Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
nä olevien valokopioiden vaihteleva laatu. Joissain tapauksissa pöytäkirjan liitteenä oli muutaman
vuoden kuluttua pelkkää valkoista paperia.
Pöytäkirjojen paisuminen on suurelta osin saatu hallintaan. Päätettäviä asioita on alettu selostaa
pöytäkirjoissa niin tarkasti, että liitteiden määrää on voitu vähentää, ja usein liitteet arkistoidaan
pysyvästi vain asiaa viimeksi käsitelleen toimielimen asiakirjoihin. Liitteet vielä usein eriytetään
varsinaisiin pysyvästi säilytettäviin liitteisiin ja määräajan kuluttua hävitettävään tausta-aineistoon.
Diaari on keskeinen hallinnon työkalu myös kunnallishallinnossa. Diaarit muodostavat käytännössä
pöytäkirjahakemiston, koska valtaosa diaariin kirjatuista asioista menee luottamusmieselinten
käsittelyyn. Sähköisestä diaarista pysyvään säilytykseen otettavat diaaritulosteet ovat olleet
jossain määrin ongelmallisia. Niiden ryhmittely ei aina ole sellainen, että diarioidut asiat / asiakirjat
helposti löytyvät arkistosta. Joidenkin vuosikymmenten tai -satojen kuluttua tulosteet saattavat
kuitenkin olla ainoa hakukeinoon kunnan arkistoon.
Kunnallishallinnon viime vuosien tendenssinä on ollut lautakuntien vähentäminen ja päätöksenteon
delegoiminen alaspäin yksittäisille viranhaltijoille. Tällöin tietoja, jotka aikaisemmin sisältyivät
toimielinten pöytäkirjoihin, tulee etsiä ao. viranhaltijan päätöspöytäkirjasta.
Edellä sanottu koskee kunnallisessa päätöksenteossa muodostuvia arkistoja. Kuntien omistamissa
laitoksissa kuten kouluissa, sairaaloissa ja terveyskeskuksissa, museoissa jne. arkistonmuodostus
tapahtuu näiden laitosten tehtävien ja ominaislaadun pohjalta. Terveydenhuollon yksiköissä keskeisiä
ovat potilaskertomukset, joita yhä enenevässä määrin pidetään sähköisessä muodossa, mikä
ilmeisten hyötyjensä ohella tuo mukanaan pitkäaikaissäilytykseen ja tietojen eheyteen liittyviä ongelmia.
Oppilaitoksissa ovat keskeisiä oppilasrekisterit ja oppilaiden arviointiin liittyvät asiakirjat.
Kunnallishallinto muodostaa hierarkkisen kokonaisuuden. Arvokkain tieto (tutkimuksen kannalta)
ei välttämättä ole aina ylimmän päättävän elimen arkistossa. Edellä mainittujen laitosten arkistoissa
on paljon ruohonjuuritason tietoa, jota ei ole saatavissa mistään muualta.
Viime vuosina kunnallisessa arkistotoimessa on keskusteltu arkistonmuodostajan käsitteestä. On
pohdittu sitä, voidaanko kunta käsittää yhdeksi arkistonmuodostajaksi. Tällaiseen ratkaisuun on
eräissä kunnissa päädyttykin. On sanottu, että puhtaasti juridiselta kannalta tätä voi pitää ongelmallisena,
koska arkistolaki ei käsittele kuntaa yhtenä arkistonmuodostajana. Arkistolaissa puhutaan
lain soveltamisalan yhteydessä kunnallisista viranomaisista ja toimielimistä. Toisaalta arkistolaissa
puhutaan myös kunnan arkistotoimesta ja arkistonmuodostuksesta ja kunnan pysyvästi
säilytettävistä asiakirjoista, minkä puolestaan voi katsoa antavan tukea yhden arkistonmuodostajan
periaatteelle.
Käytännössä kyseinen periaate tulee sovellettavaksi yleensä niin, että kunnalla on asianhallintajärjestelmä,
jonka asialuokitus on yhteinen koko kunnalle. Luokitus on sama myös arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Arkistokokonaisuudet kuitenkin yleensä muodostuvat organisaatiokohtaisesti.
Joissain kunnissa yhden arkistonmuodostajan periaate on viety loppuun asti siten, että esim. pöytäkirjat
muodostavat oman sarjansa ja kirjeistöön yhdistetään kaikki asia-aktit numerojärjestyksessä
tekemättä organisatorista eroa. Tärkeä kriteeri näissä ratkaisuissa on luonnollisesti se, mikä
palvelee arkistonmuodostajan omaa käytännön tarvetta (sekä julkisuus- ja tietosuojaperiaatteen
toteutumista). Merkittävä näkökohta on kuitenkin myös se, mikä on asiakirjojen/tietojen käytettävyys
myöhemmin, vuosikymmenten ja vuosisatojen kuluttua. Tutkijan tulee pystyä helposti selvittämään
kuka/mikä organisaatio on ollut toimijana, milloin ja missä asiassa.
96