Asiakirja (PDF-muodossa)

Valtionarkiston yleinen ohje nro 13

Valtionarkiston yleisohjevaltion virastojen jalaitosten arkistotoimestaValtionarkiston yleinen ohje nro 13

Valtionarkiston yleisohjevaltion virastojen ja laitostenarkistotoimestaAnnettu Helsingissä 27. päivänä kesäkuuta 1985Valtionarkisto vahvistaa täten 20 päivänä helmikuuta 1981annetun arkistolain (184/81) 10 §:n nojalla seuraavan yleisohjeenvaltion virastojen ja laitosten arkistotoimesta. Tätä ohjettavoidaan soveltuvin osin noudattaa myös arkistolain 2 tj:n imomentissa tarkoitetun yhteisön tai säätiön arkistotoimenhoidossa.Tällä yleisohjeella kumotaan valtionarkiston ohjeet virkaarkistoissaolevien asiakirjojen hoitamisesta ja luetteloimista(Valtionarkiston kiertokirje nro 3 / 28.1.1947).ValtionarkistonhoitajaToivo J. PaioposkiArkistoneuvosPirkko RastasISBN 95 1-46-7075-3ISSN 0357-6191Helsinki 1985. Valtion painatuskeskus

SISÄLLYS1 Johdanto ...............................................................52 Keskeisiä käsitteitä ..................................................2.1 Arkistotoimi ....................................................2.2 Arkistonmuodostaja .............................................2.3 Arkisto .........................................................3 Virastojen ja laitosten arkistotoimen järjestäminen ......3.1 Arkistotoimen sisältö ..............................................3.2 Arkistotoimen organisaatio ja vastuu ................................3.3 Arkistotoimen suunnittelu .......................................... 4 Arkistonmuodostus ................................................4 . i Arkistonmuodostussuunnitelma ja arkistointi ........................4.2 Kirjaaminen ja muu rekisteröinti ...................................4.3 Arhstokaava .....................................................4.4 Arkistonmuodostus viraston organisaation tai tehtävien muuttuessa ....5 Asiakyojen hävittäminen ........................................5.1 Asiakirjojen hävittämistä koskevat määräykset ....................5.2 Virastojen ja laitosten toimenpiteet ..............................6 Arkiston luettelointi ja hoito ....................................6 . i Arkistoluettelot .................................................6.2 Arkistokelpoisuus ...............................................6.3 Säilytysvälineet ..................................................6.4 Säilytystilat .....................................................7 Vanhan arkiston järjestäminen .................................8 Arkiston käy t t öpalvelu te h tävät .................................8.1 Asiakirjojen julkisuus ...........................................8.2 Arkiston käyttö virkatoiminnassa ................................8.3 Yksityisten palvelu ..............................................9 Arkiston suojelu poikkeuksellisissa oloissa ..................LiiteValtion virastojen ja laitosten arkistotointa koskevat vaitionarkiston ohjeet ..........66668885)11111112121212131313141414141415

