CREM-numero/2012 - Senaatti-kiinteistöt

Vielä vahvempiasiantuntija10 kontrahti crem

Senaatti-kiinteistöt on toiminut sekä vuokranantajana ettäasiantuntijaorganisaationa. Nyt se ottaa entistä kokonaisvaltaisemmanasiantuntijavastuun asiakkaidensa toimitilaratkaisuista.Teksti Vesa Ville Mattila · Kuvat Jari HärkönenSenaatti-kiinteistöt toteuttaaparhaillaan suurinta strategistauudistustaan sitten liikelaitoksenaaloittamisen jälkeen. Kyseessäon irtiotto perinteisestä vuokranantajanroolista CREM-toimijaksi.CREM (Corporate Real Estate Management)tarkoittaa strategista kiinteistöjohtamistaja toimitila-asiantuntijuutta.Senaatti-kiinteistöjen ja sen asiakkaidenarjessa se konkretisoituu kehityksenä kohtitodellista strategista kumppanuutta.Kaikille kannattavia ratkaisujaTyypillisesti CREM-toiminta vaikuttaakahdella tasolla. Se hakee parhaita kiinteistöratkaisujaniin kokonaisuuden kuinjonkin osaston tai yksikön kannalta. Lisäksinäiden ratkaisujen tulee olla liiketaloudellisestikannattavia.Senaatti-kiinteistöjen rooli omistajanja käyttäjien intressien yhdistäjänä näkyiselvästi jo valtion toimitilastrategiassa.Käytännössä valtiohallinnon tilahallintaprojektion ollut askel kohti CREMtoimintaa.Jatkossa Senaatti-kiinteistöt aikooedelleen tehostaa valtion kiinteistötoimintaaja alentaa sen kustannuksia. Asiakkailleense tarjoaa tietoaineistoa, menetelmiäja apuvälineitä yhteisten tavoitteidensaavuttamiseksi.»Tulevaisuuden Senaatti-kiinteistöt onmonipuoliseen tilanhallintaan erikoistunutasiantuntijaorganisaatio, joka tuottaapalveluita valtion virastoille ja laitoksille»,kiteyttää Senaatti-kiinteistöjen toimitusjohtajaAulis Kohvakka.»Oikeastaan olemme pitkään toimineettällä tavalla. Nyt vain lisäämmeläpinäkyvyyttä ja kirkastamme pelisääntöjä.Tavoitteenamme on tuottaa lisäarvoaasiakkaidemme ydintoiminnalle jaasiantuntijuuden avulla saada toimitilojenhyödyntämätön potentiaali käyttöön.»Yhteistyö syvenee joka tasollaMutta miten Senaatti-kiinteistöjenCREM-rooli vaikuttaa sen asiakkaisiin?»Emme enää pelkästään suunnitteleja toteuta optimaalisia ratkaisuja annettuihintarpeisiin, vaan osallistummejo näiden ja tulevien tarpeiden kartoitukseen.Mietimme yhdessä asiakkaankanssa, millainen on kyseisen organisaationkannalta paras työympäristö», toteaajohtaja Kaj Hedvall.Ylimmällä hallinnon tasolla neuvotellutlinjaukset eivät riitä, vaan yhteistyöntäytyy toimia käytännössä ja syventyä jokatasolla. Myös muun muassa kiinteistöhuoltohenkilöstökytkeytyy kokonaisuuteen.Hehän edustavat Senaatti-kiinteistöjäasiakkaan arjessa.Kaj Hedvall ja Aulis Kohvakka kertovat, että Senaatti-kiinteistöjentoimiminen CREM-yksikkönä konkretisoituu todellisenakumppanuutena asiakkaiden kanssa. Senaatti-kiinteistöt tuotilalle viraston ja valtion kokonaisedun mukaiset ratkaisut.»CREM-rooliin sisältyy enemmänkuin vain toimitilapalvelujen hallinta.Keskitetyn osaamisen kautta asiakkaillesyntyy kokonaisetuja esimerkiksi entistäparempana energiaosaamisena. Senansios ta asiak kaiden henkilökunta voientistä paremmin keskittyä ydinosaamiseensa»,Hedvall muistuttaa.Kumppanuus pitää ansaitaMikään ihan uusi – saati Senaatti-kiinteistöjen– keksintö CREM ei ole. Itse asiassayritysmaailmassa toimii lukuisia CREMyksiköitä.Tyypillisestä yrityksen CREMyksiköstäSenaatti-kiinteistöt eroaa lähinnäasiakaskuntansa moninaisuuden vuoksi.Kaikille asiakkailleen Senaatti-kiinteistöjenpitää pystyä osoittamaan tehokkuutensaja tuottavuutensa – ansaita olemassaolonsaoikeutus ja asemansa.»Sisäistä palveluyksikköä ei kannataylläpitää, ellei se toimi yhtä tehokkaastikuin vastaavat yritykset markkinoilla.Senaatti-kiinteistöjen tulee tuottaakilpailukykyisesti laadultaan erinomaisiatiloja. Se taas edellyttää meiltä jatkuvaamittarointia suhteessa ympäröivään maailmaan»,Kohvakka korostaa.Tehokkuuden parantamiseksi Senaatti-kiinteistöjentäytyy tuntea asiakkaidensaydintoiminta, tilankäytön nykytila,ennakoida tulevia tarpeita ja tarjota tietoatulevaisuuden toimitilojen mahdollisuuksista.Osaamista on keskitettySiirtyminen tuotteiden ja palveluidenmyynnistä ratkaisujen myyntiin heittäähaasteen henkilöstön osaamiselle.kontrahti crem 11

Yhteistyö asiakkaankanssa syvenee jokatasolla.CREM-tehtävästään Senaatti-kiinteistötaikoo silti selvitä ilman uusia rekrytointeja.»Pyrimme nostamaan sisäistä liikkuvuuttaja suorituskykyä ja luomaan sellaisiapalvelumäärittelyjä, että ne voidaansiirtää konseptoituina palveluntuottajille»,Kohvakka selittää.Uudessa organisaatiossaan Senaattikiinteistöjenalue- ja prosessitoiminnot onkeskitetty yhden johdon alle. Sen ansiostavaltakunnallinen osaamispotentiaali saadaanhelposti hyödynnettyä erityisasiantuntemustavaativissa tehtävissä. Senaattikiinteistöihinon myös muodostettuenergia- ja sisäympäristötiimien kaltaisiapysyviä asiantuntijatiimejä.Tulosta täytyy tehdäUuden ulottuvuuden kokonaisuuteen tuoajatusmalli valtiokonsernista.»Ennen saatoimme miettiä tuloksellisuuttaja suorituskykyä vain omasta näkökulmastamme.Nyt Senaatti-kiinteistöjenliiketoimintamallissa puhutaan valtiontoimitilakustannuksista. Kokonaisuuttaarvioidaan jatkossa valtiokonsernitasolla»,Hedvall sanoo.»Toisaalta tilat ja kiinteistöt eivät oleilmaisia tuotannontekijöitä. Tämä täytyypitää mielessä tulevaisuudenkin taloustilanteessa»,Kohvakka korostaa.»Meidän tulee tehdä tulosta, jottavoimme ylläpitää ja peruskorjata kiinteistöjä,joskus myös investoida uusiin hankkeisiin.Toimintamme volyymi kuitenkintuo asiakkaille skaalaetuina rahallistahyötyä. Hinnan, laadun ja suorituskyvynsummaksi saadaan asiakastyytyväisyys –jota sitäkin Senaatti-kiinteistöt säännöllisestimittaa.»Muutoksia jamahdollisuuksiaSenaatti-kiinteistöjen seuraavaaskel kohti täysimittaistaCREM-toimintaa on tilatietojenperusteellinen hyödyntäminen.Uusia tilajärjestelyitä pohdittaessa pöydälleotetaan arvioitavaksi kaikki mahdollisuudet.Pidemmälle tähyillessä Kohvakka pohtiitalouden murroksen vaikutuksia.»Muutosten määrää on vaikea ennakoidatällaisessa turbulenssitilanteessa.Luvassa lienee uusia haasteita, muttamyös mahdollisuuksia innovaatioihin.»Vielä kauaskantoisemmissa pohdinnoissapitää miettiä, miten ihminenhaluaa tulevaisuudessa tehdä töitä. MitäICT-ratkaisujen jatkuva kehittyminenvaatii toimitiloilta ja miten se vaikuttaatarvittavien toimitilojen määrään? Kuinkaenergiatehokkuus ja hiilijalanjälki korostuvatjatkossa julkisella sektorilla?»Monet muutokset tapahtuvat nopeastija me olemme mukana kaikkienhallinnonalojen muutoksissakertomassa vaihtoehdoista jamahdollisuuksista», Hedvalllinjaa. ■12 kontrahti crem

