Arkistolaitoksen seulontatoiminnan tavoitteet ja käytäntö - Arkistolaitos
Arkistolaitoksen seulontatoiminnan tavoitteet ja käytäntö - Arkistolaitos
Arkistolaitoksen seulontatoiminnan tavoitteet ja käytäntö - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Arkistolaitoksen</strong> <strong>seulontatoiminnan</strong><br />
<strong>tavoitteet</strong> <strong>ja</strong> käytäntö<br />
Tutki<strong>ja</strong>tapaaminen<br />
Kansallisarkistossa<br />
11.5.2012<br />
Markku Leppänen
Seulontatoiminnan käsitteet<br />
<strong>ja</strong> perusta
Seulonnan keskeiset käsitteet<br />
- Seulonta<br />
- Arvonmääritys<br />
- Seulontaperiaate<br />
- Seulontakriteeri<br />
- Ennakkoseulonta<br />
- Taannehtiva seulonta<br />
- Pysyvä säilytys<br />
- Määräaikainen säilytys<br />
- Otanta
Taannehtivan seulonnan lähtökohta
Miksi asiakirjo<strong>ja</strong> on seulottu<br />
• Asiakir<strong>ja</strong>tuotannon räjähdysmäinen kasvu:<br />
– Suomen julkishallinnon paperiasiakirjojen vuosikasvu<br />
(kertymä):<br />
• vuonna 1974 37 hyllykilometriä<br />
• vuonna 2000 46 hyllykilometriä<br />
• Tila-, ylläpito- <strong>ja</strong> materiaalikustannusten hillitseminen<br />
– Asiakirjojen digitointi ei ratkaise ongelmaa; digitoidun tiedon<br />
ylläpitokustannukset oletettua paljon suuremmat<br />
• Asiakirjojen käytettävyyden lisääminen,<br />
toiminnan tehostaminen <strong>ja</strong> tuloksellisuuden<br />
parantaminen<br />
– Ra<strong>ja</strong>lliset resurssit on voitava<br />
kohdentaa olennaiseen
Asiakir<strong>ja</strong>tietojen arvonmääritystehtävä<br />
• Arkistotoimen vaikein <strong>ja</strong> vastuullisin tehtävä<br />
• Vastaavaa tietojen arvottamista ei ole muilla<br />
informaation käsittelystä vastaavilla<br />
ammattialoilla -> ”kuolemantuomioita”<br />
• Ratkaisut sidoksissa kulloisenkin<br />
yhteiskunnan arvoihin -> subjektiivisuus<br />
• Edellyttää yhteistyötä; ei voida jättää yhden<br />
henkilön vastuulle arkistonmuodosta<strong>ja</strong>ssa<br />
eikä arkistolaitoksessa
Arkistot seulonnan jälkeenkin<br />
luotettavana todistusaineistona<br />
• Ei hävitetä tietosuo<strong>ja</strong>n nimissä<br />
systemaattisesti arkaluontoisia<br />
tieto<strong>ja</strong> kansalaisista<br />
– seksuaali- tai muista rikoksista, päihteiden<br />
väärinkäytöstä<br />
• Ei hävitetä peittelytarkoituksessa<br />
kansalaisten yksilön- <strong>ja</strong> toimintavapauksia<br />
rajoittavia viranomaispäätöksiä<br />
– pakkosterilointi, pakkoabortti, päätökset sijoittamisesta<br />
mielisairaalaan tai päihdehuoltolaitokseen
Arvonmäärityksen eettisiä arvo<strong>ja</strong><br />
• Tieteen <strong>ja</strong> tutkimuksen vapaus<br />
• Demokratian tukeminen<br />
• Yhdenvertaisuus, asenteettomuus,<br />
puolueettomuus<br />
• Vähemmistöjen oikeuksien<br />
suo<strong>ja</strong>aminen<br />
• Yksityisyyden suo<strong>ja</strong><br />
• Päätösten kontrolloitavuus<br />
(läpinäkyvyys)
”Eettinen seulonta”<br />
• Tavoite: yksityisyyden suo<strong>ja</strong>n turvaaminen<br />
