Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
tava asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjeistus. Jokainen tarvitsee arkistonmuodostussuunnitelmaa<br />
omassa työssään käsittelemiensä asiakirjojen osalta. <strong>Arkistot</strong>oimi ei siten rajaudu pelkästään<br />
arkistonhoitajan vastuulla olevaan päätearkistoon.<br />
Organisaatiossa työskentelevien on hyvä<br />
tuntea seuraavat arkistotermit:<br />
Käsiarkisto = yhden työntekijän tai työryhmän<br />
hallussa olevat asiakirjat, joita säilytetään työtiloissa.<br />
Lähiarkisto = arkistotila, jossa säilytetään usean<br />
henkilön tai työryhmien tai organisaatioyksikön<br />
asiakirjoja ja joka sijaitsee toimitilojen läheisyydessä.<br />
Yleisen vastuun lisäksi organisaatiossa on myös<br />
asiakirjahallintoon ja/tai arkistotoimeen erikoistuneita<br />
työntekijöitä. Tehtäväalueen ylin esimies<br />
saattaa olla varsin etäällä asiakirjahallinnosta ja<br />
arkistotoimesta (sekä suunnittelusta että käytännön<br />
toiminnasta). Organisaatiokohtaiset erot<br />
ovat suuria. Organisaatiossa on (tai tulisi olla)<br />
kuitenkin aina työntekijä/työntekijöitä, jonka/joiden<br />
vastuulla on asiakirjahallinnon ja arkistotoimen<br />
suunnittelu, ohjeistus, koulutus ja<br />
valvonta sekä organisaation päätearkiston hoito.<br />
Kunnassa keskusarkiston vastuuhenkilön tulee<br />
Päätearkisto = pitkään tai pysyvästi säilytettävien<br />
asiakirjojen arkistotila, joka täyttää tietyt ra-<br />
ja arkistonmuodostusta. Tähän toimenkuvaan<br />
arkistolain mukaan ohjata kunnan arkistotointa<br />
kenteelliset ja olosuhteita koskevat vaatimukset. kuuluu vastuu kunnan arkistotoimeen liittyvistä<br />
suunnittelu- ja ohjaustehtävistä. Hänen tehtävänään<br />
on huolehtia, että arkistotoimen vaatimukset<br />
ja asiakirjojen pysyvä säilyttäminen otetaan huomioon tietohallintoa ja tietotekniikkaa koskevissa<br />
hankkeissa. Arkistonmuodostussuunnitelmien laadinnan ja ajantasaistamisen ohjaus ja koordinointi<br />
on keskusarkistonhoitajan tärkeä tehtävä. Arkistonhoitajan tehtävät voidaan tarkemmin<br />
eritellä toimenkuvauksessa tai muussa hallintokäytännön mukaisessa sopimuksessa. Tässä yhteydessä<br />
tulee erityisesti yhdistelmävirassa <strong>toimiva</strong>lle arkistonhoitajalle varata riittävästi aikaa arkistotoimen<br />
tehtävien hoitoon. Arkistonhoitajan virkanimikkeen (arkistopäällikkö, arkistosihteeri, keskusarkistonhoitaja)<br />
tulisi kuvastaa tehtävän vastuullisuutta.<br />
Toimintaa käytännössä johtavalla työntekijällä – arkistonhoitajalla, tietopalvelupäälliköllä tai vastaavalla<br />
– tulisi olla sellainen asema organisaatiossa, että hän pystyy hoitamaan asiakirjahallinnon<br />
ja arkistotoimen tehtäviä mahdollisimman tehokkaasti. Arkistonhoitajan (tai vast.) lisäksi ainakin<br />
suurissa organisaatioissa tarvitaan erityinen vastuuhenkilöiden verkosto, joka osaltaan varmistaa<br />
asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tavoitteiden toteutumisen. Näiden tehtäväalueiden vastuut ja<br />
tehtävät tulee selkeästi ohjeistaa.<br />
Ohjaavasta roolistaan huolimatta keskusarkistonhoitaja ei ole vastuussa kunnan eri arkistonmuodostajien<br />
arkistotoimesta. Yksiköiden johtavat viranhaltijat ovat vastuussa yksikköjensä arkistotoimesta<br />
kuten mistä tahansa organisaation käytännön toiminnasta. He nimittävät yksiköille arkistovastaavat<br />
ja määräävät käyttöön niiden arkistonmuodostussuunnitelmat. Arkistovastaavien rooli<br />
on keskeinen. He <strong>toimiva</strong>t yhdyshenkilöinä kunnan arkistonhoitajan ja omien yksikköjensä välillä.<br />
Yhdessä he kehittävät yksikön arkistonmuodostusta sekä antavat tarpeellista ohjausta ja koulutusta.<br />
Koska arkistotoimi on viranomaisille lakisääteinen tehtävä, joka läpäisee organisaation kaikki toiminnot<br />
ja jolla on läheinen kosketus toiminnan tehokkuuteen ja taloudellisuuteen sekä julkisuusja<br />
tietosuojakysymyksiin, on perusteltua, että asiakirjahallinto ja arkistotoimi ovat organisaatiokaaviossa<br />
lähellä organisaation johtoa.<br />
93
Change language