5i JohdantoVirastojen ja laitosten arkistotoimesta säädetään arkistolain (L 18481) 2.luvussa. Arkistoasetuksessa (A 1012 J 82) selvitetään tarkemmin, miten viranomaistenon huolehdittava arkistotoimeensa kuuluvien tehtävien täyttämisestä.Arkistonmuodostajien tulee itse huolehtia arkistotoimen tehtävistä. Arkistotoimenensisijaisena tavoitteena on tiedon tarvitsijoiden palvelu. Asiakirjamäärienkasvun rajoittamiseksi on myös pysyvän käyttötarpeen kannalta toisarvoistenasiakirjo j en hävittämistä tehostettava .Tämä ohje on tarkoitettu arkistotoimen yleisohjeeksi valtion virastoille jalaitoksille. Arkistotoimen yksittäisistä tehtävistä valtionarkisto on antanut erillisiäohjeita, joista on luettelo liitteenä.2 Keskeisiä käsitteitä2.1 ArkistotoimiArkistotoimella tarkoitetaan asiakirjoihin ja arkistoihin kohdistuvia toimenpiteitä.Arkistotoimella on lainsäädännön vahvistama asema virastojen jalaitosten tietopalvelujärjestelmässä, johon kuuluvat lisäksi mm. kirjasto, informaatiopalveluja tiedotusyksikkö. Arkistotoimeen ei kuitenkaan kuulu tiedonlähteitä hyväksi käyttäen tapahtuva uuden tiedon tuottaminen, vaan tämä onarkistojen käyttäjien tehtävänä .2.2 ArkistonmuodostajaToimintayksikköä, jolle muodostuu muista toimintayksiköistä riippumatonarkistokokonaisuus, kutsutaan arkistonmuodostajaksi. Pääsääntönä on, ettävirasto tai laitos käsitetään yhdeksi arkistonmuodostajaksi. Tehtävien eriytymisen,organisaation laajuuden tai muun syyn johdosta viraston tai laitoksenitsenäiset toimintayksiköt voivat kuitenkin toimia erillisinä arkistonmuodostajina.Eri arkistonmuodostajien aineistoja ei saa yhdistää toisiinsa. Tämä koskeemyös määräaikaisten ja pysyvien komiteoiden asiakirjoja, joiden arkistonhoidostavaltionarkisto on antanut erilliset ohjeet (Valtionarkiston yleinen ohje nro9 J3.6.1983).2.3 Arkistoi23Arkisto voi asiayhteydestä riippuen merkitä:arkistonmuodostajan (viraston, laitoksen, yrityksen, henkilön jne.) toiminnantuloksena tämän haltuun kertyneiden asiakirjojen kokonaisuutta,asiakirjojen säilytyspaikkaa kaikkine asiakirjoineen javiranomaisen organisaatioyksikköä, joka vastaa viranomaisen arkistotoimestaja toimii keskusarkistona.Arkistoon kuuluvat ne asiakirjat, jotka ovat arkistonmuodostajan tehtävienjohdosta sille saapuneet tai sen toiminnan tuloksena syntyneet. Arkistoaineksiksiluetaan arkistolain mukaan myös kartat, piirrokset, kuvat ja filmit sekälävistämällä, magnetoimalla tai muulla tavoin aikaansaadut tallenteet. Myösviranomaisen sisäiseen käyttöön tarkoitetut ja muut kirjaamatta jätettävät

6asiakirjat, mm. sisäiset valmisteluasiakirjat, ovat arkistoaineistoa. Sen sijaanyleistä tiedontarvetta varten hankittu kirjallisuus ja muut vastaavat aineistotkuten säädöskokoelmat eivät kuulu viraston arkistoon vaan sen kirjastoon.3 Virastojen ja laitosten arkisto toimen järjestäminen3.1 Arkistotoimen sisältöViranomaisten arkistotoimeen kuuluu arkistohakemistojen laatiminen, asiakirjojenliittäminen arkistoon, niiden järjestäminen, säilyttäminen ja pitäminentarvi tsij ain käytettävissä sekä asiakirjojen käyttö tarpeen määrittäminen , asiakirjojenseulominen ja toisarvoisten asiakirjojen hävittäminen.Asiakirja kuuluu arkistoon välittömästi sen jälkeen, kun se on laadittu taisaapunut arkistonmuodostajalle .Viranomaisen arkistotoimi on jaettavissa neljään päätoimintoon:1 arkistotoimen suunnittelu,2 arkistotointa koskeva päätöksenteko,3 arkistotoimen hoito ja4 arkistotoimen hoidon valvonta, ohjaus ja koulutus.Arkistotoimen toimintahierarkia esitetään oheisena kaaviona.3.2 Arkistotoimen organisaatio ja vastuuJokainen viranomainen vastaa arkistotoimesta hallussaan olevan arkistonosalta. Tämän vastuun piiriin