• Kohteet: henkilötieto<strong>ja</strong> sisältävät viranomaisrekisterit<br />
• Keinot: henkilön tunnistetietojen tai arkaluonteisten<br />
tietojen poistaminen (hävittäminen)<br />
• Ongelmat soveltamisesta:<br />
– menneisyydestä muodostuu kuva idyllinä<br />
– rekisterien tutkimuksellinen arvo vähenee merkittävästi<br />
• Vaihtoehto: tietojen salassapitoaikojen pidentäminen<br />
• Keskusteluun osallistuneiden yhteiset <strong>tavoitteet</strong>:<br />
– tieteen <strong>ja</strong> tutkimuksen vapaus<br />
– yksityisyyden suo<strong>ja</strong>
<strong>Arkistolaitoksen</strong><br />
seulontapolitiikka <strong>ja</strong><br />
-strategia
Seulontapolitiikka <strong>ja</strong> -strategia<br />
• Seulontapolitiikka = toiminnan<br />
tavoitteellinen lin<strong>ja</strong>us<br />
• Seulontastrategia = menetelmät <strong>ja</strong><br />
keinot, joiden avulla seulontapolitiikkaa<br />
toteutetaan
Asiakir<strong>ja</strong>tietojen säilytysaikojen<br />
määräämisestä vastaavat<br />
• <strong>Arkistolaitos</strong>: pysyvästi säilytettävien asiakirjojen<br />
määritteleminen (arkistolaki 831/94, 8 § 3 mom.)<br />
• Arkistonmuodosta<strong>ja</strong>: säilytysa<strong>ja</strong>n määritteleminen<br />
muille asiakirjoille (arkistolaki 831/94, 8 § 2 mom.)<br />
• Lainsäätäjä: määräyksiä asiakir<strong>ja</strong>tietojen<br />
säilyttämisestä <strong>ja</strong> hävittämisestä erityislaeilla<br />
• Muut viranomaiset: yleisiä määräyksiä (esim.<br />
Valtiokonttori kir<strong>ja</strong>npitoaineistojen säilytysajoista)
”Kansallinen asiakir<strong>ja</strong>llinen<br />
kulttuuriperintö”<br />
- Historian- tai muun tutkimuksen kannalta,<br />
kansakunnan <strong>ja</strong> kansalaisten itseymmärryksen<br />
kannalta tai muuten kansallisesti merkittävät<br />
asiakir<strong>ja</strong>tiedot.<br />
- Arkistolaki (831/1994 § 4): arkistolaitoksen<br />
tehtävänä on varmistaa ”kansalliseen<br />
kulttuuriperintöön” kuuluvien<br />
asiakirjojen säilyminen <strong>ja</strong> niiden<br />
käytettävyys
Julkishallinnon asiakir<strong>ja</strong>tietojen<br />
seulonnan yleis<strong>tavoitteet</strong> (1)<br />
• Arkistot luovat perustan tutkimuksen<br />
muodostamalle kuvalle Suomen historiasta,<br />
kulttuurista <strong>ja</strong> yhteiskunnasta eri<br />
aikakausina<br />
• Pysyvästi säilytettävät asiakir<strong>ja</strong>t sisältävät:<br />
- yksilöille <strong>ja</strong> yhteiskunnalle merkittävää<br />
tietoa<br />
- mahdollisimman taloudellisessa<br />
<strong>ja</strong> käyttökelpoisessa muodossa
Julkishallinnon asiakir<strong>ja</strong>tietojen<br />
seulonnan yleis<strong>tavoitteet</strong> (2)<br />
Kulttuuri- <strong>ja</strong> sivistyselämää, erityisesti tutkimusta<br />
varten säilytetään pysyvästi asiakir<strong>ja</strong>tiedot, jotka<br />
olennaisella tavalla valaisevat:<br />
1. viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä,<br />
2. viranomaisten toimivaltaa, toiminnan suunnittelua,<br />
johtamista <strong>ja</strong> päätöksiä sekä<br />