Tietoatilajohtamisen avuksiHallinnon tilahallinta-projektissa (HTH) valtion kaikki tilatiedotkootaan yhteiseen tietopalveluun johtamisen työkaluksi. Hankeon nyt edennyt vaiheeseen, jossa järjestelmään koottujatilatietoja päästään soveltamaan päätöksenteossa.Teksti Maarit Seeling · Kuva Marko OjaTalouspoliittisen ministerivaliokunnanaloitteesta valtiovarainministeriökäynnisti muutamavuosi sitten HTH-projektin,jolla luodaan perusta valtion tilahallinnalle.Suurin osa ministeriöistä on jo tehnytSenaatti-kiinteistöjen kanssa sopimuksentietopalvelun käytöstä. Palvelusopimuksissamääritellään muun muassapalveluiden laajuus ja hinnoittelu.»Toimitilat ovat virastoilleresurssi, jota käsitellään budjetti-ja tulosneuvotteluissa.Ministeriöt ja valtiovarainministeriösaavat tietopalvelunavulla kokonaiskuvan tilankäytöstäsekä vertailukelpoisiatunnuslukuja erihallinnonaloilta ja virastoista»,budjettineuvosHelena Tarkka valtiovarainministeriöstätoteaa.Järkevämpi tilankäyttönäkyy hänenmukaansa paitsivirastojen toiminnantuloksellisuudessa ja»Tilojen avullavoidaan tukea myösministeriöiden javirastojen muutakehittämistä», sanoobudjettineuvosHelena Tarkka.taloudessa, myös henkilöstön työhyvinvoinnissa.»Toimitilojen käytöllä voidaan lisäksivaikuttaa muun muassa veden- ja energiankulutukseenja sitä kautta ympäristöntilaan. Hallinnon tilahallintapalveluhelpottaa tila-asioiden käsittelyä huomattavasti,koska se kokoaa sopimustietoa,neliötietoa, käyttäjätietoa ja pohjakuviayhteiseen sähköiseen ja helppokäyttöiseenvälineeseen. Se on iso askel tiedolla johtamisessa»,Tarkka huomauttaa.Tilajärjestelyillä miljoonasäästöjäTilankäyttöään tehostamalla valtio voisäästää vuosittain miljoonia euroja. Kunkaikki tiedot tiloista ovat samassa järjestelmässäja mittarit yhtenäiset, pystyväthallinnonalat ja koko valtio tarkastelemaantilatarpeitaan kokonaisuutena.Tunnuslukujen seuranta, vertailujen jaanalyysien teko sekä tilankäytön suunnitteluon näin helpompaa. Myös yhteistyömahdollisuudetparanevat, mikä puolestaantuo joustavuutta tilojen käyttöön.HTH-projektin toteutuksessahyödynnetään Senaatti-kiinteistöjenasiantuntijapalveluita. Vuoteen 2015ulottuvan tavoitesuunnitelman mukaisestitoimitilojen uudelleenjärjestelyilläsaavutetaan vähintään yli 30 000 neliömetrintilasäästöt. Tavoitteena on parantaatoimitilojen tilatehokkuutta nykyisestänoin 30 neliömetristä/hlö jopa alle valtiontoimitilastrategian 25 neliömetrin/hlö.Valtiokonsernin tasolla uudelleenjärjestelyttuovat vähintään 4,5 miljoonaneuron vuotuiset säästöt. Säästöt ovat yksikontrahti crem 13

keino turvata perustoimintojen rahoitus.Tarkka toteaa, että valtiovarainministeriölleon tärkeää pitää huoltamyös veronmaksajien eduista.Tukena muutospaineissaMinisteriöt ovat Tarkan mukaanavainasemassa virastojen ja laitostentilankäytön seurannassa ja hyvien käytäntöjenlevittämisessä.Ministeriöt sijaitsevat pääosin historiallisissarakennuksissa, joilla on myössuojeluarvoja. Niissäkin on ryhdyttyhyödyntämään monitilaratkaisuja, joillatilankäyttöä voidaan tiivistää ja luodamahdollisuuksia tilojen muuntelulle.»Tilojen avulla voidaan tukea myösministeriöiden ja virastojen muuta kehittämistä.Toiminnan kehittämispaineitahanministeriöille ja virastoille tulee nytrunsaasti. Kansainvälinen taloustilanne,valtiontalouden kestävyysvaje, ilmastonmuutosja energiansäästötavoitteet vaikuttavattoimintaympäristöön. Henkilöstöneläköityminen ja toiminnan sähköistäminentaas luovat sisäisiä muutospaineita»,Tarkka pohtii. ■infoHTH-tietopalvelunavulla saadaan:• tilakustannukset hallintaan• faktatietoa budjetointia varten• apua säästökohteiden löytymiseen• kaikkien toimistojen tilatvertailukelpoisiksi• paremmin ennakoituasopimustilanteen ja tulevaisuudenmuutokset.Lisätietoja:Senaatti.fi > Palvelut > Valtiontilahallinta -hallintapalvelu (HTH)VTT suunnannäyttäjäVTT on jo pitkään käyttänytvaltion tilahallinnantietopalvelujärjestelmän eriversioita ja ollut mukananiiden kehittämisessä. Viime lokakuussaVTT sopi Senaatti-kiinteistöjen kanssatoimivansa myös muiden valtionhallinnontoimijoiden tukena palvelunkäyttöönottamisessa.Tietopalvelun järjestelmänä käytetäänRapal Oy:n Optimaze.netiä.VTT:n kiinteistösuunnittelija VappuWesterberg-Saksi kehuu järjestelmänmonipuolisuutta ja joustavuutta. Hänkuitenkin muistuttaa, että palvelunkäyttöönotto ja ylläpito vaatii ainatyöpanosta talon sisällä.VTT:n kiinteistösuunnittelijaVappu Westerberg-Saksikehuu tilahallintajärjestelmäämonipuoliseksi ja joustavaksi.»Järjestelmään on syötettävätarpeeksi pohjatietoja. Samoin jonkunon päivitettävä muutokset, kun ihmisetvaikkapa muuttavat toimipaikastatoiseen. Tämä on todella hyvä työkalu,kunhan tietyt peruskriteerit täytetään.Sopivia hakuja ja suodattimia käyttämälläsaa raportille suoraan kaikenhaluamansa», Westerberg-Saksi toteaa.VTT:llä on järjestelmässä paitsi kaikkisen toimitilat pohjapiirustuksineen jakustannustietoineen, myös henkilöidensijainnit.»Ihmisten löytäminen vaivattomastion toki vain järjestelmän tuottamalisäbonus. Suurimman hyödyn saammekustannusten seurannasta. Teemme jokakuukausi toteutuneiden kulujen mukaisentalousajon jokaiselle kustannuspaikallemme.Näin meillä on aina käytettävissämmeajantasaista tietoa siitä, paljonkotietyn rakennuksen osan käyttäminen jaylläpitäminen meille maksaa.»VTT on hyödyntänyt tietoja muunmuassa muutoissa.»Saamme järjestelmästä ihanosoitteittain ja tiloittain esiin paljonkotiloista luopumisella tai toisiin tiloihinmuuttamalla säästettäisiin, ja mikä onesimerkiksi tilojen käyttöasteprosentti.VTT:llä tämä onkin johdon apuväline»,Westerberg-Saksi sanoo. ■14 kontrahti crem

