Rapport Annuel 2011 - Banque Fédérale Mutualiste (BFM)

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RAPPORT DU PRÉSIDENT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION sur les conditions de préparation et d’organisation des travaux du Conseil et sur les procédures de contrôle interne I. LES CONDITIONS DE PRÉPARATION ET D’ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL D'ADMINISTRATION Le Conseil d’administration de la Banque Fédérale Mutualiste (société anonyme coopérative de banque) compte 15 administrateurs élus pour une durée de six années : Monsieur Yves Marthos, Président, nommé par le Conseil d’administration en sa séance du 19 mai 2011, 9 administrateurs personnes physiques (dont 5 élus par le personnel), 5 administrateurs personnes morales. 8 censeurs, nommés pour six ans, siègent également au Conseil d’administration, avec voix consultative. Conformément à l’article L 225-21 du code de commerce, aucun administrateur personne physique de la BFM ne détient plus de cinq mandats d’administrateur dans une société anonyme française. La moyenne des mandats détenus par les administrateurs de la BFM dans ce type de société est inférieure à deux en 2011. Au cours de l’exercice 2011, 5 réunions du Conseil d’administration ont eu lieu, affichant un taux de présence de 71,30 % en moyenne. Le délai de communication des informations fournies aux administrateurs avant chaque réunion est d’une quinzaine de jours en moyenne. Outre le suivi de l’activité et celui des résultats, les travaux du Conseil se sont principalement orientés sur l’organisation des contrôles permanents et de conformité, sur le contrôle des risques, sur la stratégie de la BFM notamment dans le domaine partenarial, sur l’analyse des résultats financiers et commerciaux et sur la détermination des budgets et plan d’actions. II. LES PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE Le système de contrôle interne est mis en œuvre conformément à la réglementation bancaire et financière. Il vise, entre autres, à prévenir et maîtriser les risques résultant des activités bancaires et les risques d’erreurs ou de fraudes, en particulier dans les domaines comptable, financier et juridique. Comme tout système de contrôle, il ne peut cependant fournir une garantie absolue que ces risques sont totalement éliminés. Le contrôle interne est ainsi mis en œuvre à 3 niveaux : au 1 er niveau, l’auto-contrôle est exercé par chaque collaborateur. Les contrôles réalisés par les responsables hiérarchiques sont également considérés comme de 1 er niveau. Ils s’inscrivent dans des procédures formalisées, au 2 ème niveau, par du personnel dédié au contrôle, indépendant des métiers opérationnels. Ce personnel est rattaché fonctionnellement à la Direction du contrôle permanent. L’organisation de la fonction contrôle permanent, ses objectifs et son fonctionnement ont fait l’objet d’une formalisation, au 3 ème niveau, par le contrôle périodique. L’Inspection générale apporte une évaluation du système de contrôle interne de la banque en application de la charte d’audit interne et du code de déontologie applicable aux inspecteurs. Pour ce faire, elle dispose d’un pouvoir d’investigation étendu. Chaque mission donne lieu à un rapport et un plan d’actions communiqués à la présidence, à la Direction générale et aux Directions concernées. Conformément à la réglementation bancaire, le contrôle permanent et le contrôle périodique rendent compte de leurs activités et des résultats de leurs vérifications au Conseil d’administration. La coordination entre le contrôle permanent et le contrôle périodique est assurée, outre les échanges réguliers entre les personnels, par la transmission des rapports de l’Inspection générale à la Direction du contrôle permanent et l’élaboration d’une cartographie des risques. L’Inspection générale de la Banque Fédérale Mutualiste assure le contrôle périodique de la BFM et celui de la Banque Française. 23 Banque Fédérale Mutualiste
RAPPORT ANNUEL 2011 Le contrôle périodique effectue une évaluation du système de contrôle interne des deux banques en application de la charte d’audit interne et du code de déontologie applicable aux inspecteurs. Pour ce faire, il dispose d’un pouvoir d’investigation étendu. Chaque mission donne lieu à un rapport et à un plan d’actions communiqués à la Présidence, à la Direction générale et aux Directions concernées. Conformément à la réglementation bancaire, l’Inspection générale rend compte des résultats de ses travaux à chaque Conseil d'administration. III. OPINION DU PRÉSIDENT SUR SON DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE Le contrôle périodique a mené des missions dans les domaines de la sélection du risque de crédit, de la sécurité informatique, de la mise en œuvre des recommandations à la BFM, mais également à la BF et en particulier dans le suivi du risque de crédit dans le secteur des prêts aux entreprises. En matière de contrôle permanent, l’année 2011 est marquée par : pour la Banque Française, une réorientation des contrôles sur le processus de désengagement de la clientèle, pour la Banque Fédérale Mutualiste, - le positionnement de la fonction de Responsable de la conformité des services d’investissement au contrôle permanent (fonction initialement positionnée au contrôle périodique) - l’accroissement des contrôles sur les processus de recouvrement - la mise en place d’un dispositif pérenne de formation à la lutte anti blanchiment - le lancement d’un projet de mise en conformité des prestations essentielles externalisées. La mise en place d’un comité d’audit au premier trimestre 2012 permettra de renforcer la présence et la surveillance des dispositifs de contrôle par une émanation de l’organe délibérant. Ce comité devrait être composé de cinq personnes. La composition est la suivante : deux sont issues du corps des administrateurs, un du corps des censeurs et les deux autres membres sont des personnalités qualifiées extérieures à la BFM. Le président de ce comité est un administrateur. 24
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