Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

6. Säilytysjärjestys
• sarjat/ryhmät, asiakirjojen keskinäinen järjestys niiden sisällä
• sähköisten järjestelmien yhteyteen tarvittaessa merkintä, millä hakuperusteilla
tietoja tavallisimmin haetaan
• pysyvään säilytykseen järjestelmistä otettavien tulosteiden tulostus- ja säilytysjärjestys,
tulostusajankohta ja vastuut määriteltävä
7. Säilytysmuoto
• määritellään tietojen säilytysmuodot ja niiden mahdolliset muutokset elinkaaren
aikana
8. Asiakirja-aineistojen vastuuhenkilöt ja säilytyspaikat
• koskee asiakirjojen aktiiviaikaista säilyttämistä
9. Suojeluluokan määrittely
• tuloksena asiakirjojen suojelusuunnitelma, jolla pyritään turvaamaan tietojen
säilyminen ja käytettävyys poikkeusoloissa
10. Arkistokaavan laatiminen
• pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettäville asiakirjoille
• päätearkiston sisällysluettelo
11. Ams:in hyväksyminen käyttöön
• arkistolaitoksen hyväksyntä pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta
• hyväksyminen organisaation omien hallinnollisten käytäntöjen mukaisesti
• tiedottaminen ja koulutus
4.4.3 Muu ohjeistus
Arkistonmuodostussuunnitelma on asiakirjahallintoa ja arkistotointa koskevan ohjeistuksen ydin,
mutta se ei ole yksinään riittävä. Esim. toimintojen organisointi sekä päätearkistonhoito edellyttävät
omat ohjeensa.
Vuoden 1981 arkistolaki edellytti viranomaisilta arkistonmuodostussuunnitelman lisäksi arkistosääntöä,
joka sisälsi edellä mainitun ohjeistuksen. Nykyinen arkistolaki ei mainitse arkistosääntöä,
mutta sen kaltainen ohjeistus on kuitenkin käytännössä oltava. Arkistolain 8 §:ssä säädetään, että
arkistonmuodostajan on määrättävä, miten sen arkistotoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön
89