kustannussäästöt, mutta joukossa on myöshyvin kunnianhimoisia kehitystavoitteitakuten Tekesillä, joka lähti tavoittelemaanEuroopan parasta työympäristöä», kertootyöympäristöpalveluiden tuotteistamisestavastaava johtava asiantuntija PäiviHietanen.Senaatti-kiinteistöissä asiantuntijapalvelujenkehittämiseen ja tuottamiseenosallistuu päätoimisesti 15 henkilöä. Palveluttuotetaan ulkopuolisten konsulttienja puitekumppaneiden avulla.Etenkin työympäristöhankkeissatarvitaan monialaista osaamista: tilasuunnittelijoidenohella muutosjohtamisen,brändäyksen, työhyvinvoinnin ja ympäristöalanammattilaisia.»Meidän tehtävämme on kartoittaaasiakkaan tarpeet, löytää markkinoiltaosaajat ja johtaa projekteja. Asiakkaallese näkyy palvelujen käytön helppoutena»,Hietanen selittää.Ympäristötehokkuus tuo säästöjäFabritiuksen ja Hietasen mielestä parhaitatyöympäristön uudistamishankkeita ovatsellaiset, joissa tekijät joutuvat venymään.He haastavatkin virastoja uudistamaanrohkeasti toimintaansa ja tilakulttuuriaanvastaamaan tietotyön muuttuvia tarpeita.»Organisaatiossa, jossa tehdään liikkuvaaja monipaikkaista työtä, ei välttämättätarvita omaa työpöytää joka työntekijälle»,Fabritius huomauttaa.Yksi kiinteistöjohtamisen megatrendeistäon ympäristötehokkuus. Hietanentoivookin, etteivät virastot unohtaisikestävää kehitystä kustannusjahdissaan.»Organisaation toiminnan ja tilankäytönohjaaminen ympäristönäkökulmastavähentää ennen pitkää pysyvästi matkustamista,energia- ja materiaalikuluja sekäjätteen määrää», hän muistuttaa.Fabritius sanoo, että seuraavaksi tuotteistetaanvuokrasopimuksen »häntäpalvelut».Sillä hän viittaa pitkiin vuokrasopimuksiin,jotka estävät uudistushakuisiavirastoja järkeistämästä tila- ja toimintakulttuuriaan.Jatkossa Senaatti-kiinteistötetsii korvaavan käyttäjän tällaisilta virastoiltakesken sopimuskauden vapautuviintiloihin. ■Senaatti-kiinteistöjen KasperFabritius ja Päivi Hietanen ovatolleet mukana konseptoimassaasiantuntijapalveluja.Uusimpia ovat tilanhallintajaympäristöpalvelut sekätoimitilajohtaminen.Senaatti-kiinteistöjen paketoimat asiantuntijapalvelut:Työympäristönkehittäminen• Tilankäyttöä tehostavaprojekti• Työympäristönkehittämisprojekti• Valtakunnallisettoimitila- ja työympäristökonseptitTilanhankinta ja vuokraus• Toimitilakartoitus• Edelleenvuokraus• Yksityisrahoitus• Projektinjohto• Green Lease -vuokrasopimuksetStrateginentoimitilajohtaminen• Muutosjohtamisen tuki• Toimitilastrategianlaadinta• ToimitilasalkunhallintaTilanhallinta ja ympäristö• Tietojärjestelmä ja raportointi• Tilatietojen hallinnointi• Energia- ja ympäristöluokitukset• Hiilijalanjälki jaenergiankulutus• Ympäristöjärjestelmät, kutenGreen Office16 kontrahti crem

ja jossa hän voi täyttää tietokoneella hakemuksia»,Luopa kertoo.Uusi organisaatiomuutos sujuisutjakkaastiHuhtikuussa Kumpulantielle muuttaneenTrafin väki ennätti työskennellä uusissatiloissa puolisen vuotta ennen seuraavaaorganisaatiomuutosta.Vuoden vaihteessa toteutuneen liikennehallinnonuudistuksen tavoitteena olisaattaa loppuun liikennejärjestelmäajattelu.Entisestä liikennemuotoajattelustahaluttiin päästä kokonaan eroon.»Katsomme liikenneasioita kokonaisuutena,emme liikennemuotojen kautta.Jos lennät koneella, matkaan liittyy väkisinmuitakin ajoneuvoja kuten linja-autotai henkilöauto», Matti Luopa selventää.Uudistuksessa muuntojoustavat tilatosoittautuivat toimiviksi ja eläytyivät hyvinhenkilömäärän ja tarpeiden mukaan.Paikan vaihto toiselle onnistui kätevästi:työpisteestä otettiin mukaan ainoastaanoma työtuoli, tavaralaatikko ja pääte.»Neuvotteluhuoneet ja työpisteeton fiksattu paikoilleen. Muutoin kävisihelposti niin, että neuvotteluhuoneistatehtäisiin työhuoneita. Työympäristönkonseptointi antaa raamit koko toiminnalle.Se tuki meillä myös rakennusprojektiaja palvelukonseptia», Simo Karlssonkertoo.Pääkonttorin työympäristökonseptinlisäksi Trafille luotiinvaltakunnallinen suunnitteluohjeisto.Se linjaa tilavyöhykkeet,asiakaspalvelumallin,työpisteratkaisut ja visuaalisenilmeen kaikkiin Trafin toimipisteisiineri puolella Suomea. ■Trafi-ilmeellä halutaan viestittääavoimuutta, ympäristöystävällisyyttä jayhtenäisyyttä, kertovat osastonjohtajaMatti Luopa (vas.) ja yksikönpäällikköSimo Karlsson.kontrahti crem 21

