Mitä laki sanoo sosiaalityön dokumentoinnista? - Sosiaalikollega

Dokumentointi asiakasprosessin osana• Dokumentoitu työ tekee mahdolliseksi toiminnan suunnittelun,toteuttamisen ja seurannan – viranomaistoimintaa on voitavaarvioida ja kontrolloida• Varmistaa eri osapuolten oikeusturvan.• Ajan tasalla olevat asiakirjat havainnollistavat asiakastyötäprosessina niin asiakkaille, kollegoille kuin päätöksentekijöillekin.Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 3

Asiakastyön dokumentointisosiaalihuollossa.Opastusta asiakastiedon käyttöön ja kirjaamiseen.Sosiaalialan tietoteknologiahanke.http://www.sosiaaliportti.fi/tikesosPäiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 4

Hallintolaki 2003: hyvän hallinnonperiaatteet ja hallintomenettely• Määrittelee viranomaistoiminnan perusperiaatteet ja toimintatavat(koskee myös yksityisiä, jotka hoitavat julkisia tehtäviä)• Sääntelee asian vireille tuloa, selvittämistä ja päätöksentekoa• Hallinnossa asioivia on kohdeltava tasapuolisesti javiranomaiselle i kuuluvaa toimivaltaa i saa käyttää yksinomaan lainmukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Toimien on oltavapuolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämääräännähden. (HL 6 §, myös PL)• Puolueettomuus, asianmukaisuus, neuvontavelvollisuus, asiankäsittely viivytyksettä, kielenkäytön selkeys ja ymmärrettävyys,velvollisuus antaa kirjallinen päätös, päätöksenperustelemisvelvollisuus, oikeus asiamiehen tai avustajankäyttöön, kuuleminen jne.Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmeniawww.helsinki.fi/yliopisto14.4.20115

Lastensuojelulaki 33 § AsioidenkirjaaminenLastensuojelun työntekijöiden tulee merkitä lasta tai nuortakoskeviin k asiakasasiakirjoihin i ki ihi lastensuojeluasian l 26 §:n 1momentissa tarkoitetusta vireille tulosta lähtien kaikki lapsen tainuoren tarvitsemien lastensuojelutoimenpiteiden järjestämiseenvaikuttavat tiedot sekä toimenpiteiden suunnittelun,toteuttamisen ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot.Lastensuojelun asiakasasiakirjojen laatimisesta voidaan antaatarkempia säännöksiä sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella.Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmeniawww.helsinki.fi/yliopisto14.4.20117

Mitä ja miten kirjataan?• Arkaluonteiset henkilötiedot (henkilötietolaki) – esim. henkilönsosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollonpalveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia koskevattiedot.• Oikeus arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyyn onhenkilötietolailla rajattu tilanteisiin, joissa lainsäätäjä on katsonuttietojen käsittelyn rekisterinpitäjän toiminnan ja tehtävien kannaltavälttämättömäksi.• Kaikista sosiaalipalvelua hakevista ja käyttävistä ihmisistä saakirjata asiakastietoja.• Tarpeettomia ja perusteettomia tietoja ei saa kirjatahttp://www.tietosuoja.fi/11230.htmPäiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 8

Mitä kirjataan?• Työntekijä saa kirjata ainoastaan sellaisia tietoja, jotka ovatkunkin henkilörekisterin käyttötarkoituksen (esimerkiksipäihdehuollon toteuttaminen, toimeentulotuen myöntäminen)kannalta tarpeellisia.• Kun työntekijän näkemys tilanteesta on erilainen kuinasiakkaan, on tärkeää, että asiakirjaan kirjataan erilaisetnäkemykset. Työntekijän tulee pystyä perustelemaan omatnäkemyksensä.Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 9

TarpeellisuusvaatimusAsiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa -opas:”Sitä, milloin sosiaalihuollossa asiakkaan väkivaltaistakäyttäytymistä koskevaa tietoa voidaan tallettaaasiakasrekistereihin, tulee arvioida henkilötietolain 9. §:ntarpeellisuusvaatimuksen ti kannalta. Tapauskohtaisesti ti tuleearvioida, onko tällainen tieto tarpeellinen kyseisen asiakkaanpalvelun tarpeen arvioimisessa tai palvelun antamisessa. Jostieto on tarpeellinen, se voidaan tallettaa asiakasrekisteriin.”Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 10

