Prospectus de scission et d'introduction en bourse - Total.com
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L’évaluation <strong>de</strong>s risques<br />
A l’instar <strong>de</strong>s sociétés industrielles, le Groupe est exposé à différ<strong>en</strong>ts risques tels que les risques techniques,<br />
technologiques, <strong>com</strong>merciaux, économiques, financiers, sociaux, juridiques, <strong>de</strong> marché, <strong>de</strong> conjoncture, <strong>et</strong>c. (la<br />
<strong>de</strong>scription <strong>de</strong>s facteurs <strong>de</strong> risques du Groupe figure au Chapitre 4 du prés<strong>en</strong>t prospectus). La gestion <strong>de</strong>s risques<br />
auxquels le Groupe est confronté consiste à les i<strong>de</strong>ntifier, à les évaluer <strong>et</strong> à m<strong>et</strong>tre <strong>en</strong> oeuvre les plans d’actions <strong>et</strong><br />
les couvertures appropriées.<br />
A c<strong>et</strong>te fin, une analyse approfondie <strong>de</strong>s risques est réalisée annuellem<strong>en</strong>t à l’occasion <strong>de</strong> la définition <strong>de</strong> la<br />
politique d’assurances du Groupe.<br />
En outre, un plan d’audit interne est réalisé chaque année. Dans ce cadre, chaque directeur opérationnel ou<br />
fonctionnel effectue une revue <strong>de</strong>s risques auxquels il est exposé selon <strong>de</strong>s critères <strong>de</strong> risque prédéfinis <strong>et</strong> avec<br />
l’ai<strong>de</strong> d’un docum<strong>en</strong>t d’auto-évaluation ainsi que d’<strong>en</strong>tr<strong>et</strong>i<strong>en</strong>s avec la Direction <strong>de</strong> l’Audit Interne.<br />
Suite à c<strong>et</strong> exam<strong>en</strong>, il est proposé pour l’année suivante une liste <strong>de</strong> suj<strong>et</strong>s d’audits <strong>com</strong>plétée par <strong>de</strong>s<br />
propositions faites par la Direction Générale, la Direction <strong>de</strong> l’Audit Interne <strong>et</strong> les <strong>com</strong>missaires aux <strong>com</strong>ptes.<br />
C<strong>et</strong>te liste est <strong>en</strong>suite soumise au <strong>com</strong>ité exécutif pour exam<strong>en</strong> <strong>et</strong> approbation.<br />
En <strong>com</strong>plém<strong>en</strong>t, les plans d’audit annuels peuv<strong>en</strong>t prévoir la réalisation <strong>de</strong> cartographies <strong>de</strong>s risques.<br />
Enfin, chaque proj<strong>et</strong> soumis au <strong>com</strong>ité exécutif, quelle que soit sa nature, doit faire l’obj<strong>et</strong> d’une analyse<br />
exhaustive <strong>de</strong>s risques.<br />
L’activité <strong>de</strong> contrôle<br />
L’activité <strong>de</strong> contrôle consiste <strong>en</strong> l’application <strong>de</strong>s normes <strong>et</strong> procédures qui contribu<strong>en</strong>t à la mise <strong>en</strong> œuvre<br />
<strong>de</strong>s ori<strong>en</strong>tations prises au niveau du Groupe. Celle-ci est par ailleurs déclinée à tous les niveaux du Groupe.<br />
A c<strong>et</strong> eff<strong>et</strong>, un corps <strong>de</strong> règles <strong>et</strong> <strong>de</strong> procédures a été formalisé <strong>de</strong> manière à pouvoir contrôler l’application<br />
<strong>de</strong> la stratégie définie par le <strong>com</strong>ité exécutif. Ainsi, il existe <strong>de</strong>s procédures <strong>en</strong> matière d’approbation,<br />
d’autorisation, <strong>de</strong> vérification <strong>et</strong> <strong>de</strong> rapprochem<strong>en</strong>t bancaire ainsi que dans les domaines relatifs à l’appréciation<br />
<strong>de</strong>s performances, à la protection <strong>de</strong>s actifs <strong>et</strong> à la séparation <strong>de</strong>s tâches.<br />
