Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
listen tietojen säilytysmuodot ja niissä mahdollisesti elinkaaren aikana tapahtuvat muutokset
määritellään. Säilytysmuodon valinnassa on kaksi keskeistä kriteeriä: tiedonhaun nopeus ja
kustannukset (yksinkertaistaen sanottuna: paperin ja mikrofilmin pitkäaikaissäilytys on halpaa,
mutta tiedonhaku hidasta; sähköisen aineiston pitkäaikaissäilytys on kallista, mutta tiedonhaku
nopeaa). Tarkoituksena ei ole selvittää, milloin järjestelmistä otetaan erilaisia satunnaisia
tulosteita tms. vaan määritellä aineiston säilytysstrategia elinkaaren näkökulmasta
pitäen silmällä tietojen käyttötarvetta ja kustannuksia.
Asiakirjallisen tiedon säilytysmuodot, niiden muutokset elinkaaren eri vaiheissa ja muutosajankohdat
merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan. Mikäli aineisto on samanaikaisesti
useammassa kuin yhdessä muodossa, suunnitelmaan merkitään kaikki muodot ja niiden
käyttötarkoitus (esim. sähköinen muoto jakelua ja paperituloste säilytystä varten).
Mikäli organisaatiolla on tietojärjestelmä/tietojärjestelmiä, joihin sisältyy ns. hierarkkisen
tallennuksen toiminto, joka siirtää tiedot automaattisesti säilytysjärjestelmästä toiseen (esim.
kovalevy - optinen levy - magneettinauha), arkistonmuodostussuunnitelmaan on hyvä dokumentoida
järjestelmän käsittelysäännöt ja tähän liittyvät säilytysmuodon muutokset (hierarkkisen
tallennuksen hallinnan suunnitelma).
8) Asiakirja-aineistoille määritellään niiden aktiiviaikaisen säilyttämisen vastuuhenkilöt ja
säilytyspaikat. Hyvään tiedonhallintatapaan kuuluu asiakirjojen saatavuudesta huolehtiminen.
Tähän pyritään merkitsemällä arkistonmuodostussuunnitelmaan tieto asiakirjojen fyysisestä
sijainnista sekä niiden aktiiviaikaisen säilyttämisen vastuuhenkilöistä. Vastuuhenkilön/vastuuhenkilöiden
tehtäviin voi kuulua myös tietojen antamisesta ja antamistavasta
päättäminen.
9) Asiakirjoja inventoitaessa määritellään niiden suojeluluokat. Ne merkitään arkistonmuodostussuunnitelmaan,
joka toimii siten myös asiakirjojen suojelusuunnitelmana. Tarkoituksena
on turvata asiakirjallisten tietojen säilyminen ja käytettävyys poikkeuksellisissa oloissa.
Aineisto jaetaan käyttötarvetta ja turvallisuusnäkökohtia silmällä pitäen kolmeen luokkaan:
1) toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömiin asiakirjoihin,
2) tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltaviin asiakirjoihin
3) ja muihin asiakirjoihin.
Poikkeuksellisissa oloissa ryhmän yksi asiakirjat siirretään toimistotiloista turvaan, ja evakuoinnin
sattuessa ne evakuoidaan ensimmäisinä. Mikäli ryhmään kaksi kuuluvat asiakirjat
ovat asianmukaisesti päätearkistotiloissa, ne eivät poikkeusoloissa edellytä toimenpiteitä,
ellei niitä evakuoinnin yhteydessä jouduta siirtämään muualle. Kolmanteen ryhmään kuuluvat
asiakirjat eivät vaadi erityistoimenpiteitä poikkeuksellisissa oloissa. Asiakirjojen paikka
suojeluluokissa voi vaihdella niiden elinkaaren aikana. Mikäli arkistoon sisältyy erityisen arvokkaita
tietoja, on arvioitava mahdollinen turvakopioinnin tarve tietojen säilymisen varmistamiseksi.
Sähköisessä aineistossa suojeluluokka liittyy aineiston käytettävyyden turvaamiseen. Suojeluluokan
avulla voidaan erottaa sähköisen tietoaineiston tärkeät osat ja taata niiden säilyvyys
tietoteknisin menetelmin muuta aineistoa paremmin. Käytännössä tärkeä tietojärjestelmä on
useimmiten syytä suojella kokonaisuutena järjestelmän toiminnot mukaan lukien. Tietojen
suojaamiseen kuuluu olennaisena osana varmuuskopiointi. Sähköisessä tietoympäristössä
vahinkoihin varaudutaan toipumissuunnitelman ja poikkeusoloihin valmiussuunnitelman
avulla.
86