kuuluvat sekä arkistotoimen johtaminen jakehittäminen että arkistonhoitotehtävät.Arkistotoimen suunnittelu ja johto kuuluu joko tehtävään erikseen nimetyllearkistopäällikölle tai yleishallinnosta vastaavan yksikön esimiehelle, pienissävirastoissa virastopäällikölle. Virastoon voidaan lisäksi asettaa erityinen työryhmäarkistotoimen suunnittelua ja kehittämistä varten.Virastossa tulee olla arkistoalan koulutuksen saanut päätoiminen arkistonhoitaja,jonka arkistonhoitoon liittyvä vastuu ja tehtävät on selvästi määriteltyarkistosäännössä. Pienissä virastoissa ja laitoksissa arkistonhoitajalle voidaanantaa muita tehtäviä edellyttäen, etteivät ne estä arkistonhoitotehtävien säännöllistähoitamista.Arkistonmuodostajan palveluksessa olevien on hoidettava huolellisesti käsiteltävänäänolevia asiakirjoja ja pidettävä ne asianmukaisessa järjestyksessä.Arkistotoimen organisaatio ja vastuu on määriteltävä viraston työjärjestyksessätai muissa vastaavissa säännöksissä. Eri viran- ja toimenhaltijoiden arkistotoimeenliittyvät tehtävät tulee yksilöidä viraston arkistosäännössä.3.3 Arkistotoimen suunnitteluJokaisella virastolla ja laitoksella tulee olla arkistosääntö. Valtionarkistonohjeissa valtion virastojen ja laitosten arkis tosäännöis t ä (Val t ionarkiston yleinenohje nro 7 / i 1.3.1983) selvitetään arkistosäännön laatimista ja rakennetta.Arkistosääntö ja sen liitteet , kuten diaarikaava sekä arkistonmuodostussuunnitelma,ovat viranomaisen arkistotoimen käsikirja.Viraston arkistosääntöä laadittaessa tulee pyrkiä yksinkertaistamaan ja selkiyttämäänasiakirjojen laadinnassa, käsittelyssä ja hoidossa käytettäviä menettelytapoja,jotta vältetään tarpeetonta kirjaamista, turhaa kopiointia ja moninkertaistasaman asiakirjan arkistointia.

7Arkistotoimensuunnittelu(arkistosäännönlaatiminen jaylläpito)I’sointi (mm. vastuukysymykset)Arkistonmuodostuksen- Suunnittelu -Viraston hoitamien tehtä-Hvien analysointiTehtäviin liittyvien asiakirjojeninventointi- Asiakirjojen säilytysaikojenmäärääminenArkiston käytön jasuojelun suunnittelu- Kirjaamisjärjestelmän tarkistus(diaarikaava)- Asiakirjojen arkistointitavantarkistus-Arkistotointakoskeva päätöksenteko- Arkistokaavan laatiminenViraston arkistotoimi,Arkistotoimenitoteutus)hoito( = arkistosäännönt, - Pysyvästi säilytettävienAsiakirjojenasiakirjojen luettelointi ;lom&e A)- luettelointi -c(arkistokaavan mukaan)Määräajan kuluttua häviteatävien- asiakirjojen luettelointi (lomake B)Asiakirjojen säil yt -täminen ja suojeluminen (hyväksytynseulontasuunnitelmanmukaantietopalvelur----liArkistotoimenhoidon valvonta,ohjaus jakoulutusi 14Asiakirjojen siirtoyleisarkistoonLuovutusluettelon teko(lomake A)ARKISTOTOIMEN TOIMINTAHIERARKIA

8Arkistosääntö tulee pitää ajan tasalla tarkistamalla vuosittain sen ja siihenliittyvien diaarikaavan, arkistonmuodostussuunnitelman ja arkistokaavan toimivuus.Samoin arkistoluettelo ja hävitysluettelo tulee täydentää vuosittain.4 ArkistonmuodostusArkistonmuodostuksella tarkoitetaan sitä osaa virkatoiminnasta, jolloin viranomaisellesaapuneet ja sen laatimat asiakirjat käsitellään, rekisteröidään jaarkistoidaan . Nämä tehtävät tulee hoitaa siten, että asiakirjoista muodostuuhyvin hallittavissa oleva kokonaisuus eli arkisto.4. i Arkistonmuodostussuunnitelma ja arkistointiVirastoon tai laitokseen kertyvät asiakirjat arkistoidaan eli liitetään