Asiakaslaki 13 § Informointi tietojenkäsittelystäEnnen kuin asiakas tai hänen edustajansa antaa sosiaalihuollonjärjestäjälle ja toteuttajalle tietoja, hänellä on oikeus saadatietää, miksi hänen antamiaan tietoja tarvitaan, mihintarkoitukseen niitä käytetään, mihin niitä säännönmukaisestiluovutetaan sekä minkä henkilötietolaissa tarkoitetunrekisterinpitäjän henkilörekisteriin tiedot talletetaan.Asiakkaalle ja hänen lailliselle edustajalleen on annettava a tietosiitä, miten hän voi käyttää henkilötietolaissa tarkoitettujaoikeuksiaan, jollei asiakas ole jo saanut tätä tietoa.Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 11

Mitä ja miten kirjataan?• Hallintolaki 9.1 §: Viranomaisen on käytettävä asiallista,selkeää ja ymmärrettävää ää kieltä.• Päätösasiakirjoissa on tärkeää säilyttää kohtelias jaasiallinen tyyliPäiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 12

Kohtelias ja asiallinen tyyliEduskunnan oikeusasiamies on antanut huomautuksensosiaalihuollon työntekijälle pelkän etunimen käyttämisestätoimeentulotukipäätöksessä (3072/4/05)• EOA: Kantelija piti virkailijan suhtautumista epäasiallisena tämänkehottaessa naureskellen häntä hakemaan oikaisua päätökseen.Olen (...) kiinnittänyt huomiota siihen, että päätökset oli perusteltulähes poikkeuksetta aloittamalla päätös: "(Kantelijan etunimi)maksettu työmarkkinatukea... ”• En pidä hyvän hallinnon mukaisena sitä, että viranomainen virallisissapäätöksissä kutsuu asiakasta etunimellä. Virkakielen asiallisuusedellyttää, että kirjallisissa asiakkaan oikeutta koskevissa päätöksissäasiakas yksilöidään hänen etu- ja sukunimellään. + Asiakaslain 4 §:oikeus hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluunPäiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto14.4.2011 13

Epäasiallinen merkintä lasten-suojelun asiakaskertomuksessaEduskunnan oikeusasiamies kiinnitti sosiaalityöntekijän ja kunnansosiaalitoimen huomiota asiakaskertomuksen merkintöjenasiallisuuteen (1163/4/00)• ”A katsoo lastensuojelun asiakaskertomuksen sisältävän häntä loukkaavialausumia. Esimerkkinä hän mainitsee merkinnän’ymmärrystä vai täyttäymmärrystä vailla?’.”• ”Viranomaisen on hyvän hallintotavan mukaan käytettävä asiallista, selkeää jaymmärrettävää kieltä. Kielenkäytön asiallisuus merkitsee käsitykseni mukaanmuun muassa sitä, ettei hallinnon asiakkaaseen kohdisteta loukkaavia taihalventavia sanontoja tai ilmaisuja. Tämä vaatimus koskee luonnollisesti myösviranomaisen asiakirjoissa käytettyä kieltä. (...) Pidän kyseistä kirjaustasanavalinnaltaan epäasiallisena huolimatta siitä, että siihen ei olesosiaalityöntekijän mukaan sisältynyt y minkäänlaista loukkaamisen tarkoitusta.”Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmeniawww.helsinki.fi/yliopisto14.4.201114