3. niiden täytäntöönpanoa <strong>ja</strong> vaikutuksia<br />
kansalaisiin, eri väestöryhmiin <strong>ja</strong> ympäristöön<br />
samoin kuin<br />
4. kansalaisten <strong>ja</strong> viranomaisten välistä<br />
vuorovaikutusta
Julkishallinnon asiakir<strong>ja</strong>tietojen<br />
seulonnan yleis<strong>tavoitteet</strong> (3)<br />
Pysyvästi säilytetään myös asiakir<strong>ja</strong>tiedot, jotka<br />
olennaisella tavalla valaisevat:<br />
5. Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista,<br />
taloudellista, sosiaalista, väestöllistä <strong>ja</strong><br />
sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- <strong>ja</strong><br />
kulttuuriympäristöä <strong>ja</strong> sen muutoksia
Julkishallinnon asiakir<strong>ja</strong>tietojen<br />
seulonnan yleis<strong>tavoitteet</strong> (4)<br />
• Pysyvästi säilytetään keskimäärin 10-15<br />
prosenttia asiakirjojen vuosikasvusta<br />
(tämä tavoiteasettelu on uudelleen arvioitavana)<br />
• Asiakir<strong>ja</strong>tiedot säilyvät niin kauan kuin niillä<br />
on merkitystä:<br />
- organisaation toiminnan kannalta<br />
- oikeudellisten näkökohtien turvaamiseksi<br />
• Toisarvoisten asiakir<strong>ja</strong>tietojen oikea-aikainen<br />
hävittäminen -> kustannussäästöt,<br />
käytettävyyden paraneminen
<strong>Arkistolaitoksen</strong> seulontastrategia (1)<br />
• Lähtökohtana asiakir<strong>ja</strong>tietojen säilyttäminen<br />
-> säilyttämisstrategia<br />
• Yhteistyö arkistonmuodosta<strong>ja</strong>n <strong>ja</strong> arkistolaitoksen välillä<br />
• Ennakkoseulonta (välineenä arkistonmuodostussuunnitelma)<br />
• Kohteena julkishallinnon asiakir<strong>ja</strong>tiedot niiden<br />
säilytysmuodosta riippumatta<br />
• Ei hävitetä vuotta 1920 vanhempia asiakirjo<strong>ja</strong> (vuotta<br />
1901 vanhempia tiliasiakirjo<strong>ja</strong>)<br />
• Arvonmäärityksen yhteydessä asiakir<strong>ja</strong>tietojen tarkastelua<br />
useista näkökulmista<br />
• Ennalta määritellyt seulontaperiaatteet <strong>ja</strong> -kriteerit<br />
• Otanta poikkeuskeinona suurten aineistojen yhteydessä
<strong>Arkistolaitoksen</strong> seulontastrategia (2)<br />
• Arkistonmuodostuksen <strong>ja</strong> aineiston<br />
tarkastelua useista näkökulmista (edetään<br />
ylhäältä alaspäin, TopDown-malli, makro<strong>ja</strong><br />
mikroseulonnan tasot)<br />
1. arkistonmuodosta<strong>ja</strong>:<br />
- tehtävät, toiminnan laa<strong>ja</strong>- alaisuus <strong>ja</strong><br />
vaikutukset<br />
- asema hallintohierarkiassa<br />
- toimintaprosessit<br />
- organisaatio <strong>ja</strong> sen vaiheet
<strong>Arkistolaitoksen</strong> seulontastrategia (3)<br />
Seulontastrategian näkökulmia (<strong>ja</strong>tkuu):<br />
2. arkisto:<br />
- arkistonmuodostuksen <strong>ja</strong> arkiston rakenne,<br />
arkistointijärjestys<br />
- tehtävien <strong>ja</strong> asiakirjojen väliset suhteet<br />
- tietojärjestelmät, rekisteröintitavat <strong>ja</strong> -kaavat<br />