paikoilleenarkistoon ennakolta laaditun arkistonmuodostussuunnitelman mukaisestisiten, että ne ovat tarvittaessa helposti löydettävissä. Asiakirjat arkistoidaanvälittömästi sen jälkeen, kun asian käsittely on päättynyt tai kun todetaan, etteiasia aiheuta toimenpiteitä.Arkistonmuodostussuunnitelmaa laatiessaan virastojen ja laitosten tuleeselvittää tehtävittäin, mitkä asiakirjat arkistoidaan yhteen ja mihin keskinäiseenjärjestykseen asiakirjat sijoitetaan. Suunnitelmassa tulee ottaa huomioon kaikkiarkistonmuodostajan haltuun parhaillaan kertyvät asiakirjat ja niihin rinnastettavataineistot riippumatta niiden säilytyspaikasta ja säilytysajoista. Asiakirjatmerkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan sellaisina kokonaisuuksina kuinniitä käsitellään (esim. työsopimukset , palkkatositteet, oppilasrekisteri). Arkistonmuodostussuunnitelmanmukaisesti yh teensi j oitetu t asiakirjat muodostavatasiakirjasarjan,Arkistointitavan valinnassa on otettava huomioon seuraavat vaatimukset:- asiakirjojen tulee olla tarvittaessa saatavilla,- pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettävien asiakirjojen tulee olla erilläänlyhyttä säilytysaikaa vaativista asiakirjoista ja- salassa pidettävät asiakirjat on pidettävä selvästi omina kokonaisuuksina.Muodostuvat asiakirjasarjat ja -ryhmät on pyrittävä nimeämään niin selkeästija täydellisesti, että nimike on helposti ymmärrettävissä.Tarkemmat ohjeet arkistonmuodostussuunnitelman laatimisesta on annettuval tionarkiston ohjeissa valtion virastojen ja laitosten arkistosäännöistä .4.2 Kirjaaminen ja muu rekisteröintiArkistotoimen tehokas hoitaminen edellyttää, että diaari toimii arkistohakemistonasiihen merkittyjen asiakirjojen osalta ja että tarpeetonta kirjaamistavältetään .Valtiovarainministeriön järjestelyosasto on antanut valtionhallinnon kirjaamismenettelystäohjeet (VM /JO Asiakirjojen käsittely ja säilytys).Osa viranomaiselle saapuvista ja sen lähettämistä asiakirjoista merkitäänkirjaamissuunnitelman mukaisesti diaariin, kun taas muut asiakirjat jätetäänkirjaamatta. Viranomaisen toimintaansa varten laatimat muistiot, tilastot jasuunnitelmat jäävät myös kirjaamatta. Diaarin rinnalla saattaa virastoissa ollatiettyä asiaa tai tehtäväpiiriä koskevia erikoisrekistereitä. Erikoisrekisteriin merkittyäasiaa ei tule enää kirjata viranomaisen yleisdiaariin. Kirjaaminen tai muurekisteröinti tuottaa hakemistoja, jotka toimivat myöhemmin arkistohakemistoi-

10F KzyezstöTätä pääsarjaa käytetään, milloin arkistonmuodostaja on arkistoinut saapuneetasiakirjat ja niihin liittyvät lähetettyjen asiakirjojen toisteet yhteen liitettyinäsamoihin sarjoihin.G Ti/ia.siaki$ztNe asiakirjat, jotka yksinomaan liittyvät varojen käyttöön, sijoitetaan ominasarjoinaan tähän pääsarjaan.H SisäZZön mubaan arkistoidzlt asiakivatTähän pääsarjaan sijoitetaan sisällön mukaan muodostuneet asiakirjasarjat ja-ryhmät, samoin viraston omien julkaisujen arkistokappaleet.I Kartat, asemahaavat ja piirustuksetSellaiset karttojen, asemakaavojen ja piirustusten kokonaisuudet, joita ei olekokonsa vuoksi tai muista syistä arkistoitu siihen yhteyteen, johon ne sisältönsäpuolesta kuuluvat, sijoitetaan sarjoina tähän pääsarjaan.J Ei kzytetäK TiZastoasiakzvatTätä pääsarjaa käytetään silloin, kun arkistonmuodostajalla on tilastoasiakirjojaniin paljon, että niistä on