Liiketoiminnan jatkuvuussuunnittelu - Tapiola

PERUSTIETOAJatkuvuussuunnitteluLiiketoiminnan jatkuvuussuunnitteluLiiketoiminnan jatkuvuussuunnittelu on osayrityksen kokonaisvaltaista riskienhallintaa. Setarkoittaa kaikkien niiden toimenpiteiden muodostamaakokonaisuutta, jonka avulla yrityspyrkii varmistamaan päivittäisen liiketoimintansajatkumisen myös vakavien häiriöiden jälkeen.Taustaa”Liiketoiminnan jatkuvuussuunnittelu on kokonaisvaltainenprosessi, jolla tunnistetaan organisaatiotauhkaavia tekijöitä ja niiden seurauksia, sekä luodaanperusta toipumiskyvylle ja tehokkaille vastatoimenpiteillesen sidosryhmien, maineen, brändinja lisäarvoa tuottavien toimintojen turvaamiseksi.”Business Continuity Institute, Good Practices Guidelines2007Liiketoiminnan jatkuvuussuunnittelu pitää sisällääntoimintasuunnitelman yrityksen olemassaoloa uhkaavientilanteiden varalta, mutta on kokonaisuudessaanpaljon laajempi prosessi, jonka avulla jatkuvastitunnistetaan ja arvioidaan toimintaa vaarantaviariskejä ja riippuvuuksia, sekä kehitetään niiltäennaltaehkäiseviä, suojaavia ja rajoittavia toimintatapoja.Jotta liiketoiminnan keskeyttävästä vahingostavoidaan nopeasti ja tehokkaasti palautua,laaditaan näitä tilanteita varten yleisiä ja toimintokohtaisiatoipumissuunnitelmia. Olemassa oleviasuunnitelmia ja jatkuvuuden tilaa arvioidaan säännöllisestiyrityksen strategiasuunnittelun yhteydessäsekä aina liiketoiminnan tai sen tukitoimintojenmuuttuessa. Oleellista on myös harjoitella ja testatavalmiuksia sekä koulutuksella ylläpitää jatkuvuuttaedistävää asennetta.Jatkuvuussuunnittelun materiaali kootaanliiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaksi, jossa kuvataankirjallisesti vastuut ja toimenpiteet vakavassahäiriötilanteessa. Tyypillisiä vakavia liiketoimintaankohdistuvia häiriötilanteita ovat esimerkiksi yrityksentoimitiloihin kohdistunut suuri tulipalo, laajavesivahinko, vakava tietovuoto sekä laajamittainenyrityksen tietoverkon tai tietojärjestelmän käyttöhäiriö.Liiketoimintojen ulkoistaminen ja monimutkaisettoimittaja- ja alihankkijaverkostot usein lisäävätvakavien häiriöiden uhkaa, vaikka mahdolliset vahingoteivät välittömästi kohdistuisikaan yrityksenomaan organisaatioon.Liiketoiminnan jatkuvuussuunnittelua koskeviaohjeistuksia ja määräyksiä on viimeaikoina laadittuuseissa eri maissa ja eri toimialoja koskien. Jatkuvuussuunnittelusisältyy erityisesti tietoturvallisuuttakoskeviin standardeihin, esim. ISO17799, muttajoissakin maissa on laadittu myös erityisiä kokoliiketoiminnan kattavia jatkuvuussuunnittelun standardeja.Yksi kehittyneimmistä on Iso-BritannianBS25999, British Standard for Business ContinuityManagement. Suomessa mm. Finanssivalvonnanstandardiin, Operatiivisten riskien hallinta 4.4b,sisältyy määräyksiä sen valvottavien jatkuvuussuunnittelunjärjestämiseksi. Lisäksi valmiuslainvelvoitteet poikkeusoloihin varautumiseksi koskevatuseita huoltovarmuuskriittisiä yrityksiä.0113 LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö

Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitteluprosessiKuvassa 1. on esitetty liiketoiminnan jatkuvuussuunnitteluprosessikarkealla tasolla. Liiketoimintapyritään suunnittelua varten kuvaamaan riittävällätasolla, jotta sen kriittiset toiminnot voidaan tunnistaaja keskeytysten seuraukset arvioida. Tunnistettujakriittisiä toimintoja varten asetetaan vaatimuksetkeskeytysten enimmäiskeston suhteen sekävalitaan sopivimmat riskienhallintamenetelmät.Riskien toteutumisen varalta laaditaan ohjeet toiminnanorganisoimiseksi kriisitilanteessa sekä mitentoiminta palautetaan ennalleen. Tehtyjä suunnitelmiatulee lisäksi säännöllisesti testata ja arvioida,sekä koulutuksella ylläpitää jatkuvuuden hallinnantasoa.Ensivaiheessa jatkuvuussuunnittelun kehittäminenalkaa usein projektina, mutta pyrkimyksenä tulisiolla sen liittäminen osaksi yrityksen normaalia liiketoiminnansuunnittelua. Se organisoidaan useinriskienhallinnan yhteyteen, mutta sillä voi olla liittymäkohtiaesim. laatujohtamiseen. Jatkuvuudentilaa olisi syytä arvioida myös aina liiketoiminnan,sen tukitoimintojen tai toimintaympäristönmuuttuessa.Jatkuvuussuunnittelun toteuttaminenToimintaympäristö ja edellytyksetLiiketoiminnan jatkuvuussuunnittelu edellyttääoman toimintaympäristön tuntemista. Yrityksentoimintaympäristöstä tulee huomioida etenkin neasiat, joilla on merkitystä toiminnan jatkuvuuden jasen ylläpitämisen kannalta. Näitä asioita ovat:Liiketoimintastrategia. Yritys määritteleetoimintansa tavoitteet ja toteutustavat liiketoimintastrategiassaan.Jatkuvuussuunnittelulla yritys pyrkiivarmistamaan päivittäisen liiketoiminnan jatkumisenvakavan häiriön jälkeen ja edellytysten säilymisenliiketoimintastrategian mukaisten tavoitteidensaavuttamiselle. Strategiset painotukset on sitensyytä ottaa huomioon jatkuvuussuunnittelua toteutettaessa.Tämä koskee erityisesti kriittisten toimintojentunnistusta ja käytettävien resurssien allokointiajatkuvuutta parantaville toimenpiteille.Riskienhallintapolitiikka. Riskienhallintapolitiikantavoitteena on taata riskitekijöiden ja niiden edellyttämienkorjaavien toimenpiteiden huomioon ottaminenkaikilla yrityksen liiketoiminnan osa-alueilla.

Parhaimmillaan se on lyhyt ja ytimekäs johdontahdonilmaisu yrityksen riskienhallinnan tilasta jakehittämisestä. Politiikkaa tukemaan yrityksentulee laatia toimintaohjeet riskienhallinnan käytäntöjen(ml. jatkuvuussuunnittelu) toteuttamiseksi.Organisointi eli yrityksen sisäinen organisaatio jaresurssit. Yrityksen organisaatiota tulee kehittääsellaiseksi, että jatkuvuussuunnittelua voidaantoteuttaa kaikilla organisaatiotasoilla ja vastuutsekä valtuudet sen toteuttamisesta jaetaan oikein.Organisointiin liittyvät myös vahvasti toimintaansuunnattavat henkilö- ja taloudelliset resurssit.Onnistunut jatkuvuussuunnittelun toteutus edellyttäämyös ylimmän johdon sitoutumista ja tukea.Toimintajärjestelmät. Toimintajärjestelmillä tarkoitetaanerilaisia yrityksen liiketoimintaan liittyviähallintajärjestelmiä. Näistä tunnetuimpia ovat laatujärjestelmät(ISO 9000-sarja), ympäristöjärjestelmät(ISO 14001, EMAS) ja turvallisuusjohtamisjärjestelmät(OHSAS 18001, BS 8800). Näidenlisäksi toimintajärjestelmiä ovat tietoturvallisuuteenliittyvät järjestelmät (BS 7799) ja elintarviketurvallisuusjärjestelmät(HACCP, BRC ja DS3027).Toimintajärjestelmien sisältämät tiedot tulee hyödyntäämyös