crem käytännössäTieteen rahoitustamielekkäässä ympäristössäTrafin tilalle Haka 6:een muutti Suomen Akatemia, joka löysi osoitteenSenaatti-kiinteistöjen tilanhakupalvelulla. Tilat muokkautuivat sopiviksityöympäristökehittämisellä, ja tavoitteena oli hakea myös tehokkuutta ja säästöjä.Teksti Marjo Tiirikka · Kuvat Outi TörmäläSuomen Akatemian viidessä kerroksessasijainneet sokkeloiset tilatHelsingin Sörnäisten Kurvissaovat vaihtuneet kahden kerroksenvaloisiin ja avariin tiloihin Hakaniemenranta6:een.Kurvin levoton ympäristö ei välttämättäollut kaikkein edustuksellisinta jaturvallisinta seutua varsinkaan, kun ottaahuomioon Akatemian noin 1000 ulkomaistavierasta vuodessa.»Kyllähän eloisa miljöö toisaaltakertoo suomalaisesta realismista, ja merahoitamme kaikkien elämänalojen tiedettä»,hymähtää ylijohtaja Ossi MalmbergSuomen Akatemiasta.Ratkaisevampi syy muutostarpeelleolivat kuitenkin liian väljiksi käyneet tilat.»Ennen tutkimushakemukset tulivatpaperisina, joten tilaa vieviä paperipinojaoli nurkatkin täynnä. Prosessit sähköistettiin2000-luvulla, jonka jälkeen hakemuksetsiirtyivät biteiksi palvelimelle. Samallatilatarpeemme pieneni puoleen.»Vuokrasopimuskin oli päättymässä, jaennen mittavaa peruskorjausta oli hyväaika etsiä toimitiloja toisaalta. Vanhoissatiloissa oli havaittu myös sisäilmaongelmia,jotka rasittivat työntekijöitä.Kriteerit esiinSenaatti-kiinteistöt teki mittavan toimitilakartoituksenasiakkaan tarpeiden mukaan.Tärkeimmiksi kriteereiksi nousivatpienemmät tilat ja sijainti hyvien liikenneyhteyksienvarrella. Toiveena oli myöspäästä monen käyt täjän taloon.Valoa tulvii sisään suurista ikkunoista. Yhteiset tilat lisäävät kohtaamisia.Senaatti-kiinteistöjen laaja markkinointikartoitussisälsi 30 kohdetta, joista6 seuloitui lähempään tarkasteluun javertailuun.»Senaatti-kiinteistöjen asiantuntijatosasivat tutkia vaihtoehtoja monesta näkökulmastaja antaa hyviä neuvoja. Koskaemme itse ole kiinteistöalan ammattilaisia,apu oli tarpeen», Malmberg kiittelee.Pisimmän korren vertailussa veti Hakaniemenranta,vaikka se ei ollut edullisinratkaisu. Toisaalta muuntojoustavientilojen ansiosta Akatemia pystyi ottamaanalivuokralaisen, Itämerta tutkivan eurooppalaisenyhteenliittymän.»Tilat sijaitsevat hyvällä paikallalähellä keskustaa. Ulkomaiset arvioijatpääsevät tänne lentokentältä 20 minuutis-sa. Bussit ja metro helpottavat useimpientyömatkaliikennettä.»Tieteellistä yhteisöllisyyttäTilojen löydyttyä työympäristöä alettiinSenaatti-kiinteistöjen avustuksella muokata155:lle tiederahoituksesta päättävälletiedeasiantuntijalle.Sisustussuunnitelmassa huomioitiinyrityskuva valitsemalla muun muassagraafisen ilmeen mukaisia värejä huonekaluihin.»Tähtäämme uudistumiseen januorekkuuteen, ja sitä kalusteratkaisutkintukevat. Halusimme pikemminkinkevyehköä ja modernia kuin vanhaa japönäkkää. Tämä toteutui sisustuksessamielestäni oikein hyvin.»22 kontrahti crem

infoAlkutilanne: Liian väljät tilat levottomassaympäristössä. Vuokrasopimus yksityisellävuokranantajalla oli päättymässä.Palvelut Senaatti-kiinteistöiltä:• Asiantuntijapalvelut: tilanhaku, toimitilakartoitusja työympäristökehittäminen.• Käyttäjäpalvelut: turvallisuus-, siivous-,postinjakelu- ja aulapalvelut.Lopputilanne: Kustannustehokkaat ja viihtyisättilat. Tilojen ja palvelujen yhteiskäyttöälisättiin. Synergiaetua muiden talon käyttä jienkanssa (viestintä ja asiakassuhteet).Sisustusratkaisut tukevatnuorekasta ja modernia ilmettä.Ylijohtaja Ossi Malmberg uskoo, että hyvät tilat vaikuttavat positiivisestityöviihtyvyyteen ja samalla tuottavuuteen.Molempien kerrosten keskiosassa onkahvitila, jossa eri yksiköiden työntekijätkohtaavat toisensa.»Tieto kulkee hyvin ja koemmeyhteisöllisyyttä aivan eri tavalla kuinaiemmin.»Synergiaetu tuo lisäarvoaHakaniemenranta 6:ssa on myös Opetushallituksenja suomalaisten kansainvälistäliikkuvuutta edistävän Cimon tilat.Akatemia havittelee molempien kanssatiiviimpää yhteistyötä.»Nyt tiedon ja osaamisen kampuksenluominen on vihdoin mahdollista»,Malmberg iloitsee.Malmberg kertoo käytännön esimerkinAkatemian järjestämästä lukiolaistenViksu-tiedekilpailusta, jonka voittaja saapalkinnoksi yliopistopaikan.»Tarvitsemme Opetushallituksentukea, jotta saamme kilpailulle julkisuuttaja opettajat kannustamaan oppilaitaan.Uskon, että Cimon kanssa puolestaanpääsemme yhdessä hyviin tuloksiin tutkijoidenliikkuvuuden lisäämisessä ja tieteenkansainvälistämisessä.»Tavoitteet täyttyvätSenaatti-kiinteistöt on tuottanut Akatemiallekäyttäjäpalvelut, kuten turvallisuus-,siivous-, postinjakelu- ja aulapalvelut.Aikaisempi oma ravintola on vaihtunutkaikkien yhteiseen ravintolaan.Näyttää vahvasti siltä, että SuomenAkatemia on saanut henkilöstöstrategiansamukaiset – terveelliset, toimivatja viihtyisät – tilat. Myös taloudellisetsäästötavoitteet ovat täyttymässä.»Tavoittelimme muutoksella 0,5 miljoonaneuron säästöä vuokra- ja kiinteistökustannuksissaja tämä saavutetaan», OssiMalmberg kertoo. ■Tila kustannuksissasäästetään 0,5miljoonaa euroa.kontrahti crem 23