muodostunut erillisiä sarjoja. Tilastoasiakirjoiksion katsottava myös sellaiset tilastolliset perusaineistot , jotka on kerätty yksinomaantilastollisia tarkoituksia varten.L Konekieliset tiedostot ja nizden kuvauksetKonekielisten tiedostojen lisäksi tähän pääsarjaan sijoitetaan automaattistatietojenkäsittelyä kuvaavat asiakirjat.M Muistiot ja suunnitelmatLaadittujen muistioiden, suunnitelmien ja tutkimusten sarjat sijoitetaantähän pääsarjaan silloin, kun nämä aineistot on arkistoitu omiksi sarjoiksi,eivätkä ne ole muiden asiakirjojen liitteinä.N - REi käytetäS Elokuvat ja äänitteetNe elokuvat ja äänitteet, jotka ovat syntyneet arkistonmuodostajan toiminnantuloksena, sijoitetaan sarjoina tähän pääsarjaan.T MikrofilmitMikrofilmien lisäksi tähän pääsarjaan sijoitetaan myös mikrofilmauksensuorittamista kuvaavat asiakirjat.U Muut asiakifatTähän pääsarjaan sijoitetaan sellaiset asiakirjat, jotka eivät kuulu muihinpääsarjoihin. Tähän pääsarjaan voidaan liittää myös sellaiset aineistot , jotka

11eivät ole varsinaisia asiakirjoja, mutta jotka kuitenkin on tarkoituksenmukaistasäilyttää arkiston yhteydessä, kuten lehtileikkeet .Tämä pääsarjajako on kiinteä, joten sitä ei saa muuttaa virastokohtaisesti.Pääsarjajaon puitteissa asiakirjasarjat ryhmitellään arkistonmuodostajan kannaltatarkoituksenmukaisella tavalla. Yleensä tulee viranomaisen toiminnan kannaltakeskeiset tai muuten merkitykselliset asiakirjasarjat (esim. päädiaarit, nimikirjat,istuntojen pö y täkirj at ) sijoittaa arkis tokaavassa pääsarjan alkuun.Asiakirjasarjan tunnuksena on pääsarjaa merkitsevä iso kirjain sekä sarjaayksilöivä pieni kirjain esimerkikisi:G Tzlzusiuiei?yutGa PääkirjatGaa Pääkirjat AGab Pääkirjat BGb KassakirjatViranomaisen arkistoon kuuluvat asiakirjasarjat voidaan perustellusta syystämyös ryhmitellä edellä esitetystä kaavasta poikkeavalla tavalla. Tästä tuleeneuvotella arkistoviranomaisen kanssa.4.4 Arkistonmuodostus viraston organisaation tai tehtävien muuttuessaArkistonmuodostajan organisaatiossa tai tehtävissä tapahtuvat muutoksetaiheuttavat tarkistuksia arkistonmuodostussuunnitelmaan. Jos tietty toimintasiirtyy toisen viranomaisen hoidettavaksi, tulee tämä muutos ottaa huomioonsiirtämällä tehtävää koskevat kohdat sitä hoitaneen viranomaisen arkistonmuodostussuunnitelmastasen viranomaisen arkistonmuodostussuunnitelmaan, jolletehtävä siirtyy. Ennen muutosta kertyneet asiakirjat jäävät pääsääntöisestitehtävää aiemmin hoitaneen viranomaisen arkistoon; jos tehtävän hoidonkannalta kuitenkin on välttämätöntä siirtää asiakirjat tai osa niistä sen viranomaisenhaltuun, jolle tehtävän hoitaminen on siirtynyt, on toimenpiteellehankittava arkis toviranomaisen suostumus .5 Asiakirjojen hävittäminen5.1 Asiakirjojen hävittämistä koskevat määräyksetAsiakirjojen ja niihin rinnastettavien aineistojen hävittämiseen valtion virastojenja laitosten arkistoista tulee olla valtionarkiston lupa. Asiakirjoja ei saahävittää ennen kuin lupapäätöksessä määrätyt säilytysajat ovat kuluneet umpeen.Tietyille, kaikissa valtion virastoissa ja laitoksissa esiintyville asiakirjoillevaltionarkisto vahvistaa säilytysajat yleisohjeella. Yksittäisen viraston tai viranomaisryhmänasiakirjojen hävi t tämiselle val tionarkisto antaa suos tumu ksensayksittäisellä päätöksellä.Valtionarkisto on antanut yleisohjeen valtion virastojen ja laitosten arkistoihinkuuluvien erinäisten asiakirjojen hävittämisestä (Valtionarkiston yleinenohje nro 8 / 17.5.1983). Tähän yleisohjeeseen sisältyy luettelo erinäisistä hävitettävistäasiakirjoista ja niiden säilytysajoista sekä sanotun ohjeen soveltamista jahävittämisen toimeenpanoa koskevat määräykset.Tiliasiakirj o j en hävi t tämisessä on noudatettava valtioneuvoston päätöstä