- asiakirjojen toiminnalliset <strong>ja</strong> sisällölliset<br />
suhteet<br />
- asiakirjojen tietosisältö <strong>ja</strong> määrä,<br />
tietojen ainutkertaisuus
<strong>Arkistolaitoksen</strong> seulontastrategia (4)<br />
Seulontastrategian näkökulmia (<strong>ja</strong>tkuu):<br />
3. asiakirjojen käyttö:<br />
- asiakirjojen tähänastinen käyttö virkatoiminnassa<br />
sekä oikeuksien <strong>ja</strong> etuuksien<br />
todistamisessa<br />
- asiakirjojen vastaiset käyttömahdollisuudet<br />
4. organisaation toimintaympäristö:<br />
- toiminnan kohteet, yhteiskunnalliset <strong>ja</strong> muut<br />
ilmiöt<br />
5. kustannustekijät:<br />
- seulonnasta, säilytyksestä <strong>ja</strong> käytöstä<br />
aiheutuvat kustannukset
Seulonnan lähestymistapo<strong>ja</strong><br />
Yhteiskunnallisten tehtävien merkitys <strong>ja</strong> vaikutusten<br />
laa<strong>ja</strong>-alaisuus (1)<br />
1. Luokka (merkittävät):<br />
- Kansallisten lakien <strong>ja</strong> asetusten säätäminen<br />
- EU-lainsäädäntö <strong>ja</strong> -sopimustoiminta<br />
- Ulkopolitiikan johtaminen<br />
- Valtion talouspoliittinen päätöksenteko<br />
- Valtion tulo- <strong>ja</strong> menoarvion laatiminen<br />
- Ministeriön yhteiskunnallinen tavoiteasettelu<br />
- Ministeriön hallinnonalan strateginen<br />
oh<strong>ja</strong>us <strong>ja</strong> johtaminen
Seulonnan lähestymistapo<strong>ja</strong><br />
Yhteiskunnallisten tehtävien merkitys <strong>ja</strong> vaikutusten<br />
laa<strong>ja</strong>-alaisuus (2)<br />
4. Luokka (vähemmän merkittävät):<br />
- Matkailun edistäminen<br />
- Tuoteturvallisuuden valvonta<br />
- Ratkaisusuositukset kulutta<strong>ja</strong>valituksista<br />
- Kunnallinen kulutta<strong>ja</strong>neuvonta<br />
- Koulumatkatukipäätökset<br />
- Kirjekyyhkyrekisterinpito<br />
- Koiraveronkanto
Seulonnan lähestymistapo<strong>ja</strong><br />
Yhteiskunnallisten tehtävien merkitys <strong>ja</strong> vaikutusten laa<strong>ja</strong>alaisuus<br />
(3)<br />
5. Luokka (pääsääntöisesti organisaation sisäisiä<br />
tehtäviä):<br />
- sisäinen tarkastustoiminta<br />
- sisäinen tiedotustoiminta<br />
- tietopalvelu<br />
- henkilöstöruokailu<br />
- varastonhoito<br />
- kiinteistönhoito<br />
- virkistystoiminta
Seulonnan lähestymistapo<strong>ja</strong><br />
Toimintaprosessit (1)<br />
Yhteiskunnallisia toimintaprosesse<strong>ja</strong> (merkittäviä):<br />
- Valtiosopimuksen solmiminen<br />
- Kansallinen lainsäädäntöprosessi<br />
- EU-lainsäädäntö<br />
- Valtion tulo- <strong>ja</strong> menoarvion laatiminen<br />
- Kuntien valtionosuuspäätösprosessi<br />
- EU-tukien päätösprosessi<br />
- Vaalien järjestäminen (eduskunta-,<br />
EU-, presidentin <strong>ja</strong> kunnallisvaalit)
Seulonnan lähestymistapo<strong>ja</strong><br />
Toimintaprosessit (2)<br />
Yhteiskunnallisia toimintaprosesse<strong>ja</strong> (vähemmän<br />
merkittäviä):<br />
- Virantäyttö<br />
- Hankintaprosessi<br />
- Tilintarkastusprosessi<br />