Vaikka konsepti säästääkaikilta aikaa, vaivaaja rahaa, sitä tuleejatkuvasti kehittää japäivittää kokemustenja muutostilanteidenperusteella.Videoyhteys halutaan myös talonsisäiseksi, jotta talossavoidaan kuulla esimerkiksi pelkäävää tai lapsitodistajaa.Vyöhyke erottaa julkisen ja yksityisenJatkossa kaikkien oikeushallinnon toimijoiden asiakaspalvelutoiminnotkeskitetään yhdelle alueelle kiinteistössä.Ratkaisu selkeyttää asiakaskokemusta ja varmistaa tieto-,omaisuus- ja erityisesti henkilöturvallisuuden toteutumista.»Tavoitteemme on, että asiakas kokee olonsa tervetulleeksija turvalliseksi. Tätä ei voi luoda vain tiloilla javisuaalisilla elementeillä, vaan työntekijöiden asenteella jakäytökselläkin on tärkeä merkityksensä», Kaitila kertoo.Turvatarkastus järjestetään vain istuntosaleihin mentäessä,mikä on huomioitu palvelutiloissa siten, että asiakkaatkohdataan erillisissä, turvallisissa palveluhuoneissa.Tarvittaessa turvatarkastus on mahdollista järjestää kaikilletalossa kävijöille.Tilojen sisäänkäynnit on aiemmista toimintatavoistapoiketen konseptoitu kolmella eri tavalla. Yleisen sisäänkäynninlisäksi pelkääville osapuolille ja lapsille on omasisäänkäynti, samoin pidätetyille. Henkilöstöllä on omansa.Näin osapuolet eivät vahingossakaan joudu törmäämääntoisiinsa.Monitilaympäristö sisältää erilaisia tilojaPuolelle oikeushallinnon työntekijöistä konsepti linjaamonitilaympäristön, johon nimensä mukaisesti kuuluumonipuolinen valikoima työtiloja erilaisia työn tekemisentilanteita, työtehtäviä ja -profiileja varten.»Työpisteet on sijoitettu pääsääntöisesti tai kokonaantiimitiloihin. Tiimitilan läheisyydessä on riittävä määrätukitiloja, kuten pieniä neuvottelutiloja ja vetäytymistiloja.Näissä voidaan tehdä syväkeskittymistä vaativaa työtä,käydä neuvotteluita ja soittaa puheluita», Kaitila kertoo.»Tavoitteena on että yhteistyö, vuorovaikutus ja yhteisöllisyyslisääntyvät», hän kiteyttää. ■infoOikeushallinnon toimitila- ja työympäristökonseptiAlkutilanne: Oikeusministeriön hallinnonalalla on yli 300 tuomioistuimen,ulosoton, oikeusavun, edunvalvonnan ja syyttäjäntoimipistettä. Oikeuslaitoksen toimitilakustannukset olivatvuonna 2010 yli 50 miljoonaa euroa. Kuluerä on toiseksi suurinhenkilöstömenojen jälkeen.Tavoitteet• Vapautetaan tiloihin sidottuja kustannuksia varsinaiseen toimintaan.• Asiakaspalvelu: Asiakaskokemusta parannetaan. Yksiköidenvälistä yhteistyötä kehitetään. Palvelun toimintatapoja ja kulttuuriakehitetään.• Istuntosalit: Muunneltavuutta ja joustavuutta lisätään. Käyttäjäkokemustaparannetaan.• Henkilöstön työtilat: Tilankäyttöä tehostetaan. Sisäisiä toimintatapojaja kulttuuria kehitetään.• Työhyvinvointi, työvire, terveellisyys, turvallisuus javiihtyisyys: Tulee varmistaa, että tilat tarjoavat kaikilleturvallisen ja viihtyisän ympäristön.Palvelut Senaatti-kiinteistöiltä:• Valtakunnallisen toimitila- ja työympäristökonseptin kehittäminenja jalkautus, strategialähtöiseen työympäristökehittämiseenliittyvä mittakaavaetuja tavoitteleva asiantuntijapalveluylimmälle johdolle.Lopputilanne: Konsepti linjaa ja ohjeistaa toimintatapoja ja tilojavaltakunnallisesti. Istuntosaleista tulee monikäyttöisiä ja niidenkäyttöaste nousee. Keskitetyt asiakaspalvelutilat, parantunutturvallisuus ja asiakaskokemus. Työskentelytiloista puolet monitilaympäristöä.■© Jari Härkönen26 kontrahti crem

talous ja toimintaympäristö»Tällaisten toimien seurauksena onsyntynyt suuri luottamuspula. Markkinateivät syystäkään hevin usko, että entistätiukempi säännöstö ja sen valvonta onnistuisi.Ja kuinka esimerkiksi EKP pystyypalauttamaan toiminnalleen ehdottamantärkeän luottamuksen?»Järki käteen SuomessaVaikka tulevaisuuden taloustilanteen ennustaminenon paljolti hämärän peitossa,yhdestä asiasta Sailas on vuorenvarma.»Mitään taloudellisesti hyvää nykyisestätilanteesta ei voi seurata euroalueelle.»Suomeen Sailas peräänkuuluttaakansainvälisistä rahoitusmarkkinoistariippumattomia toimenpiteitä, jotka jokatapauksessa ovat taloudellisesti järkeviä.Tärkeimmäksi nousee työurien pidentäminen.Kymmenen vuoden kuluttua on150 000 työikäisiä suomalaisia vähemmänkuin tänä päivänä. Trendi siis kääntyy.Tämä pienentää vuosittain bruttokansantuotetta(BKT) puolen prosentin verran.Samalla tuottavuuden kasvu hidastuu.»Nämä kehityskulut toteutuvat ilmanmitään kansainvälisen taloustilanteenkatastrofiajattelua», Sailas korostaa.»On siis turha kuvitella, että valtionvelat saataisiin kuitattua nopealla BKT:nkasvulla. Päinvastoin: julkisen taloudenproblematiikka kärjistyy. Lisäksi luvassaon veronkorotuksia ja leikkauksia, mitkäheikentävät kotitalouksien ostovoimaa.»Tehokkuus ja tuottavuus kunniaanToinen taloudellisesti tärkeä toimenpideon lisätä valtionhallinnon tehokkuutta ja28 kontrahti crem

»Asiakkaat odottavat Senaatti-kiinteistöiltä innovointia, ideointia javaihtoehtoja saadakseen toimitilakuluilleen parhaan vastineen»,sanoo valtiovarainministeriön neuvotteleva virkamies Tomi Hytönen.Kolme T:tä ja toimitilahallinta»Aiemmin Suomi onnistui taloudenelvytyksessä esimerkiksi pitämällärakennusalaa käynnissä. Nytkinmeillä riittäisi muun muassahomekoulujen korjauksia, muttarahasta tekee tiukkaa», arvioivaltiosihteeri Raimo Sailas.Taloustilanne, työtilavaatimukset ja tieto vaikuttavatentistä enemmän toimitilahallintaan. Pitkäjänteisyydenrinnalla korostuvat kyky ennakoida ja mukautua muutoksiin.Tilakustannukset ovat valtiolla toiseksi suurin menoerä palkkojenjälkeen. Muutostilanteissa niissäkin pitää pystyä säästämään.Kiristyvän taloustilanteen tuoman tilankäytön tehostamistarpeenlisäksi valtion toimitilahallinnalta vaaditaan esimerkillisyyttätalousrikollisuuden ja harmaan talouden torjunnassa sekä ympäristöasioissa.Työtilojen puolestaan pitää olla toimivia, turvallisia,tietoteknisesti ajanmukaisia ja kestävää kehitystä tukevia.Ratkaisukeskeisyys edellyttää pelisilmäätuottavuutta. Siihen jo valmistaudutaanlaajentamalla näkökulmaa yksittäisistähallintoyksiköistä valtiokonserniin.»Kehitys ei kuitenkaan tapahdu nopeastivaan vähitellen. Osana valtiohallinnontehostamistoimia pohdimme nykymuotoistenministeriöiden lakkauttamista janiiden toimintojen yhdistämistä yhtenäiseksivaltioneuvostoksi», Sailas sanoo.Henkilöstökulujen vähenemisen lisäksisäästöjä saataisiin tehostamallatilankäyttöä sekä yhdistämällähankintoja ja tukitoimintoja. ■Asiakkaat haluavat innovointia, ideointia ja vaihtoehtoja, jotta hesaisivat toimintamenoilleen parhaan mahdollisen vastineen.»Kun Senaatti-kiinteistöjen työsarka laajenee tilakeskeisyydestäratkaisukeskeisyyteen, se tarvitsee pelisilmää: faktoja, aktiivisuutta,kykyä ennakoida, mahdollisuutta mukautua nopeasti toiminnanja henkilöstön muutoksiin sekä hyviä viestinnällisiä valmiuksia»,arvioi valtiovarainministeriön neuvotteleva virkamies ja Senaattikiinteistöjenhallituksen jäsen Tomi Hytönen.Hytönen korostaa, että Senaatti-kiinteistöjen tulee toimialiiketaloudellisesti kannattavasti pystyäkseen palvelemaanasiakkaitaan parhaalla tavalla. Palvelutoiminnassa sen täytyymyös entistä selkeämmin ansaita asiantuntemuksella arvonsaasiakkaiden silmissä.»Valtiokonsernin sisäisten palveluiden hankinnassa asiakkaatovat vaativia – jopa vaativampia kuin ostaessaan palvelujamarkkinoilta.» ■kontrahti crem 29