12valtion tilivirastojen tili- ja laskenta-asiakirjojen hävittämisestä (789 / 1977) sekätiliviraston antamia ohjeita.Asiakirjojen hävittämisestä on pidettävä kirjaa valtionarkiston yleisohjeennro 8 edellyttämällä tavalla.5.2 Virastojen ja laitosten toimenpiteetArkistotointa hoidettaessa on huolehdittava, että pysyvästi säilytettävienasiakirjojen ja tiedostojen määrää tehokkaasti rajoitetaan. Valtion virastojen jalaitosten arkistonmuodostussuunnitelmiin ja diaarikaavoihin merkitään asiakirjasarjojenja -ryhmien säilytysajat. Asiakirjat arkistoidaan siten, että hävittäminenvoidaan suorittaa asiakirjaryhmittäin ja -sarjoittain; hävittäminen tapahtuusäilytysajan kuluttua umpeen (ns. ennakkoseulonta). Jos hävittämisen toimeenpanoaei ole otettu huomioon asiakirjoja arkistoitaessa, hävitettävät asiakirjatjoudutaan usein poimimaan säilytettävien asiakirjojen joukosta yksitellen (ns.taannehtiva seulonta).Asiakirjojen säilytystarvetta arvioitaessa on selvitettävä, kuinka kauan niitätarvitaan virkatoiminnassa tai oikeudellisena todisteena sekä onko niillä pysyväätutkimusarvoa. Viraston tai laitoksen tulee itse selvittää asiakirjojen hallinnollisenja oikeudellisen käyttötarpeen pituus. Asiakirjojen tutkimuksellisesta arvostatekee ratkaisun valtionarkisto.Asiakirjojen hävittämistä koskevia valtionarkiston yleisohjeita saadaan soveltaasiten, että virasto tai laitos voi säilyttää mainittuja asiakirjoja kauemmin kuinyleisohjeessa niille annetut säilytysajat edellyttävät, mikäli asiakirjoja erityisistäsyistä edelleen katsotaan tarvittavan.Mikäli virasto tai laitos haluaa hävittää asiakirjojaan, joille ei ole määrättysäilytysaikoja valtionarkiston yleisohjeissa tai virastoa tai laitosta koskevissaaikaisemmissa vaitionarkiston päätöksissä, on viraston tai laitoksen tehtävähävitysluvan saamista koskeva esitys valtionarkistolle. Käytännössä tällainenesitys joudutaan tekemään arkistosäännön laadinnan yhteydessä, jolloin hävitysesityksenäkäytetään arkistosäännön liitteenä olevaa arkistonmuodostussuunnitelmaaja diaarikaavaa, joihin on merkitty ehdotetut säilytysajat .Suunniteltaessa arkistosäännön vahvistamisen jälkeen syntyneiden asiakirjasarjojenhävittämistä on säilytysaikoja koskeva esitys tehtävä painetulla lomakkeella,jota saa valtion painatuskeskuksesta. Samaa lomaketta käytetään esitettäessäpäättyneiden asiakirjasarjojen ja muun lopullisesti arkistoidun asiakirjaaineistonhävittämistä.6 Arkiston luettelointi ja hoito6.1 ArkistoluettelotKaikki arkistoon kuuluvat asiakirjasarjat tulee luetteloida painettuja arkistoluettelolomakkeitakäyttäen.Arkistoluettelolomakkeiden käytöstä on annettu erillinen käyttöohje, jota onsaatavissa valtion painatuskesku ksesta.,6.2 ArkistokelpoisuusPysyvästi säil ytet täviksi tarkoitetut asiakirjat ja niihin verrattavat tallen teeton tehtävä valtionarkiston tähän tarkoitukseen hyväksymiä materiaaleja jamenetelmiä käyttäen. Tällaisista materiaaleista ja menetelmistä valtionarkistojulkaisee erillisiä ohjeita. Lisäksi valtionarkisto julkaisee vuosittain helmikuussa