- Työsuojeluvaltuutettujen vaalin järjestäminen<br />
- Tiedotusprosessi<br />
- Tietopalveluprosessi<br />
- Kir<strong>ja</strong>-/asiakir<strong>ja</strong>lainausprosessi
Seulonnan lähestymistapo<strong>ja</strong><br />
Toimintaympäristön muutokset<br />
- Sota (1939-1945)<br />
- Talouslama (1930-luvun alku, 1990-luvun alku)<br />
- EU-jäseneksi tulo (1995)<br />
- EU-direktiivien muutokset<br />
- Kansallisen lainsäädännön muutokset<br />
- Globalisaatio
Seulonnan lähestymistapo<strong>ja</strong><br />
Viranomaisasiakirjojen käyttö <strong>ja</strong> käyttömahdollisuudet<br />
(1)<br />
- Asiakirjojen <strong>ja</strong> tietojen hakemistona<br />
- Hallinnollisen päätöksenteon poh<strong>ja</strong>-aineistona<br />
- Toiminnan suunnittelua <strong>ja</strong> kehittämistä varten<br />
- Toiminnan valvontaa varten<br />
- Toiminnan kohteena olevien valvontaa varten<br />
- Todisteena oikeuksista <strong>ja</strong> etuuksista<br />
- Todistusaineistona oikeudessa<br />
- Todisteena viranomaisten toiminnasta<br />
- Todisteena elinkeino- tms. luvasta<br />
- Todisteena syntyperästä<br />
- Kir<strong>ja</strong>npitoa varten<br />
- Tilastointia varten<br />
- Kiinteistön/irtaimiston myyntiä varten<br />
- Yhteiskunta- <strong>ja</strong> yhdyskuntasuunnittelua varten
Seulonnan lähestymistapo<strong>ja</strong><br />
Viranomaisasiakirjojen käyttö <strong>ja</strong> käyttömahdollisuudet<br />
(2)<br />
- Tutkimusta varten<br />
- Opetusmateriaalina<br />
- Muistelmien poh<strong>ja</strong>-aineistona<br />
- Dokumenttiohjelmien poh<strong>ja</strong>-aineistona<br />
- Kaunokir<strong>ja</strong>llisuuden poh<strong>ja</strong>-aineistona<br />
- Muuta julkaisutoimintaa varten<br />
- Näyttelytoimintaa varten<br />
- Museotoimintaa varten<br />
- Kuva- <strong>ja</strong> rakennustaiteen poh<strong>ja</strong>-aineistona<br />
- Elokuva- <strong>ja</strong> näytelmäproduktioiden poh<strong>ja</strong>-aineistona<br />
- Miljöiden, rakennusten tai laitteiden rekonstruointia tai<br />
pienoismalle<strong>ja</strong> varten
Arkistojen käyttäjien palaute <strong>ja</strong> rooli<br />
• Suomessa tutkijoilta saatu vähän palautetta<br />
arkistolaitoksen seulontapäätöksistä<br />
• Haasteena on, miten asiakir<strong>ja</strong>tietojen käyttäjien<br />
tarpeet <strong>ja</strong> toiveet voidaan tunnistaa<br />
• Useimmilla asiakkailla kokemuksia vain<br />
vuosikymmeniä vanhojen asiakirjojen käytöstä<br />
• Asiakir<strong>ja</strong>tietojen käyttöä <strong>ja</strong> käyttäjiä koskevia<br />
selvityksiä/kyselyjä<br />
– aiemmin Kansallisarkistossa tehty joitakin selvityksiä<br />
tutki<strong>ja</strong>salin asiakir<strong>ja</strong>tilausten poh<strong>ja</strong>lta<br />
– nyt meneillään arkistolaitoksen kyselyt asiakirjojen<br />
seulonta- <strong>ja</strong> digitointitoiminnasta (-> 1.6.2012)<br />
– http://www.arkisto.fi/fi/news/741/61/Vastaa-kyselyihin-arkistolaitoksen-seulonta--<strong>ja</strong>digitointitoiminnasta/<br />
• OSALLISTU KYSELYIHIN JA VAIKUTA!