kansainvälinen työympäristöModernityöympäristö edistää myös liiketoimintaaToimitilamarkkinoiden muutoksiin ja hajautuvan työn haasteisiin erikoistunut professori Michael Joroffon yllättynyt, että työympäristöt ovat uudistuneet ennakoitua hitaammin nykyajan haasteisiin.oTeksti Olli Manninen · Kuva Getty Imagesrganisaatioissa ja toimialoissaon tietysti valtaviaeroja. Nuoret, ketterät toimialat jaorganisaatiot ovat voineet lähteä puhtaaltapöydältä rakentamaan uudenlaisia työympäristöjä,joissa fyysisten ja virtuaalistentyötilojen yhdistäminen on luontevaa.Hitaammin muuttuvissa organisaatioissatyöympäristöihin liittyviä kysymyksiä onkäsitelty lähinnä keinoina vähentää kustannuksiapohtimatta tarvetta samalla uudistaatyötapoja ja työkulttuuria», MichaelJoroff sanoo.Yritykset ja muut organisaatiot ovatmuokanneet toimintaansa kustannustehokkaammaksi,virtaviivaistaneet liiketoimintansaprosesseja, muokanneet fyysisiätoimitilojaan ja pyrkineet uudistamaantyöskentelyn lähtökohtia. Silti ne pitävättyöympäristöön liittyviä muutospaineitapitkälti vain kysymyksinä fyysisten toimitilojentoimivuudesta.Työympäristöjään uudistavissaedelläkävijäorganisaatioissa on sen sijaanymmärretty, ettei työympäristöjen kehittämisessäole kyse vain keinoista säästäätyökustannuksissa.»Moderneissa, globaalisti hajautuneissaorganisaatioissa tehokas tiimityöskentelyedellyttää fyysisten ja virtuaalistentyötilojen älykästä hyödyntämistä, jossaICT-teknologian tarjoamilla työkaluilla onkeskeinen rooli tehokkaan vuorovaikutuksenluomiseksi. Työtilojen kehittämisessäei ole kyse joko–tai-tilanteesta, vaan erilaisistamahdollisuuksista yhdistää fyysisetja virtuaaliset työympäristöt tukemaantyöntekijöiden suosimia tapoja hoitaapäivittäiset askareensa», Joroff sanoo.Muutama vuosi sitten hän ennakoi,että perinteiset kiinteistö- ja toimitilamarkkinatolisivat tulleet nykyisessä muodossaantiensä päähän jo tällä vuosikymmenellä.Vaikka näin ei ole tapahtunut,hän uskoo kiinteistö- ja toimitilajohtamiseenliittyvien tehtävien asteittain sulautuvanosaksi yleisemmin liiketoiminnankehittämistä.CREM ei ole enää erillistä kiinteistöjentai toimitilojen managerointia, vaantukee osaltaan nykyajan toiminnallisten jajoustavien työtilojen kehittämistä.Uusi sukupolvi haluaa joustoa javalinnan vapauttaMichael Joroff toimiiMIT:ssa yliopistonlehtorina(MassachusettsInstitute of Technology).Työympäristöjen kehittämistä edistävätJoroffin mukaan useat työelämän megatrendit,jotka vaikuttavat osaltaan myöskilpailuun parhaista työntekijöistä.»Työmarkkinoille tuleva uusi sukupolvion tottunut ryhmätyöhön ja toimimaansekä fyysisessä että virtuaalisessa maailmassa.Heistä on luontevaa työskennellämolemmissa ympäristöissä ja vaihtaapäivän mittaan työympäristöstä toiseen.He ovat omaksuneet tavan tehdä töitämissä ja milloin vain ja edellyttävät, ettäheidän työnantajansa mahdollistaa tämän»,Joroff sanoo.Työskentelyn joustavuutta vaaditaanmyös erilaisissa asiantuntijaryhmissä, jotkakootaan tietyn projektin ympärille. Mitäerikoistuneemmista ja kansainvälisemmistätiimeistä on kyse, sitä keskeisemmäksihaasteeksi nousee kysymys tiimin jäsententavoitettavuudesta.»Osa tiimin jäsenistä on fyysisestiläsnä, toiset osallistuvat kokouksiin läsnä-30 kontrahti crem

olotyökalujen avulla. Fyysisten ja virtuaalistenkokousten rajat ylittävä työskentelypakottaa miettimään, miten kokouksetviedään läpi ja johdetaan tehokkaasti»,Joroff sanoo.Kestävän kehityksen haasteet tulevatJoroffin mukaan esiin myös kehitettäessäuusia työympäristöjä.»Kestävän kehityksen kysymykseteivät liity vain energiaa säästävien taihiilineutraalien toimitilojen suunnitteluunvaan laajemmin käytössä olevienresurs sien järkevään käyttöön. Se tarkoittaamyös työntekijöiden ajankäyttöön,työmotivaatioon ja hyvinvointiin liittyviäkysymyksiä», Joroff sanoo.Työntekijät arvostavat myös entistätasa-arvoisempaa kohtelua työpaikoillaan.Se edellyttää organisaatiolta läpinäkyväätoimintakulttuuria, jossa kaikilla työntekijöilläon oikeus saada tietoa liiketoiminnankannalta keskeisistä tiedoista jamahdollisuutta vaikuttaa omien työkalujentai -tapojen valintaan.»Hierarkkisten organisaatiorakenteidensijasta ollaan matkalla kohti mataliaorganisaatiorakenteita, joissa ei ole liiallistakontrollia tai mikrojohtamista.»Kulttuuri muuttuu hitaastiJoroff arvioi työympäristöjen kehittämiseenliittyvien uudistusten läpiviennin eriorganisaatioissa olevan siksi niin hidasta,koska kysymys on kulttuurin murroksesta,eikä tällaisia muutoksia saada aikaanhetkessä.»Vaikka bisnesyksiköt ovat jatkuvassamuutospaineessa niiden liiketoimintaympäristöstätulevien haasteiden vuoksi jauudistuvat joustavasti koko ajan, ei organisaatiossavälttämättä nähdä muutospaineitatyöympäristöjen kehittämiseen.Mitä hajautuneemmasta työyhteisöstä onkyse, sen työläämpää uusia työympäristöjenkehittämiseen liittyviä innovaatioitaon saada läpi», Joroff uskoo.Kun työympäristöihin liittyvät kysymyksetnähdään osana liiketoiminnankehittämistä ja kilpailukykyä, saadaanaikaan synergiahyötyjä, jotka osaltaanmahdollistavat liiketoiminnan kasvun javahvistavat työtyytyväisyyttä.»Googlen tai Pixarin kaltaiset yrityksetovat onnistuneesti kehittäneet työympäristöjään.Näillä yrityksillä on fyysinen›kotipesä ›, jossa on joustavasti muuntuviatyötiloja. Sen lisäksi työntekijät voivatvalintojensa mukaan työskennellä muualla.Työntekijöitä kannustetaan etsimäänuudenlaisia tapoja työntekoon, ja heitäpalkitaan uusien työtapojen kehittämisestäeri tavoin», Joroff sanoo.Vähittäiskaupan tavassa hyödyntääliiketilaa voi löytyä myös ideoita asiantuntijaorganisaatioidentyötilojen kehittämiseen.»Vähittäiskauppa hyödyntää tehokkaastimediaa toimitiloissaan lisätenkaupassa käynnin elämyksellisyyttä javahvistaen näin asiakastyytyväisyyttä.Lyhytaikaiset pop-up storet ovat tehokaskeino markkinoida uusia tuotteita taipalveluja», Joroff sanoo. ■kontrahti crem 31

