KOLUMNIMinna KelonenManpowerGroup Solutionsliiketoimintajohtaja, minna.kelonen@manpowergroup.fiKirjoittaja uskoo, että onnistuneen ulkoistamisenytimessä ovat osaavat ihmiset.VAATIVAMARKKINATILANNEKASVATTAAULKOISTAMISTAKiristyvä kilpailu ja tiukentuva tulosruuvi. Siinäyhtälö, jonka ratkaisemiseksi johtajat käyttävät yhäsuuremman osan työpanoksestaan. Pelkästäänmyynnin kasvattaminen nykyisessä talous- jamarkkinatilanteessa vaatii moninkertaisia ponnistelujaaikaisempaan verrattuna. Samalla asiakkaatedellyttävät yhä monimutkaisempia palveluja,parempaa ja kattavampaa asiakaspalvelua,läpinäkyvyyttä, mitattavuutta ja nopeutta. Kuntässä ristipaineessa pitäisi vielä kasvattaa katteita,vaaditaankin jo todellista innovointia ja ketteryydenlisäämistä organisaatioiden kaikissa toiminnoissa.Keskittyminen vaatii luopumistaMillä keinovalikoimalla yritys virittää kilpailu- ja tuloksentekokykyään?Liike-elämän ja johtamisoppaiden ”mantralistat” –keskittyminen olennaiseen, jatkuva kehittäminen, teknologisetläpimurrot, osaava henkilöstö, oppimisketteryys – ovat rakennuselementteinämyös organisaation tukitoimintojen tehostamisessa.Keskittyminen merkitsee rajaamista ja rajaaminen puolestaanluopumista. Ydinosaamiseen keskittyminen merkitsee nimenomaanluopumista monesta muusta tekemisestä, joka ei46 <strong>HR</strong> <strong>viesti</strong> 1/<strong>2013</strong>
ole strategisesti tärkeää, organisaation kilpailukykyä erilaistavaaja edistävää osaamista.Rutiininomaiset, vakiintuneet tehtävät ovat hyviä ulkoistamiskohteita,silloinkin kun ne ovat olennainen osa toimitusprosessia.Onnistuminen edellyttää kuitenkin, että vaikuttimetja tavoitteet on kirkastettu ja ulkoistamisen osaava kumppanitunnistettu.Oikea henkilöstö – kriittinen menestystekijäKun ulkoistamissuunnitelmaa ollaan rakentamassa, tuleemyös määritellä, mikä on yrityksen nykyinen osaaminen.Henkilöstöstrategian tehtävä on tukea lyhyen ja pitkän aikavälinmuutos- ja kasvustrategiaa. Ilman oikeita henkilöitä oikeassapaikassa oikeaan aikaan ja oikeaan hintaan ei ulkoistamisellakaansaavuteta toivottavia tuloksia.Jos ulkoistamisella haetaan pelkästään kustannussäästöjäilman, että yrityksen oma henkilöstö on kasvustrategian mukainen,tulokset ovat todennäköisesti vaatimattomia tai lyhytkestoisia.Siksi ulkoistaminen on linkitettävä henkilöstöstrategiaan,ja onnistunut ulkoistaminen vaatii aina vahvaa <strong>HR</strong>osaamistaprosessin eri vaiheissa. <strong>HR</strong>:n rooli korostuu myös,kun muutostilanteissa tunnistetaan tarvittavaa osaamista ja tulevaisuudenkasvupotentiaalia organisaation sisältä.Osaajapula ulkoistamisen ajurinaKun johdolta kysytään, miksi se ulkoistaa, tavallisin vastauson ”keskittyminen ydinliiketoimintaan”. Mutta mitkä muut tekijätvaikuttavat taustalla? Selkeä havainto on, että yrityksilläon lisääntyviä haasteita tarvitsemansa osaamisen löytämisessä.Vuosittain toteutettava Manpowerin Talent Shortage -tutkimuslistaa pääasialliset syyt siihen, miksi monia avoimia tehtäviäon vaikea täyttää. Listan kärjessä ovat puutteet hakijoidenammatillisessa osaamisessa ja työkokemuksessa. Seuraavaksiyleisimmiksi syiksi rekrytointivaikeuksiin mainitaan henkilökohtaisetominaisuudet sekä epärealistinen palkkataso.Ydinliiketoimintaan keskittymisessä urapolkujen ”piirtäminen”ja strategisen osaamisen saaminen ja kehittäminen ovatkeskiössä, kun kilpailu parhaista osaajista kiristyy entisestään.Tässä kehityskulussa syntyy