Tennis Info n°443 - Juillet-Août 2012 - Fédération Française de Tennis

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Pratique Les services en Ligne ADOC pour vous servir Lancé il y a 2 ans, ADOC (Aide au développement et à l’organisation des clubs) a séduit plus de 1 600 clubs dans 34 ligues, et environ 30 % des licenciés l’utilisent. Pourquoi ? 42 n TENNIS INFO N°443 n Juillet 2012 ADOC est un outil fédéral dont l’objectif est d’améliorer la gestion des clubs et le suivi des projets. Il permet de mieux organiser le club, de le développer plus efficacement, mais aussi d’apporter de nouveaux services aux adhérents. De quoi est-il issu ? « D’une double volonté de notre fédération, répond Patrick Miot, vice-pré- sident délégué de la FFT, en charge des Activités fédérales. D’une part il s’agit de répondre aux attentes identifiées des dirigeants de club, à savoir la simplification des tâches administratives, la possibilité de mieux connaître les membres du club (qui sont-ils, quand, où et comment jouent-ils ?), l’optimisation de l’occupation des installations et une meilleure communication avec les adhérents. D’autre part, ADOC répond aux
attentes des licenciés, notamment en facilitant la réservation des courts, la recherche de partenaires et la communication avec le club. » Concrètement, ADOC se compose de deux interfaces : un espace gestionnaire (réservé au club) et un espace adhérent (destiné aux joueurs). Le premier propose 8 modules : configuration, adhérents, réservation, communication, licence, enseignement, gestion financière, produits/charges. Le second permet aux joueurs de gérer leurs réservations, de trouver un partenaire de jeu et de modifier leurs données personnelles. Des liens utiles vers le mail du club et l’Espace du licencié sont également disponibles. ADOC met à disposition de nombreuses données statistiques « Intégré, modulaire, évolutif, pérenne, accessible à tous et gratuit, telles sont les principales caractéristiques d’ADOC. », précise encore Patrick Miot. ADOC offre la possibilité au club d’améliorer notamment l’organisation et l’administration de l’enseignement qu’il dispense (école de tennis, cours collectifs adultes, stages…). Les fonctionnalités de cette option, en tenant compte des critères qui semblent les plus pertinents à l’enseignant, vont de l’aide à la composition d’un groupe à l’affectation de ce groupe à un enseignant, en passant par la réservation du (ou des) créneau(x) horaire(s) et le suivi dans le temps de ce groupe. Par ailleurs, de nombreuses données statistiques sont proposées sur ADOC. Sont ainsi disponibles des statistiques sur la fidélisation et les abandons dans le club (module licence), ainsi que sur l’occupation des courts, les réservations effectuées et leur type (module réservation). Ces données représentent une aide au développement et permettent de faciliter la mise en place d’une approche “projet” dans le club. n Comment aCCéder à adoC ? Il suffit de contacter la ligue du club via le Conseiller en développement. Chaque ligue a au moins un « référent » ADOC pouvant informer et former le club sur l’outil. Par ailleurs, pour vous aider dans vos premiers pas sur l’outil, un site d’aide en ligne est à votre disposition à l’adresse suivante : www.siege.fft.fr/adoc Filière fédérale ADOC : des avis qui comptent… “Une révolution du fonctionnement des réservations” « C’est un outil simple, bien adapté à nos besoins et évolutif. Au départ, nous ne l’utilisions que pour la compta. Maintenant, on s’en sert quotidiennement pour la gestion de nos 257 licenciés, pour communiquer avec eux, et on connaît beaucoup mieux nos adhérents. Cela a aussi révolutionné le fonctionnement des réservations. Avant, on était obligé de se déplacer pour réserver, il y avait des problèmes de badge. La mise en place de la réservation en ligne s’est faite tout naturellement et très rapidement. Et depuis que nous avons ce système, le nombre de terrains réservés a augmenté. » Antonio Rego, président du TC Aixe-sur-Vienne (Ligue du Limousin) “Un vrai plus” « Nous avons basculé sur ADOC il y a un an car la FFT le mettait à disposition gratuitement, ce qui n’est pas négligeable pour notre club. On utilise en particulier les fonctionnalités adhérents (gestion des licences, réservation des courts en ligne, communication) et je suis très satisfait de la fonction tableau de bord grâce à laquelle je consulte toutes les statistiques. Je n’ai plus de calculs à faire lorsque je réalise le bilan annuel pour l’Assemblée Générale. Par ailleurs, grâce à ADOC, les dirigeants peuvent avoir une visibilité à long terme et programmer toute l’année tennistique du club. C’est un vrai plus. » Jean-Pierre Michaud, président du club de la Chapelle Saint-Aubin (Ligue des Pays de la Loire) “Cela a vraiment facilité la gestion des adhérents” « Nous avons adopté ADOC en février 2010. Cela a vraiment facilité la gestion des adhérents, avec l’édition des listes, l’envoi d’e-mails groupés, les statistiques... Le taux d’occupation des courts est une donnée très utile pour proposer les différentes cotisations. Cela facilite aussi le paiement des heures des enseignants et c’est pratique pour le regroupement familial. C’est vraiment un très bon outil. Je ne comprends pas que tous les clubs ne l’utilisent pas, d’autant qu’il est gratuit. » Pascale Fauvy, responsable ADOC à l’US Le Mans (Ligue des Pays de la Loire) “ADOC est indissociable du site internet du club” « J’utilise ADOC depuis la saison 2010-2011. Je me suis dit qu’il s’agissait d’une bonne boîte à outils qui pouvait rendre service au dirigeant et à l’adhérent. Mais pour moi, elle est indissociable du site internet du club. Nous avons d’ailleurs mis un lien vers ADOC sur notre site pour que les gens puissent réserver les courts. J’utilise tous les modules, excepté la gestion financière, car il ne s’agit pas d’un véritable logiciel de comptabilité. Mais ça peut rendre service aux clubs dans leurs premières années. Pour moi, ADOC correspond complètement aux besoins des clubs. L’objectif suivant, c’est d’inciter les licenciés à aller sur le site de la FFT pour qu’ils adhèrent à l’outil. » Daniel Le Dinh, président du club de Meulan (Ligue des Yvelines) “Un outil indispensable” « Nous avons découvert le logiciel par la ligue. Jusqu’en 2010, nous avions de vulgaires fichiers Excel pour recenser les adhérents et nous cherchions des solutions pour les mettre à jour facilement. ADOC a parfaitement répondu à ce besoin. Nous utilisons énormément le module communication avec nos 150 licenciés. On a gagné beaucoup de temps pour les inscriptions, on arrive à avoir des statistiques utiles. Par exemple, nous pouvons rapidement repérer les tranches d’âge, ce qui facilite nos demandes de subventions. Pour moi, ADOC est un outil indispensable qui pourra se transmettre facilement si le bureau directeur change. » Laurent Michel, président du TC Océane (Ligue des Pays de la Loire) Propos recueillis par S. M.
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