Arkistonmuodostussuunnitelma<br />
säilytysaikasuunnitelmana <strong>ja</strong><br />
seulontaesityksenä
Toiminnan <strong>ja</strong> arkistonmuodostuksen<br />
tarkastelu toimintaprosesseittain
Makroseulontaa tehtävätasolla:<br />
Tampereen teknillinen yliopisto
Makroseulontaa tehtävätasolla: SM
Päätökset pysyvästä säilytyksestä<br />
aiempaa yleisemmällä tasolla<br />
Kun tiedot voidaan <strong>ja</strong>tkossa säilyttää pysyvästi<br />
sähköisessä muodossa<br />
-> <strong>seulontatoiminnan</strong> prosenttimääräisestä tavoiteasettelusta<br />
<strong>ja</strong> tietojen säilyttämisestä vain otoksina voidaan luopua<br />
-> pysyvästi säilytettävän aineiston osuus voi kasvaa merkittävästi<br />
-> asiankäsittelyjärjestelmiä koskevien päätösten yhteydessä<br />
ratkaisut voidaan tehdä asiaryhmä-/tehtävä-/prosessitasolla<br />
(ei välttämättä enää asiakir<strong>ja</strong>tyyppitasolla)<br />
-> rekistereitä <strong>ja</strong> tietokanto<strong>ja</strong> koskevien päätösten yhteydessä<br />
ratkaisu<strong>ja</strong> voidaan tehdä tietojärjestelmätasolla<br />
-> kaikki tiedot tai ei mitään säilytetä pysyvästi<br />
-> tutkimukselle voidaan tarjota aiempaa kattavampia,<br />
monipuolisempia <strong>ja</strong> käyttökelpoisempia lähdeaineisto<strong>ja</strong>
Otannat asiakir<strong>ja</strong>tiedoista<br />
• Kompromissi suurten aineistojen seulonnassa<br />
• Tavoitteena edustava otos, jota tutkimus voi käyttää<br />
johtopäätöksiin koko aineistosta<br />
• Tavallisesti 5-10 prosenttia perusjoukosta<br />
• Otannan perusteina esim. henkilön syntymäpäivä,<br />
aika<strong>ja</strong>kso tai asiakirjojen järjestys asiakir<strong>ja</strong>sar<strong>ja</strong>ssa<br />
• Useita otantapäätöksiä on vuosien mittaan purettu<br />
• otantapäätösten perustelu<strong>ja</strong> on uudelleen arvioitu<br />
• tietojen pysyvä säilytys sähköisessä muodossa on<br />
tehnyt eräät otantaratkaisut tarpeettomiksi: kaikki<br />
asiakir<strong>ja</strong>tiedot voidaan säilyttää pysyvästi
Sähköisten tietojärjestelmien<br />
tuomia haasteita
Julkishallinnon rekistereitä/tietokanto<strong>ja</strong><br />
- Julkishallinnon organisaatioilla on kymmeniä<br />
asiankäsittelyjärjestelmiä <strong>ja</strong> tuhansia<br />
päämäärätehtäviin liittyviä rekistereitä <strong>ja</strong><br />
tietokanto<strong>ja</strong>:<br />
- useiden viranomaisten yhteisiä (mm. julkishallinnon<br />
perusrekisterit)<br />
- virasto-/laitoskohtaisia, osastokohtaisia,<br />
yksikkökohtaisia, projektikohtaisia,<br />
virkamieskohtaisia<br />
- viranomaistoimintaan liittyviä<br />
- tutkimustoimintaan liittyviä