Il est ainsi impératif <strong>de</strong> séparer le pouvoir d’<strong>en</strong>gagem<strong>en</strong>t autorisant par exemple à signer un contrat ou à<br />
vali<strong>de</strong>r une <strong>com</strong>man<strong>de</strong> (<strong>en</strong>gagem<strong>en</strong>ts vis-à-vis d’un tiers), le pouvoir <strong>de</strong> m<strong>et</strong>tre <strong>en</strong> paiem<strong>en</strong>t une facture (pouvoir<br />
d’ordonnancem<strong>en</strong>t), le pouvoir d’effectuer le paiem<strong>en</strong>t (ordre bancaire) <strong>et</strong> le contrôle du paiem<strong>en</strong>t (rapprochem<strong>en</strong>t<br />
bancaire).<br />
En outre, le contrôle <strong>de</strong> l’accès aux systèmes informatiques constitue un élém<strong>en</strong>t clé du contrôle interne.<br />
Ainsi, la définition <strong>de</strong>s habilitations est <strong>de</strong> la responsabilité <strong>de</strong>s directions utilisatrices qui <strong>en</strong> assur<strong>en</strong>t<br />
l’administration. La mise <strong>en</strong> œuvre technique relève <strong>de</strong> la responsabilité <strong>de</strong> la direction informatique suivant <strong>de</strong>s<br />
modalités définies <strong>en</strong>tre les <strong>de</strong>ux parties <strong>et</strong> selon le principe <strong>de</strong> séparation <strong>de</strong>s tâches.<br />
Compte t<strong>en</strong>u <strong>de</strong> la nature particulièrem<strong>en</strong>t s<strong>en</strong>sible <strong>de</strong>s produits fabriqués <strong>et</strong> <strong>com</strong>mercialisés par le Groupe,<br />
les risques industriels <strong>et</strong> produits sont gérés <strong>et</strong> supervisés <strong>de</strong> façon continue par la direction Industrie qui r<strong>en</strong>d<br />
<strong>com</strong>pte m<strong>en</strong>suellem<strong>en</strong>t <strong>de</strong>s performances du Groupe au <strong>com</strong>ité exécutif.<br />
Les systèmes d’information <strong>et</strong> <strong>de</strong> <strong>com</strong>munication<br />
Les systèmes d’information sont une <strong>com</strong>posante ess<strong>en</strong>tielle <strong>de</strong> l’organisation du Groupe.<br />
Dans ce cadre, le Groupe s’est doté d’un certain nombre d’outils perm<strong>et</strong>tant d’assurer la diffusion <strong>de</strong><br />
l’information.<br />
) Le Groupe dispose d’un reporting financier conforme aux exig<strong>en</strong>ces <strong>de</strong> la direction, ainsi qu’aux règles <strong>et</strong><br />
normes applicables. Les analyses <strong>et</strong> synthèses sont rapportées <strong>et</strong> <strong>com</strong>m<strong>en</strong>tées selon la périodicité<br />
pertin<strong>en</strong>te <strong>et</strong> diffusées aux personnes concernées.<br />
) Dans le domaine <strong>de</strong> l’information financière, une méthodologie <strong>de</strong> collecte <strong>et</strong> <strong>de</strong> contrôle <strong>de</strong>s informations<br />
a été développée <strong>en</strong> concertation avec les <strong>com</strong>missaires aux <strong>com</strong>ptes. C<strong>et</strong>te méthodologie consiste<br />
<strong>en</strong> :<br />
) l’étu<strong>de</strong> <strong>de</strong>s principaux élém<strong>en</strong>ts susceptibles d’avoir un impact significatif sur les <strong>com</strong>ptes ;<br />
) <strong>de</strong>s contrôles réduisant à un niveau faible tout risque d’erreur, d’omission, ou <strong>de</strong> frau<strong>de</strong> ; <strong>et</strong><br />
) une vérification périodique <strong>de</strong> l’exist<strong>en</strong>ce <strong>et</strong> du fonctionnem<strong>en</strong>t effectif <strong>de</strong> ces contrôles.<br />
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