Virallisessa lehdessä luettelon arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä,jotka valtion teknillinen tutkimuskeskus on todennut soveltuviksi asiakirjojenvalmistukseen (ks. liite, kohdat 8 ja 9).6.3 SäilytysvälineetAsiakirjoja arkistoitaessa tulee säilytysvälineiksi valita tarkoituksenmukaisetkansiot , kotelot tai laatikot. Käsiarkistossa olevat asiakirjat , joita käytetäänedelleen usein ja joihin liitetään jatkuvasti uusia asiakirjoja, voidaan säilyttäärengaskansioissa, riippukansioissa tai muissa helppokäyttöisissä säilytysvälineissä.Kun pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja siirretään viraston tai laitoksen päätearkistoon, tulee ne siirtää asianmukaisiin arkistokoteloihin .Kaikkiin säilytysvälineisiin on tehtävä riittävät merkinnät arkistonmuodostajasta,säilytettävästä aineistosta sekä mahdollisesta hävitysvuodesta.6.4 SäilytystilatArkistoon kuuluvat asiakirjat on säilytettävä hyväksytyssä arkistotilassa turvassapalon vaaralta, kosteudelta ja muulta turmeltumiselta ja siten, ettäasiattomat eivät pääse niitä käsittelemään. Arkistotiloissa ei saa säilyttääarkistoon kuulumat tomia aineisto j a kuten lomake- ja j ul kaisuvarastoa. Valtionarkistoon antanut arkistotilaohjeet valtion virka-arkistoille, kunnallisille arkistoillesekä valtionapua saaville yksityisluontoisille arkistoille (Valtionarkistonyleinen ohje nro 413.2.1984)7 Vanhan arkiston järjestäminenArkistonmuodostussuunnitelma ja siihen liittyvä arkistokaava laaditaan virastontai laitoksen parhaillaan kertyvää asiakirja-aineistoa varten. Vanha, ennenarkistotoimen suunnittelua kertynyt arkistoaines on kunnostettava erikseen.Viranomaisen vanhan arkiston kunnostaminen aloitetaan inventoimallakaikki kertyneet asiakirjat ja niihin verrattavat aineistot .Inventoinnin perusteella laaditaan sarja- ja ryhmäkohtaiset luettelot , jotkaosoittavat, mitkä asiakirjat säilytetään ja mitkä viraston toiminnan kannaltavoitaisiin hävittää. Hävitettäväksi ehdotetulle aineistolle pyydetään hävityslupavaltionarkistolta niiden aineistojen osalta, joita ei voida hävittää jo voimassaolevien yleisohjeiden tai hallinnonala- tai virastokohtaisten seulontapäätöstenperusteella.Pysyvään säilytykseen jäävät asiakirjat saatetaan lopulliseen säilytyskuntoon.Asiakirjasarjoista poistetaan arkistoon kuulumaton aines (ylimääräiset monisteet ,kaksoiskappaleet, painotuotteet , konseptiluontoiset työpaperit , esitteet , hinnastotjne. ). Tarkistus suoritetaan sarja sarjalta. Arkistointivaiheessa syntynytalkuperäinen järjestys tarkistetaan ja säilytetään. Uudelleen järjestämistä onehdottomasti vältettävä. Jos uudelleen järjestämiseen on pakko ryhtyä esim.silloin, kun alkuperäinen järjestys on täysin hävinnyt, on asiasta neuvoteltavaarkistoviranomaisen kanssa.Pysyvästi säilytettäviä asiakirjasarjoja varten laaditaan arkistokaava noudattaenvaltionarkiston vahvistamaa pääsarjajakoa. Tämä vanhan arkiston arkistokaavasaattaa poiketa huomattavasti arkistosäännön liitteenä olevasta nykyisinkertyvää arkistoaineistoa varten laaditusta arkistokaavasta.Valtionarkiston ohjeet valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtämisestäyleisarkistoihin (Valtionarkiston yleinen ohje nro i i / 11.4.1385) antaa tarkemmattiedot arkiston siirtokuntoon saattamisesta.