Sähköisten tietojärjestelmien tuomia<br />
haasteita arkistolaitokselle<br />
- Julkishallinnossa on ylläpidetty rekistereitä <strong>ja</strong> tietokanto<strong>ja</strong>,<br />
joista ei ole arkistolaitoksen seulontapäätöstä<br />
- tietojärjestelmistä ei ole kerrottu arkistolaitokselle (eivät<br />
ole olleet mukana seulontaesityksenä lähetetyissä<br />
arkistonmuodostussuunnitelmissa)<br />
- rekisterien tietojen hävittämisestä on määrätty<br />
erityislaeilla (esim. rikosrekisterilaki 770/1993)<br />
- arkistolaitokselta ei ole aina pyydetty kannanottoa tietojen pysyvästä<br />
säilytysarvosta<br />
- ei ole varmuutta, voidaanko vanhojen tietojärjestelmien<br />
sisältämiä tieto<strong>ja</strong> enää lukea <strong>ja</strong> tulkita (dokumentaatiot<br />
puutteellisia tai puuttuvat kokonaan)<br />
- vanhojen tietojärjestelmien ominaisuuksien arviointi<br />
edellyttää lisäresursse<strong>ja</strong> arkistonmuodostajissa <strong>ja</strong><br />
arkistolaitoksessa<br />
-> tietojärjestelmäkohtaisia päätöksiä saadaan viiveellä
Rikosrekisterilaki 20.8.1993/770
<strong>Arkistolaitoksen</strong><br />
seulontapäätösten<br />
valmistelu <strong>ja</strong> täytäntöönpano
Seulontapäätöksen valmistelu<br />
arkistolaitoksessa<br />
• Seulontaesityksen <strong>ja</strong> perustelujen<br />
tarkastaminen<br />
• Seulontatoiminnan tavoitteiden<br />
huomioon ottaminen<br />
• Säädösten <strong>ja</strong> aiempien seulontapäätösten<br />
huomioon ottaminen<br />
(koordinointi)<br />
• Tausta- <strong>ja</strong> lisätietojen hankkiminen<br />
• Tutustuminen asiakirjoihin <strong>ja</strong> sähköisiin tietojärjestelmiin<br />
(tarvittaessa)<br />
• Lausuntopyyntöjä (tarvittaessa)<br />
• Muutoksia seulontaesitykseen (tarvittaessa)<br />
• Seulontakollegio käsittelee periaatteellisesti merkittävät asiat<br />
• Laaditaan päätös pysyvästi säilytettävistä asiakir<strong>ja</strong>tiedoista
Seulontapäätöksen toteuttaminen<br />
julkishallinnon organisaatioissa<br />
• Otettava huomioon arkistolaitoksen määräämät muutokset<br />
organisaation säilytysaikaehdotuksiin<br />
-> tehtävä muutokset arkistonmuodostussuunnitelmaan <strong>ja</strong><br />
tietojärjestelmään<br />
• Erotetaan pysyvästi <strong>ja</strong> määräa<strong>ja</strong>n<br />
säilytettävät paperiasiakir<strong>ja</strong>t<br />
• Hävitetään asiakir<strong>ja</strong>tiedot, joiden<br />
säilytyksen määräaika on kulunut<br />
umpeen<br />
• Jatkossa erityishuomio aineistoon, jota<br />
säilytetään pitkään tai pysyvästi<br />
-> käytettävyyden edistäminen
Kiitos!<br />
markku.leppanen@narc.fi
Change language