TABCOLOR® Gestion des documents un système - Mappei

TABCOLOR ®
Gestion des documents
un système
Gérer de grande quantité de documents efficacement et en
économisant de la place.

TABCOLOR ® - Gestion des documents avec un système
TABCOLOR ® – Une meilleure efficacité pour votre organisation
Gain de temps:
Jusqu’à 50% gain de temps dans le domaine de
la documentation et de l’administration.
Documentation et administration (120 minutes)
Communication (72 minutes)
Déplacements/entretiens (24 minutes)
Production d’information (120 minutes)
Traitement d’information (144 minutes)
Contingent du temps de travail par jour soit
8 heures par jour (480 minutes)
* Moyenne pour le changement d’une gestion traditionnelle au
système MAPPEI.
Avec MAPPEI:
45 à 60 minutes*
valeur ajoutée
respectivement moins
de gaspillage par
employé relatif à une
journée de 8 heures.
Ce sont environs
180 heures par an.
Gain de place: En utilisant MAPPEI le gain de place peut aller jusqu` à 40%.
Besoin de
place net
Besoin de
place brut
Temps necessaire en minute:
Pour effecteur 300 opérations avec 5 documents,
créer, stocker, 1.200 accès, 75 reprises de documents.
MAPPEI TABCOLOR comparés aux classeurs MAPPEI TABCOLOR comparés aux dossiers suspendus
Besoin de
place net
Besoin de
place brut
Gain en hauteur
avec MAPPEI
1536
930
618
Besoin de
place brut
Besoin de
place net
Classeur
1266
Créer Accéder Stocker Reprendre
Créer un système d`organisation
Le processus d`organisation comprend les activités: D`enregistrement, d`étiquetage et de
marquage. Au début de l`opération aucun ducument n`est stocké.
Classement d`un dossier
- 1ére création d`un dossier selon un indexe alphabétique ou d`un moyen
de classement
Au cas où on créons un nouveau dossier MAPPEI, dossiers suspendus, collecteurs ou
classeurs en utilisant déjà d`autres dossiers MAPPEI, collecteurs, dossiers suspendus ou
classeurs il est inutile de reprendre un dossier ou un classeur existant. C`est pour cette
raison que la procédure est différente.
- Classement d`autres dossiers
Si lors du stockage d´un document, il existe déjà un dossier MAPPEI, un dossier suspendu,
un collecteur ou un classeur, pour y insérer un nouveau document il faut d´abord chercher
et reprendre le moyen de classement.
L`accès à un dossier existant
On entend par accès à un dossier, le fait de reprendre celui-ci et d`y ajouter de nouveaux
documents, sans les agrafer ou les perforer, ils restent volants.
Par reprise de dossier
On entend le déroulement de l`opération: à savoir quelles actions sont nécessaires pour
accéder au dossier.
Avec MAPPEI, on ne dégrafe plus, on ne cherche plus, on dispose de l`information
instantanément.
Besoin de
place brut
Besoin de
place net
35
Dossier suspendu
MAPPEI
132

L’utilisation optimale d’espace avec TABCOLOR. Tous les dossiers sous les yeux en un coup d’oeil et faciles à trouver.
Grâce au marquage latéral et à l’accès instantané au chemises TABCOLOR toute la surface de base peut être utilisée jusqu’à
une hauteur de 2 mètres pour votre classement. Cela correspond à 7 à 8 mètres d’archivage en hauteur. Normalement vous
n’avez même pas besoin d’une échelle pour l’accès à vos documents.
L’avantage par rapport aux autres systèmes: L’utilisation optimale d’espace qui vous permet d’héberger plus que le double en
quantité d’encours que dans une armoire à 4 étagères.
TABCOLOR vous permet d’avoir un grand nombre d’encours visibles et à accès instantané. L’organisation simple et homogène
permet de traiter les encours facilement même en cas d´absence du gestionnaire.