jatkuvuussuunnittelua kehitettäessä.Kannattaa harkita, olisiko esim. toipumissuunnitelmatmahdollista sisällyttää joihinkin jo olemassaolevista liiketoiminnan hallintajärjestelmistä.Verkostot. Verkostoilla pyritään kustannustehokkuuteenja joustavuuteen. Verkostoissa yrityksettulevat helposti riippuvaisiksi toisistaan ja myöstoistensa riskeistä ja siten verkostossa tapahtuuriskin jakamista ja siirtoa. Verkostoissa riskit jariippuvuudet syntyvät usein ketjuista, joita voi ollavaikea havaita. Ensiarvoisen tärkeää on tunnistaaliiketoimintaverkosto ja siihen liittyvät uhkatekijät.Asiakkaat. Yrityksen toiminnan häiriöillä on useinvaikutuksia sen asiakkaiden toimintaan. Asiakassuhteidensäilyminen mahdollisten toiminnan keskeytystenaikana on hyvin tärkeää toiminnan palauttamiseksiennalleen. Yhä useammat yritysasiakkaatovat tiedostaneet jatkuvuusriskit omassatoiminnassaan ja edellyttävät myös toimittajiensaja alihankkijoidensa laativan jatkuvuussuunnitelmiavähintäänkin asiakkaan ostamia toimituksia/palvelujakoskien.Liiketoimintavaikutusten analyysiLiiketoimintavaikutusten analyysillä, englanniksiBIA, Business Impact Analysis, muodostetaanarvio siitä, millaisia häiriöitä organisaation toimintaankohdistuvat riskit voivat toteutuessaan aiheuttaa.Analyysi pitää sisällään kriittisten toimintojentunnistamisen, niihin kohdistuvien uhkien arvioinnin,sekä koko organisaation toimintojen välistenriippuvuuksien kuvauksen.Kuva 2. Tärkeimmät toiminnot ja niiden väliset riippuvuussuhteet

Liiketoiminnan kuvaaminen. Liiketoiminnan jatkuvuudellekriittisten toimintojen tunnistamiseksiorganisaation toiminta on kuvattava riittävän yksityiskohtaisellatasolla. Lähtökohtana voi olla esimerkiksiyrityksen laatujärjestelmässä esitetty liiketoiminnankuvaus, mutta mukaan tulee ottaamyös ulkoistetut toiminnot, tärkeimmätasiakkuudet/asiakasryhmät sekä olennaisimmattoimittajat ja alihankkijat. Näiden toimintojen välisetriippuvuudet toisistaan on hyvä kuvata ainakinkarkealla tasolla (kuva 2).Kustakin valitusta toiminnosta ja asiakas- tai toimittajasuhteestalaaditaan kuvan 3 mukainen kuvaus,josta käy ilmi toiminnon tehtävät ja tärkeimmätprosessit. Toiminnosta tunnistetaan avaintehtävätja -henkilöt, sekä arvioidaan kuinka pitkäaikainenmahdollinen keskeytys ko. tehtävässä voiolla, ennen kuin koko toiminto keskeytyy tai mer-kittävästi häiriintyy. Vastaava tunnistus tehdääntietojärjestelmien sekä tarvittavien tietojen ja rekisterienosalta.Koko toiminnon keskeytyksen vaikutuksen arvioimiseksion hyvä kuvata toiminnan laajuutta joillakinsopivilla mittareilla, kuten tuotantokapasiteetti,tuotannon arvo, vastaanotetut puhelut, jne. Samoinon hyvä arvioida resurssien vähimmäistarve.Keskeytyksen taloudellisen vaikutuksen kuvaamineneuromääräisesti eri ajanjaksoilla helpottaakeskeytyksen vaikutuksen mitattavuutta yrityksenkokonaisuutta ajatellen. Lisäksi se antaa vertailukohdanriskeiltä suojautumisen kustannuksia arvioitaessa.On huomattava, että pelkkä taloudellinenarvo ei välttämättä paljasta toiminnon kriittisyyttäesim. strategisten tavoitteiden saavuttamisessa.Kuva 3: Toiminnan kuvauslomake

