Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Keskeneräiset asiat yleensä siirretään uuteen organisaatioon ja niihin liittyvät asiakirjat liitetään sen<br />
arkistoon, kun asiat on käsitelty loppuun. Mikäli organisaatio tarvitsee toiminnassaan edeltäjänsä<br />
muitakin asiakirjoja kuin vain keskeneräisiin asioihin liittyviä, ne voidaan lainata uuteen organisaation<br />
ja palauttaa sitten alkuperäiseen yhteyteensä, kun käyttötarve lakkaa.<br />
Provenienssiperiaatteen puhtaasta soveltamisesta on joskus joustettava. Uusi organisaatio voi<br />
tarvita lakkautetun organisaation asiakirjoja pysyvästi toiminnassaan. Tällöin kyseiset asiakirjat<br />
liitetään osaksi uuden organisaation arkistoa. Tietojärjestelmät ja/tai niissä olevat tiedot ovat usein<br />
sellaisia, että ne on siirrettävä toimintaa jatkavaan organisaation. Näissä tilanteissa arkistolaitoksen<br />
linjana on ollut edellyttää, että toiminnan päättymisajankohdan tiedot tulostetaan paperille tai<br />
mikrofilmille ja liitetään toimintansa päättävän viranomaisen arkistoon.<br />
Viranomaisen muuttuessa liikelaitokseksi on ratkaistava viranomaisaikaisen ja uuden liikelaitosaikaisen<br />
arkiston suhde. Arkistonmuodostuksessa voi tehtävien muuttumisesta johtuen tapahtua<br />
suuriakin muutoksia, mutta se voi myös jatkua pääpiirteissään entisellään. Arkistojen suhde (esim.<br />
käytetäänkö samoja rekistereitä) on ratkaistava tapauskohtaisesti. Tärkeä näkökohta on se, että<br />
viranomaisaikainen arkisto siirretään pysyvästi säilytettäviltä osin aikanaan arkistolaitokseen, kun<br />
taas liikelaitoksen arkistoa ei välttämättä siirretä. Siirtoa ajatellen arkistokokonaisuuksien täytyy<br />
olla helposti toisistaan erotettavissa. Ongelmatapauksissa kannattaa kääntyä arkistolaitoksen puoleen<br />
mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.<br />
Asiakirjojen ja arkistojen siirtäminen (so. lainaaminen ja palautus sekä mahdollinen liittäminen<br />
uuteen kokonaisuuteen) tulee ehdottomasti dokumentoida. Tämä tapahtuu tekemällä asianmukaiset<br />
merkinnät arkistoluetteloon sekä tarvittaessa diaariin ja muihin asiakirjarekistereihin.<br />
4.5 Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisointi<br />
<strong>Arkistot</strong>oimen organisoinnista säädetään arkistolaissa, jonka mukaan arkistonmuodostajan on<br />
määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Kunnan<br />
osalta säädetään erikseen, että arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle.<br />
Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa<br />
ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Se mitä säädetään<br />
kunnasta, koskee myös kuntayhtymää tai muuta vastaavaa yhteistyömuotoa.<br />
Arkistolaki ei yksityiskohtaisesti ohjaa arkistotoimen organisoimista arkistonmuodostajissa. Se<br />
kuitenkin velvoittaa arkistonmuodostajat organisoimaan kyseisen toiminnan. Asiakirjahallinnon<br />
organisointiin arkistolaki ei puutu, niin kuin se ei ylipäätään puhu asiakirjahallinnosta. Lain perusteluissa<br />
asiakirjahallinto kuitenkin mainitaan. Perusteluissa edellytetään, että arkistotoimen osaalueet<br />
koordinoidaan kokonaisvaltaiseksi asiakirjahallinnoksi, niin että asiakirjat palvelevat tiedonlähteinä<br />
elinkaarensa kaikissa vaiheissa. Tämän vuoksi ei voida ajatella, että asiakirjahallinto ja<br />
velvollisuus sen organisointiin suljettaisiin pois arkistonmuodostajan tehtäväkentästä.<br />
Asiakirjahallinto ja arkistotoimi voidaan organisoida monella tavoin. Nämä toiminnot jäsennetään<br />
nykyisin osaksi laajempaa kokonaisuutta, jota yleisesti kutsutaan tietohallinnoksi. Tietotoimintojen<br />
käsitteistö on kuitenkin edelleen varsin horjuvaa. Erään määritelmän mukaan tietohallinto muodostuu<br />
toiminnoista, jotka ohjaavat ja tukevat yhteisön tietohuoltoa. 39 Tietohuolto puolestaan on<br />
39 Tietohallintoa lähestytään usein korostetun tietoteknisestä näkökulmasta. Valtionhallinnon tietoturvakäsitteistön<br />
(VAHTI 4/2003) mukaan tietohallinto tarkoittaa ohjaustoimintoja, joiden tarkoituksena on kehittää, ylläpitää ja varmistaa<br />
organisaation tietojenkäsittelyä, tietovarantoja ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta, tietotekniikan ja tietotekniikkapalvelujen<br />
hankintaa ja tarjontaa sekä tietotoimintojen turvallisuutta ja taloudellisuutta.<br />
91
Change language