expertise et au<br />
remboursement.<br />
Nous vous conseillons de détailler au mieux les éléments qui composent votre envoi.<br />
12
Dangereux ou Radioactif?<br />
Si le matériel que vous allez nous confier est dangereux (hors classe 7), vous devrez<br />
nous communiquer:<br />
• le numéro UN – numéro d’identification des matières dangereuses<br />
• la fiche de sécurité – carte d’identité de votre matériel délivrée par le fournisseur<br />
• la demande de transport dangereux –fiche à compléter dans le formulaire Ulisse<br />
Si votre matériel est radioactif (classe 7), les éléments dont nous avons besoin sont:<br />
• le numéro UN – numéro d’identification des matières radioactives<br />
• la demande de transport de matériel radioactif ‐ fiche àcompléter dans le<br />
formulaire Ulisse<br />
13
Onglet par Onglet‐5<br />
Douane<br />
En renseignant cet onglet, vous nous dites comment<br />
traiter votre dédouanement, c’est‐à‐dire quelles sont les<br />
déclarations préalables à remplir, les procédures<br />
particulières qu’Ulisse doit suivre pour mener à bien votre<br />
transport.<br />
Les différent cas de figure:<br />
*Import ou Export temporaire<br />
*Retour d’opération temporaire<br />
*Carnet ATA<br />
*Import ou Export en bagage accompagné<br />
*Import définitif<br />
*Cession sous douane vers Ulisse<br />
14
Rien à déclarer?<br />
S’il s’agit de: Nous avons besoin de ces informations:<br />
* Import ou export temporaire:<br />
• Motif de l’envoi<br />
• Date de retour prévue<br />
• Incoterm<br />
• Lieu géographique d’application de l’incoterm<br />
* Retour d’opération temporaire:<br />
• Partiel ou total<br />
• N° de prestation aller (ULISSE/01/02/0003) ou ancien système<br />
• Prise en charge de la prestation (Ulisse? Vous‐même?)<br />
• Si prise en charge par Ulisse, où?<br />
* Carnet ATA:<br />
• Accompagnerez vous le matériel?<br />
• Les étapes, le circuit prévu de la marchandise<br />
• Nombres et nature des aller retour, fractionnés? Totaux?<br />
• Date de retour prévue<br />
* Import ou Export en bagage accompagné:<br />
• S’agit il d’un import ou d’un export?<br />
* Import définitif:<br />
• Incoterm et lieu géographique d’application<br />
• Franchise de droits de douane: disposez vous d’une franchise? Souhaitez vous qu’Ulisse en fasse la demande pour vous?<br />
• Si demande de franchise, nécessité de constituer un dossier technique pour expliquer l’usage scientifique de la marchandise<br />
* Cession sous douane vers Ulisse:<br />
• Votre matériel est déjà à l'aéroport en France , vous souhaitez confier au transitaire <strong>d'Ulisse</strong> le dédouanement et la livraison, nous<br />
avons besoin de l’avis d’arrivée.<br />
15
L’ incoterm<br />
L’INCOTERM : International Commercial Terms. Il est le code déterminant les obligations techniques et les responsabilités financières<br />
respectives du vendeur et de l’acheteur.<br />
Il améliore la gestion des envois internationaux. Une référence aux incoterms dans un contrat de vente assure une définition précise<br />
des obligations respectives des parties, réduisant les cas de litiges. Les incoterms permettent àun expéditeur et un destinataire de<br />
s’entendre sur les limites de prise en charge des frais de transport et des risques.<br />
16
Onglet par Onglet‐6<br />
Facturation<br />
Désigne le payeur de la prestation Logistique.<br />
Il peut être l’expéditeur, le destinataire ou tout autre<br />
unité CNRS ou établissement hors CNRS.<br />
Le paiement de la prestation aura lieu après le transport.<br />
Le demandeur doit désigner une personne dans la partie<br />
Facturation (nom, prénom, téléphone, mail, etc.).<br />
Plus tard, nous contacterons cette personne par mail pour lui<br />
demander de nous envoyer un bon de commande égal au<br />
montant total de la prestation.<br />
17
Onglet par Onglet‐7<br />
Informations Complémentaires<br />
« Informations Complémentaires » constitue le dernier onglet à compléter.<br />
Il nous permet de savoir si vous avez eu un contact préalable avec un des membres de l’équipe Ulisse. Il<br />
vous permet également de demander un devis avant le lancement du transport et de préciser toute<br />
information que vous jugerez utile dans un champs laissé libre àcet effet.<br />
TRÈS IMPORTANT:<br />
Vous devez systématiquement passer par cet onglet et le<br />
valider pour que votre demande soit acceptée dans sa totalité.<br />
Si des erreurs apparaissent, vous pourrez les corriger et revenir par la suite en étape 7.<br />
Nota bene: cette procédure va bientôt évoluer, un bouton VALIDER (Nouvelle étape 8) sera<br />
prochainement disponible pour plus de clarté.<br />
18
Comment Ulisse traite votre demande<br />
• Votre demande est envoyée ; les membres de l’équipe Ulisse peuvent la visualiser<br />
• Vous recevrez un mail vous informant qu’elle est prise en charge par un des membres de<br />
l’équipe, qui devient votre interlocuteur<br />
• Elle est analysée, nous en vérifions la cohérence. Nous vous recontactons si nous avons<br />
besoin de précisions<br />
• Une fois validée de part & d’autre , nous sommes en mesure d’en organiser la mise en<br />
œuvre, de préparer les éléments réglementaires indispensables, et d’en confier la réalisation<br />
àl’un ou l’autre de nos transporteurs<br />
19
Analyse de votre demande<br />
En fonction de vos déclarations et<br />
de vos besoins, nous pouvons<br />
organiser votre transport,<br />
l’emballage de votre marchandise,<br />
le dédouanement de celle‐ci.<br />
• C’est la nature du matériel (à<br />
savoir dangereux ou radioactif ou<br />
banal),<br />
• son cheminement géographique<br />
(il part d’où pour aller où) et<br />
• la quantité (volume à<br />
transporter)<br />
qui vont nous permettre de<br />
sélectionner un mode de<br />
transport, un transporteur et une<br />
série de procédures à appliquer.<br />
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ULISSE<br />
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