Riskianalyysi. Riskianalyysillä tunnistetaan yrityksentoimintaan kohdistuvat uhkat ja arvioidaanniiden todennäköisyydet. Jos organisaatiossa onjo suoritettu liiketoiminnan merkittävien riskientunnistus ja niiden suuruuden arviointi, sen tuloksiakannattaa suoraan käyttää liiketoimintavaikutustenanalyysin tukena. Mikäli riskien tunnistustaei ole vielä tehty, se kannattaa tehdä ainakin niidenriskien osalta, jotka voivat keskeyttää toiminnan.Tässä dokumentissa ei tarkemmin kuvatariskianalyysin suorittamista.Toimintojen riippuvuudet. Keskeytykset jahäiriöt yksittäisissä toiminnoissa johtavat useinongelmiin myös muissa toiminnoissa sekäasiakas- tai sidosryhmäsuhteissa. Toimintojenvälisten riippuvuuksien ja niiden häiriöiden herkkyyksienkuvaamiseksi voidaan kukin toimintoanalysoida vaikka kuvassa 4 esitetyllä tavalla.Muiden toimintojen, tukitoimintojen ja infrastruktuurinkeskeytysten kriittisyyttä analysoitavalletoiminnolle arvioidaan esimerkiksi viisiportaisellaasteikolla kolmella eri ajanjaksolla. Analyysin tuloksenatunnistetaan kriittiset riippuvuudet, sekävoidaan asettaa tavoitetasot yksittäisten toimintojenhäiriöistä toipumiselle.Riskienhallintamenetelmien valintaLiiketoimintavaikutusten analyysissa tunnistettujenkriittisten toimintojen turvaamiseksi yrityksen tulisieri riskienhallintakeinoilla pyrkiä poistamaan niitäuhkaavat riskit. Tyypillisiä riskienhallintakeinojaovat välttäminen, pienentäminen, siirtäminentai pitäminen. Näitä keinoja voidaan käyttää erillisinä,mutta yleensä riskin hallitseminen on eriasteinenyhdistelmä edellä mainittuja toimia.Riskin välttäminen. Kaikkien riskien toteutumistatulisi ensisijaisesti yrittää välttää, koska ne aiheuttavatjoko välittömiä taloudellisia menetyksiä taivälillisiä epäedullisia seurauksia. Näin ei kuitenkaanole välttämättä kaikkien liikeriskien osalta,koska riskin toteutuminen myönteisenä on myösmahdollista. Näissäkin tapauksissa on kuitenkinvarauduttava riskin toteutumisen kielteisiinseurauksiin. Vain harvat riskit ovat kokonaanpoistettavissa.Kuva 4. Toimintojen riippuvuuksien analyysi

Riskin pienentäminen tähtää vahinkotapahtumantodennäköisyyden tai seurausten pienentämiseen.Riskin pienentäminen voi olla riskin a) jakamistatai b) vahingontorjuntaa.Riskin siirtäminen merkitsee riskialttiin toiminnansiirtämistä sopimuksen perusteella jollekin toiselleosapuolelle. Yleisin tapa on siirtää riskin taloudellisetseuraamukset vakuutusyhtiön kannettavaksivakuutussopimuksella. Esine- ja henkilövahinkoihinliittyen voidaan erityisellä keskeytysvakuutuksellavakuuttaa myös toiminnan keskeytymisestäjohtuvaa liikevaihdon menetystä tai siitä aiheutuviaylimääräisiä kuluja. Yritys voi myös siirtää riskejäsisältävää omaisuuttaan tai riskipitoisia toimintojaansopimusteitse toisen yrityksen kannettavaksiesimerkiksi kuljetus- tai alihankintasopimuksilla.Kannattaa huomata, että vaikka riskin siirtäminenpienentääkin vahinkojen välittömiä vaikutuksiayrityksen liiketoimintaan, epäsuorat seuraamukseteivät välttämättä vähene lainkaan.Kaikkea riskiä ei kuitenkaan aina voi tai kannatakokonaan poistaa. Riskin pitäminen yrityksenomalla vastuulla voi olla johdon tietoinen valinta.Yritys voi myös olla tiedostamatta riskin olemassaoloatai on arvioinut sen liian alhaiseksi.Toimintojen