järkevää työnjakoa: asiakasmenestyy keskittämällä voimavarojaan strategisen osaamisensasaamiseen ja kehittämiseen, ulkoistamispalvelun tuottajataas panostaa tarjoamiensa palvelujen kehittämiseen sekäniitä tuottavan henkilöstön ammattitaitoon ja sitouttamiseen.Mitä asiakas ostaa ja miksiToimintojen ulkoistamisella haetaan tyypillisesti hallittavuutta,tavoitteellisuutta ja mitattavuutta. Ulkoistuspäätös tarkoittaamyös irtautumista kiinteästä käyttöomaisuudesta tai muistaomaisuuseristä. Asiakas ostaa työn tulosta ja toimintojenhelppoa budjetoitavuutta.Koska nopeasti muuttuvassa kilpailuympäristössä kysynnänennakointi on yhä haastavampaa, toimintojen ulkoistamisellahaetaan enenevässä määrin ketteryyden lisäämistä:talouden rajuihin heilahduksiin ja kausivaihteluihin tarvitaansuurempaa joustavuutta ja reagointiherkkyyttä.Viitekehyksen rajaaminen yhdessä kumppaninkanssaPalveluiden ostamisen yhteydessä on tärkeää rajata ”mitä,miksi ja miten” ulkoistetaan. Vasta sen jälkeen piirretään arkkitehtuurisille, kuinka yhteistyötä johdetaan palvelun tuotantovaiheessa.Palvelun siirron yhteydessä varmistetaan uudenpalvelumallin tekniset, toiminnalliset ja ihmisiin liittyvät yksityiskohdat:tilat, laitteet, resursointi, tiedon ja osaamisen siirtosekä raportointi ja ohjaus. Mahdollisesti siirtyvät ihmisetovat aina siirtovaiheen keskiössä. Epätietoisuus ja <strong>viesti</strong>nnänpuute antaa tilaa hallitsemattomille huhuille. Kokemus ja taitojohtaa muutosta ovat ominaisuuksia, joita ulkoistajan pitääkumppaniltaan edellyttää.Sitoutuminen, tavoitteet ja yhteensopivuusUlkoistusyhteistyössä on oltava yhteinen näkemys tavoitteistaja niihin pääsemiseen vaikuttavista tekijöistä. Muutoksenhallinta ja riskien tunnistaminen vaatii kummankin osapuolenylimmän johdon sitoutumista.Avoimuus, seuranta ja molemminpuolinen palaute ovatoleellisia. Avoimuus syntyy luottamuksesta, joka rakentuukumppanin kokemukselle ja asiantuntemukselle. Siksi ulkoistuskumppanintaustojen ja aikaisemman asiakaspalautteenselvittäminen on keskeinen osa valintaprosessia. Hinta, laatuja toimitusvarmuus valinnan perusteina ovat selviöitä, muttaeivät suinkaan riittäviä valintakriteereitä.Asiakasorganisaation ja ulkoistuskumppanin yhteensopivuuson hyvinkin merkittävä tekijä ennen lopullista päätöstä.Kumppanin markkina-asemalla, profiililla, strategialla, avainhenkilöidenyhteensopivuudella ja arvoilla on valtavan suuripainoarvo pitkäaikaisen yhteistyön onnistumisen kannalta.Viime kädessä ihmiset tekevät töitä ihmisten kanssa, joka päivä.Kuten missä tahansa muutosprosessissa, <strong>HR</strong>- ja <strong>viesti</strong>ntäosaamisenmerkitys korostuu, ja ensiarvoisen tärkeää se onliikkeenluovutuksen yhteydessä.Osaava kumppani synnyttää lisäarvoaAmmattitaitoinen ulkoistuskumppani pystyy tarjoamaan lisäarvoa,joka muodostuu mm. volyymin kautta syntyvistä suurtuotannoneduista, erikoistumisen tuomasta tehokkuudesta,henkilöstön ammattitaidosta sekä lisääntyneestä läpinäkyvyydestä.Parhaimmillaan yrityksen oman toiminnan ja kumppaninvälille syntyykin tervettä kilpailua. Oikein toteutettuna tällaisella”kirittämisellä” on saatu loistavia tuloksia tehokkuudenlisäämiseksi ja kilpailukyvyn parantamiseksi. Isoimmat onnistumisettulevat silloin, kun asiakas on pystynyt lisäämäänomaa uskottavuuttaan ja parantamaan omien asiakkaidensakokemaa laatua. 1/<strong>2013</strong> <strong>HR</strong> <strong>viesti</strong> 47
Change language