Päätös - Arkistolaitos

8.1.2013 AL/22467/07.01.01.03.01/2012Suomen KuntaliittoPL 20000101 HELSINKIKirjeenne 12.12.2012 (KL 4441/90/2012) KansallisarkistollePysyvästi säilytettävät yhdyskuntatekniikkaa ja yhdyskuntarakentamista koskevien palvelujensekä kunnallisen liiketoiminnan ja pelastustoimen asiakirjatSuomen Kuntaliitto on viitekohdassa mainitulla kirjeellään pyytänyt arkistolaitokseltapäätöstä kunnallisten viranomaisten ja toimielinten yhdyskuntatekniikkaaja yhdyskuntarakentamista koskevien teknisten palveluiden sekä kunnallisenliiketoiminnan ja pelastustoimen tehtävistä kertyvien asiakirjojen pysyvästäsäilytyksestä.Arkistolaitoksen/Valtionarkiston aiemmat seulontapäätöksetValtionarkisto on päättänyt teknistä hallintoa ja liiketoimintaa koskevien kunnallistenasiakirjojen säilytysajoista 3.2.1989. Julkaisu Valtionarkiston päätöskunnallisten asiakirjojen hävittämisestä, osa 4 Teknisen hallinnon asiakirjat(VA 89) on annettu 8.6.1989, ja siihen sisältyvät päätökset maa- ja vesirakennuksen,vesi- ja viemärilaitostoiminnan, liikenneasioiden, puistojen ja yleistenalueiden kunnossapidon sekä tieasioiden osalta.Palo- ja pelastustoimen, pysäköinnin valvonnan sekä väestönsuojelun ja valmiussuunnittelunosalta aikaisemmat Valtionarkiston päätökset sisältyvät1.11.1989 annettuun julkaisuun Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojenhävittämisestä, osa 6 Muihin kunnallisiin toimintoihin liittyvät asiakirjat(VA 89).Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä vuodelta 1989on voimassa em. toimialoja koskevien asiakirjojen pysyvän säilyttämisen osalta,mutta määräajan säilytettävien asiakirjojen kohdalla arkistonmuodostajatovat voineet itse päättää säilytysajoista nykyisen arkistolain voimaantulostalähtien (L 831/1994 § 23).Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 arkisto@narc.fiRiksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, 00171 Helsingfors Fax (09) 176 302 http://www.arkisto.fi

8.1.2013 AL/22467/07.01.01.03.01/2012Arkistolaitos on päättänyt kunnallisten viranomaisten ja toimielinten maankäytön,kaavoituksen ja maapolitiikan, kiinteistönmuodostuksen, mittaus- ja karttapalvelujensekä asiamiespalvelujen ja rakennusvalvonnan tehtävistä kertyvienasiakirjojen pysyvästä säilytyksestä 24.11.2008 (AL 11665/07.01.01.03.01/2008).Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestäArkistolaitos määrää arkistolain (831/1994) 8 §:n nojalla kunnallisten viranomaistenja toimielinten yhdyskuntatekniikkaa ja yhdyskuntarakentamistakoskevien teknisten palveluiden sekä kunnallisen liiketoiminnan ja pelastustoimentehtävistä kertyvät asiakirjat pysyvään säilytykseen siten, kuin SuomenKuntaliiton säilytysaikaesityksessä on esitetty.Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysmuotoPysyvästi säilytettävät asiakirjat on lueteltu tämän päätöksen liitteissä 1-2.Arkistolaitoksen päätös asiakirjojen pysyvästä säilytyksestä tarkoittaa, ettäasiakirjat säilytetään pysyvästi paperilla, ellei säilytysmuodosta ole toisin määrätty.Otokset vesi-, jätevesi- ja hulevesiverkostokartoista sekä energian jakeluverkostojenpiirustuksista ja kartoista voidaan säilyttää pysyvästi myös mikrofilmillä.Mikrofilmauksessa on noudatettava arkistolaitoksen määräystä Pysyvästi säilytettävienasiakirjojen ja sähköisten tietoaineistojen korvaaminen mikrofilmillä(1.1.2011, AL 13157/2010), mikäli arkistonmuodostaja päättää säilyttääasiakirjat pysyvästi mikrofilmillä.Asiakirjojen ja asiakirjallisten tietojen säilyttäminen yksinomaan sähköisessämuodossa edellyttää arkistolaitoksen erillispäätöstä. Lupaa sähköiseen säilyttämiseenhaetaan kunta- ja tietojärjestelmäkohtaisesti. Mikäli kunnallinen viranomainentai toimielin haluaa säilyttää tässä päätöksessä pysyvään säilytykseenmäärätyt tiedot pysyvästi yksinomaan sähköisessä muodossa, on asiassaotettava yhteyttä arkistolaitokseen ja tehtävä siitä erillinen esitys.Kansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 arkisto@narc.fiRiksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, 00171 Helsingfors Fax (09) 176 302 http://www.arkisto.fi

8.1.2013 AL/22467/07.01.01.03.01/2012Päätöksen soveltaminenArkistolaitoksen päätöstä noudatetaan 1.1.2007 alkaen kertyneisiin asiakirjoihin.Tätä aikaisempien kunnallisten viranomaisten ja toimielinten tämän päätöksenkattamien teknisen hallinnon tehtävien pysyvästi säilytettävien asiakirjojenosalta noudatetaan Valtionarkiston kunnallisten asiakirjojen hävittämistä koskevanpäätöksen osaa 4, Teknisen hallinnon asiakirjat (annettu 8.6.1989) jaosaa 6, Muihin kunnallisiin toimintoihin liittyvät asiakirjat (annettu1.11.1989).PääjohtajaJussi NuortevaTutkimusjohtajaPäivi HapponenTIEDOKSIMaakunta-arkistotLIITTEET1. Pysyvästi säilytettävät kunnalliset yleisiä alueita, liikennettä ja joukkoliikennettäsekä yksityisteitä koskevan toiminnan asiakirjat2. Pysyvästi säilytettävät kunnalliset vesihuollon, jätehuollon, energiahuollon, satamatoiminnanja aluspalvelujen sekä pelastustoimen asiakirjatKansallisarkisto Rauhankatu 17 PL 258, 00171 Helsinki Puh. Tel. (09) 228 521 arkisto@narc.fiRiksarkivet Fredsgatan 17 PB 258, 00171 Helsingfors Fax (09) 176 302 http://www.arkisto.fi