Asiallinen kielenkäyttö myös sisäisessäviestinnässäEduskunnan oikeusasiamiehen päätös 2553/4/08Kantelija oli saanut päätöksen mukana sosiaalityöntekijän toiselletyöntekijälle lähettämän viestin, jossa tämä totesi muun ohella, ettäasiakas valehtelee.Sosiaalityöntekijän mukaan näin suorasukainen ilmaisu johtui kovantyökiireen aiheuttamasta stressistä.EOA: Hallintolain asiallisen kielenkäytön vaatimus koskee kaikkeaviranomaistoimintaa, myös virkamiesten sisäistä kirjeenvaihtoaasiakkaan a aa asioissa. ssa Sisäisessäkin sessä viestinnässä tulee välttää ää sellaisias apuhekieleen kuuluvia ilmaisuja, joilla voi olla moraalisiinkannanottoihin viittaavia sivumerkityksiä.Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmeniawww.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 15

Oikeus saada kirjallinen päätösPerustuslaki 21 § OikeusturvaJokaisella on oikeus saada asiansa käsitellyksiasianmukaisesti ja ilman aiheetonta viivytystä lain mukaantoimivaltaisessa tuomioistuimessa tai muussa viranomaisessasekä oikeus saada oikeuksiaan ja velvollisuuksiaan koskevapäätös tuomioistuimen tai muun riippumattomanlainkäyttöelimen käsiteltäväksi.Käsittelyn julkisuus sekä oikeus tulla kuulluksi, saadaperusteltu päätös ja hakea muutosta samoin kuin muutoikeudenmukaisen k i oikeudenkäynnin kä i ja hyvän hallinnon takeettturvataan lailla.Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 16

Oikeus saada kirjallinen päätös• Muistettava: myös suullinen hakemus on hakemus!!• ”hakemukseksi k k katsottava tt yhteydenotto”tt • Suullinenkin hakemus on kirjattava asiakirjaan• Sosiaalihuollon järjestämisen tulee perustua viranomaisentekemään päätökseen• Asian tultua vireille etuudesta tai palvelusta päättävälleviranomaiselle syntyy velvollisuus käsitellä hakemus viivytyksettäja antaa sitä koskeva päätös.Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 17

Apulaisoikeuskanslerin päätös 857/1/05:Oikeus kirjalliseen päätökseenSosiaalityöntekijä oli ilmoittanut kertoneensa sosiaalihuollon asiakkaalle, etteitämän kannattanut hakea vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista jatukitoimista annetun lain (vammaispalvelulaki) mukaista kuljetuspalvelua, koskasosiaalityöntekijän päätös tulisi olemaan kielteinen.Apulaisoikeuskansleri viittasi sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksistaannetun lain (asiakaslaki) 5 §:ään ja totesi, ettei ollut lainkohdassa tarkoitetunselvittämisvelvollisuuden mukaista ilmoittaa asiakkaalle, ettei kuljetuspalveluakannattanut lainkaan hakea, koska sosiaalityöntekijän arvion mukaan asiakas eiollut vammaispalvelulain tarkoittama vaikeavammainen ja hänen päätöksensä tulisisiten olemaan kielteinen. Asiakkaan perustuslain mukainen oikeusturvaedellytti, että hänelle kerrotaan mahdollisuudesta jättää etuaan ja oikeuttaankoskevassa asiassa hakemus ja oikeudesta saada siihen hallintolain 43 §:n 1momentissa tarkoitettu kirjallinen päätös, jotta hän voi käyttää lainmukaisiamuutoksenhakukeinoja.Osasto / Henkilön nimi /www.helsinki.fi/yliopisto 20.10.2010 18

Oikeus saada perusteltu päätös• Päätöksen perusteleminen on yksi oikeusturvan peruspilareistaja keskeinen osa hyvää hallintoa• Lakiin perustuva valta - mielivalta• Kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia(PL) – ei riitä, että toiminta on laillista, sen tulee myös näyttäälailliselta!• Asianosaiselle tulee selvitä päätöksen perusteluista, miksikyseiseen lopputulokseen on päädytty ja mitä lainkohtia onsovellettu (HL 44 ja 45 §)• Miksi?Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 19