kriittisyys. Riskienhallintamenetelmiäja jatkuvuutta ylläpitäviä keinoja valittaessatulee ottaa huomioon suojattavan toiminnon kriittisyysjatkuvuuden kannalta. Suoritetun liiketoimintavaikutustenanalyysin perusteella toiminnoilleasetetaan aikamääräiset jatkuvuuden tavoitetasot.Liiketoiminnot tulisi priorisoida niiden kriittisyydenperusteella ja päättää mitä toimintoja pyritään ensisijaisestiylläpitämään vakavissa häiriötilanteissa.Tämä ohjaa käytettävien resurssien allokointia,varajärjestelyjä ja toiminnan omavaraisuutta. Valitutkeinot kirjataan toiminnoittain ja niiden toteuttamiseksilaaditaan suunnitelmat, jotkavastuutetaan ja aikataulutetaan.JatkuvuussuunnitelmaKoska kaikelta riskiltä ei voi suojautua, on varauduttavatoimenpiteisiin niiden mahdollisesti toteutuessa.Todennäköisimpiä vahinkoja varten onsyytä laatia yksityiskohtaisia toimintasuunnitelmia,mutta harvinaisimpien tapahtumien varalta on parempitehdä yleispätevät ohjeet, joita voidaan soveltaakyseessä olevaan tilanteeseen.Toiminnantaso100PelastustoimiKriisinhallintaToipuminen0AikaKuva 5. Vahingosta toipuminen

Liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmassa kuvataantoimenpiteet, joilla liiketoiminnan keskeytysherkkyyttävähennetään ja mitä toimintoja pyritäänhoitamaan häiriötilanteissa. Siinä annetaanohjeet ja vastuut erityistilanteita varten (ml. pelastussuunnitelma),kuvataan varajärjestelyt sekäniihin siirtyminen ja toimiminen niiden aikana. Lisäksilaaditaan suuntaviivat häiriötilasta toipumiselle.Erityistilanteissa ei yleensä ole paljon aikaasuunnitella toimenpiteitä häiriön hoitamiseksi.Ennalta laaditut suunnitelmat nopeuttavat tilanteenhaltuunottoa, toimintojen uudelleen järjestelyä japalautumista.Kuvan 5. mukaisesti vahingon sattuessa toiminnanpääpaino on ensivaiheessa pelastustoimella.Pelastuslain (29.4.2011/379, 3 luku 14 §Omatoiminen varautuminen) mukaan:Rakennuksen omistajan ja haltijan sekä toiminnanharjoittajanon osaltaan:1. ehkäistävä tulipalojen syttymistä ja muidenvaaratilanteiden syntymistä;2. varauduttava henkilöiden, omaisuuden jaympäristön suojaamiseenvaaratilanteissa;3. varauduttava tulipalojen sammuttamiseenja muihin sellaisiin pelastustoimenpiteisiin,joihin ne omatoimisesti kykenevät;4. ryhdyttävä toimenpiteisiin poistumisenturvaamiseksi tulipaloissa ja muissa vaaratilanteissasekä toimenpiteisiin pelastustoiminnanhelpottamiseksi.Monen rakennuksen tai muun kohteen haltijalla onvelvollisuus laatia pelastuslain mukainen pelastussuunnitelma,jossa on selostus:1. vaarojen ja riskien arvioinnin johtopäätelmistä;2. rakennuksen ja toiminnassa käytettävientilojen turvallisuus-järjestelyistä;3. asukkaille ja muille henkilöille annettavistaohjeista onnettomuuksien ehkäisemiseksisekä onnettomuus- ja vaaratilanteissatoimimiseksi;4. mahdollisista muista kohteen omatoimiseenvarautumiseen liittyvistä toimenpiteistä.Pelastussuunnitelma sisältää ohjeet ja toimenpiteetvarsinaisen vaaratilanteen hoitamiseksi, kuntaas toiminnan organisoimiseksi onnettomuudentms. jälkeen ja tilanteesta viestimistä varten tarvitaanomat suunnitelmansa. Tätä suunnitelmaakutsutaan usein nimellä kriisisuunnitelma taierityistilanneohjeet.Kriisiorganisaatiota