l'information numérique et les enjeux de la ... - smsi :: tunis 2005

Recueil des résumés
de communications
Thème 1 : Les Sciences de l'information à l'ère du numérique
LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS : VERITABLE CATALYSEUR VERS UN
CHANGEMENT DE PARADIGMES
Pour réaliser sa mission, « La Sûreté du Québec, police
nationale, concourt, sur l'ensemble du territoire
québécois, au maintien de la paix et de l'ordre public, à
la préservation de la vie, de la sécurité et des droits
fondamentaux des personnes ainsi qu'à la protection de
leurs biens. La Sûreté du Québec soutient aussi la
communauté policière, coordonne des opérations
policières d'envergure, contribue à l'intégrité des
institutions étatiques et assure la sécurité des réseaux
de transport qui relèvent du Québec.»
La Sûreté du Québec (la Sûreté) produit et reçoit une
masse importante de documents. L’information est donc
au centre des activités opérationnelles et administratives
de l’organisation et ainsi les décisions dépendent de la
disponibilité et de l’accès à cette information. Il devient
alors impératif de gérer adéquatement cette information
qui croît à un rythme rapide. Ce phénomène de
croissance est engendré notamment par l’avènement des
outils bureautiques et l’utilisation du courrier
électronique, véritables véhicules permettant l’échange
d’informations de toutes natures.
Dans cette foulée, la Sûreté décide de privilégier
l’implantation de la Gestion électronique des documents
(GED). Tel qu’elle est conçue et pressentie, la GED
embrasse une part importante des ressources
informationnelles. En vue d’une démarche structurée de
déploiement, la Sûreté a élaboré un Cadre de référence
en gestion intégrée des documents qui énonce les
orientations et les principes directeurs qui encadrent le
développement de la GED ; en ce sens, elle s’est fixé
quatre grands objectifs pour la réalisation de cette GED
:
Soutenir les processus administratifs et
opérationnels
Cet objectif se traduit par des mécanismes facilitant
l’accès à l’information, la réutilisation de cette
information, le partage de connaissances, etc.
Faciliter la gestion de l’information
La gestion optimale de l’information passe
inévitablement par l’uniformisation des méthodes
d’enregistrement des documents (règles d’écriture,
attribution de métadonnées) et d’accès à l’information
Linda BEAUPRE
ainsi que par le respect des normes et des règles
auxquelles est soumise l’organisation.
Préserver les compétences et la gestion des
connaissances
L’atteinte de cet objectif s’opère par l’établissement
d’une gestion normalisée des documents produits et
reçus par la Sûreté, la création d’un dépôt unique de
documents et l’automatisation des processus clés pour
l’organisation (workflow).
Maintenir la mémoire corporative
Cet objectif est important. On y parvient en mettant en
place des mécanismes d’accès sécurisés aux documents
et en se conformant à la législation encadrant la gestion
des documents et ce, peu importe le support.
Avec l’implantation de la Gestion électronique des
documents, la Sûreté entreprend le virage technologique
de la gestion de son information numérique et s’érige
ainsi comme un chef de file en matière de gestion de
l’information policière.
L’essentiel de la communication devrait donc porter sur
les orientations et les principes directeurs en matière de
Gestion électronique des documents ; elle reposera sur
le vécu et les leçons apprises dans le cadre de différents
projets où l’implantation de la GED a procuré une
valeur ajoutée au fonctionnement courant des opérations
tant administratives qu’opérationnelles.
Mots-clés
Gestion électronique des documents; Information
numérique; Gestion des connaissances ,Information
policière; Mémoire corporative; Gestion des
compétences; Sûreté du Québec
43