Akti 2/2012 - Arkistolaitos

16akti 2/2012akti 2/201217Sertifioinnilla luotettavuutta jaselkeyttä tietojärjestelmähankintoihinProvinssikonttorin suruvuosiSÄHKE2-sertifikaatilla voidaan osoittaa, että tietojärjestelmässäon huomioitu arkistolaitoksenasiakirjatiedon käsittelyä ja elinkaaren hallintaakoskevat vaatimukset. Sertifioinnin tavoitteena onpalvella julkishallinnon organisaatioita, jotka suunnittelevatsiirtymistä sähköiseen säilyttämiseen.Sertifiointi yhdistetään yleensä teollisuuteen ja elinkeinoelämään,jossa se on vakiintunut tapa todentaa tuotteen tai prosessintäyttävän tietyn standardin vaatimukset. Sertifiointi on yleistymässämyös julkishallinnossa, kun yhdenmukaisuuden ja standardien noudattamisenvaatimukset kasvavat. Arkistolaitos on kehittänyt sertifiointimenettelyätukemaan SÄHKE2-normin vaatimusten huomioimistatietojärjestelmissä.Sähköisen tiedon käsittely, hallinta ja säilyttäminen edellyttävät tietojärjestelmiltäominaisuuksia, jotka tukevat tiedon elinkaaren hallintaa.Arkistolaitos määrää näistä ominaisuuksista SÄHKE2-normissa. Senvaatimukset koskevat ennen muuta asiakirjatiedon elinkaaren hallintaakäsittelyprosessin aikana ja siirtoa arkistolaitokseen.Sertifiointi kohdistuu tietojärjestelmäänSÄHKE2-sertifiointi on tuotesertifiointia, joka kohdentuu yksinomaantietojärjestelmätuotteeseen ja sen ominaisuuksiin. Sertifikaattiei siis suoraan kerro, että järjestelmässä käsiteltävä tieto on”arkistokelpoista”, vaan osoittaa, että tietojärjestelmätuotteessa onmäärätyt SÄHKE2-normin edellyttämät ominaisuudet. Myös sertifioituatietojärjestelmää hyödyntävän julkishallinnon organisaationtulee hakea arkistolaitokselta lupa säilyttääkseen asiakirjatiedot yksinomaansähköisesti.Tietojärjestelmähankinnat helpottuvatSÄHKE2-sertifikaatti tuo selkeyttä tietojärjestelmähankintoihin.Sertifikaattia hakee aina tietojärjestelmätoimittaja – ei tietojärjestelmääkäyttävä organisaatio. Sertifioinnin tavoitteena on palvellaennen muuta julkishallinnon organisaatioita, jotka hankkivat näitäjärjestelmiä.Tietojärjestelmää hankkiva organisaatio voi varmistua hankintavaiheessasertifikaatin avulla siitä, että järjestelmä täyttää SÄHKE2-vaatimukset. Näin organisaatio voi keskittyä kehittämään muitaominaisuuksia ja palveluja, jotka ovat sen oman toiminnan kannaltakeskeisiä. Sertifikaatti helpottaa myös sähköisen säilyttämisen luvanhakemista, kun organisaation ei tarvitse teettää tietojärjestelmän auditointia.Kuka myöntää sertifikaatin?Arkistolaitos ei itse sertifioi tietojärjestelmiä, vaan sen suorittaa ainaakkreditoitu sertifiointiin erikoistunut toimija. Arkistolaitos on kehittänytSÄHKE2-sertifiointimenettelyä yhdessä Inspecta SertifiointiOy:n kanssa. Se on myöntänyt myös kaksi ensimmäistä SÄHKE2-sertifikaattia.Ensimmäinen sertifikaatti myönnettiin Avain Technologies Oy:n X-Archive-ohjelmistolle alkuvuodesta 2012.SÄHKE2-sertifikaatti on haettavissa erikseen operatiiviselle tietojärjestelmälle,säilytysjärjestelmälle ja eAMS-järjestelmälle. InnofactorinDynasty-tiedonohjausjärjestelmälle myönnettiin ensimmäineneAMS-järjestelmää koskeva sertifikaatti keväällä 2012.Mitkä ovat sertifioinnin keskeiset hyödyt?Julkishallinnon organisaatioille sertifikaatti kertoo luotettavasti, missätietojärjestelmätuotteissa SÄHKE2-normin vaatimukset täyttyvät.Sertifioinnin myötä organisaatioille muodostuu myös parempi kokonaiskuvamarkkinoiden tilanteesta. Organisaation