Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
ja jos se lisäksi voidaan integroida muihin tietojärjestelmiin kuten asiankäsittelyjärjestelmään. Hyöty
tulee siitä, että arkistonmuodostussuunnitelman saatavuus ja muokattavuus paranee ja siitä, että
suunnitelmasta saadaan valmiina tiettyjä perustietoja (metatietoja) muiden järjestelmien käyttöön.
Näitä tietoja ovat asiakirjojen säilytysaikatiedot, julkisuusluokka, henkilötietoluonne, sijaintipaikka
ja suojeluluokkatiedot. Arkistonmuodostussuunnitelma toimii tällöin ikään kuin muiden tietojärjestelmien
taustajärjestelmänä, joka tuottaa valmista tietoa ao. järjestelmien käyttöön. Edellytyksenä
on järjestelmien yhteensopivuus.
Seuraavassa arkistonmuodostussuunnitelman laadintaprosessi tiivistetysti:
1. Tehtävien ja toimintaprosessien kartoitus
• lainsäädäntö, ohjeet, toimintakertomukset
• ryhmitys tukitehtäviin ja varsinaisiin tehtäviin
• pää- ja alatehtävät
2. Asiakirjojen ja tietoaineistojen inventointi
• selvitys sisällöstä, elinkaaresta ja käsittelyyn vaikuttavista tekijöistä
3. Julkisuus- ja henkilötietonäkökohtien selvittäminen
4. Säilytysaikojen määrittely
• viranomaisen tarve
• oikeusturva
• tieteellinen tutkimus
• tarkistettava mahdollinen erityislainsäädäntö
5. Rekisteröintitarpeen määrittely
• lainsäädännön vaatimukset, organisaation toiminnalliset tarpeet
• asiakirjarekisterien suhteiden selvittäminen (esim. asiankäsittelyjärjestelmä
– erillisrekisterit)
• asiaryhmityksen laatiminen rekisterille/rekistereille
88