Tietojen korjaaminenHenkilötietolaki 29 §Viranomaisen tulee asiakkaan vaatimuksesta tai oma-aloitteisestiilman aiheetonta viivytystä korjata, poistaa tai täydentää virheellisettiedotJos viranomainen kieltäytyy tiedon korjaamisesta, tulee tästä antaaasiakkaalle kirjallinen todistus.Todistuksen avulla asiakas voi viedä asian tietosuojavaltuutetunratkaistavaksi. Todistuksessa on mainittava ne syyt, joiden vuoksivaatimusta ei ole hyväksytty. Kieltäytymistodistuksesta tulee ilmetäjokaisen vaatimuksen osalta, miksei i tietoja t ole korjattu.Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 20

Tietojen korjaaminen• Henkilötietolain mukaisena tiedonkorjaamisasiana ei voida korjataviranomaisen tai tuomioistuimen päätöksen sisältöä. Myöskäänannettuja lausuntoja, kuten esimerkiksi lääkärinlausun-toa taisosiaaliviranomaisen käräjäoikeudelle antamaa lausuntoa, ei voidamuuttaa jälkeenpäin henkilötietolain mukaisenatiedonkorjaamisasiana.• Hallintopäätös voidaan hallintolain mukaan korjata tai se voidaanpurkaa tai tehdä kokonaan uudelleen, jos siinä on asiavirhe, kirjoitustailaskuvirhe tai muu näihin verrattava selvä virhe.Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmenia www.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 21

Tietojen saaminen ja luovuttaminenAsiakaslaki 28 §: Asiakirjoihin tulee aina tehdä merkintä,jos tietoja saadaan jostain muualta tai niitä annetaanjonnekin muualle. Merkinnästä tulee ilmetä mitä tietoja onluovutettu, milloin, kenelle ja millä perusteillaPäiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmeniawww.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 22

Huolellisuus saadunsuostumuksen kirjaamisessaEduskunnan oikeusasiamiehen päätös EOA 548/4/04”Sosiaalityöntekijä oli kertonut lapsen isoäidille lasta koskevanterveystiedon. Lapsen äiti oli aiemmin kertonut sosiaalityöntekijällehaluavansa kertoa lastaan koskevia terveystietoja isoäidille.Asiakirjoista ja saaduista selvityksistä ei kuitenkaan suoraanilmennyt, että lapsen äiti olisi antanut sosiaalityöntekijällenimenomaisen i suostumuksen kertoa lasta koskeva k terveystietoti tisoäidille.OA kiinnitti sosiaalityöntekijän huomiota erityiseen tarkkaavaisuuteensalassa pidettävien tietojen antamisessa ja niiden luovuttamiseensaadun suostumuksen kirjaamisessa.”Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmeniawww.helsinki.fi/yliopisto14.4.201123

Muistiinpanot• Sosiaalityöntekijän muistiinpanot ovat osa asiakasasiakirjaa. Josmuistiinpanot kirjoitetaan puhtaaksi, ts. niiden merkityssisältösiirretään kokonaisuudessaan joko osaksi kirjoitettavaa lausuntoatai asiakaskertomukseen ja muistiinpanot hävitetään tämän jälkeen,niitä ei tarvitse luovuttaa asiakkaalle.• Jos työntekijä säilyttää muistiinpanoja puhtaaksi kirjoittamatta jakäyttää niitä päätösten tai ratkaisujen tekemiseen, asiakkaalla onoikeus tutustua niihin.Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmeniawww.helsinki.fi/yliopisto 14.4.2011 24

Lastensuojelulaki 20.1 § Lapsenmielipiteen selvittäminen jakuuleminenLastensuojelua toteutettaessa on selvitettävä lapsen toivomukset jamielipide sekä otettava ne huomioon lapsen iän ja kehitystasonedellyttämällä tavalla. Lapsen mielipide on selvitettävähienovaraisesti sekä siten, että tästä ei aiheudu tarpeettomastihaittaa lapsen ja hänen vanhempiensa tai muiden läheisten ihmistenvälisille suhteille. Lapsen mielipiteen selvittämisen tapa japääasiallinen sisältö on kirjattava lasta koskeviink asiakasasiakirjoihin.Näkyykö lapsi lastensuojelun asiakirjoissa? Entä muissasosiaalihuollon asiakirjoissa?Päiv Sinko, Koulutus- ja kehittämiskeskusPalmeniawww.helsinki.fi/yliopisto14.4.201125