Tietotyöläinenrikkoo kahleensaTulevaisuuden työympäristötjärjestyvät työn sisällön eivätkäorganisaatioiden hierarkiantai tehtävänimikkeidenperusteella. Omantyöhuoneen sijasta modernitietotyöläinen hyödyntää erityövaiheita ja -tilanteita parhaitentukevaa työympäristöä.Teksti Pirjo Kupila · Kuvitus Juha HelastoOnkoprojektimmeedennyt......suunnitelmienmukaan?Tietotyö on ajamassa kulmahuonehierarkiaanperustuvienkoppikonttorien jajohtamismallin yli.Nykyään työ järjestyyyhä useammin erilaisten projektienja tavoitteiden ympärille ja sitätehdään yhdessä monenlaisillaresursseilla, joista vain osa onorganisaation sisäisiä. Avoimissainnovaatioprosesseissa pyritäänhyödyntämään myös asiakkaiden,kumppaneiden ja jopa kilpailijoidenresursseja.Toisaalta tietotyö on digitaalisenlangattoman kommunikaation ansiostamenettänyt paikkasidonnaisuutensa. Työtävoidaan tehdä melkein missä ja millointahansa: työmatkoilla, kotona, kahvilassatai kesämökillä.»Jos toimitilat halutaan nähdätietotyön resursseina, tyhjän käytävänympärille sulkeutuneet koppikonttoritvastaavat huonosti uusiin kommunikaatio-ja vuorovaikutustarpeisiin», sanooarkkitehti, professori Jarmo SuominenAalto-yliopiston muotoilun laitokselta.Tila tehtävän mukaanSuominen vetää parhaillaan tutkimushanketta,jossa selvitetään millaiset ympäristöttukevat tietotyöläisen onnistumistaniin fyysisissä, virtuaalisissa kuin sosiaalisissatyön tekemisen tilanteissa.Hän sanoo, että työympäristöjenon tuettava niissä tehtävää toimintaa jatoimijoita.Kyse ei ole pelkästään tilojen fyysisestä,vaan myös toiminnallisesta ja sosiaalisestaarkkitehtuurista.»Samalla tavalla, kun työ järjestyyuudelleen erilaisten teemojen ja projektienympärille, henkilökohtaiset työhuo-neet muuttuvat projektikohtaisiksi työtiloiksi,joissa projektit etenevät, muttatekijät vaihtuvat tilanteen mukaan», hänselittää.Muodollisen ja vapaamuotoisen sosiaalisenkanssakäymisen ja yhdessä tekemisenlisäksi työpaikalla tarvitaan tilojamyös keskittymiseen ja yksityisyyteen.»Omaa fyysistä tilaakin tarvitaan yhä,vaikka se onkin osin muuttunut virtuaaliseksitilaksi sosiaalisessa mediassa ja32 kontrahti crem

VTT onvähentänytkiinteistömassansapuoleen.muissa verkkopalveluissa», Suominenhuomauttaa.Tilahanke ei riitäArviolta alle puolet tietotyöstä tehdäänenää toimistossa. VTT:ssä henkilökohtaisetjakkarat ovat käytössä vieläkin harvemmin,ja silti joka puolella on olevinaanahdasta.»Niin kauan kuin organisaatio onhenkilökohtaisten nimettyjen työpisteidenloukussa, mitkään tilat eivät sille riitä»,VTT:n kiinteistöjohtaja Jyrki Kalavainenhuokaa.VTT on kymmenessä vuodessavähentänyt kiinteistömassansa puoleen300 000 neliöstä, ja lisää leikkauksia ontulossa. Tutkimuslaitos on uudistamassatyön tekemisen tapojaan, mikä johtaamyös siihen, että joistakin tiloista tullaanluopumaan vuokrasopimusten päättyessä.Kalavainen tähdentää, ettäkysymys on kuitenkin kaikestamuusta kuin tilahankkeesta.»Useimmiten työympäristönkehittämisessä ajaudutaanensimmäiseksi miettimään fyysisiäratkaisuja. Tiloilla ei kuitenkaanmuuteta organisaation käyttäytymistä,olivatpa ne millaisia hyvänsä», hän muistuttaa.Pelisäännöt uusiksiKalavaisen vuosia muhittama ja KalifornianPiilaaksosta vauhtia saanut idea uusistatyön tekemisen tavoista konkretisoituivuonna 2010, kun VTT aloitti viisivuotisentyöympäristön kehittämishankkeen. Vetoapuatutkimuslaitos hankki Sun Microsystemsinentisiltä työntekijöiltä.Hanke lähtee liikkuvan ja hajautetustieri aikavyöhykkeillä tehtävän tutkimustyöntarpeista. Sen perimmäisenä tavoitteena onlisätä työn tuottavuutta ja tukea organisaationkansainvälistymistä.VTT:n olisi kyettävä tarjoamaan parhaimmillaanneljälle eri sukupolvelle ja erikulttuureista tuleville ihmisille innostavatja viihtyisät työolosuhteet. Sitä ei aiotatehdä tuputtamalla kaikille samaa työntekemisen mallia. Samalla organisaationpitäisi huolehtia myös yhteisön koossapitämisestä. Itse asiassa hajautetun työntavoitteena on törmäyttää ihmisiä toisiinsaentistä useammin ja helpommin.Kalavaisen mukaan yksi perustavanlaatuisistakysymyksistä on, tehdäänköorganisaatiossa työaikaa vai tulosta. Senvuoksi HR-toiminnoilla ovat ratkaiseva roolisovittaessa monipaikkaisen ja hajautetuntietotyön pelisäännöistä ja johtamisesta.»Toinen tärkeä peluri ovat ICT-toiminnot.Virtuaalisen työympäristön täytyymahdollistaa liikkuvan työn tekeminentasapuolisesti kaikille ja kaikkialla. Vastakontrahti crem 33