148 Arkiston käyttöpalvelutehtävätArkistotointa on hoidettava siten, että arkistot voivat tehokkaasti palvellatiedon lähteinä arkistonmuodostajaa ja muita viranomaisia, yksityisiä sekätutkimusta.8.1 Asiakirjojen julkisuusArkiston käyttöpalvelussa on noudatettava asiakirjain julkisuudesta annettualainsäädäntöä. Viraston tai laitoksen arkistotoimesta vastaavien on huolehdittavasiitä, että lainsäädännössä määrätty oikeus saada tieto julkisista yleisistä asiakirjoistatoteutuu. Samalla on tarkistettava, ettei salassa pidettäviä asiakirjojaluovuteta ulkopuolisille.Virastojen ja laitosten arkistosääntöön tulee liittää selvitys, sisältyykö arkistoonsalassa pidettäviä asiakirjoja ja mihin salassapito perustuu. Arkistonmuodostussuunnitelmaantulee tehdä merkintä ao. asiakirjaryhmän tai -sarjankohdalle salassapidosta ja sen päättymisajankohdasta. Salassa pidettäviä asiakirjojaei tule arkistoida julkisten asiakirjojen joukkoon.8.2 Arkiston käyttö virkatoiminnassaViraston tai laitoksen henkilökunta voi lainata arkistoon kuuluvia asiakirjojanoudattaen arkistosäännössä annettuja lainausohjeita. Lainatut asiakirjat tuleepalauttaa nopeasti käytön jälkeen sinne, mistä ne on lainattu.Asiakirjoja voidaan lainata tarvittaessa muille viranomaisille. Muille viranomaisillelainattavista asiakirjoista tulee pitää lainaluetteloa.8.3 Yksityisten palveluArkistoon kuuluvia asiakirjoja ei saa lainata yksityisille. Niitä voidaankuitenkin antaa luettavaksi tai jäljennettäväksi virastossa. Ellei tämä ole mahdollista,asiakirjat voidaan lainata yleisarkistossa käytettäväksi. Asiakkaan niinhalutessa voidaan asiakirjoista antaa kopioita noudattaen maksuista annettujasäännöksiä.9 Arkiston suojelu poikkeuksellisissa oloissaOpetusministeriö on antanut 11.10.1962 ohjeen valtion virastojen ja laitostenarkistojen suojaamisesta poikkeuksellisissa oloissa. Ohjeen mukaan arkistoaineistoon jaettava käyttötarvetta ja turvallisuusnäkökohtia silmällä pitäenkolmeen tärkeysryhmään. Viranomaisten tulee laatia selvitys arkistonsa käsittelystäkriisitilanteen uhatessa. Selvitys tai maininta sen olemassaolosta tuleeliittää arkistosääntöön.

15LiiteVALTION VIRASTOJEN JA LAITOSTEN ARKISTOTOINTA KOSKEVATVALTIONARKISTON OHJEETValtionarkiston arkistotilaohjeet valtion virka-arkistoille, kunnallisille arkistoillesekä valtionapua saaville yksityisluontoisille arkistoille . Val tionarkistonyleinen ohje nro 4/3.2.1984.Valtionarkiston ohjeet valtion virastojen ja laitosten arkistosäännöistä. Valtionarkistonyleinen ohje nro 7 / i 1.3.1983.Valtionarkiston yleisohje valtion virastojen ja laitosten arkistoihin kuuluvienerinäisten asiakirjojen hävittämisestä. Valtionarkiston yleinen ohje nro81 17.5.1983.Valtionarkiston yleisohje valtion komiteoiden ja neuvottelukuntien arkistonhoidosta.Valtionarkiston yleinen ohje nro 9/ 3.6.1983.Valtionarkiston ohjeet valtion virastojen ja laitosten asiakirjojen siirtämisestäyleisarkistoihin. Valtionarkiston yleinen ohje nro 11 / i 1.4.1985.Valtionarkiston ohjeet alkuperäisasiakirjojen ja konekielisten tiedostojenkorvaamisesta mikrofilmillä. Valtionarkiston yleinen ohje nro 12 i i i .4.1985.Valtionarkiston yleisoh je valtion virastojen ja laitosten arkistotoimesta.Valtionarkiston yleinen ohje nro 13127.6.1985.Arkistokelpoisten papereiden ja kirjoitustarvikkeiden käyttäminen asiakirjojalaadittaessa. Valtionarkiston ohje nro Y 1 / 1983 (Valtionhallinnon standardinVHS 1009 liitteenä).Valtionarkiston päätös arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä.Julkaistaan vuosittain helmikuussa Virallisessa lehdessä.