Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
5) Määritellään, mitkä tehtävät/asiat ja niihin liittyvät asiakirjat rekisteröidään. Pohjana määrittelylle<br />
ovat lainsäädännön vaatimukset sekä organisaation omat toiminnalliset tarpeet.<br />
Olemassaolevia käytäntöjä on syytä arvioida kriittisesti; esim. tarpeeton päällekkäinen rekisteröinti<br />
tulee poistaa. Asiankäsittelyjärjestelmää hankittaessa tai kehitettäessä arvioidaan,<br />
voidaanko erillisrekistereiden avulla käsitellyt asiat siirtää käsiteltäviksi asiankäsittelyjärjestelmässä<br />
vai ovatko erillisrekisterit edelleen tarpeen (erillisrekisteri voi olla myös lakisääteinen<br />
kuten esim. monet poliisin rekisterit). Asiankäsittelyjärjestelmä ja erillisrekisterit (tai osa<br />
niistä) on myös mahdollista integroida yhdeksi operatiiviseksi järjestelmäksi, mikäli siitä katsotaan<br />
olevan hyötyä asioiden käsittelylle. Sähköinen asiointi asettaa niin ikään omat vaatimuksensa<br />
rekisteröinnille (ks. s. 68).<br />
Rekisteröinnin suunnitteluun kuuluu myös asiaryhmityksen laatiminen diaarille tai asiankäsittelyjärjestelmän<br />
rekisteriosalle. Asiaryhmitys on tarkoituksenmukaista perustaa samalle<br />
tehtäväryhmittelylle (ainakin pääryhmien osalta) kuin arkistonmuodostussuunnitelma.<br />
Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään jokaisen asiakirjasarjan tai yksittäisen asiakirjallisen<br />
tiedon kohdalle, mihin rekisteriin kyseinen asiakirja tai tieto mahdollisesti rekisteröidään.<br />
Diaariin tai asiankäsittelyjärjestelmään rekisteröitävien asiakirjojen kohdalle merkitään<br />
myös asiaryhmän tunnus.<br />
Asiakirjarekisterien käyttö- ja käsittelyoikeudet tulee määritellä, koska rekistereihin saattaa<br />
sisältyä salassa pidettävää tietoa.<br />
Rekisterien kartoitukseen ja kehittämiseen on syytä panostaa, koska niillä on tärkeä merkitys<br />
hyvän tiedonhallintatavan toteuttamisessa.<br />
Viranomaisten on noudatettava diaarin ja vastaavien asiakirjarekisterien vähimmäistietosisällön<br />
osalta arkistolaitoksen rekisteröinnistä ja arkistoinnista antamia määräyksiä ja ohjeita.<br />
Näin turvataan rekisteriin merkittyjen tietojen käytettävyys myös pitkällä aikavälillä. Asiakirjarekisterin<br />
on toimittava siihen merkittyjen asiakirjallisten tietojen hakemistona niiden koko<br />
elinkaaren ajan.<br />
6) Asianmukaisella säilytysjärjestyksellä turvataan paperiasiakirjojen/fyysisten asiakirjojen ja<br />
tietojen saatavuus ja käytettävyys, mikä on hyvän tiedonhallintatavan keskeisiä vaatimuksia.<br />
Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään, mitkä asiakirjat arkistoidaan samaan sarjaan<br />
(ryhmään) ja millaiseen keskinäiseen järjestykseen. Säilytysjärjestyksen valintaan vaikuttavat<br />
asiakirjojen säilytysajat ja mahdollinen salassapito. Säilytysjärjestyksen on myös mahdollistettava<br />
asiakirjojen/tietojen vaivaton löytyminen.<br />
Sähköisten tietojärjestelmien kohdalle suunnitelmaan voidaan merkitä, millä hakuperusteilla<br />
tietoja tavallisesti haetaan järjestelmästä.<br />
Mikäli asiakirjat/tiedot tulostetaan sähköisestä järjestelmästä pysyvää säilytystä varten, tulostus-<br />
ja säilytysjärjestys sekä tulostusajankohta on määriteltävä, samoin vastuu tulostuksesta.<br />
7) Asiakirjallisen tiedon elinkaari alkaa tiedon laatimisesta tai vastaanottamisesta ja päättyy<br />
joko tiedon hävittämiseen sille vahvistetun säilytysajan umpeuduttua tai tiedon pysyvään<br />
säilyttämiseen.<br />
Tiedon säilytysmuoto voi muuttua elinkaaren aikana. Sähköisiin tietojärjestelmiin sisältyvät<br />
tiedot tulostetaan usein pitkäaikaissäilytystä varten paperille tai mikrofilmille. Asiakirjal-<br />
85
Change language