Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

Vanhimmat luettelot samoin kuin vanhimmat metrikat ovat 1700-luvun jälkipuoliskolta. 1900-
luvun alussa ehtoollisella käyneiden luettelot korvattiin pääkirjoilla, jotka olivat väestörekistereinä
entistä tarkempia. Muuttaneiden luetteloita ja muuttokirjoja on 1800-luvulta, mutta ne tulivat tavallisiksi
vasta 1920-luvulla ja yleistyivät vasta sotien jälkeen.
Ortodoksisten seurakuntien ja laitosten arkistoja säilytetään pääosin Mikkelin maakuntaarkistossa,
poikkeuksena mm. kolmen Pohjois-Karjalan seurakunnan asiakirjat, jotka ovat Joensuun
maakunta-arkistossa. Ortodoksisen kirkkokunnan omassa hallussa on mm. Valamon luostarin
arkisto, jota säilytetään Uudessa Valamossa Heinävedellä.
4.6.4 Korkeakoulut ja tutkimuslaitokset
Korkeakoulujen ja muiden tutkimuslaitosten arkistonmuodostus on omaleimaista. Omaleimaiset
piirteet liittyvät tutkimustoiminnan asiakirjoihin ja muihin tietoaineistoihin. Tästä aineistosta voidaan
erottaa kolme ryhmää: 1) virallisasiakirjat, 2) tutkimustoiminnan asiakirjat ja 3) tutkimusaineistot.
Virallisasiakirjat liittyvät tutkimustoiminnan järjestämiseen ja yleisiin toiminta- ja työskentelyedellytyksiin.
Ne ovat osa laitoksen hallinnollista toimintaa (esim. henkilöstö-, talous- ja
kiinteistöhallinto) ja tähän liittyvää arkistonmuodostusta. Tämän aineiston käsittely ja säilytys on
ohjeistettu varsin tarkkaan, ja se yleensä mainitaan myös arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Tutkimustoiminnan asiakirjoihin luetaan mm. tutkimusten suunnitteluun, rahoitukseen ja julkaisemiseen
sekä projektien valvontaan liittyvät asiakirjat. Aineisto on vaikeammin hallittavaa kuin
virallisasiakirjat.
Kolmas ryhmä, tutkimusaineistot, liittyy suoraan tutkimukseen. Aineiston laatu vaihtelee suuresti
tieteenalasta riippuen. Siihen kuuluu esim. koe- ja mittausaineistoja, haastatteluaineistoja, erilaisia
muistiinpanoja jne. Kyseinen aineisto puuttuu usein arkistonmuodostussuunnitelmista tai mainitaan
niissä vain ylimalkaisesti. Tutkimusaineistoon saattaa liittyä erityisiä omistus- ja käyttöoikeuteen
sekä julkisuuteen ja tietosuojaan liittyviä kysymyksiä.
Säilytysaikojen määrittely on kaikkien kolmen asiakirjaryhmän kannalta olennaisen tärkeää. Virallisasiakirjat
ja ainakin osa tutkimustoiminnan asiakirjoista mainitaan arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Niiden osalta asiakirjojen ja tietojen pysyvästä säilyttämisestä päättää yksiselitteisesti
arkistolaitos. Tutkimustoiminnan asiakirjoihin liittyy edellä mainittuja omistusoikeudellisia ym.
ongelmia. Henkilötietolain mukaan henkilötietoja sisältävät tutkimusrekisterit tulee hävittää, kun
rekisterin käyttötarkoitus on päättynyt, ellei rekisteriä henkilötietolain määrittelemällä tavalla siirretä
arkistoitavaksi johonkin arkistolaitoksen yksikköön tai muuhun hyväksyttyyn laitokseen tai
aineiston tuottaneen tutkimuslaitoksen omaan arkistoon. Rekisterin pysyvästä arkistoinnista päättää
arkistolaitos.
4.6.5 Yritykset
Yritysten arkistot muodostavat huomattavan osan Suomen asiakirjallisesta kulttuuriperinnöstä.
Yritysten arkistonmuodostus vaihtelee yrityksen toimialasta ja organisaatiomuodosta riippuen.
Tietyt asiakirjaryhmät ovat kuitenkin yleisiä. Tiliasiakirjoilla on kaikissa yrityksissä luonnollisesti
suuri merkitys. Kirjanpitoaineiston säilyttäminen sähköisesti optisella tai magneettisella tietovälineellä
on yleistynyt. Muita tyypillisiä aineistoja ovat erilaisten päättävien elinten kuten yhtiökokousten
ja hallitusten pöytäkirjat, erilaiset omistusasiakirjat ja sopimukset, osakas- ja osakeluettelot
sekä kirjeenvaihto.
99