Lataa Arkistot, yhteiskunnan toimiva muisti -oppikirja - Arkistolaitos

ARKISTOT YHTEISKUNNAN TOIMIVA MUISTI
Käytetty kirjallisuus
JHS 143 JHS 143 Asiakirjojen kuvailun ja hallinnan metatiedot (2004).
(viittausajankohta 21.3.2006).
Kamut 2
Kilkki, Jaana
Lybeck, Jari
Modell, Martn E.
Shepherd, Elizabeth – Yeo, Geoffrey
Kamut 2. Muistiorganisaatioiden tietovarannot yhteiskäyttöön.
Toteuttamismahdollisuudet ja toimenpidesuositus.
Kamut 2 -yhteishankkeen loppuraportti 26.1.2004. Museovirasto.
(viittausajankohta 21.7.2005).
Metatieto sähköisten asiakirjojen hallinnassa: auto ei ole
vaunu ilman hevosia. Teoksessa: Arkisto. Arkistoyhdistyksen
julkaisuja 9. Helsinki 2004, 105–127.
Electronic records as archival material: an overview.
Musarum minister. Studia in honorem Kari Tarkiainen.
Arkistolaitos, Arkistoyhdistys ry. Helsinki 1998, 257–282.
The Data Dictionary.
(viittausajankohta 3.10.2003).
Managing records. A handbook of principles and practice.
Facet publishing 2003.
4.4. Asiakirjahallinnon ja arkistonmuodostuksen suunnittelu ja ohjaus
4.4.1 Suunnittelun periaatteet
Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelu edellyttää kokonaisnäkemystä organisaatiosta, sen
tehtävistä ja niihin liittyvistä asiakirjoista ja muista tietoaineistoista. Arkisto-, julkisuus- ja henkilötietolakien,
muun relevantin lainsäädännön sekä arkistolaitoksen ohjeiden ja määräysten tuntemus
on perusedellytys viranomaisen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen suunnittelulle. Suunnittelun
pohjaksi tarvitaan myös asiakirjojen rekisteröinti- ja arkistointijärjestelmien, seulonnan sekä luetteloinnin
ja kuvailun periaatteiden hallintaa. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tavoitteiden toteuttaminen
edellyttää organisaation johdon sitoutumista. Yksi henkilö ei voi suunnitella ja ohjeistaa
organisaation asiakirjahallintoa ja arkistotointa (muuta kuin aivan pienissä organisaatioissa); kysymys
on ryhmätyöstä.
Suunnittelun ytimenä on arkistonmuodostuksen suunnittelu. Arkistonmuodostus on prosessi,
jonka suunnittelun onnistumisesta riippuu muodostuvan arkiston laajuus, rakenne ja käytettävyys.
Arkistonmuodostus on ajassa tapahtuva prosessi. Prosessin läpäisevillä asiakirjoilla on elinkaari,
jonka aikana niille tehdään erilaisia toimenpiteitä: niitä rekisteröidään, arkistoidaan ja seulotaan.
Joidenkin asiakirjojen tai tietojen säilytysmuoto voi muuttua elinkaaren aikana. Toimenpiteet ja
niiden järjestys tulee suunnitella etukäteen. Suunnittelun välineenä ja sen tulosten dokumentaationa
käytetään arkistonmuodostussuunnitelmaa.
78