Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

• tietojärjestelmän nimi,
• vastuutaho (tietojärjestelmän ylläpitäjä),
• vastuuyksikkö ja -henkilö,
• käyttötarkoitus,
• tietojen julkisuus ja salassa pito,
• julkiset tiedot ryhmittäin jaoteltuna.
Näiden tietojen lisäksi arkistonmuodostussuunnitelmaan on suositeltavaa merkitä tietojärjestelmistä:
37
• onko kysymyksessä henkilörekisteri,
• onko järjestelmä useamman kuin yhden organisaation ylläpitämä,
• tulosteet ja tulostusajankohdat,
• järjestelmään käyttöönoton jälkeen tehdyt huomattavat muutokset,
• muille organisaatioille annettavat tiedot,
• ohjelmat, tietoväline(et) ja laitteisto sekä
• tekninen ylläpitäjä.
Samoin kuin paperiasiakirjoja inventoitaessa myös sähköisen aineiston inventoinnissa on
otettava kantaa tietojen säilytysaikoihin (sekä oman toiminnan että tutkimuksen kannalta).
Tietojen säilytysmuodon ja -tavan muutokset elinkaaren aikana tulee määritellä. Erityistä
huomiota on kiinnitettävä siihen, missä vaiheessa ja millä tietovälineellä pysyvään säilytykseen
valitut tiedot siirretään aktiivijärjestelmästä pitkäaikaissäilytykseen. Mikäli tietoja siirretään
sähköisessä muodossa arkistolaitokseen, siirtotiedoston tulee olla arkistolaitoksen ohjeiden
mukainen.
Tietojärjestelmien dokumentointi on ollut arkistonmuodostussuunnitelmissa tähän asti
puutteellista. Suunnitelmaan merkittävät tiedot muodostavat eräänlaisen johdannon viranomaisen
tietojärjestelmiin ja helpottavat niiden hallintaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen
näkökulmasta. Nämä suppeahkot tiedot eivät korvaa tietojärjestelmiltä edellytettävää teknistä
ja muuta dokumentaatiota, joka saattaa olla mittava.
Inventoinnin yhteydessä ajantasaistetaan tietojärjestelmäselosteet tai laaditaan ne, jos ne
puuttuvat.
Inventoinnin yhteydessä kannattaa asiakirjoista selvittää ja merkitä muistiin säädökset, joihin
ao. asiakirjojen laadinta mahdollisesti perustuu.
Tehtävien, toimintojen ja asiakirjojen inventoinnin yhteydessä on mahdollista rationalisoida
organisaation toimintaprosesseja.
3) Inventoinnin tuloksena saatavaa inventointiluetteloa täydennetään selvittämällä asiakirjoihin
liittyvät julkisuus- ja henkilötietonäkökohdat. Arkistonmuodostussuunnitelmaan merkitään
asiakirjaryhmäkohtaisesti, ovatko ryhmään kuuluvat asiakirjat julkisia, salassa pidettäviä
37 Tietoa on varsin paljon. Kun ams on sähköisessä muodossa, tietojen ”mahtuminen” ams:iin ei ole ongelma, tulostaminen
voi sitä vastoin olla. Ams-tulosteiden laatuun ja käytettävyyteen onkin kiinnitettävä huomiota. Ams on pysyvästi
säilytettävä asiakirja, mikä edellyttää tulosteiden ottamista ams-tietojärjestelmästä (ellei viranomainen ole saanut
arkistolaitokselta lupaa säilyttää ams:ia yksinomaan sähköisessä muodossa).
83