Saatavana elektronisessa muodossa - Tietojenkäsittelytieteiden ...

7• skannaaminen• tietomalliin tallennus.Skannaus on prosessin aikaa vievin vaihe, joka lisäksi sitoo käyttäjän laitteenääreen, jos ei täysin, niin ainakin osittain. Skannauksen edistyessä skannatuistakuvista kannattaa tehdä varmuuskopiot ennalta määritettyyn paikkaan[Casey et al., 1992]. Tällöin tallennettu materiaali on käytettävissä prosessinkeskeytyessä esimerkiksi järjestelmän kaatumisen takia, eikä uudelleenaloitusaivan alusta ole välttämätöntä. Prosessia voidaan jatkaa viimeiseksi tallennetustapaperilomakkeesta.Tietomalliin tallennus on järjestelmän kriittisin vaihe. Jos tieto ei tallennu taise tallentuu väärin ja ongelma huomataan vasta prosessin valmistuttua, työjoudutaan aloittamaan alusta. Tämä on silkkaa ajan ja resurssien tuhlaamista.Ongelmaan voidaan varautua tekemällä kerätystä informaatiosta varmuuskopioalkuperäisessä formaatissa. Tarvittaessa varmuuskopio voidaan ottaa käyttöönja ajaa sen sisältämät tiedot uudestaan tietomalliin, siten että tiedot ovatsiinä muodossa, kuin tietomallin kannalta on oleellista.Tietojen varmistaminen voidaan toteuttaa sisäisesti järjestelmän kiinteänäosana tai vaihtoehtoisesti ulkoistamalla. Ulkoistettua varmistusta käytettäessätiedot voidaan tallentaa fyysisesti eri paikkaan kuin missä järjestelmä sijaitsee,jos käytettävissä on verkkoyhteys. Verkon ylitse toimivia varmistusmenetelmiäovat esimerkiksi SAN- (Storage Area Networks) ja NAS- (Network AttachedStorage) järjestelmät [Gibson and Rodney, 2000]. Fyysisesti eri paikassa sijaitsevavarmistus on samalla tärkeä osa riskienhallintaa, koska varsinaisen järjestelmänkärsiessä fyysisen vaurion, tiedot ovat kuitenkin tallessa ja palautettavissa.Varmistukseen voidaan käyttää myös saatavilla olevia ilmaisia verkkopalveluja,joita löytyy nykyään useita [Traeger et al., 2006]. Ilmaispalveluissakäytettävissä oleva tila voi kuitenkin olla hyvin rajallinen ja tietoturvaan onmyös syytä kiinnittää erityistä huomiota.Varmistus voi toisinaan tuntua turhalta ja järjestelmää tarpeettomasti raskauttavalta,unohtamatta datan tarvitsemaa tallennustilaa. Digitalisoitavia lomakkeitaollessa vain muutamia ei työn aloittaminen alusta prosessin keskeytymisenjälkeen ole ajallisesti iso asia. Toisin kuitenkin on, jos paperilomakkeitaon satoja tai jopa tuhansia, jolloin prosessi kokonaisuudessaan vie paljon aikaa.Ongelmat ja uudelleen aloitus ovat tällöin omiaan lisäämään käyttäjän turhautumistaetenkin, jos ongelmat ovat toistuvia.