päätettävissä on,miten sitovaksi vaatimukseksi sertifikaatti lopulta asetetaan järjestelmäähankittaessa.Arkistolaitoksen kannalta sertifioinnista on selvää hyötyä: sertifioinnillaedistetään SÄHKE2-normin vaatimusten toteutumista tietojärjestelmissäja siten organisaatioiden siirtymistä sähköiseen säilyttämiseen.Arkistolaitos ylläpitää kotisivuillaan listaa kaikista myönnetyistäSÄHKE2-sertifikaateista: www.arkisto.fi -> Julkishallinnon sähköisetpalvelut -> Sähköisen säilyttämisen lupa -> SÄHKE2-sertifiointi.teksti: Mikko Eräkaski, kehittämispäällikkö, KansallisarkistoLisätietoja:mikko.erakaski@narc.fijyrki.lahnalahti@inspecta.com”Brandtavlan”. Kopio C. Åbomin taulusta, joka kuvaa kamarikollegion tulipaloa Riddarholmilla vuonna 1802.1700-luvulta peräisin olevat perinnöksiostoasiakirjatovat harvinaisia ja arvokkaita.Kevättalven viimeisessä Antiikkia, antiikkia -ohjelmassaesiteltiin poikkeuksellisesti 1700-luvulta peräisin oleva virallinenasiakirja. Kysyjä kertoi sen olevan rälssikirja, samaa mieltä oliasiantuntija. Hän totesi, että sen kaltaisia on Suomessa paljon eikäarvo ole kovin suuri.Tässä vaiheessa havahduin. Rälssikirja, jossa on maaherran allekirjoitus,ja talonpoika on asiakirjan saaja? Ei se niin voi olla. Katsointarkemmin ja huomasin, että kyseessä oli perinnöksiostoasiakirja,jolla kysyjän esi-isä oli ostanut asumansa kruununtilan sukunsaomistukseen. Tämän jälkeen talonpoika oli oikeutettu myymään,kiinnittämään tai antamaan tilan valitsemalleen jälkeläiselle perinnöksi.Asetus perinnöksiostosta annettiin 1723.Maanomistustermit tunnetaan huonostiMaanomistukseen liittyvä lainsäädäntö ja maanluonnot tunnetaanharvinaisen huonosti jopa ns. asiantuntijapiireissä. Rälssi-, perintö- taikruununtila, puhumattakaan säteristä tai augmentista, ovat sanoinaehkä tuttuja mutta merkitykseltään tuntemattomia. Niistä on kuitenkinkirjoitettu paljon, joten ohjelman asiantuntija olisi voinut antaa oikeanvastauksen perehtymällä alan kirjallisuuteen. Samalla hän olisivoinut kertoa, että asiakirja on melkoisen harvinainen eikä niitä oleSuomen arkistolaitoksessa tuolta ajalta kuin muutama. Miksi?Tuli tuhosi perinnöksiostoasiakirjatRuotsin vallan aikana perinnöksiostoasiakirjat lähetettiin maaherrankäsittelyn jälkeen kamarikollegioon Tukholmaan. Kollegion kolmasprovinssikonttori käsitteli muun muassa suomalaisten anomuksia.Asiakirjat luetteloitiin, ja niistä laadittiin konseptit, joita säilytettiinvaltakunnallisesti ensimmäisessä provinssikonttorissa.Suomalaisten kannalta vuosi 1802 oli kohtalokas. Tukholman Riddarholmillasijainneessa arkistossa syttyi tulipalo, joka tuhosi Suomesta,Baltiasta ja Inkeristä tulleet perinnöksiostoasiakirjat. Todisteiksi jäivätainoastaan toisessa rakennuksessa olleet konseptit. Siksi maalaistalojenkätköissä säilyneet perinnöksiostoasiakirjat ovat hyvin harvinaisiaja äärettömän arvokkaita tilan omistaville jälkeläisille.Kamarikollegion arkistoa säilytetään Tukholmassa, Riksarkivetinsuojissa. Asiakirjoista on tehty kortisto, jonka avulla asiasta kiinnostuneetvoivat tilata kopion itselleen. Luettelo konsepteista onmikrokuvattu, ja se on tutkijoiden käytettävissä ainakin Kansallisarkistossa.Konsepteja ei ole kuvattu. Autonomian ja itsenäisyydenajan perinnöksiostoasiakirjoja säilytetään Kansallisarkistossa.teksti: Pertti Vuorinen, tutkija, Kansallisarkistokuva: Kurt Eriksson, Riksarkivet, Tukholma