wie draagt de bewijslast? - Astrea

HRUpdate – 22 september 2010
Onkostenvergoedingen: wie draagt de bewijslast?
Bij een controle van de RSZ stelde de inspectie vast dat er geen sociale bijdragen waren
betaald voor allerhande voordelen zoals cadeaus, voordelen privaat gebruik van ADSLlijn,
bedrijfswagens, vakantiegeldberekeningen en vergoedingen voor gsm-gebruik.
Deze zaken werden geregulariseerd door de werkgever, doch er bleef een betwisting
bestaan over de forfaitaire kostenvergoeding van 250 euro die het bedrijf aan enkele
hogere kaderleden betaalde. Volgens de RSZ was dit gedeeltelijk vermomd loon.
De arbeidsrechtbank baseerde zich in haar vonnis op de door het Hof van Cassatie
ingenomen stelling dat het aan de RSZ is om te bewijzen dat de bedragen waarop sociale
bijdragen gevorderd worden, geen vergoeding voor “kosten eigen aan de werkgever”
zijn, maar dat het om vermomd loon gaat. Weliswaar met de nuancering dat de
werkgever niet ontslaan is van medewerking aan de bewijsvoering.
De werkgever had zich volgens de RSZ een “eigenhandig label” kostenvergoeding
verschaft door in de arbeidsovereenkomst laconiek te stellen dat een bedrag van 250
euro werd toegekend als kostenvergoeding. Dit volstaat echter niet om het
kostenkarakter te aanvaarden, aldus het arbeidshof. Van de werkgever mag worden
verwacht dat hij op transparante wijze een voorbeeld geeft van de kostenstructuur.
De werkgever legde als bewijsvoering de fiscale ruling voor. Hieruit bleek dat de fiscus
zich wel verzoende met het bedrag en de opdeling van de kostenvergoeding: bureel thuis
(elektriciteit, gas, water), lidmaatschappen, vakliteratuur, representatie (etentjes,
deelname aan congressen, …).
De RSZ stelde echter – onder verwijzing naar de wettelijke bepaling - dat zij niet
gebonden is door de fiscale ruling. Deze fiscale ruling is enkel bindend inzake materies
met betrekking tot inkomstenbelastingen.
Tevens vond de RSZ de uitleg per uitgavenpost niet overtuigend:
• Kosten voor lidmaatschappen van professionele verenigingen worden vaak
aanzien als representatiekosten. In casu bleek echter niet om wat voor
lidmaatschappen het ging en of er een link was met de arbeidsovereenkomst;
• Wat de abonnementen betreft, merkte de RSZ op dat het moeilijk denkbaar is dat
een onderneming van die omvang, geen eigen tijdschriften zou hebben;
• Al kan worden aanvaard dat sommige kaderleden kosten voor representatie
hebben, werd ook hier geen enkel onderscheid gemaakt tussen werknemers met
een representatieve functie en andere;
• Al evenmin bleek dat de kaderleden allen thuis werkten op een wijze dat daar een
kostenvergoeding voor kan worden toegekend van 125 euro.
Algemeen bleek dat het oorzakelijk verband met de arbeidsovereenkomst onduidelijk tot
niet was aangetoond. Ook het bestaan zelf van kosten stond niet vast. Het is onduidelijk
hoe ze werden gewaardeerd en of de vergoeding in een redelijke verhouding tot het
bedrag van de kosten staat, aldus de arbeidsrechtbank.
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De rechters van de arbeidsrechtbank volgden de redenering van de RSZ. De werkgever
diende achterstallige sociale bijdragen te betalen op het gedeelte van de
kostenvergoeding dat als verdoken loon wordt beschouwd. Het exacte bedrag van de
herkwalificatie kan niet uit het vonnis afgeleid worden.
Commentaar:
Ingevolge een arrest van het Hof van Cassatie uit 2002 lag de bewijslast inzake
onkostenvergoedingen bij de RSZ. De RSZ diende te bewijzen dat bepaalde vergoedingen
geen onkostenvergoedingen zijn, maar in feite verkapt loon waarop sociale
zekerheidsbijdragen verschuldigd zijn.
De wetgever heeft de bewijslast echter omgedraaid. De werkgever dient vanaf 1 januari
2010 de realiteit van de kostenvergoedingen door bewijsstukken aan te tonen. De
ommekeer is echter niet zo drastisch aangezien de werkgever al voordien zijn
medewerking diende te verlenen door zijn systeem van kostenvergoedingen
“aannemelijk en transparant” te maken. Hoewel het vonnis dateert van 19 januari 2010,
baseerde de arbeidsrechtbank zich toch nog op de oude bewijsregels.
