Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

merkitys on jopa uudelleen korostunut sähköisen asioinnin johdosta. Uusi kehityspiirre on projektiaineiston
voimakas kasvu. Sen hallitseminen perinteisen asiakirjahallinnon keinoin voi olla
hankalaa. Diaari ja asiankäsittelyjärjestelmät, joihin diaari on nykyään integroitu, sopivat parhaiten
melko nopeatempoisen asioiden valmistelun hallintavälineeksi, kun taas projektien kesto voi olla
hyvinkin pitkä. Projektien aineisto ei myöskään aina ole yhtä selväpiirteistä kuin perinteinen hallinnollinen
aineisto (kirje, pöytäkirja, päätös). Organisaatioiden rakenne ei ole yhtä kiinteä kuin
ennen, mistä voi seurata, että projektiaineistoihin liittyvä asiakirjahallinnollinen vastuu hämärtyy.
Tietotekniikan mukanaan tuoma uusi ilmiö ovat tietyn hallinnonalan tai viranomaisryhmän yhteiset
tietojärjestelmät (esim. väestötietojärjestelmä, kiinteistötietojärjestelmä, maaseutuelinkeinorekisteri).
Ne nostavat esiin kysymyksen tietojen provenienssista eli siitä, minkä viranomaisen tai
laitoksen arkistoon kyseiset tiedot kuuluvat. Asia on suurelta osin tarkoituksenmukaisuuskysymys.
Aineiston säilytys, ylläpito ja käyttöpalvelu järjestetään sinne, missä se on tarkoituksenmukaisinta.
Tämä edellyttää kuitenkin, että tietojen provenienssi, ts. yhteys aineiston tuottaneisiin tehtäviin ja
organisaatioihin, dokumentoidaan asianmukaisesti.
Yhteisistä piirteistään huolimatta valtionhallinnon viranomaisten ja laitosten arkistonmuodostuksessa
ja suhtautumisessa arkistoon on myös eroja. Arkistonsa osalta epätyypillinen valtion viranomainen
on esimerkiksi maanmittauslaitos, joka operoi päämäärätehtävissään paljolti karttaaineiston
avulla. Päivittäisessä virkatoiminnassa saatetaan tarvita 1700-luvun karttoja. Arkiston
arvostus on maanmittauslaitoksessa ymmärrettävistä syistä korkea. Toisen tyyppistä erikoistapausta
edustavat ulosottoviranomaiset, joiden toiminta tuottaa suuria asiakirja- ja tietomassoja. Toisin
kuin maanmittauslaitoksessa ne ovat suurelta osin ajankohtaisia vain melko lyhyen aikaa, ja vain
pieni osa niistä säilytetään pysyvästi. Oma lukunsa ovat valtion tutkimuslaitokset (esim. Metsäntutkimuslaitos
ja Ilmatieteen laitos), joiden arkistonmuodostuksessa keskeisiä ovat erilaiset mittaus-
ja tutkimusaineistot, jotka ovat nykyisin pääosin sähköisessä muodossa ja joita tarvitaan pitkän
aikaa.
4.6.2 Kunnallishallinto
Kunnallinen arkistonmuodostus on valtionhallintoa nuorempaa. Maaseudulla seurakuntien hoitamat
“maalliset” tehtävät siirtyivät vuoden 1865 kunnallishallinnon uudistuksen yhteydessä perustetuille
kunnille. Kaupungeissa seurakunnasta erillinen kunnallishallinto oli vuosisatoja vanhaa,
mutta sitäkin uudistettiin vuonna 1873.
Kunnissa ylintä päätösvaltaa käyttää vaaleilla valittu valtuusto. Sen päätöksiä toimeenpanee hallitus,
joka myös valmistelee valtuuston käsiteltäväksi tulevat asiat. Valtuuston ja hallituksen ohella
kunnan hallintoon kuuluvat luottamusmiehistä koostuvat lautakunnat, johtokunnat ja toimikunnat.
Kunnan toimielinten päätöksiä toteuttavat kunnan viran- ja toimenhaltijat, jotka vastaavat
myös kunnan ns. tosiasiallisesta toiminnasta (terveyskeskuksissa, päiväkodeissa, kouluissa, jne.)
Kunnallinen arkistonmuodostus on suuressa määrin rakentunut ja rakentuu yhä pöytäkirjojen
varaan. Kaikki tärkeät asiat ovat kulkeneet edellä kuvatussa päätöksentekokoneistossa, ja kaikissa
toimielimissä asioiden käsittelystä on laadittu pöytäkirja. Asioita koskevien lopullisten päätösten
selville saaminen edellyttää perehtymistä asiaa viimeksi käsitelleen toimielimen pöytäkirjaan.
Kunnallisiin pöytäkirjoihin kuuluvat olennaisena osana liitteet. Ne muodostuivat 1970- ja 1980-
luvulla huomattavaksi asiakirjahallinnolliseksi ongelmaksi. Pöytäkirjapykälien tietosisältö pelkistyi,
ja ne sisälsivät usein lähinnä vain viittauksen liiteaineistoon, jonka paisumisessa helpolla kopiointitekniikalla
(valokopiokone) oli suuri osuus. Kun liiteaineiston tarpeetonta kasvua tapahtui kaikilla
päätöksentekotasoilla, pysyvästi säilytettävän arkiston kasvu kiihtyi. Ongelmaa kärjisti vielä liittee-
95