koskien tulisi päättää mm:· kriisijohtoryhmä (henkilöt, varamiehet,tehtävät)· edellytykset päätökseen jatkuvuussuunnitelmaansiirtymisestä· toiminnan johtamistapa kriisin aikana· edellytykset päätökseen normaalitilanteeseenpalaamisesta· kriisiorganisaatio (tarvittavat henkilöt,henkilöiden tehtävät, raportointi)· kriisijohtoryhmän ja -organisaation hälyttäminen(kuka hälyttää, miten)· kokoontumispaikka (jos ei muuta ilmoiteta)· tärkeimpien yhteistyökumppanien / asiakkaidenyhteystiedot (päivystystiedot)Kriisiviestintäsuunnitelma sisältää mm:· tilanneraportointi kriisiorganisaatiossa· yhteyshenkilö viranomaisiin nähden· ulkoisen tiedotuksen vastuuhenkilö· tiedotustilaisuuksien järjestäminenKriisiorganisaatio tekee myös ensiarvion vahingostaja päättää vara- ja toipumisjärjestelyihin siirtymisestä.Erityistilanteita varten on syytä ennakolta selvittääja suunnitella mahdolliset liiketoimintaprosessienvarajärjestelyt. Näitä voivat olla mm:· varastointi / varaosat· toiminnan siirtäminen organisaation muihintiloihino mihin, mitä toimenpiteitä vaatii jakuka vastaa· varajärjestelmät (varalaitteet / ohjelmat /sähkönsaanti)· toiminnan sopeuttaminen (jos kapasiteettiavielä osin käytettävissä)o priorisointio henkilöstön tarve· manuaaliset menetelmäto miten, apuvälineet (lomakkeet,laitteet)

· yhteistyökumppanien palvelujen käyttöo kuka, yhteystiedot, alustavatoimintamalli· ostopalveluto yhteystiedot, saatavuus, tarvittavattoimenpiteet· rahoitusjärjestelytKaikkiin mahdollisiin onnettomuus- tai vahinkotilanteisiinei voi varautua ennakolta, mutta kriittisimpienja uhanalaisimpien toimintojen osaltakannattaa laatia yksityiskohtaiset toipumissuunnitelmatja sisällyttää ne esim. organisaation laatujärjestelmiin.Mikäli kaikkea myyntiä tai toimituksia ei ole menetettykeskeytyksen aikana, on toiminnan palauduttuaennalleen usein tarve korvata menetettyä tuotantoatoimimalla jonkin aikaa normaalia korkeammallakäyttöasteella.Testauksen tulokset toimivat perustana jatkuvuussuunnittelunarvioinnille ja ylläpidolle. Tämä tuleetehdä säännöllisesti esim. koko riskienhallinnantilan arvioinnin yhteydessä. Tällöin tulee ottaahuomioon myös muutokset toimintaympäristössäja liiketoimintastrategiassa. Jatkuvuussuunnitteluntilaa tulisi arvioida myös sen suunnittelijoista riippumattaesim. sisäisen tarkastuksen tai ulkopuolisenarvioijan toimesta. Arvioinnin perusteella onjatkuvuussuunnittelusta säännöllisesti raportoitavayritysjohdolle.Jatkuvuussuunnittelun perusteista on tarpeen järjestääkoulutusta kaikille sen suunnitteluun taitoteutukseen osallistuville. Yritysjohdon osaltapääpaino koulutuksessa tulisi olla riskienhallinnallisenmerkityksen esiintuominen. Erityistilanneorganisaatioonkuuluvilla ja toipumissuunnitelmistavastaavilla koulutuksen tulee olla yksityiskohtaisemmintehtäviin paneutuvaa.Testaus, arviointi ja koulutusLaadittuja jatkuvuussuunnitelmia tulee myös testatasuunnitelmallisesti. Laajamittaista keskeytystäei voi testata kerralla, mutta käymällä läpi jatkuvuussuunnitelmandokumentaatioita toiminnastavastaavien henkilöiden kanssa paljastuu mahdollisiapuutteita. Kriittisimpiä tietojärjestelmä- ja tuotantoratkaisujatulee testata myös käytännössä.