Un système de recherche sûr pour un temps de recherche limité.
TABCOLOR vous donne la sécurité par un accès facile de trouver toujours les
bonnes informations. Le principe d’organisation est facilement compréhensible,
grâce à sa clarté les temps de recherche sont très réduits.
Tous les cavaliers de codage se composent de numéros ou de lettres avec des
couleurs correspondantes. Ainsi ils se développent des blocs de couleurs
(par ex. en organisant par nom, on prend les trois premières lettres du nom).
Une chemise mal classée se voit tout de suite.
Grâce à la codification couleur vous trouvez les dossiers très vite et les dossiers
mal classées se voient tout de suite.
La codification couleur à la bordure de la chemise crée une suite logique de
couleurs et on trouve un dossier mal classé tout de suite.
Chemises > - signal clair pour des dossiers manquants.
Les chemises > montrent la position d’un dossier manquant. A l’aide
des chemises > les collaborateurs gardent une vue globale et repère
tout de suite la position du dossier manquant.
Grâce à une petite pochette on peut laisser son nom, un petit mot ou une carte
de visite pour que la situation actuelle du dossier soit claire.
En plus les chemises > ont une pochette transparente où on peut
mettre des documents qu’on veut ajouter au dossier.
Ainsi un pré-classement n´est plus necessaire.
Les étiquettes selon vos désirs -
Création par vous-mêmes ou directement par MAPPEI.
Les informations pour la codification couleur seront générées par l’informatique.
Vous pouvez choisir si vous voulez imprimer vos étiquettes à l’aide de TABCOLOR
PRINT ou si MAPPEI vous le prépare.
Dans le dernier cas, MAPPEI vous fournit les dossiers avec les étiquettes, prêts à
l’emploi et vous insérez tout de suite vos documents.
Des produits pour des solutions individuelles.
Peu importe du type de dossier, qu’il soit mince ou gros, extensible, avec ou
sans compartiments, avec intercalaires, agrafes ou des pochettes transparentes -
MAPPEI vous propose une gamme de produits diversifiés qui vous permettrons
d’affiner votre solution de classement. En combinaison avec des registres,
différents cavaliers, différentes boîtes modules et beaucoup d’accessoires, vous
trouvez la solution adaptée à vos besoins. Profitez-vous du système TABCOLOR.
Que se soit sur votre bureau ou sur les étagères, pour héberger parfaitement
vos documents nous vous conseillons les robustes boîtes latérales TABCOLOR,
elles stabilisent vos documents à l’aide de rainures sur leur fond.
Les boîtes latérales garantissent une stabilité et créent un aperçu général de
dossiers bien rangés.

TABCOLOR ® – des couleurs pour la logique
Exemple: L`organisation est basée sur
les critères suivants: la date de
naissance, la première lettre du nom
de famille, ou la mention sur un
cavalier additionnel, de l´année du
dernier traitement du document.
Une organisation par couleurs selon vos critères d’ordre.
On perçoit plus vite les couleurs que des lettres ou des chiffres. Pour cette raison on
a crée le système TABCOLOR. Ce système est basé sur la combinaison des couleurs,
des lettres et des chiffres. L’organisation de votre système TABCOLOR sera conçue
selon vos critères individuels d’organisation.
La création des cavaliers et de toute l’organisation est alphabétique, numérique ou
alphanumérique (entre autre il existe aussi la possibilité d’organiser selon la date de
naissance, par ex: pour des patients à l’hôpital). Les informations codées seront
également intégrés en écriture courante.
Avec l’aide de l’organisation TABCOLOR vous avez tous vos documents sous les
yeux. Les blocs de couleurs servent à l’orientation générale et à l’aide du code
unique vous trouvez ou classez chaque encours immédiatement. Les temps de
recherche seront diminués grâce à la signification de chaque dossier. C’est un des
grands avantages par rapport aux classeurs ou aux dossiers suspendus.
Trouver vite et efficacement avec TABCOLOR-FIND.
Le logiciel TABCOLOR-FIND est un moyen efficace pour la gestion des
documents individuels qui permet de trouver vite et sûrement tous vos
documents. Tous les documents portent un code barre, une façon d’identifier
clairement, avec laquelle vous pouvez suivre facilement le cheminement du
document, la durée du traitement et la fréquence de son usage. Ce code
barre peut même être utilisée pour la dématérialisation.
Il vous suffit d’un clic pour savoir où se trouve le dossier en question et qui
l’a traité en dernier.
Economiser de l’espace partout.
Grâce au format des chemises TABCOLOR vous pouvez utiliser vos meubles de
bureau et vos capacités d’archivage de façon optimale.
Vous pouvez garder les chemises TABCOLOR dans des armoires en bois, en
acier, dans des étagères fixes ou mobiles ou bien dans un “pater noster”
toujours en économisant de place.
Contactez-nous!
Votre Conseiller MAPPEI trouvera avec vous la meilleure solution
adaptée à vos besoins.

Allemagne
MAPPEI-Organisationsmittel GmbH & Co. KG
Eiserfelder Straße 316
57080 Siegen
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MP/389/09