Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI<br />
18 Henkilöstöpalvelut<br />
19 Muu henkilöstöhallinto<br />
Tehtävä- ja prosessikartoitus sekä työnkulkujen selvittäminen on ryhmätyötä, johon osallistuvat<br />
tehtäviä hoitavat henkilöt, arkistonhoitaja, kirjaaja sekä tietojärjestelmäasiantuntijat.<br />
Ennen kartoituksen viimeistelyä pyydetään kommentit koko henkilökunnalta.<br />
Työn tuloksena saadaan arkistonmuodostussuunnitelman tehtäväryhmitys (päätehtävät, alatehtävät),<br />
jossa on otettu huomioon asioiden käsittelyvaiheet.<br />
2) Prosessin toisena vaiheena on tehtävien ja toimintaprosessien yhteydessä kertyvien asiakirjojen<br />
ja muiden asiakirjallisten tietoaineistojen inventointi. Se kuuluu osana toimenpiteisiin,<br />
joita julkisuuslainsäädäntö edellyttää hyvän tiedonhallintatavan luomiseksi. Inventoinnin<br />
kohteena ovat kaikki asiakirjaryhmät ja vastaavat tietoaineistot mukaan lukien<br />
sähköiset tietoaineistot, valokuvat, videot, äänitteet yms. Apuna inventoinnissa on järkevää<br />
hyödyntää organisaation vanhaa arkistonmuodostussuunnitelmaa, mikäli sellainen on.<br />
Inventointi kannattaa tehdä työpisteittäin asioiden käsittelyprosessia seuraten. Asiakirjoista<br />
ja muista aineistoista selvitetään niiden nimikkeet sekä niiden elinkaareen ja käsittelyyn vaikuttavat<br />
tekijät kuten<br />
• mitä tietoja asiakirjoihin sisältyy,<br />
• henkilötiedot, salassa pidettävät tiedot,<br />
• asiakirjojen vuosikasvu,<br />
• ovatko asiakirjat alkuperäisiä vai kopioita,<br />
• miten asiat/toimenpiteet/asiakirjat rekisteröidään,<br />
• asiakirjojen mahdolliset muut hakemistot,<br />
• asiakirjojen säilytysmuoto ja –tapa (säilytysjärjestys) ja niissä elinkaaren aikana mahdollisesti<br />
tapahtuvat muutokset,<br />
• asiakirjojen vastuuhenkilö,<br />
• asiakirjojen nykyiset säilytysajat<br />
• asiakirjojen säilytysarvo (säilytystarve) omassa toiminnassa,<br />
• arvio siitä, onko asiakirjoilla myöhempää tutkimusarvoa.<br />
Kyseiset tiedot voidaan selvittää erityisellä inventointilomakkeella, joka jaetaan henkilökunnalle.<br />
Lomakkeet voidaan täyttää yhdessä ams-työryhmään kuuluvan kanssa, tai lomakkeiden<br />
täyttäjät tekevät työn itsenäisesti, ja tietoja täydennetään myöhemmin tarvittaessa haastattelujen<br />
avulla. On tärkeää, että inventoinnista ja sen tarkoituksesta tiedotetaan<br />
organisaatiossa riittävästi. Inventoinnin yhteydessä voi ilmetä, että tiettyjä asiakirjarutiineja<br />
voitaisiin yksinkertaistaa. Samoin saatetaan huomata, että organisaatiossa on tehty tarpeetonta<br />
tai päällekkäistä rekisteröintiä tai että osa asiakirjoista on arkistoitu tavalla, joka vaikeuttaa<br />
seulontaa. Havaitut epäkohdat voidaan korjata arkistonmuodostussuunnitelmaa laadittaessa.<br />
Sähköisten tietojärjestelmien inventoinnissa voidaan käyttää apuna julkisuus- ja henkilötietolakien<br />
edellyttämiä tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteita. Arkistonmuodostussuunnitelmaan<br />
(tai sen liitteeksi) merkitään tietojärjestelmästä tiedot, jotka mainitaan valtiovarainministeriön<br />
julkaisemassa tietojärjestelmäselosteen laadintasuosituksessa (Lain<br />
viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999) mukaisen tietojärjestelmäselosteen<br />
laadintasuositus, 2000). Pakollisiksi suositellaan seuraavia tietoja:<br />
82
Change language