Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
vai osittain salassa pidettäviä. Erityissuojattava aineisto on luokiteltava valtionvarainministeriön<br />
antamien ohjeiden mukaisesti.<br />
Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään asiakirjojen/tietojen salassapitoaika ja salassapidon<br />
peruste. Arkistonmuodostussuunnitelmassa tai siihen liittyvässä muussa ohjeistuksessa<br />
ohjeistetaan myös se, kuka vastaa salassa pidettävien asiakirjojen käsittelystä ja säilyttämisestä<br />
sekä päättää salassa pidettävien tietojen antamisesta.<br />
Salassapito vaikuttaa myös säilytysjärjestyksen suunnitteluun (paperiasiakirjojen osalta),<br />
koska julkiset ja salassa pidettävät asiakirjat tulee pyrkiä pitämään erillään. Sähköisissä järjestelmissä<br />
salassa pidettävien tietojen käyttö määritellään käyttöoikeuksin.<br />
Arkistonmuodostussuunnitelman tiedot aineiston salassapidosta ja turvaluokittelusta tukevat<br />
viranomaisen tietoturvasuunnitelman laatimista.<br />
Inventoidun aineiston mahdollinen henkilötietoluonne selvitetään. Henkilötieto- ja julkisuuslaki<br />
edellyttävät henkilörekisterien käsittelyssä erityistä huolellisuutta. Henkilörekistereissä<br />
olevien henkilötietojen säilytysajoista säädetään usein erityislainsäädännössä. Arkistonmuodostussuunnitelmaan<br />
merkitään rekisterien ja tietojärjestelmien kohdalle tieto siitä,<br />
sisältävätkö ne henkilötietoja ja ovatko tiedot salassapidettäviä. Samalla laaditaan henkilötietolain<br />
edellyttämät rekisteriselosteet (mikäli ne puuttuvat) tai saatetaan ajan tasalle olemassa<br />
olevat selosteet.<br />
Arkistonmuodostussuunnitelmaan dokumentoidaan asiakirjojen julkisuuteen ja tietosuojaan<br />
liittyviä asioita, mutta on syytä korostaa, etteivät asiakirjahallinto ja arkistotoimi sinällään ole<br />
vastuussa julkisuus-, henkilötieto- ym. muun lainsäädännön soveltamisesta. Poikkeuksena<br />
on päätearkisto, jossa arkistonhoitaja on vastuussa asiasta tietopalvelua hoitaessaan.<br />
4) Asiakirjojen säilytysaikojen määrittely on keskeinen osa arkistonmuodostuksen suunnittelua<br />
ja arkistonmuodostussuunnitelman laadintaa. Arkistolaki ja julkisuuslainsäädäntöön<br />
perustuva hyvän tiedonhallintatavan vaatimus edellyttävät asiakirjallisten tietojen säilytysarvon<br />
(säilytysaikojen pituuden) määrittelyä. Arvonmääritystä ohjaavat tietojen käyttötarve<br />
tehtävien hoidossa, oikeuksien, etuuksien ja velvoitteiden dokumentoinnissa, julkishallinnon<br />
ohjauksessa ja tilastoinnissa sekä tieteellisen tutkimuksen lähdeaineistona. Arvonmääritystä<br />
tehtäessä tulee tarkistaa, liittyykö aineistojen säilyttämiseen erityislainsäädäntöä ja mitä<br />
yleisiä ja/tai ao. viranomaista koskevia arkistolaitoksen seulontapäätöksiä on voimassa. Säilytysaikojen<br />
määrittely ja säilytysmuodosta päättäminen (kohta 7) ovat käytännössä toisiinsa<br />
lomittuvia suunnittelun vaiheita.<br />
Jokaiselle asiakirjasarjalle ja -ryhmälle on pyrittävä määrittelemään konkreettiset säilytysajat<br />
(vältetään “säilytetään harkinnan mukaan” -tyyppisiä merkintöjä), jotta määräajan säilytettävien<br />
asiakirjojen seulonta ja hävittäminen olisi mahdollisimman yksinkertaista. Mikäli säilyttäminen/hävittäminen<br />
jätetään harkinnan mukaan tapahtuvaksi, tulee määritellä, kuka on<br />
oikeutettu kyseistä harkintavaltaa käyttämään. Harkinnan mukaan säilyttäminen ei koskaan<br />
tarkoita samaa kuin pysyvä säilyttäminen, ts. tällaisia asiakirjoja ei siirretä arkistolaitokseen<br />
tai pysyvään säilytykseen kunnan keskusarkistoon.<br />
Arkistonmuodostussuunnitelmassa on hyödyllistä ilmoittaa asiakirjojen säilytysajat työhuoneissa/lähiarkistossa<br />
sekä kokonaissäilytysajat. Jos asiakirjasarjan tai -ryhmän muodostuminen<br />
perustuu tiettyyn säädökseen tai määräykseen, tieto siitä on suositeltavaa merkitä suunnitelmaan.<br />
Säilytysajat on syytä tarkistuttaa lakimiehellä.<br />
84
Change language