Arbeidsrechtbank Gent, 19 januari 2010, A.R. 08/457
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frederique.vermaete@astrealaw.be
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HRUpdate – 22 septembre 2010
Remboursements de frais : qui a charge de preuve ?
Lors d'un contrôle de l'ONSS, l'inspection a constaté qu'aucune contribution sociale
n'avait été payée pour toutes sortes d'avantages tels que des cadeaux, l'utilisation à titre
privé d'une ligne ADSL, des voitures d'entreprise, des calculs de pécule de vacances et
des remboursements pour l'utilisation d'un GSM.
Ces points ont été régularisés par l'employeur mais il restait une contestation concernant
le remboursement forfaitaire de frais d'un montant de EUR 250 payés par l'entreprise à
un certain nombre de cadres supérieurs. Selon l'ONSS, c'était un salaire partiellement
déguisé.
Dans son jugement, le tribunal du travail s'est basé sur la position adoptée par la Cour
de Cassation, selon laquelle c'est à l'ONSS de prouver que les sommes pour lesquelles
des contributions sociales sont exigées ne sont pas un remboursement de « frais propres
à l'employeur » mais qu'il s'agit d'un salaire déguisé. A la nuance près, cependant, que
l'employeur n'est pas dispensé de collaborer à la démonstration.
Selon l'ONSS, l'employeur s'était octroyé son « propre label » de remboursement de frais
en établissant laconiquement dans le contrat de travail qu'une somme de EUR 250 était
attribuée en tant que remboursement de frais. Cependant, cela ne suffit pas pour
accepter le caractère de frais, selon la cour du travail. L'employeur doit donner un
exemple transparent de la structure des coûts.
L'employeur a présenté comme preuve le règlement fiscal. Il en est ressorti que le fisc se
satisfaisait du montant et de la répartition du remboursement des frais : bureau à
domicile (électricité, gaz, eau), adhésions, littérature spécialisée, représentation (repas,
participation à des congrès, ...).
Cependant, faisant référence à la disposition légale, l'ONSS a déclaré qu'elle n'était pas
liée par le règlement fiscal. Ce règlement fiscal n'est contraignant qu'en ce qui concerne
les impôts sur les revenus.
L'ONSS n'a pas non plus trouvé l'explication par poste de dépenses très convaincante :
Les frais d'adhésion à des associations professionnelles sont souvent considérés comme
des frais de représentation. Dans ce cas cependant, rien n'indiquait de quel type
d'adhésion il s'agissait et/ou s'il y avait un lien avec le contrat de travail ;
En ce qui concerne les abonnements, l'ONSS a remarqué qu'il était difficilement
concevable qu'une entreprise de cette taille n'ait aucun magazine propre ;
Bien qu'il soit possible d'accepter que certains cadres aient des frais de représentation,
aucune distinction n'a été faite ici non plus entre les employés ayant une fonction
représentative et les autres ;
Il n'a pas non plus été avéré que les cadres travaillaient tous à domicile de manière à
justifier le remboursement de EUR 125 de frais.
D'une manière générale, il s'est avéré que le lien original avec le contrat de travail était
peu clair, voire inexistant dans la démonstration de l'employeur. L'existence même des
frais n'a pas été établie. Leur appréciation est peu claire, de même que la proportion du
remboursement par rapport au montant des frais, selon le tribunal du travail.
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Les juges du tribunal du travail ont suivi le raisonnement de l'ONSS. L'employeur a dû
payer les arriérés de contributions sociales sur la partie du remboursement de frais
considérée comme un salaire dissimulé. Le montant exact de la requalification ne peut
pas être déduit du jugement.
Commentaire:
En conséquence d'un arrêté de la Cour de Cassation de 2002, la charge de preuve
concernant les remboursements de frais a été attribuée à l'ONSS. L'ONSS devait prouver
que certains remboursements n'étaient pas des remboursements de frais mais étaient en
fait un salaire dissimulé sur lequel des contributions de sécurité sociale étaient dues.
Cependant, le législateur a renversé la charge de preuve. Depuis le 1er janvier 2010,
l'employeur doit prouver la réalité des remboursements de frais par des pièces.
Toutefois, le bouleversement n'a pas été à ce point radical étant donné que l'employeur
avait déjà dû collaborer précédemment en rendant son système de remboursement de
frais « acceptable et transparent ». Bien que le jugement date du 19 janvier 2010, le
tribunal du travail s'est encore basé sur les anciennes règles en matière de preuve.
Tribunal du travail de Gand, 19 janvier 2010, A.R. 08/457
frederique.vermaete@astrealaw.be
rudi.desmet@astrealaw.be
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