työympäristön tulevaisuusTekes haluaakaikilletyöntekijöilleenmahdollisuudenetätyöhön.kolmantena mahdollistajana tulevat toimitilat»,hän sanoo.Etätyö lisää tuottavuuttaTekesin taloudesta ja hallinnosta vastaavajohtaja Juha Sarkio uskoo, että asiantuntijahakee parhaan työympäristönsä itse.»Eri työ- ja elämänvaiheisiin pitääolla tarjolla erilaisia tiloja, joista osa ontyönantajan ja osa työntekijän itsensähankkimia. Itse kirjoitan kotona tunnissasen, mihin toimistolla menee kaksi tuntia.Pienten lasten vanhemmille pääasiallinenetätyö voi olla jossain elämäntilanteessaainoa vaihtoehto», hän sanoo.Sarkio muistuttaa, että vasta nyt, kunkaikki toimii vaivatta netin yli, tietointensiivistäasiantuntijatyötä on mahdollisuustehdä täysipainoisesti paikasta riippumatta.Mitään yhtä mullistavaa ei työn tekemisessäole hänen mielestään tapahtunutkahteensataan vuoteen.Yksi Tekesin periaatteista työympäristönuudistamisessa on, että kaikilla työntekijöilläon mahdollisuus etätyöhön.»Etätyö on positiivinen kiihdytin niintyön tuloksellisuudelle kuin työntekijälleitselleen. Etätyössä työntekijä pystyy paremminsovittamaan työelämän ja omanelämänsä tarpeet ja ajankäytön. Etätyömyös siirtää organisaation kustannuspainettatyöntekijälle», hän perustelee.Hajautunut työyhteisö ei toimi yksilöidenhalujen, vaan yhteisesti sovittujenpelisääntöjen mukaan.»Joustojen luominen työelämään vaatiiselkeät pelisäännöt, vahvan luottamuksenja nykyistä rohkeamman puuttumisenkulttuurin ja pelisääntöjen tiukkaan noudattamiseen.Seuranta ja valvonta eivätole iso ongelma, koska asiantuntijatyö onhyvin läpinäkyvää ja tiukasti sidoksissakollegoihin ja sidosryhmiin», Sarkio sanoo.Kiinteistökehitys jarruttaaTekes lähti kehittämään itselleen uuttainnovatiivisempaa työympäristöä parivuotta sitten. Tutkimus- ja kehittämistoiminnanrahoittajana Tekes asetti tavoitteekseentyöympäristön, joka vastaa sentehtävää Suomen tulevaisuuden rakentajana.»Meidän työympäristömme pitäisiherättää kävijöissä edes jonkinasteinenwau-efekti», Sarkio sanoo.Tekes kartoitti keväällä 2011 pääkaupunkiseuduntoimitilamarkkinoita pyytämällälähes 70 kiinteistö- ja rakennusalanyritykseltä ehdotusta hahmottelemaansatyöympäristöformaattiin. Saadut ehdotuksetolivat kovin vaatimattomia ja perinteistäsiihen nähden mitä Tekes tavoitteli.»Kiinteistötoimiala tarjoaa sitä, mikäsille on helpointa eikä sitä mitä asiakastoivoo. Toimialalla jylläävät vanhat toimintatavatja rakenteet, joihin kuuluvatkiinteä vuokrasopimus ja tuotto sekämahdollisimman pienet korjausinvestoinnit»,Sarkio harmittelee.Tekes haluaisi joustavan vuokrasopimuksen,jossa sillä olisi sopimuskaudenaikana oikeus vapautua osasta tiloja, jos seei tarvitse niitä.»Haluaisimme myös pienentäätoimitiloihin liittyvää hiilijälkeä. Pelkkämaailman pelastaminen ei siihen juurikannusta, jos ponnistelumme eivät näymitenkään vuokrakustannuksissamme»,Sarkio huomauttaa. ■34 kontrahti crem

Kuoleeko toimisto?Miten käy fyysisen työympäristön? Asiantuntijat kertovat näkemyksensä.Toimitilatlaajenevatmonipuolisenviestinnän javuorovaikutuksenalustoiksi.Senaatti-kiinteistöjen toimitusjohtajaAulis Kohvakka esittää tylyntuomion fyysisille toimistoille.»Rohkeimmat tulevaisuudenennusteet lähtevät siitä, että noin 30 vuodenkuluttua digitaalinen tila korvaa fyysisettoimistotilat 90-prosenttisesti eli kaikissaniissä tapauksissa, joissa se on ylipäätäänkorvattavissa. Pelkistäen voisi todeta, ettäjäljelle jää ainoastaan liiketoiminta, jossavalmistellaan tai hoidetaan jotain fyysistätai henkilökohtaista kuten esimerkiksiasiakaspalvelu», Kohvakka arvioi.Kohvakka ennustaakin, että 30 vuodenkuluttua nykymuotoinen fyysinen toimistoon kuollut. Samoilla linjoilla on VTT:nkiinteistöjohtaja.»Fyysinen toimisto ei kuole, muttasen tehtävä ja sitä kautta myös tilantarvemuuttuvat», Jyrki Kalavainen VTT:ltäarvioi.Toimistotilan tarve vähenee, kun työnsuorittamisen sijasta toimistoista tulee yhäenemmän tapaamis- ja tiedonjakamispaikkoja,joihin tullaan sosiaalistumaan.»Piilaakson itselliset tietotyöläisetkääneivät viihdy yksin. Monet heistäovat vuokranneet yhdessä jonkinlaisensääsuojan, jossa kukin tekee vaihtelevastiomia juttujaan eri toimeksiantajille. Hekinkokevat ajoittain jonkinlaista yhteisyydentarvetta ja kaipaavat jotain pysyvääkuten yhteistä kahvihuonetta», Kalavainenkertoo.Professori Jarmo Suominen Aaltoyliopistostasanoo, että vaikka toimistoperinteisenä työn tekemisen paikkanaon jo kuollut, työtiloja tarvitaan tulevaisuudessasiinä missä asumisen ja muunelämisen tilojakin.»Toimitilat hahmottuvat uudella tavallatyön tekemisen välineiksi ja resursseiksi.Ne laajentuvat yksittäisistä työhuoneistamonipuolisen kommunikaation ja vuorovaikutuksenmahdollistaviksi alustoiksi,joissa myös työntekijän oma tila ja itseilmaisuovat mahdollisia», hän sanoo. ■Professori Jarmo Suomiselle Aaltoyliopistostatulevaisuuden toimisto onkuin Milanon La Scala -oopperatalo.Toiminta rakentuu näyttämölle sijoittuvanaktiivisen tekemisen ympärille. Näyttämöon tapaamispaikka – kahvila, ruokala,aula – jossa tapahtuu koko ajan ja jokaluo rakennuksen identiteettiä. Permantotoimii avoimen innovaation alustana,jossa yritys kehittää toimintaansayhdessä asiakkaiden ja kumppaneidenkanssa. Erilliset loosit toimivatprojektityön tiloina. Niissä voi säädelläyksityisyyttään vetäytymällä taaksepäintai nojautumalla eteenpäin.kontrahti crem 35

4CREM-erikoisnumerossamuun muassa:Miten CREM toimiiyritysmaailmassa? s. 4Senaatti-kiinteistöt on paketoinutasiakaspalvelunsa. s.15CREM käytännössä:Suomen Akatemia s. 221522